組織設計管理中不相容職務(wù)的設定

摘要：不相容職務(wù)問(wèn)題是內部控制的一個(gè)基本問(wèn)題，制定內部控制制度需要對不相容職務(wù)進(jìn)行界定。文章擬通過(guò)對不相容職務(wù)性質(zhì)的分析，初步探索設置不相容職務(wù)的原則和可行性的方法�！　￡P(guān)鍵詞：不相容職務(wù)；強不相容；弱不相容；不相容職務(wù)失效
　　
　　不相容職務(wù)是組織設計和管理中常遇到的問(wèn)題，不相容職務(wù)設置是組織機構設置的基礎，在內部控制制度建設處于比較核心的地位。一般文章談及不相容職務(wù)僅僅進(jìn)行一些描述，或舉幾個(gè)例子，或僅僅說(shuō)明內部控制要設置不相容職務(wù)，所以導致對于一些核心的問(wèn)題就語(yǔ)焉不詳，很少有人對不相容職務(wù)特點(diǎn)、性質(zhì)、及設置不相容職務(wù)應遵守的原則等問(wèn)題作深入探討。本文談?wù)勁c不相容職務(wù)有關(guān)的幾個(gè)問(wèn)題。
　　
　　一、 不相容職務(wù)的由來(lái)
　　
　　不相容職務(wù)的設置緣于內部牽制，所謂不相容職務(wù)是指那些如果由一個(gè)人擔任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤和弊端行為的職務(wù)。不相容職務(wù)分離的核心是“內部牽制”，它要求每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要經(jīng)過(guò)兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門(mén)或人員的處理，使得單個(gè)人或部門(mén)的工作必須與其他人或部門(mén)的工作相一致或相聯(lián)系，并受其監督和制約。最早對不相容職務(wù)進(jìn)行研究的是美國，美國在20世紀30年代就對不相容職務(wù)進(jìn)行論述，目前國際上對于內部控制和不相容職務(wù)論述的源頭來(lái)自于COSO委員會(huì )（Committee of Sponsoring Organizations OfThe Tread—way Commission）。1992年，COSO委員會(huì )提出報告《內部控制——整體框架》，1994年進(jìn)行了增補。COSO委員會(huì )提出，內部控制是由企業(yè)董事會(huì )、經(jīng)理階層和其他員工實(shí)施的，為營(yíng)運的效率效果、財務(wù)報告的可靠性、相關(guān)法令的遵循性等目標的達成而提供合理保證的過(guò)程。它提出5個(gè)控制要素：控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動(dòng)、信息和溝通、監督，不相容職務(wù)就在控制活動(dòng)之中。 事實(shí)上，只要存在委托授權——管理權與經(jīng)營(yíng)權分離就存在牽制，存在不相容職務(wù)。
　　
　　二、 不相容職務(wù)的分類(lèi)
　　
　　本文初步把不相容職務(wù)分為五類(lèi)：強不相容職務(wù)和弱不相容職務(wù)；多環(huán)節不相容職務(wù)和少環(huán)節不相容職務(wù)；平行不相容職務(wù)和交叉不相容職務(wù)；均衡不相容職務(wù)和非均衡不相容職務(wù)。
　　1． 強不相容職務(wù)和弱不相容職務(wù)。倉庫保管與財務(wù)記錄之間的不相容程度是大于總賬與明細賬之間的不相容程度的。完全不能由一人來(lái)處理相關(guān)業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)我們可以稱(chēng)之為強不相容職務(wù)；部分相容我們可以稱(chēng)之為弱不相容，弱不相容職務(wù)可以由一人來(lái)處理。完整的業(yè)務(wù)可以分解為許多環(huán)節，間隔愈相近不相容的程度愈強；與實(shí)物、現金有關(guān)的涉及財產(chǎn)安全的業(yè)務(wù)屬于強不相容；一項業(yè)務(wù)流程的上、下環(huán)節中和本企業(yè)外部相聯(lián)系，該職務(wù)與其他職務(wù)強不相容。
　　2． 平行不相容職務(wù)不同業(yè)務(wù)循環(huán)的職務(wù)之間，職務(wù)是完全不兼任的是平行不相容職務(wù)。交叉不相容是指不同循環(huán)之間的某些職務(wù)由相同的人兼任或交叉擔任，例如購貨與收款循環(huán)的授權 執行 記錄 驗貨 審核 付款 保管與銷(xiāo)售與收款循環(huán)的授權 執行收款審核 發(fā)貨 記錄。平行不相容職務(wù)之間同類(lèi)業(yè)務(wù)是兼任的，例如，這兩個(gè)循環(huán)中的記賬、收付款都可以是一個(gè)人，但是兩個(gè)循環(huán)中的某兩個(gè)相鄰的不相容職務(wù)不能在兩個(gè)循環(huán)中互為上下位關(guān)系，這樣會(huì )導致不相容職務(wù)設置的失效。
