筆者在對一些企業(yè)進(jìn)行工作分析實(shí)踐之基礎上，提出實(shí)施工作分析的操作步驟及需要重點(diǎn)注意的問(wèn)題。
工作分析是指對工作進(jìn)行整體分析，以便確定每一項工作的七W：
(1)用誰(shuí)做(Who)
(2)做什么(What)
(3)何時(shí)做(When)
(4)在哪里做(Where)
(5)如何做(How)
(6)為什么做(Why)
(7)為誰(shuí)做(Whom)
工作分析的結果或直接成果是形成有關(guān)工作的職務(wù)說(shuō)明書(shū)。職務(wù)說(shuō)明書(shū)又稱(chēng)工作說(shuō)明書(shū)，是記錄工作分析結果的文件，它把所分析職務(wù)的職責、權限、工作內容、工作程序和方法、執行標準、任職資格等信息以文字形式下來(lái)，以便管理人員使用。工作分析是現代人力資源管理的基礎，只有在客觀(guān)、準確的工作分析基礎上才能進(jìn)一步建立科學(xué)的招聘、培訓、考核及薪酬體系。但由于我國企業(yè)工作分析剛剛起步，在實(shí)踐過(guò)程中會(huì )遇到許多困難。筆者在對一些企業(yè)進(jìn)行工作分析實(shí)踐之基礎上，提出實(shí)施工作分析的操作步驟及需要重點(diǎn)注意的問(wèn)題。
步驟0：確定工作分析可展開(kāi)的前提條件
企業(yè)管理工作是一個(gè)整體。工作分析可順利展開(kāi)的前提條件是：
1、有關(guān)組織結構已確定，并具有相對穩定性;
2、在組織結構基礎上，工作流程及部門(mén)責任已確定;
3、每個(gè)部門(mén)應有的工作職位也已明確。
國內有些企業(yè)在對現行人力資源系統進(jìn)行變革時(shí)，沒(méi)有將其與其他組織系統聯(lián)系起來(lái)，在上述條件不具備的情況下，單獨對人力資源體系進(jìn)行立項。這樣做的
結果對工作分析，以及其后的工作評價(jià)、建立考核與薪酬體系的效果將會(huì )大打折扣。所以在進(jìn)行工作分析前，首先要進(jìn)行組織機構調整和部門(mén)責任和部門(mén)職位的確定。
步驟1：建立工作小組，并制定工作分析實(shí)施計劃
如果企業(yè)內部沒(méi)有工作分析方面的專(zhuān)家，可從外面聘請有關(guān)專(zhuān)家作為工作小組顧問(wèn)。所聘專(zhuān)家不但具有工作分析方面的理論功底,更重要的是對我國企業(yè)內部現狀的深入了解和把握，最好是有在國內其他企業(yè)從事工作分析的實(shí)踐經(jīng)驗。
工作分析涉及企業(yè)內所有部門(mén)，只有得到各部門(mén)充分重視和支持才能順利完成任務(wù)。所以最好建立由最高層領(lǐng)導牽頭，各部門(mén)主要領(lǐng)導參與的領(lǐng)導小組，在領(lǐng)導小組下再設具體操作的工作小組。外請專(zhuān)家參加領(lǐng)導小組，并作為工作小組的顧問(wèn)。
工作小組主要由公司人力資源部牽頭，由人力資源部部分成員及各主要部門(mén)(如管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售)暫借人員組成。部門(mén)參加人員要熟悉部門(mén)內各崗位工作及職責、具有一定理論能力和寫(xiě)作能力，并具有全局觀(guān)念和較強的責任感。
工作分析實(shí)施計劃的制定，應根據公司需要、任務(wù)量(職位復雜性與多少)、專(zhuān)家的意見(jiàn)及工作小組實(shí)施能力的強弱而定。
步驟2：調查方法的選擇及工具擬定
目前國內企業(yè)采納最多的是將問(wèn)卷調查法和訪(fǎng)談法結合起來(lái)使用。這主要是因為這兩種方法實(shí)施程序較簡(jiǎn)單，并可在短期內得到所需信息。所以本文重點(diǎn)就這兩種方法進(jìn)行介紹。
