文件整理歸檔的辦公自動(dòng)化技術(shù)
文件整理歸檔的辦公自動(dòng)化技術(shù)【1】
【摘 要】 根據目前辦公自動(dòng)化的文件檔案管理存在的問(wèn)題，提出從硬件建設上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，堅持“自學(xué)為主，培訓為輔”模式，逐步形成可持續終身教育機制，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰略。
【關(guān)鍵詞】 文件 整理 歸檔 辦公自動(dòng)化技術(shù)
文件檔案是檔案管理工作的重要組成部分，它記載了社會(huì )發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀(guān)地反映著(zhù)各個(gè)時(shí)期的問(wèn)題處理、領(lǐng)導決策、基本建設、研究開(kāi)發(fā)等方面的過(guò)程和成果。
隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步、形勢的發(fā)展，如何提高文件檔案管理水平，及時(shí)、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿(mǎn)足各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，這是文件檔案管理工作的新課題，而文件檔案管理的辦公自動(dòng)化又為檔案工作揭開(kāi)了新的篇章。
下面就文件檔案管理的辦公自動(dòng)化問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認識。
1 文件檔案辦公自動(dòng)化管理的基本概念
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是辦公自動(dòng)化的應用，給文件檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。
對電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，這種電子文件涉及到了檔案管理的工作，同時(shí)也豐富了檔案管理工作的內容。
我們講不管是對紙質(zhì)文件的管理，還是對電子文件的管理，客觀(guān)的事實(shí)是：“歸檔”使文件轉化為檔案，“文件轉化為檔案也算是一事物轉化為另一事物的質(zhì)變”。
傳統的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(cháng)期實(shí)踐，已總結出一套工作流程及方法、原則。
如文件的立卷歸檔制度;文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文件工作和檔案工作的結合點(diǎn)。
文件形成后，由文件部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。
而辦公自動(dòng)化是指以電子計算機為核心的各種現代化辦公技術(shù)與設備，并且能夠迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率。
應用計算機后，電子文件取代了以往的紙質(zhì)文字材料，它是由擬稿者直接“寫(xiě)”在硬盤(pán)上，并在硬盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術(shù)人員、決策人員所共享。
這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。
而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計算機硬盤(pán)或光盤(pán)中。
因此，它對計算機有很強的依賴(lài)性。
如果歸檔，必須以硬盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
辦公自動(dòng)化為人類(lèi)社會(huì )進(jìn)入知識經(jīng)濟時(shí)代，改變傳統的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時(shí)也給文件與檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。
文件檔案的辦公自動(dòng)化應用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來(lái)說(shuō)，利是遠遠大于弊的。
2 文件檔案辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)點(diǎn)
2.1 辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。
在以往的文件檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類(lèi)、統汁準確無(wú)誤，結果是又費時(shí)，又費力。
在應用了計算機軟件處理后，使文件資料的收集、儲存、分類(lèi)、統計和查閱等環(huán)節變得十分方便、有序，因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.2 文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成了文件和信息查找困難。
運用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。
隨著(zhù)計算機及其網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實(shí)記錄，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時(shí)響應和脫機處理，保證了很高的查全率和查準率，且不受空間的限制。
還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，了解其他檔案管理部門(mén)的概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
2.3 電于文件保存的穩定性
與紙質(zhì)文件檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(cháng)得多。
紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在文件檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。
而電子文件則不同，隨著(zhù)電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、EVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。
這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(cháng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時(shí)間受距離長(cháng)短的限制。
同時(shí)，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
3 文件檔案辦公自動(dòng)化管理存在的問(wèn)題
3.1 電子文件保密性受很大的限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。
電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增加內容和刪改內容，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難增大。
電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。
以上的種種問(wèn)題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著(zhù)網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò )中的任何文件都再難以做到絕對保密。
3.2 對文件檔案的管理人員要求更高
對電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法的管理人員所能勝任的。
也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數據通信技術(shù)的人員所能勝任的。
這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。
實(shí)現檔案信息辦公自動(dòng)化，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的計算機技術(shù)，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計算機操作水平，從目前情況來(lái)看，許多檔案部門(mén)缺乏現代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理的復合型人才更是奇缺，大部分檔案管理人員的現代化計算機水平偏低，甚至還有現代文盲現象。
