英語(yǔ)商業(yè)書(shū)信的撰寫(xiě)原則
英語(yǔ)商業(yè)書(shū)信的撰寫(xiě)原則
提要：文章首先從我國進(jìn)一步擴大對外開(kāi)放的形勢，說(shuō)明英語(yǔ)商業(yè)書(shū)信在對外商業(yè)活動(dòng)中的極其重要性，然后提出撰寫(xiě)英語(yǔ)商業(yè)書(shū)信應注意的問(wèn)題，最后反復強調商業(yè)英語(yǔ)書(shū)信的撰寫(xiě)原則的重要性，務(wù)必很好地掌握和運用它。
關(guān)鍵詞：商業(yè)書(shū)信;撰寫(xiě)原則
一、前言
隨著(zhù)我國對外開(kāi)放政策的進(jìn)一步貫徹，我國的對外經(jīng)濟交往和貿易業(yè)務(wù)必將有更大的發(fā)展。
在這些活動(dòng)中，電子通信是一種先進(jìn)的手段，管理信息系統為企業(yè)內部管理創(chuàng )造了良好的條件。
但書(shū)信往來(lái)仍不失為一個(gè)重要的工具。
商業(yè)英語(yǔ)書(shū)信(Business or Commercial English Correspondence)有時(shí)只稱(chēng)為Correspondence，是指交易時(shí)所用的通信。
在美國，常用Business Writing，它包括書(shū)信，電報電話(huà)、電傳、報告書(shū)、契約書(shū)、明信片、回憶錄，只要以商業(yè)英語(yǔ)表達的，均包含在內。
商業(yè)英語(yǔ)書(shū)信，以常用英語(yǔ)為基礎，加入商業(yè)術(shù)語(yǔ)以及商業(yè)習慣用語(yǔ)所組成。
要熟練商業(yè)英語(yǔ)通信，通常從研究商業(yè)書(shū)信開(kāi)始，依次研究其他文體。
本文以此為主題來(lái)探討其撰寫(xiě)原則。
二、英語(yǔ)商業(yè)書(shū)信的撰寫(xiě)原則
(一)正確無(wú)誤
商業(yè)書(shū)信必須寫(xiě)得正確。
正確不僅僅是指英語(yǔ)語(yǔ)法、標點(diǎn)符號、拼寫(xiě)等正確。
商業(yè)信件的內容敘述得正確，既不能有遺漏，也不能言過(guò)其實(shí)。
商業(yè)貿易離不開(kāi)數字，對商業(yè)信件中的數字的正確性要特別加以注意。
商業(yè)書(shū)信中常常離不開(kāi)商業(yè)術(shù)語(yǔ)。
一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔，意義明確。
使用得當，工作進(jìn)行的順利;使用不當，就會(huì )引起誤解，造成混亂，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。
因此，必須正確理解和運用商業(yè)術(shù)語(yǔ)，力爭商業(yè)信件正確無(wú)誤。
(二)內容完整
一封信必須要絕對的完整確實(shí)。
當答謝來(lái)信時(shí)，最好提及那封信的日期、主要內容，甚至于編號。
同時(shí)回答來(lái)信所提出的全部問(wèn)題及要求。
重要信更須注意完整和嚴謹。
例如，接受對方的報盤(pán)時(shí)根據是什么(如報價(jià)單，信件等)，因為這種信實(shí)際上已是成交的合同，此信發(fā)出后，對方收到，即對雙方都有約束力。
如果不完整，有漏洞，就有可能引起不必要的糾紛。
例如：
The goods you ordered have been ready. Please let us know when we can expect to receive the covering L\C，upon receipt of which;we will effect shipment without delay.(你方訂購的貨物已準備好了。
請告知我們什么時(shí)候能收到該訂貨的信用證，我們收到信用證，就會(huì )立即裝運)。
(三)生動(dòng)具體
信要寫(xiě)得生動(dòng)、具體和明確。
特別是要求對方做出明確反應的信，或是報盤(pán)承諾等，避免含混模糊、籠統和抽象。
不過(guò)，并不是所有的商業(yè)信件都要具體。
在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統些反而更適宜。
有時(shí)，由于手頭沒(méi)有確鑿的事實(shí)和數字，但為了“外交”、“策略”或交易的需要，也可以避免太具體。
