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高校檔案全方位管理攻略
高校檔案全方位管理攻略1
【摘要】檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的'一個(gè)重要基礎。要提高檔案工作的現代科學(xué)化管理水平，須從檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)設備、安全保護等方面全方位進(jìn)行科學(xué)管理。把檔案工作提高到一個(gè)新水平【關(guān)鍵詞】檔案管理；政治素質(zhì)；業(yè)務(wù)素質(zhì)
高校檔案全方位管理攻略2
一、首先提高對檔案工作重要性的認識
必須充分認識高校檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。同時(shí)，要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認識不足，勢必會(huì )嚴重影響檔案信息服務(wù)工作的深入開(kāi)展 。檔案現代化建設的好壞是衡量高�，F代化水平高低的標尺。搞好檔案現代化建設，以促進(jìn)高校的全面發(fā)展。在提高認識的基礎上，要切實(shí)轉變觀(guān)念，強化信息意識，要樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀(guān)指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識，增強服務(wù)意識，要使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)。認真執行檔案法，強化法制教育，增強法制觀(guān)念，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃， 在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過(guò)程中，努力做到“三納人”，即工作中，做到檔案工作納人學(xué)校的規劃和計劃、納人學(xué)校的各項管理制度、納入有關(guān)人員的職責范圍，給予檔案工作以各方面的支持。
二、提高高校檔案管理水平必須建章、立制，依法治檔
建立健全檔案管理規章制度。規章制度是檔案工作實(shí)現管理現代化的行為準則。依法治檔，依法護檔，依法用檔。努力提高檔案管理部門(mén)的責任意識，建立系統有序的管理體制，檔案的權威性在于其真實(shí)可靠性。真實(shí)是檔案的生命，也是檔案管理部門(mén)的神圣職責。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用。只有增強檔案管理職能部門(mén)的責任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動(dòng)搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門(mén)自身關(guān),才能確保檔案的質(zhì)量。
三、努力加強檔案管理人員的自身建設
1. 要提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理是一門(mén)綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學(xué)方面的知識，還要具備計算機應用、復印等技術(shù)方面的知識。當前我國高校檔案部門(mén)人員素質(zhì)基本上存在著(zhù)平均學(xué)歷較一般單位檔案館人員要高，但取得檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)歷者少。由于身處高校，近水樓臺先得月，高校檔案人員通過(guò)在高校內部進(jìn)修取得較高學(xué)歷比其他單位的檔案工作人員要容易得多。從整體上看，檔案管理工作人員平均學(xué)歷不低，但現有高校檔案工作人員學(xué)歷中，檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)歷所占比例過(guò)低，通常不足四分之一。大多數人對計算機及其網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、英語(yǔ)、文史、攝影等知識的掌握尚嫌不足。我們知道，檔案事業(yè)有自己的科學(xué)體系，檔案工作也有自身的規律、性質(zhì)、原則、特點(diǎn)。高校檔案管理水平的提高關(guān)鍵是要形成一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)隊伍。為此，要補充計算機和現代信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才。要為在職檔案工作者的知識更新、業(yè)務(wù)水平的提高創(chuàng )造條件，提供機會(huì )，加強在職培訓，適當安排脫產(chǎn)進(jìn)修。建立人才培養、使用和管理的新機制。在配備檔案人員時(shí)，要注重性別、年齡、文化、專(zhuān)業(yè)結構層次的比例。要采取多種形式加強對檔案人員的業(yè)務(wù)指導和培訓，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習，并與工作實(shí)績(jì)一起進(jìn)行考核。檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性強，同時(shí)也是一門(mén)科學(xué)。作為學(xué)校的檔案管理者，必須努力研究檔案管理業(yè)務(wù)，深入系統地了解和掌握檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識，提高檔案工作者的文化水平。要有一定的超前意識，學(xué)習有關(guān)電子計算機等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，用多方面的現代化科學(xué)知識武裝自己，不斷提高檔案管理的現代化水平，逐步加強檔案的規范化管理。同時(shí)，檔案管理者要牢固樹(shù)立為一線(xiàn)教學(xué)服務(wù)的意識，克服重管輕用的思想，積極主動(dòng)地想辦法，創(chuàng )造性地開(kāi)展工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務(wù)水平。