一、 調查問(wèn)卷的選擇和修改
問(wèn)卷調查法在西方發(fā)達國家已發(fā)展成為一套完備的系統。成熟的問(wèn)卷能夠完整地涵蓋各種工作的各個(gè)主要方面。對于我們這樣一個(gè)在工作分析剛剛起步的國家，采取成熟的國外問(wèn)卷是一種事半功倍的途徑。但原封不動(dòng)地照搬并不可取。工作小組首先對備選問(wèn)卷進(jìn)行討論，擇出最符合本次任務(wù)的問(wèn)卷，然后再對問(wèn)卷進(jìn)行修改。修改過(guò)程中應注意以下幾個(gè)方面：
1、明確本次工作分析的主要目標，對項目進(jìn)行相應增補和刪除。工作分析具有不同用途。為選拔、培訓及考核進(jìn)行的工作分析重點(diǎn)是清楚地了解各種工作的內容、職責及任職資格(尤其是能力和知識結構及水平);為工作評價(jià)和薪酬體系設計進(jìn)行的工作分析則需要對一項工作進(jìn)行全面分析，以便能夠完整了解該工作的各項特征，如所承擔各類(lèi)責任的大小、難度、復雜程度、決策水平、能力層次及工作環(huán)境壓力等。我國大多數企業(yè)過(guò)去沒(méi)有搞過(guò)工作分析，第一次進(jìn)行這項工作很難達到完美，也不應該過(guò)分追求完美。第一次進(jìn)行企業(yè)工作分析最好對上述目標有所選擇，并對原問(wèn)卷項目進(jìn)行考查，刪除關(guān)系不大的項目，增加問(wèn)卷中沒(méi)有，但與調查目的密切相關(guān)的項目。
2、考查和修改問(wèn)卷用語(yǔ)，以保證其簡(jiǎn)單、明確、易懂，并能緊扣公司具體情況。
3、問(wèn)卷盡可能精煉、簡(jiǎn)短。問(wèn)卷項目太多會(huì )使填寫(xiě)人產(chǎn)生厭煩心理，從而影響問(wèn)卷調查結果的質(zhì)量。所以在保證項目完整的基礎上應盡可能減少項目數量，一般來(lái)說(shuō)，填寫(xiě)時(shí)間最好在1小時(shí)之內。
4、工作小組對每個(gè)問(wèn)題及選擇項目的具體含義進(jìn)行討論，對有歧義的問(wèn)題進(jìn)行統一規定(如下表)。
二、 訪(fǎng)談題綱的擬定
訪(fǎng)談?dòng)捎谄淇梢悦鎸γ媾c受訪(fǎng)者交流，所以能夠對特定內容進(jìn)行更詳細、深入的了解，并可以得到問(wèn)卷調查可能漏掉的內容。為了有效地使用訪(fǎng)談法，在最短時(shí)間內得到盡可能多的有用信息，在訪(fǎng)談實(shí)施前首先應確定結構化的訪(fǎng)談題綱。下面是一份較為規范的訪(fǎng)談題綱所包含的主要內容：
基本資料：職位名稱(chēng)、主管部門(mén)、所屬部門(mén)、工作地點(diǎn)、直接主管、監督者等
1.本職位設置的目的是什么?
2.按順序列舉說(shuō)明本職位的工作責任及其重要性。
(責任分為每日，一定時(shí)期內與偶爾負擔等三種類(lèi)型)
1)每日必做的以及完成此任務(wù)花費時(shí)間的百分比
2)一定時(shí)期必做的工作(月，周，季度)以及完成該任務(wù)的時(shí)間百分比
3)偶爾要做的工作以及完成該任務(wù)的時(shí)間百分比
3. 對于本職的工作來(lái)說(shuō)，哪些教育或知識是必須的?這些教育與知識可以從學(xué)校獲得，可以自學(xué)或通過(guò)在職培訓及工作實(shí)踐獲得。如：任職者能夠讀寫(xiě)并理解基本的口頭或書(shū)面的指令;任職者能夠理解并執行工作程序，以及理解上下級的隸屬關(guān)系，具備本職位工作需要的專(zhuān)業(yè)知識;具備商業(yè)管理與財政等方面的基礎知識與技能等。