有時(shí)，為了有意識地讓對方發(fā)表或形成他的意見(jiàn)，或者這些具體事實(shí)或數字是否列明都無(wú)關(guān)緊要，也可以不必具體。
總之，該具體的具體，不宜具體的就籠統些，看需要而定。
所謂生動(dòng)，就是將書(shū)信中要闡明的問(wèn)題，活潑地表達出來(lái)，給看信者留下深刻難忘的印象。
如何給讀者好的印象，設身處地為讀者著(zhù)想：他需要些什么?他希望些什么?他的利益何在?以及他的問(wèn)題核心是什么?總之抓住對方的中心問(wèn)題，把握對方的心理，且盡可能強調對方的重要性，說(shuō)服對方，達到通訊的目的。
(四)謙虛有禮貌
我們對外所寫(xiě)的商業(yè)書(shū)信要體現我國外貿政策，做到不卑不亢、得體脫俗、落落大方。
既要遵守國際貿易習慣，又要維護我國利益。
借以通過(guò)商業(yè)書(shū)信來(lái)往，發(fā)展與各國人民的友好關(guān)系，開(kāi)展同各國的經(jīng)濟貿易。
要謹防有意或無(wú)意泄露國家商業(yè)機密或其他機密。
書(shū)信內容以寫(xiě)得有理、有利、有節為秒、注意禮貌，不要盛氣凌人，避免強加于人。
因此，要尊重對方，保持You-Attitude，多為對方著(zhù)想。
英語(yǔ)的禮貌用語(yǔ)有很多，如：Would you like to?Thank you for…值得注意的是，Would you like to引起的許多句子不是文句，而是一種很有禮貌的請求，所以后面不要問(wèn)號。
另外，禮貌也可說(shuō)是一種策略。
如要告訴對方好消息時(shí)，采用直接法，一開(kāi)始就把好的消息寫(xiě)出來(lái);如果要告訴對方壞消息時(shí)，采用間接法，開(kāi)頭說(shuō)點(diǎn)別的，作為“緩沖”，然后才把壞消息以適度準確的語(yǔ)言表達出來(lái)。
例如：
“Thank you very much for your interest in my work;and also thank you for your kind invitation. I do believe I have an opportunity of visiting and working in your laboratory at an appropriate time. I would make a general plan after I finish my current work at hand;and send a report to my institute if necessary. As to its feasibility and future information in connection with the joint research，I would get in touch with you as soon as possible.”此信用緩沖手段作為禮貌策略來(lái)減輕拒絕的強度，使收信人感到寫(xiě)信人是周到而體貼的。
緩沖作為禮貌策略的另一種作用是通過(guò)作者謙恭的話(huà)語(yǔ)來(lái)強調團結合作，以顯得不那么粗魯、武斷、自負、無(wú)所不知，這會(huì )使雙方感到更親近，有助于建立和維持和諧關(guān)系。
如例句：“To maintain our plant’s peak efficiency，we are currently replacing some of our pasteurizing machine with newer models. I feel that the process of moving this heavy machinery into and out of the place may pose a safety hazard to any children present at the time”。
考慮對方的想法是對外貿易的重要原則之一。
我們在對外商業(yè)活動(dòng)中，既要考慮本身的利益，又要換位考慮;跳出自我的圈子，尋求既不損害我方的利益，又有利于對方的路子，這才是上策。
在商業(yè)書(shū)信中要很好地表達這種觀(guān)點(diǎn)。
例如：