2. 加強高校檔案工作人員的職業(yè)道德教育。職業(yè)道德是指人們從事社會(huì )職業(yè)、履行職責過(guò)程中，在思想和行為上應遵循的原則和規范。它是依靠社會(huì )輿論和人們內心信念以及傳統習慣來(lái)維持的。檔案管理工作是一項服務(wù)性很強的工作，是為高校的全面建設事業(yè)服務(wù)的，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無(wú)私奉獻的敬業(yè)精神，有高度的責任感和榮譽(yù)感以及正確的行為規范。要牢固樹(shù)立“服務(wù)第一”，一切服從、服務(wù)于學(xué)校中心工作，全心全意為教學(xué)、科研和各項管理工作服務(wù)的思想。服務(wù)過(guò)程中要做到態(tài)度熱誠，細心周到，百問(wèn)不煩，以滿(mǎn)腔熱情接待好每一位用戶(hù)，使用戶(hù)高興而來(lái)，滿(mǎn)意而歸。
四、實(shí)施科技興檔，提高檔案工作的整體水平，是新時(shí)期檔案工作者需要注重解決的新課題
檔案信息資源網(wǎng)絡(luò )化是實(shí)現檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計算機管理系統，實(shí)現檔案的著(zhù)錄與標引、編目、檢索、統計自動(dòng)化替代所有手工抄寫(xiě)工作，實(shí)現檔案的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢(xún)。要充分地利用計算機和網(wǎng)絡(luò )，探索檔案的現代化管理。通過(guò)構建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢(xún)系統為更多的用戶(hù)提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉化為數字檔案信息，建成各類(lèi)全文數據庫和多媒體數據庫。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )向廣大師生服務(wù)，可以大大地方便師生檢索和查詢(xún)資料，有利于查到、查全。從而更好地提高檔案的服務(wù)水平。應配備檔案密集柜、計算機和縮微設備。建立起一個(gè)門(mén)類(lèi)齊全、結構合理、管理科學(xué)、設備先進(jìn)，為學(xué)校和社會(huì )提供有效服務(wù)的`校檔案館。檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。高校檔案館不僅要收集校內檔案信息進(jìn)行加工、整理、匯編，還要廣泛收集兄弟院校的信息資源進(jìn)行加工利用。不但各高校檔案館之間相互協(xié)作，而且也需要在其外部與高校圖書(shū)、情報等其它信息系統取得協(xié)作，在制定和實(shí)行業(yè)務(wù)、技術(shù)標準化上協(xié)調一致，才能適應現代高校檔案工作的社會(huì )功能和高校檔案事業(yè)的發(fā)展規模。真正實(shí)現電子文檔一體化，實(shí)行文件自動(dòng)收集、編目、鑒定等檔案管理工作。
五、加強檔案館的安全管理，杜絕事故隱患的發(fā)生
1. 提高檔案人員的安全防范意識。檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計與利用等六個(gè)部分。安全使用這些設備也是檔案館管理工作的一項重要任務(wù)。要時(shí)時(shí)進(jìn)行防火安全教育,警鐘長(cháng)鳴。，建立嚴格的規章制度,領(lǐng)導人分工主管，保衛科具體落實(shí)安全保衛工作。各科室設一名安全員，負責日常安全工作。嚴格實(shí)行總控制室值班制度，對檔案庫房實(shí)行24小時(shí)監控。
2. 杜絕火災隱患。每庫必備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長(cháng)期有效。全館禁止吸煙。做到人走斷電，切斷庫內電源。定期檢查電氣設備線(xiàn)路安全使用情況，做到及時(shí)維修，確保安全運轉。加強對庫房建設要求，加大消防設備設置和更新力度，對原有的消防報警及控制系統進(jìn)行現代化改造，增強防火滅火的能力。在庫房?jì)仍O有煙感、溫感探頭，并與總控制室主計算機相連，實(shí)現人工處理和自動(dòng)處理均可的能力。要采用氣體滅火的形式，以免因采用水或干粉滅火對檔案產(chǎn)生破壞作用。
六、科學(xué)儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化
科學(xué)儲藏保護，防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務(wù)之一。檔案庫房應采用密封的檔案密集架或檔案柜來(lái)存放檔案。因霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖很快，所以采用空調來(lái)調節庫房的溫濕度是降溫、除濕、防霉的最好方法。每個(gè)庫房?jì)葢O有兩處溫濕傳感器，通過(guò)區域網(wǎng)與總控制主計算機相連，對庫房溫濕度實(shí)施二十四小時(shí)監控。雨季，在庫房?jì)确胖贸凉駲C以降低庫內空氣中水分的含量，保證庫房?jì)鹊南鄬穸�。每周使用一次臭氧發(fā)生器，殺滅庫內霉菌孢子，達到凈化空氣的目的�？傊�，要求檔案館在安全防護和技術(shù)管理方面采用與之相適應的國內外先進(jìn)技術(shù)設備，調節庫房的溫濕度，凈化庫房的空氣(包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體)。保證檔案的完整與安全。
綜上所述，實(shí)行檔案全方位綜合管理，使檔案專(zhuān)業(yè)人員無(wú)論是在職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，還是在管理、服務(wù)工作等方面，都能做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新。使高校檔案工作始終順應時(shí)代發(fā)展，符合時(shí)代要求，把檔案工作提高到一個(gè)新水平。
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