總經(jīng)理要求秘書(shū)安排次日上午九點(diǎn)開(kāi)一個(gè)會(huì )議。在這件事下，什么是任務(wù)?什么是結果?通知到的所有參會(huì )的人員。然后秘書(shū)自己也參加會(huì )議來(lái)做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但我們想要的結果是什么呢?下面是一至九段秘書(shū)的不同做法。

　　一段秘書(shū)的做法：發(fā)通知--用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì )議通知，然后準備相關(guān)會(huì )議用品。并參加會(huì )議。

　　二段秘書(shū)的做法：抓落實(shí)--發(fā)通知后，再打一遍電話(huà)與參會(huì )的人確認，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。

　　三段秘書(shū)的做法：重檢查--發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì )前30分鐘提醒與參會(huì )者參會(huì )，確定有沒(méi)有變動(dòng)，對臨時(shí)有急事不能參加會(huì )議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì )前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì )議留下時(shí)間。

　　四段秘書(shū)的做法：勤準備--發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì )前通知后，去測試可能用到的投影，電腦等工具是否工作正常。并在會(huì )議室門(mén)上貼上小條：此會(huì )議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì )議。

　　五段秘書(shū)的做法：細準備--發(fā)通知。落實(shí)到人，會(huì )前通知，也測試了設備，還先了解這個(gè)會(huì )議的性質(zhì)是什么?總裁的議題是什么?然后給與會(huì )者發(fā)過(guò)去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考(領(lǐng)導通常都是很健忘的，否則就不會(huì )經(jīng)常對過(guò)去一些決定了的事�；蛘哂洸磺宓氖�?tīng)幊?。

　　六段秘書(shū)的做法：做記錄--發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì )前通知，測試了設備，也提供了相關(guān)會(huì )議資料，還在會(huì )議過(guò)程中詳細做好會(huì )議記錄(在得到允許的情況下，做個(gè)錄音備份)。

　　七段秘書(shū)：發(fā)記錄--會(huì )后整理好會(huì )議記錄(錄音)給總經(jīng)理。然后請示總經(jīng)理是否發(fā)給參加會(huì )議的人員，或者其他人員。

　　八段秘書(shū)的做法：定責任--將會(huì )議上確定的各項任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責任人，然后經(jīng)當事人確認后，形成書(shū)面備忘錄。交給總經(jīng)理與當事人一人一份。并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報總經(jīng)理

　　九段秘書(shū)的做法：做流程--把上述過(guò)程做成標準的"會(huì )議"流程，讓任何一個(gè)秘書(shū)都可以根據這個(gè)流程，把會(huì )議服務(wù)的結果做到九段，形成不依賴(lài)與任何人的會(huì )議服務(wù)體系!

　　從以上九個(gè)不同段位的秘書(shū)的工作方法我們可以看出。由于對結果的追求程度不同，秘書(shū)的工作內容也發(fā)生了很大的變化。