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合同管理流程及風(fēng)險控制研究
建立與實(shí)施合同內部控制的主要目標是優(yōu)化流程、降低風(fēng)險、提高效率。這需要建立在合同管理流程和合同管理風(fēng)險分析基礎之上。下面是小編搜集整理的相關(guān)內容的論文，歡迎大家閱讀參考。
摘要：合同的管理需要有內外部的結合，其中內部控制要爭取使流程得以?xún)?yōu)化，風(fēng)險得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。這需要建立在合同管理流程及其主要風(fēng)險分析與控制研究的基礎之上。本文將從合同準備、簽署、履行和履行后管理這四個(gè)步驟為出發(fā)點(diǎn)，以合同執行的過(guò)程以及導致風(fēng)險的影響因素為線(xiàn)索，提出針對性的控制措施。
關(guān)鍵詞：合同管理;風(fēng)險分析;控制方法
合同的制定與執行是每一個(gè)企業(yè)的重要事務(wù)之一。這項工作的主要目標是爭取使流程得以?xún)?yōu)化，風(fēng)險得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。這需要對合同管理的具體流程以及合同管理當中存在的風(fēng)險進(jìn)行細致分析。對于合同管理中存在的風(fēng)險，一般可以從兩個(gè)角度進(jìn)行分析：一是合同管理流程，二是導致合同風(fēng)險的影響因素。
一、合同管理的具體流程
合同管理一般需要經(jīng)過(guò)以下四個(gè)階段：第一是準備階段，先對合同進(jìn)行策劃、調查，然后初步確定合同的對象以及擬訂合同的文本，最后進(jìn)行審核;第二是合同簽署階段，首先要雙方按正式流程進(jìn)行合同的簽署，然后把合同分別移送到各個(gè)有關(guān)部門(mén)備案;第三是合同履行階段，合同的履行有很多形式，常見(jiàn)的有：履行合同、變更合同、轉讓合同、終止合同、處理糾紛等;第四是合同管理階段，主要是針對合同進(jìn)行歸檔保管，以及對合同的執行情況做出評價(jià)等。
二、按流程分析的合同管理風(fēng)險及其控制方法
合同管理的四個(gè)階段都存在一定的風(fēng)險性，履行階段的風(fēng)險尤為突出，在其他階段當中合同準備階段的風(fēng)險次之，并且導致風(fēng)險的因素有很多種。所以，針對合同管理方面的風(fēng)險分析，可以從其執行的流程入手，也可以從導致合同風(fēng)險的影響因素的方面挖掘。因為合同管理的每個(gè)階段和環(huán)節都存在著(zhù)風(fēng)險。所以，根據流程的風(fēng)險分析就可以分成以下各個(gè)階段的風(fēng)險分析：
2.1準備階段的風(fēng)險
這一階段的風(fēng)險主要是由于合同準備過(guò)程中的不得當行為導致的，包括合同策劃風(fēng)險、調查風(fēng)險、準合同對象的風(fēng)險、談判風(fēng)險、合同文本風(fēng)險、審核風(fēng)險等。
(1)合同策劃風(fēng)險的具體內涵是：在進(jìn)行合同策劃時(shí)，由于合同的內容超出或落后于企業(yè)的戰略發(fā)展目標以及業(yè)務(wù)實(shí)現目標所導致的風(fēng)險。這種風(fēng)險主要有兩個(gè)影響因素：一是合同設定的目標同企業(yè)所制定的各項目標不匹配;二是有意逃避合同管理的有關(guān)規定，比如擅自大而化小，把較大金額或較高級別的大合同重新拆分組合成小金額低等級合同。針對此階段風(fēng)險控制的主要方法有兩種：第一種是加大對以上兩個(gè)目標的一致性的審核;第二種嚴格規定合同的不可拆分原則，把合同的制定和執行責任到人。
(2)合同調查風(fēng)險的具體內容是：在對合同進(jìn)行調查時(shí)，對被調查對象的評價(jià)有失客觀(guān)公正的原則。這種風(fēng)險一般表現為高估調查對象的履約能力和商業(yè)信譽(yù)。規避這類(lèi)風(fēng)險主要在于大力提高相關(guān)調查員的專(zhuān)業(yè)水平以及責任心，以事實(shí)為依據，理性客觀(guān)的對被調查者做出判斷。除此之外，還可以針對合同使用的雙方建立商業(yè)信用檔案制度等。
