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基于檔案業(yè)務(wù)流程的軟件功能及特性需求分析
業(yè)務(wù)流程是為達到特定的價(jià)值目標而由不同的人分別共同完成的一系列活動(dòng)�；顒�(dòng)之間不僅有嚴格的先后順序限定，而且活動(dòng)的內容、方式、責任等也都必須有明確的安排和界定，以使不同活動(dòng)在不同崗位角色之間進(jìn)行轉手交接成為可能�；顒�(dòng)與活動(dòng)之間在時(shí)間和空間上的轉移可以有較大的跨度。而狹義的業(yè)務(wù)流程，則認為它僅僅是與客戶(hù)價(jià)值的滿(mǎn)足相聯(lián)系的一系列活動(dòng)。
摘要：檔案管理軟件功能的設置，源于用戶(hù)需求，基于業(yè)務(wù)流程。當用戶(hù)需求高于或多于軟件現有的功能，該檔案管理軟件就需要技術(shù)上的改進(jìn)。隨著(zhù)檔案業(yè)務(wù)的不斷更新和增加，用戶(hù)不僅僅需要檔案管理軟件具有存儲、檢索、登記借閱等常規功能，還需要具備靈活性、智能化和開(kāi)放性。檔案管理軟件在檢索和統計方面，應當可以根據用戶(hù)需求，實(shí)現組合檢索和分項統計的操作，以便為用戶(hù)提供精確的信息。
關(guān)鍵詞：檔案管理軟件;組合檢索;分項統計;特性需求;業(yè)務(wù)流程
檔案管理軟件被廣泛應用，大大便利了檔案業(yè)務(wù)工作。在數據錄入和檢索利用方面，系統起到了巨大的作用，方便了目錄的生成和信息的檢索，提高了工作效率。但是隨著(zhù)業(yè)務(wù)工作的增加，系統在功能上漸漸跟不上需求，而用戶(hù)對這些功能的需求日益迫切。檔案管理軟件的設計開(kāi)發(fā)和優(yōu)化升級，應當更加靈活、人性化、智能化。
一、檔案業(yè)務(wù)流程
檔案業(yè)務(wù)流程包括收集、整理歸檔、著(zhù)錄、上傳數據、檢索利用、統計分析等環(huán)節。業(yè)務(wù)流程中需要使用到檔案管理系統的，是著(zhù)錄、上傳數據、檢索利用和統計分析這些環(huán)節。
(1)著(zhù)錄
著(zhù)錄，就是將檔案實(shí)體整理編號以后，根據著(zhù)錄標準，將檔案目錄輸入到系統中，包括一級、二級甚至三級目錄;實(shí)體分類(lèi)號;保管期限;標題、副標題;責任者;文種;頁(yè)數;日期;文號;載體;型號;主題詞;存址;全文等多個(gè)著(zhù)錄項。著(zhù)錄得越詳細，在檢索利用時(shí)，越能夠查全、查準。蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理系統，包括了以上所有著(zhù)錄項，可以基本滿(mǎn)足常規業(yè)務(wù)工作需求。
(2)上傳數據
上傳數據，有三種類(lèi)型：①把word、excel等可以直接獲取內容的電子文件復制粘貼到全文，相當于一個(gè)著(zhù)錄項;②將紙質(zhì)檔案掃描、實(shí)物檔案拍照，形成電子文件掛接到對應的目錄下;③將各部門(mén)移交的圖片文件、音視頻文件掛接到對應的目錄下。其中，全文可以被系統識別，和著(zhù)錄項一樣，一旦與檢索字段相匹配，則被列入檢索結果，提高檔案信息的查全率。
蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的案管理系統數據內容包含了這三種，在檔案表中將這些數據具體劃分為全文、電子文件、音視頻文件。
(3)檢索利用
為用戶(hù)提供便捷的檢索和全文查閱服務(wù)，是檔案工作的重要環(huán)節。在檢索界面輸入關(guān)鍵字段，系統會(huì )根據關(guān)鍵字段遍覽檔案表中的信息。檢索結果按照一定的順序排列，用戶(hù)可以在眾多條目中找到所需檔案。
蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理軟件具備檢索功能，但不能實(shí)現組合檢索。系統只能接受一個(gè)檢索詞，符合一個(gè)條件的檔案數量眾多，在檢索結果中找到所需檔案比較費時(shí)。而且該系統不能實(shí)現模糊檢索，檢索字段必須小于或等于著(zhù)錄項所錄入的信息，否則就顯示0條檢索結果，不利于檢索工作的開(kāi)展。
(4)統計分析
檔案統計是對檔案管理所開(kāi)展的一項工作。一個(gè)單位可能接收到來(lái)自不同條線(xiàn)、不同要求的檔案統計任務(wù)。以學(xué)校為例，每年開(kāi)展一次年終檔案工作情況總結匯報;每一學(xué)期也需要開(kāi)展總結匯報;地方檔案業(yè)務(wù)指導部門(mén)每年開(kāi)展一次數據統計;教育主管部門(mén)不定期開(kāi)展檔案數據統計。每年總共開(kāi)展4至5次不同類(lèi)型的檔案統計分析，如果沒(méi)有檔案管理系統，管理員必須根據不同的要求，手工清點(diǎn)、統計出這些數據，需要耗費大量時(shí)間和精力。而手工操作所獲得的數據，不能保證其精確性。
蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理系統可以實(shí)現每個(gè)大類(lèi)檔案總數的統計，也可以顯示每個(gè)一級目錄下檔案條目的數量，但是不能進(jìn)行分項統計，每次都要結合手工操作來(lái)完成任務(wù)。
二、檔案管理軟件功能需求
在全面著(zhù)錄信息和上傳相關(guān)數據的基礎上，檔案管理軟件還應當具備組合檢索和分項統計功能。
(1)組合檢索
組合檢索是相對于單個(gè)檢索詞而言的，運用單個(gè)檢索詞往往能夠檢索到所有包含該詞的檔案記錄，而同時(shí)運用多個(gè)檢索詞，可以準確地查詢(xún)到所需的檔案記錄，大大減少檢索結果，保證查準率，提高檢索效率。檔案管理系統的組合檢索功能，是指同時(shí)運用兩個(gè)及以上的檢索詞，檢索符合條件的檔案記錄。
組合檢索在搜索引擎上有著(zhù)廣泛運用，搜索結果按照與檢索字段的相關(guān)度排列，排除廣告代理因素，用戶(hù)可以選取排列靠前的搜索結果，從中提取所需信息。檔案管理系統也可以借鑒這一檢索方法，基于檔案數據庫開(kāi)發(fā)組合檢索功能，用戶(hù)可以使用多個(gè)檢索詞，快速查找到符合這些條件的檔案。隨著(zhù)時(shí)間的推移，單一檢索所獲得的信息量，也會(huì )越來(lái)越龐大，要從大量的檢索結果中找到所需信息，將越來(lái)越困難，組合檢索正好可以解決這一問(wèn)題。
隨著(zhù)時(shí)間的推移和人事變動(dòng)，搜索詞也將越來(lái)不精確，檔案管理系統可以進(jìn)一步開(kāi)發(fā)模糊檢索功能，系統自動(dòng)匹配相近詞匯，將檢索結果按照相關(guān)度進(jìn)行排列，極大減少甄別信息的時(shí)間，還可以解決0條檢索結果的問(wèn)題。
(2)分項統計
分項統計常見(jiàn)于excel表格，是指根據若干項目中的某一項目進(jìn)行數據整理與統計。而檔案管理系統的分項統計，是根據用戶(hù)需求，按照檔案記錄中的某些特征，對檔案數據進(jìn)行整理與統計，并輸出統計結果。
這些“特征”，在檔案著(zhù)錄環(huán)節已經(jīng)輸入到檔案管理系統中，包含所有著(zhù)錄項的內容。用戶(hù)可以根據需要，選取其中的一個(gè)或多個(gè)特征，利用檔案管理系統實(shí)現智能化統計。
單項統計結果，往往只能統計出具備某一種特征的檔案的總數。比如按照年度統計，則顯示該年度各類(lèi)檔案的總數;按照大類(lèi)統計，則顯示某一大類(lèi)的檔案總數。業(yè)務(wù)工作中，用戶(hù)往往不只需要統計年度或者大類(lèi)，更多的是需要統計出某一年度、某一保管期限的檔案總數或者某一年度、某一大類(lèi)、某一保管期限的檔案總數。比如需要統計2012年保管期限為永久的檔案數量，需要檔案管理員將2012年各大類(lèi)中保管期限為永久的檔案數目一一相加，才能得出數據。
分項統計功能可以根據用戶(hù)需求，選取相應特征，對檔案數據進(jìn)行統計，輸出結果，可以避免遺漏和重復，獲得精準的數據。
三、檔案管理軟件特性需求
檔案管理軟件還應當具備一些優(yōu)良的特性，使其更加容易適應不斷應變化的需求。
(1)靈活性需求
靈活性就是對功能模塊的可操作性，是指可以對系統進(jìn)行升級、優(yōu)化、改良，根據用戶(hù)需求，開(kāi)發(fā)、設置不同的功能模塊，將這些模塊進(jìn)行科學(xué)組合，或留有一定的余地，由用戶(hù)自行選擇并安裝運用。
蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理軟件，在應用之初，由于業(yè)務(wù)工作的有限性，軟件功能顯得比較充足。隨著(zhù)業(yè)務(wù)工作的增加和校園信息化建設的普及，該檔案管理軟件的某些功能已經(jīng)不能滿(mǎn)足用戶(hù)需求，迫切需要對其進(jìn)行優(yōu)化升級，而系統本身的某些設置，限制了一些功能的運用，漸漸不能凸顯檔案管理軟件的優(yōu)越性。
(2)智能化需求
智能化依附于軟件功能模塊的預設，又高于靈活性的要求。智能化檔案管理軟件，應當可以根據用戶(hù)的操作習慣和經(jīng)常使用的功能，建立快捷方式和便捷通道，實(shí)現便捷化操作。還可以接收用戶(hù)功能訴求模塊，系統接收后，可進(jìn)行模塊的增加和運行。
(3)開(kāi)放性需求
軟件開(kāi)發(fā)商通常不向用戶(hù)開(kāi)放數據庫，用戶(hù)不能實(shí)現對數據庫的操作。用戶(hù)根據使用需求，自行開(kāi)發(fā)的模塊不能增加到現有的軟件中，這就大大局限了用戶(hù)對檔案管理軟件的改良優(yōu)化，只能被動(dòng)適應和使用現有的軟件。如果開(kāi)放數據庫，一旦現有軟件不能滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，用戶(hù)可以自行開(kāi)發(fā)相應模塊，增加到現有軟件中，可以實(shí)現檔案管理軟件與用戶(hù)單位的環(huán)境與條件很好地結合起來(lái)。
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