大多數組織都有正式或非正式的相應系統來(lái)編制一項營(yíng)運預算。一項預算需要對可能的開(kāi)支和指定用途資金進(jìn)行系統徹底的評估，要能幫助企業(yè)在規定時(shí)期內調配好這些開(kāi)支。對實(shí)際開(kāi)支和預算內開(kāi)支進(jìn)行比較，便于需要時(shí)做出調整，以便處理隨著(zhù)時(shí)間推移而產(chǎn)生的預估變化。

    人力資源從業(yè)者的責任是在組織指導原則和程序范圍內按照組織戰略目標調整人力資源部的預算。為了確保人力資源被視為一個(gè)需要開(kāi)支費用的伙伴，把人力資源業(yè)務(wù)與組織的整個(gè)工作計劃聯(lián)系起來(lái)，這一點(diǎn)顯得尤其重要。由于人力資源通常被視為花銷(xiāo)中心，而不具有產(chǎn)生利潤的功能，因此常常被視為開(kāi)支最容易被削減下來(lái)的部門(mén)，因此編制預算也就尤為重要了。一項經(jīng)過(guò)周密計劃和充分論證的人力資源預算，反映出在與組織計劃和活動(dòng)直接相關(guān)的人力資源開(kāi)支上的深思熟慮。

    接下來(lái)是一個(gè)預算編制過(guò)程的概述，之后是人力資源從業(yè)者遇到的某些特殊問(wèn)題以及人力資源部預算中常見(jiàn)的項目清單。

    人力資源預算編制過(guò)程

    預算編制需要系統收集信息和數據，以便規劃支持組織目標所需的資金。大多數組織都有某種程序來(lái)編制預算。兩種常用的方法為：

    漸增預算法–利用當前預算，在預估的基礎上向上或向下調整每個(gè)項目來(lái)制定出新的預算。

    零基預算法–每個(gè)項目在納入預算前，必須先經(jīng)過(guò)論證。因此，程序必須從頭開(kāi)始。

    編制預算時(shí)，需要收集許多類(lèi)型的數據。從人力資源觀(guān)點(diǎn)出發(fā)，編制新預算所需的數據包括：

    下一年預估員工人數。

    成本增長(cháng)或預估量。

    預計員工流失率。

    本年度實(shí)際開(kāi)支。

    預計新福利/計劃。

    影響支出的政策、商業(yè)戰略、法律或法規的其他變化。

    人力資源收入（通過(guò)咨詢(xún)、節省的開(kāi)支[從提成、福利、降低員工流失率、開(kāi)支等中]、租金收入等）。

    預估可以簡(jiǎn)單，也可以復雜，可以按照實(shí)際開(kāi)銷(xiāo)來(lái)推算，也可以按照猜想，這取決于該項開(kāi)支的性質(zhì)和收集到的數據。例如，廣告開(kāi)支可以比較容易地進(jìn)行預估，如果一個(gè)公司的員工流失率低或者非受邀求職者來(lái)源穩定的話(huà)，但是如果一個(gè)公司員工流失率和人員需求波動(dòng)很大，這項開(kāi)銷(xiāo)就比較難于預估。另一方面，如果掌握了下一計劃年度的保險費增加資料以及保險計劃覆蓋的員工人數資料，則比較容易預測健康保險費的總開(kāi)支。為了作出有根據的預測，第一次參與編制預算的人員必須收集從所有可能來(lái)源得到的數據。

    在編制預算過(guò)程中，利用幾年來(lái)的實(shí)際開(kāi)支數據會(huì )很有幫助，例如開(kāi)支或員工成就獎，從而制定出比較切合實(shí)際的預算。但是，如果一項開(kāi)支在過(guò)去幾年內波動(dòng)很大，重要的是調查波動(dòng)原因，并努力預測下一年度可能會(huì )出現什么情況。例如，如果該組織以前常舉辦鋪張的假日聚會(huì )，而未來(lái)卻沒(méi)有此類(lèi)計劃，則歷史數據就無(wú)多大用處。