(3)準合同對象風(fēng)險的具體內容是：準合同對象不能明確確定的風(fēng)險。準合同風(fēng)險包括以下兩點(diǎn)：一是未能將有效履約的雙方明確為準合同對象;二是錯誤的把具有履約能力的對象排除在外。有效規避這種風(fēng)險可以通過(guò)加強防范措施，即集體決策的的制度。
(4)合同談判風(fēng)險的具體內容是：談判過(guò)程中由于疏忽或考慮不周所導致?lián)p害自身利益的風(fēng)險。此類(lèi)風(fēng)險一般體現為：對合同涉及到的產(chǎn)品具體信息的忽視，比如產(chǎn)品或服務(wù)的標的、質(zhì)量或技術(shù)標準等，甚至是違背當地政策的內容，這些至關(guān)重要的細節有可能給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。有效避免這類(lèi)風(fēng)險的措施提高談判團隊的素質(zhì)，如談判隊伍的人員結構要多元化和專(zhuān)業(yè)化;在談判過(guò)程中，要認真聆聽(tīng)對方陳述，及時(shí)總結談判條款，充分研究談判策略，將團隊的智慧發(fā)揮到最大化。
(5)合同文本風(fēng)險的具體內容是：在對合同的內容和條款進(jìn)行設定時(shí)出現的不得當的風(fēng)險。此類(lèi)風(fēng)險一般體現為：合同內容和條款可的制定有失邏輯或欠缺完整性，這樣就極有可能產(chǎn)生誤解;此外，還有一種表現是，不了解企業(yè)當地的有關(guān)政策法規，制定出違背規定的條款。消減此類(lèi)風(fēng)險的最好方法就是加強合同的審核。
(6)合同審核風(fēng)險的具體內容是：在對合同進(jìn)行審核時(shí)，由于審核人員的疏忽未發(fā)現合同的不當條款的風(fēng)險。此類(lèi)風(fēng)險一般表現為：審核者由于專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低或工作態(tài)度不端正，沒(méi)有發(fā)現合同中有損自身利益的條款;發(fā)現合同本身存在的問(wèn)題，但是沒(méi)有提出合適的修改意見(jiàn)。
2.2簽署階段的風(fēng)險
(1)合同簽署風(fēng)險一般表現為三種，分別是：一超出規定的權限進(jìn)行合同簽訂;二由于合同印章管理失誤，錯蓋合同印章;合同簽署后，因保管不當，條款被篡改。降低這類(lèi)風(fēng)險的主要措施是：職責統一，部門(mén)清晰，嚴禁越權;嚴格印章管理，蓋章程序化、專(zhuān)門(mén)化;簽署過(guò)程現場(chǎng)化，當面化;合同內容防偽化，比如公章做出特殊標記，或者條款制定內部特殊化，防止被任意篡改。
(2)合同移送到有關(guān)部門(mén)過(guò)程中存在以下風(fēng)險：錯誤地將合同送到無(wú)關(guān)部門(mén);管理合同的有關(guān)部門(mén)未能及時(shí)妥善處理合同;保密工作不周全，導致合同泄密。降低這類(lèi)風(fēng)險的方法有：嚴格按照合同簽收制度運行，并且要把無(wú)關(guān)的合同盡快退回;指合同保管專(zhuān)人化，并為其提供相應的設施。
2.3履行階段的風(fēng)險
合同履行階段的風(fēng)險主要包括合同履行過(guò)程中的風(fēng)險、合同變更或轉讓風(fēng)險、合同終止風(fēng)險等。
(1)合同履行過(guò)程中存在的風(fēng)險一般有以下幾種：一是違約風(fēng)險，即沒(méi)有按合同中規定的條款履行相應的義務(wù)。降低此類(lèi)違約風(fēng)險的常用方法首先要做好前期的調查工作，包括合同對象的履約能力以及商業(yè)信譽(yù)，盡量和這兩方面評價(jià)高的企業(yè)簽約;在合同文本中必須明確違約需承擔的責任;簽訂合同時(shí)，要讓合同對象為能夠履行合同提供擔保措施;簽訂合同后，還要對合同對象進(jìn)行履行監督，如果發(fā)現合同對象有違約的跡象，那么就應當采取相應措施把損失降到最低。