　　3． 多環(huán)節不相容職務(wù)，我們把有專(zhuān)職的五個(gè)以上的環(huán)節的不相容職務(wù)體系化為多環(huán)節不相容職務(wù)。
　　少環(huán)節不相容職務(wù)，一般我們提及一個(gè)單位的會(huì )計人員最少有兩個(gè)，即出納和會(huì )計，我們往往忽視審批環(huán)節這個(gè)隱性的會(huì )計職務(wù)。不相容職務(wù)最少有三個(gè)環(huán)節。
　　4． 均衡不相容職務(wù)是指不相容職務(wù)之間地位平等，不存在領(lǐng)導與被領(lǐng)導的關(guān)系，這樣的設置可以起到制衡的作用。非均衡不相容職務(wù)是指職務(wù)之間有從屬關(guān)系，下為屬于上位領(lǐng)導，或某一環(huán)節控制其它環(huán)節。均衡的不相容職務(wù)往往比不均衡不相容職務(wù)更能起到制橫作用，但是串通的風(fēng)險在增大。
　　此外，不相容職務(wù)還有動(dòng)態(tài)與靜態(tài)之分。
　　
　　三、 業(yè)務(wù)循環(huán)中職務(wù)的不相容性分析
　　
　　一般情況下，單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)通�？梢詣澐譃槭跈�、簽發(fā)、核準、執行和記錄五個(gè)步驟。如果上述每一步都有相對獨立的人員或部門(mén)分別實(shí)施或執行，就能夠保證不相容職務(wù)的分離，從而便于內部控制作用的初步發(fā)揮。
　　業(yè)務(wù)的處理有一個(gè)流程，這個(gè)流程由一系列環(huán)節組成，這些環(huán)節種不同的職務(wù)之間不相容程度是不一樣的，有的經(jīng)濟業(yè)務(wù)完全不能由一個(gè)人來(lái)?yè)�任，這些職務(wù)之間屬于強不相容職務(wù)，強不相容職務(wù)之間不能安排一個(gè)人來(lái)?yè)�任。部分相容即弱不相容職�?wù)可以由一人來(lái)處理（輔之以其他的控制措施）。然而，確定哪些職務(wù)完全不相容？哪些職務(wù)部分相容？我們以購貨與付款循環(huán)來(lái)說(shuō)明。如圖1示。
　　
　　
　　從圖1中我們可以看出一項購貨與付款業(yè)務(wù)涉及授權批準、執行購買(mǎi)、驗貨、財務(wù)記錄（總賬、明細賬）、審核、付款、保管等環(huán)節，在這些環(huán)節中，財務(wù)記錄崗位涉及許多業(yè)務(wù)循環(huán)，無(wú)疑是核心的崗位，它和其它的崗位都不相容；執行和驗貨都是連接企業(yè)內、外部的職務(wù)，這兩個(gè)職務(wù)尋租和舞弊的機會(huì )較多，屬于強不相容職務(wù)。驗貨與保管共同涉及實(shí)物入庫，且有前置控制和后續控制（財產(chǎn)清查），驗貨與保管之間屬于弱不相容，兩個(gè)職務(wù)可以由一人兼任。
　　此外，一個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)中的不相容職務(wù)設置應該是開(kāi)口的循環(huán)，一個(gè)人不應該兼該業(yè)務(wù)的兩個(gè)和兩個(gè)以上的不相鄰環(huán)節的職務(wù)。正確的做法是：授權批準——執行——記錄——審核——驗貨——付款——保管，而不能出現，授權批準——執行——記錄——審核（授權批準兼），或授權批準——執行——記錄——審核——驗貨（執行兼）的情況。
　　對于一些財務(wù)制度和機構很發(fā)達的企業(yè)而言，以上列舉的崗位都可以有不同的人來(lái)?yè)�任，但是對于中小企業(yè)而言，控制收益會(huì )大于控制成本的支出，內部控制是保證各項業(yè)務(wù)發(fā)展的，而不是妨礙其發(fā)展的。在操作性目標中，經(jīng)營(yíng)的“效果”是根據實(shí)際產(chǎn)出與預期計劃的產(chǎn)出比較而言的；經(jīng)營(yíng)的“效率”是根據實(shí)際產(chǎn)出與實(shí)際投入比較而言的。所以，不相容職務(wù)的設置必須考慮它的經(jīng)濟效益。
　　
　　四、 不相容職務(wù)失效和優(yōu)化
　　
　　不相容職務(wù)對于解決舞弊的作用是有限的，可以說(shuō)，任何內部控制制度都是有漏洞的，不存在完美的內部控制制度，不相容職務(wù)也是如此。不相容職務(wù)起源與牽制，本質(zhì)是對于人性的弱點(diǎn)的擔憂(yōu)，如果擔任職務(wù)的人是可以信賴(lài)的，不相容職務(wù)對他而言沒(méi)有也是可以的。如果擔任職務(wù)的人是完全不可以信賴(lài)的，不相容職務(wù)對他（們）而言是不夠的�？赡軐е虏幌嗳萋殑�(wù)失效的原因有：