We thank you for your letter of June 18 and have pleasure to inform you that the catalogue you asked for has been airmailed under separate cover. (你方6月來(lái)信已收到，謝謝。
茲奉告你要索取的目錄已另由航空寄發(fā))。
We would like you to enquire into the financial and credit status of a firm in Milan on our behalf. (請代為查詢(xún)一下米蘭一家商行的財務(wù)和信用情況)。
謙虛在書(shū)信交往中也很重要。
謙虛會(huì )使你能委婉地推辭他人的要求，而仍然保持雙方的友好關(guān)系，不影響日后的交易。
盡快回復要答復的信件，如果你無(wú)法立即回復查詢(xún)的信件，最好先將原因通知對方，且告訴對方何時(shí)才能有結果。
此外，要尊重顧客的意見(jiàn)，即使顧客的建議非常愚昧，批評非常粗魯，在回信時(shí)也不能“以牙還牙”，要控制自己的不良情緒，客客氣氣地回信。
其實(shí)投訴者是朋友，一位“老商業(yè)”說(shuō)，投訴對商業(yè)來(lái)講是很好的禮物，有利于捕捉商機，改進(jìn)產(chǎn)品，搶占市場(chǎng)的制高點(diǎn)。
所以，要正確對待投訴，善待顧客。
(五)清楚簡(jiǎn)潔
清楚就是不含糊，能使對方一看就能完全了解你所要表達的意思，不致產(chǎn)生誤解。
切忌生澀難懂，也不要追求豪華、美麗、嘩眾取寵的詞語(yǔ)。
簡(jiǎn)潔是指簡(jiǎn)短利索，要長(cháng)話(huà)短說(shuō)，避免羅嗦和不必要的重復，用盡可能少的文字完整清楚地表達需要表達的意思。
以下例句中的第1句中有許多無(wú)意義的詞和句子，顯得混亂不清，而第2句則緊湊簡(jiǎn)潔。
A1 With reference to your request for an extension on your note under date of March 20，we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional ninety days to make payment on your note.
A2 We are pleased to allow you an additional ninety days to pay your note dated March 20.
要寫(xiě)好商業(yè)書(shū)信，除上述各點(diǎn)外，撰稿人必須具有較高的政策水平，精通標準英語(yǔ)，通曉貿易理論和實(shí)務(wù)，通曉術(shù)語(yǔ)，有熟練的從業(yè)藝術(shù)。
此外，在信寫(xiě)好之后，還應該認真地、仔細地審閱一遍，核查信件是否能符合上述所說(shuō)的幾方面撰寫(xiě)原則。
三、結束語(yǔ)
綜上所述，英語(yǔ)商業(yè)書(shū)信是我們對外商業(yè)活動(dòng)中極為重要的工具，務(wù)必很好地掌握它。
因此，我們必須不斷提高自己的外貿業(yè)務(wù)水平、英語(yǔ)寫(xiě)作水平，也要加強自己的理論、政策和思想道德方面的學(xué)習和修養，以適應我國深入改革開(kāi)放的需要，較好地完成外貿方面的工作。
參考文獻：
1、郝紹倫.商貿英語(yǔ)[M].電子科技大學(xué)出版社,1998.
2、王文賢.英文對外經(jīng)貿業(yè)務(wù)函電[M].青島海洋大學(xué)出版社,1997.
3、胡亦武.實(shí)用商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作[M].華南理工大學(xué)出版社,1999.
4、連先.商務(wù)專(zhuān)題英語(yǔ)寫(xiě)作[M].北京外文出版社,2002.
【英語(yǔ)商業(yè)書(shū)信的撰寫(xiě)原則】相關(guān)文章：
如何撰寫(xiě)商業(yè)計劃書(shū)8篇12-08
受托撰寫(xiě)《商業(yè)計劃書(shū)》合同10-30
如何撰寫(xiě)互聯(lián)網(wǎng)項目商業(yè)計劃書(shū)12-09
撰寫(xiě) 新聞稿撰寫(xiě)07-10
英語(yǔ)書(shū)信作文04-02
英語(yǔ)商業(yè)邀請函的格式10-27
英語(yǔ)函電書(shū)信格式通用12-30