(2)合同變更或轉讓過(guò)程中的風(fēng)險一般要表現為：未能及時(shí)有效的對需要變更的條款作出更改;未能按照嚴格的變更程序隨意更改，導致變更內容無(wú)效;合同雙方尚未達成一致意見(jiàn)，導致合同轉讓行為無(wú)效;降低這類(lèi)風(fēng)險的主要措施是：合同的各種“動(dòng)態(tài)”及時(shí)向相關(guān)負責人報告;合同雙方達成一致意見(jiàn)后方可對合同變更或轉讓的內容和條款作出決定;合同管理程序嚴格化。
(3)合同終止風(fēng)險一般表現為：在合同條件不充分時(shí)，終止合同;合同終止時(shí)沒(méi)有辦理必要的終止手續。降低這種風(fēng)險的主要措施是：將合同終止時(shí)需要的相關(guān)文件按照嚴格的程序進(jìn)行逐一辦理;到專(zhuān)門(mén)化的機構對合同嚴格復核終止手續。
2.4履行后管理階段的風(fēng)險
合同履行后的管理階段也存在一些風(fēng)險，即在履行合同后或終止合同后的管理過(guò)程中存在的風(fēng)險，包括合同歸檔保管的風(fēng)險、執行情況評價(jià)的風(fēng)險等。
(1)合同歸檔保管的風(fēng)險一般有以下兩個(gè)方面：一是丟失合同或者內容泄密;二是合同被濫用。降低這類(lèi)風(fēng)險的主要措施是建立責任追尋制度;制定嚴格的合同借閱的審批制度;對已簽訂的合同做不定期的檢查工作，并提高檢查的頻率。
(2)合同執行情況評價(jià)風(fēng)險的具體內容是：忽視合同運行的評價(jià);未能對合同的內容做針對性以及全方位的評價(jià)。降低這類(lèi)風(fēng)險的主要措施是：及時(shí)向合同對象進(jìn)行合同執行的回饋反映，建立起一套完整的合同執行評價(jià)操作說(shuō)明;實(shí)施責任追究制度等。
三、風(fēng)險影響因素及其控制方法
導致合同風(fēng)險的主要因素有三種，分別是：外部因素、對方因素、自身因素。
3.1外部因素
外部因素包括的內容十分廣泛，有當前政治經(jīng)濟情況，社會(huì )發(fā)展走向，自熱環(huán)境反映，科學(xué)技術(shù)態(tài)勢等等。合同雙方在簽訂合同時(shí)，不但要考慮到有關(guān)企業(yè)發(fā)展、運行、合作等切身利益條款，還要關(guān)注來(lái)自企業(yè)之外的各種影響因素，尤其是是國家的大政方針以及法律法規方面的影響。由于這些企業(yè)外部的影響因素所導致的后果，合同簽訂雙方都沒(méi)有辦法控制，只能根據掌握的規律做出合理預測，并采取相應的預防規避措施。當然，這些外部的影響因素雖然不可控，也不能精確預測，但是，在企業(yè)條件允許的情況下，可以采取分擔風(fēng)險的措施，常見(jiàn)的方法有購買(mǎi)保險。
3.2對方因素
因合同對方的原因導致合同風(fēng)險的因素主要包括合同對方的蓄意欺詐或違約、財務(wù)狀況不佳、生產(chǎn)能力與技術(shù)水平等。如對方一開(kāi)始就根本沒(méi)有履行合同的意愿，簽訂合同的目的就是為了欺詐他人;或者在合同履行過(guò)程中借故小題大作，蓄意不履行合同義務(wù);或者陷入財務(wù)困境，無(wú)力履行合同義務(wù);或者因生產(chǎn)能力或技術(shù)水平等方面的原因，無(wú)力履行合同規定的數量或質(zhì)量標準等�？刂七@類(lèi)風(fēng)險，可采取“事前防范、事中控制、事后補救”的方法。事前防范就是在簽約前全面調查對方的簽約動(dòng)機、履約能力和商業(yè)信譽(yù)等，并做出恰當的風(fēng)險評估;只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽(yù)的單位簽訂合同;只簽訂與對方履約能力相符合的合同;要求對方提供履行合同的擔保等。事中控制就是密切監控合同履行過(guò)程，一旦發(fā)現對方有違約的可能，或者已有違約行為，立即采取相應的對策，防止風(fēng)險擴大和發(fā)展。事后補救就是在對方違約后，根據合同約定追究其違約責任，甚至采取合同仲裁或訴訟方式等。
3.3自身因素