　　1．不同的業(yè)務(wù)循環(huán)中的不相容職務(wù)交叉而導致不相容職務(wù)的失效。例如：甲在銷(xiāo)貨業(yè)務(wù)中擔任審核同時(shí)在投資業(yè)務(wù)中擔任授權，乙在銷(xiāo)貨業(yè)務(wù)中擔任授權同時(shí)在投資業(yè)務(wù)中擔任審核。甲乙可以相互交換權力使本來(lái)在單一業(yè)務(wù)循環(huán)中有效的相互牽制設計失效。特別的是在兩個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)中兩個(gè)人擔任的職務(wù)正好處于上、下位對調，這種情況下作弊的可能性極大。
　　2． 不相容職務(wù)設置本身存在漏洞。一個(gè)人在一個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)中控制兩個(gè)重要環(huán)節，例如在購貨與付款業(yè)務(wù)同時(shí)擔任審核和授權批準兩個(gè)職務(wù)，就可以把價(jià)格或性能不合適的設備買(mǎi)進(jìn)來(lái)，導致企業(yè)利益受到損失。
　　3． 不相容職務(wù)的僵化導致不相容職務(wù)設置的失效。不相容職務(wù)在設置的初期是有效的，隨著(zhù)時(shí)間的推移，人們對于制度逐步適應，制度的威懾力會(huì )逐漸衰減而失去效用。如果不對制度本身或執行制度的人進(jìn)行調整，就會(huì )產(chǎn)生舞弊現象。有許多時(shí)候企業(yè)出問(wèn)題并不是原來(lái)制度不好，而是因為制度是有“壽命”的。
　　4．總體的內部控制制度的不足導致不相容職務(wù)設置失效。我們說(shuō)不相容職務(wù)的設置只是整個(gè)內部控制體系的一部分，其他的內部控制還有實(shí)物控制制度、文件管理制度、信息傳遞制度、強制休假制度等等，這些制度需要相互配合，形成一種良好的制度生態(tài)群。如果其他制度沒(méi)有起到作用，單純的不相容制度難以起作用，一種制度單兵推進(jìn)是不會(huì )有長(cháng)期生命的。
　　現代的職務(wù)犯罪呈現集團化的傾向，例如，不相容職務(wù)的設置對于串通作弊的“窩案”是不起作用的，“升級版”的不相容職務(wù)應該包括職務(wù)輪換、突然休假制度。商業(yè)銀行較早認識這個(gè)問(wèn)題，對于如同城票據交換、外匯交易等一些重要崗位除不相容職務(wù)設置外，常采取強制休假來(lái)防止舞弊。如圖1所示，不相容職務(wù)設置應該和定期、不定期的內部審計制度等結合起來(lái)。
　　隨著(zhù)電算化的普及、虛擬公司的出現，不相容職務(wù)也出現一些新的變化，例如在計算機會(huì )計系統中，新的不相容職務(wù)有：系統開(kāi)發(fā)、發(fā)展的職務(wù)與系統操作的職務(wù)；數據維護管理職務(wù)與電算化審核職務(wù)；數據錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù)；系統操作的職務(wù)與系統檔案管理的職務(wù)等，與傳統的不相容職務(wù)相比，這些不相容職務(wù)之間出現地位不平等的問(wèn)題，整個(gè)單位對最上一級管理員往往難以進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的控制，這種情況下往往需要借助最原始的手段進(jìn)行管理。
　　作為內控的一部分，不相容職務(wù)設置意味著(zhù)向管理目標的某一終點(diǎn)努力，但不是終點(diǎn)本身；它的成效受人的影響，而不只是華麗的政策、精細的守則或表格；不相容職務(wù)分離只能為公司管理層提供合理的保證，而不是絕對的保證。
　　
　　參考文獻：
　　1．黃速建．現代企業(yè)管理．北京：經(jīng)濟管理出版社，2002：27．
　　2．（美）斯科特·拉什．組織化資本主義的終結．南京：江蘇人民出版社，2001：331．
　　3．（法）泰勒爾．產(chǎn)業(yè)組織理論．北京：中國人民大學(xué)出版社，1997：563．
　　4．孫慶龍．小企業(yè)內部會(huì )計控制制度設計思路．財會(huì )通訊，2006，（1）：45．

【組織設計管理中不相容職務(wù)的設定】相關(guān)文章：

CAN總線(xiàn)中位定時(shí)的設定方法03-18

現場(chǎng)施工組織設計與管理研究論文12-03

談管理中的溝通03-24

管理中的營(yíng)銷(xiāo)戰略03-24

淺究大數據在職務(wù)犯罪偵查模式轉型中的應用12-09

風(fēng)險管理在急診護理管理中的應用12-01

知識管理在企業(yè)管理中的應用03-15

服務(wù)營(yíng)銷(xiāo)中的排隊管理03-23

班級管理中的幾點(diǎn)做法03-22