企業(yè)自身因素導致合同風(fēng)險的影響因素包括：決策水平、管理能力、人員素質(zhì)、技術(shù)水平等等。合同決策的過(guò)程中，存在合同的策劃尚未系統化，在確定準合同對象時(shí)沒(méi)有嚴格按照符合本企業(yè)要求條件進(jìn)行查找匹配，合同中出現的關(guān)鍵內容含糊不清;管理水平的影響原因主要有公司的戰略目標以及經(jīng)營(yíng)目標不能恰當的設定，甚至與合同管理相關(guān)的職責相脫離，合同的管理過(guò)程有重大缺陷;人員素質(zhì)所導致的風(fēng)險因素包括有關(guān)負責人和工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不合格、工作的態(tài)度不端正、未能?chē)栏駡绦泻贤贫�、故意規避合同中存在的�?wèn)題、與其他企業(yè)人員共同欺詐本企業(yè)等;因財務(wù)狀況所導致的風(fēng)險一般是由于企業(yè)財務(wù)狀況出現問(wèn)題而而失去還債的能力，導致違約;生產(chǎn)能力和技術(shù)水平因素主要是指企業(yè)目前生產(chǎn)能力或技術(shù)水平不能滿(mǎn)足履行合同義務(wù)的要求等�？刂拼祟�(lèi)風(fēng)險的主要策略是風(fēng)險降低，即建立合同內部控制并嚴格執行。
四、合同風(fēng)險的主要應對策略
針對合同中存在的諸多風(fēng)險，企業(yè)可以采取風(fēng)險規避、風(fēng)險降低、風(fēng)險分擔等方式，從而降低風(fēng)險對企業(yè)造成的損失。
4.1風(fēng)險規避
風(fēng)險規避是指企業(yè)沒(méi)有能力承受風(fēng)險所帶來(lái)的沖擊，通常情況下，這類(lèi)企業(yè)會(huì )選擇放棄或者終止合同中的部分條款，從而來(lái)最大程度的降低損失。根據規避風(fēng)險的的程度以及采取的方式，可將他們分為完全拒絕承擔、逐步試探承擔兩種策略。
(1)完全拒絕承擔合同風(fēng)險的含義是在針對合同風(fēng)險進(jìn)行評估后，企業(yè)直接拒絕承擔某類(lèi)或某個(gè)合同風(fēng)險。在簽訂合同之前，企業(yè)都應該對合同對象企業(yè)做全面的合同風(fēng)險評估，如果該企業(yè)認為合同對象企業(yè)存在長(cháng)期經(jīng)營(yíng)管理不善、財務(wù)狀況十分混亂、企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量低下、商業(yè)信譽(yù)嚴重受損等現象，那么本次合同簽訂的風(fēng)險就很高，應取消與這家企業(yè)簽訂合同。
(2)逐步試探承擔合同風(fēng)險的意思是在針對合同風(fēng)險進(jìn)行評估后，合同對象的整體狀況雖然不是十分完善，但是不會(huì )為該次合作帶來(lái)?yè)p失，只是導致盈利減少，那么最好采用分步實(shí)施的方法，有效規避部分風(fēng)險。如果在對合同對象企業(yè)進(jìn)行完合同風(fēng)險評估后發(fā)現，和他們合作可能會(huì )帶來(lái)較大的風(fēng)險，但是，本公司所需的產(chǎn)品只有合同對象公司能夠提供，那么也可以采取這種風(fēng)險規避的策略。具體的方法是：以小變大，金額逐步增多，邊合作邊觀(guān)察，然后在決定是否進(jìn)行更大金額的合同簽訂。
4.2風(fēng)險降低
風(fēng)險降低是指在權衡企業(yè)的成本效益后，制定出一套完整的風(fēng)險防御系統措施，這套系統要保證能夠將合同風(fēng)險控制在有限的承受范圍之內。風(fēng)險降低針對于企業(yè)內部而言需要做好精細的內部控制，以此來(lái)更好的抵抗風(fēng)險。
4.3風(fēng)險分擔
風(fēng)險分散，簡(jiǎn)言之就是“大而化小，小而化無(wú)”的一個(gè)過(guò)程，具體做法是將較大金額的投資分散于幾家能夠提供相同產(chǎn)品或服務(wù)的公司，和不同的企業(yè)簽訂合同，把風(fēng)險分散在不同的地方，以此來(lái)有效的規避由于合同對象企業(yè)由于某種情況經(jīng)營(yíng)不善帶來(lái)的合同風(fēng)險損失。
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