盡管我們引進(jìn)了現代化計算機設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。
4 文件檔案辦公自動(dòng)化管理技術(shù)的探討
4.1 辦公自動(dòng)化系統內、外網(wǎng)隔離技術(shù)
在內部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，以實(shí)現內外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )安全最主要、最有效、最經(jīng)濟的措施之一。
第一層隔離防護措施是路由器。
路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。
可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些有規定的地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )。
第二層隔離防護措施是防火墻。
大多數防火墻都有認證機制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò )的數據;管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò )的訪(fǎng)問(wèn)行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過(guò)防火墻的信息內容和活動(dòng);對網(wǎng)絡(luò )攻擊的檢測和告警。
4.2 提高文件檔案管理人員的綜合素質(zhì)
文件檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不是一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題，我們認為;一是要從硬件建設上下功夫，不斷改善計算機的硬環(huán)境，尤其是計算機的運算速度、傳輸能力、存儲容量、局域網(wǎng)的服務(wù)器、防火墻屏蔽隔離效果、密碼設置技術(shù)等等都要不斷更新。
二是以“自學(xué)為主，培訓為輔”的模式，逐步形成可持續終身教育機制，保證檔案人員計算機技術(shù)，隨時(shí)代變化而不斷提高。
通過(guò)培訓不斷學(xué)習獲取、更新文件檔案的計算機管理技術(shù)，直至熟練運用達到增強業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。
三是加大檔案部門(mén)之間、區域之間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。
通過(guò)交流學(xué)習兄弟單位和科(室)利用檔案資源進(jìn)行轉化、知識創(chuàng )新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò )、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng )新思維。
4.3 做好電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰略
新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件進(jìn)行接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。
也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長(cháng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
4.4 做好文件檔案專(zhuān)用計算機的反病毒技術(shù)防護工作
文件檔案的辦公自動(dòng)化管理工作，其主要應用工具就是我們的計算機，網(wǎng)絡(luò )、服務(wù)器，而計算機的反病毒技術(shù)防護工作即非常重要、又多種多樣，這里主要介紹我們經(jīng)常使用的和非常重要的幾種防護技術(shù)：(1)進(jìn)行主動(dòng)的反病毒軟件設置;使用諸如卡巴斯一類(lèi)的反病毒軟件，對我們的計算機進(jìn)行有效保護;進(jìn)行文件、郵件，Wed的反病毒設置，以及建立“主動(dòng)防護”措施的“程序活動(dòng)分析”、“程序完整性保護”、“注冊表防護”。
(2)建立計算機病毒防范措施;利用硬件設置始終從硬盤(pán)啟動(dòng)計算機、避免文件對拷、慎重對待下載程序、警惕電子郵件及其附件、防范宏病毒、注意文件的備份與還原技術(shù)。
(3)進(jìn)行計算機安全的高級別設置。
(4)賬戶(hù)及其密碼管理;禁止Guest賬戶(hù)、限制賬戶(hù)的個(gè)數、開(kāi)啟用戶(hù)策略、設置屏幕保護密碼。
(5)進(jìn)行數據文件安全設置;禁用默認共享、經(jīng)常備份、正確設置文件共享權限、防止文件名欺騙。
5 結語(yǔ)
根據辦公自動(dòng)化文件檔案管理存在的問(wèn)題，做好電子文件的技術(shù)處理及其保護工作，實(shí)施電子文件管理的新技術(shù)，新思想和新戰略，為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能奠定基礎，的確是非常必要的，又是非常重要的。
參考文獻：
[1]鄧邵興.《檔案管理學(xué)》.中國人民大學(xué)出版社.
[2]董永昌.《電子文件與檔案管理》.百家出版社.
高校辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件歸檔的思考【2】
[摘要] 闡述了高校辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件的特點(diǎn)及高校電子文件管理方面存在的問(wèn)題。
從提前介入、制定管理標準、整合管理部門(mén)、加強日常管理和軟、硬件等方面，對如何做好高校電子文件歸檔提出建議對策。
[關(guān)鍵詞] 辦公自動(dòng)化 電子文件 檔案
隨著(zhù)社會(huì )信息化進(jìn)程的加快和現代網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的高校開(kāi)始實(shí)行辦公自動(dòng)化。
在辦公自動(dòng)化實(shí)行過(guò)程中必將產(chǎn)生大量電子文件，并將成為新生成文件的主體。
電子文件是數字檔案館信息資源的重要來(lái)源，是數字檔案館管理的主要對象。
但目前，高校電子文件的歸檔工作還沒(méi)有得到足夠的重視，很多管理、教學(xué)、科研方面形成的電子文件游離于檔案的管理之外，給高校檔案數字化建設工作造成了一定的障礙。
因此，做好高校電子文件歸檔工作顯得刻不容緩。
一、電子文件及其特點(diǎn)
所謂電子文件是指人們在社會(huì )活動(dòng)中形成的，以計算機盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。
它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報表、電子圖紙，等等。
與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：(1)電子文件具有紙質(zhì)文件和其它文件無(wú)可比擬的優(yōu)越性，即快捷性。
電子文件起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在網(wǎng)上進(jìn)行，尤其是文件的修改、復制、粘貼、移動(dòng)更加便捷，進(jìn)一步提高了工作的效率和質(zhì)量。
(2)電子文件具有對設備的依賴(lài)性。
離開(kāi)了計算機及相應的軟件，電子文件就無(wú)法生成、傳遞、識別。
也就是說(shuō)，特定電子文件是依賴(lài)特定的設備和特定的軟件而存在的。
(3)電子文件的易更改性。
電子文件可以在不同的計算機中間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，很容易被人為的修改;電子文件容易遭受病毒的侵襲，一旦感染上病毒，電子文件就會(huì )被破壞，部分喪失或全部喪失應有的作用。
(4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、高校電子文件管理存在的問(wèn)題
目前，高校電子文件管理仍不夠成熟，處于初探實(shí)踐階段，主要存在以下問(wèn)題：
1.電子文件實(shí)際管理中缺少成熟的規范和標準
在具體管理實(shí)踐中，傳統文件的管理如管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、組卷方法、著(zhù)錄格式、保管條件等，往往難以適用于電子文件的管理。
國家雖已制定、推行《CAD電子文件光盤(pán)存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理與規范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標準和規范，但由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復雜，對設備有很強的依賴(lài)性，而計算機軟硬件技術(shù)的發(fā)展又是日新月異，要制定適用高校的普遍適用的電子文件管理標準和規范不是一件易事。
2.電子文件管理還未得到充分重視
目前，在很多高校，辦公自動(dòng)化僅處于事務(wù)階段，計算機只起打字機作用，形成的電子文件只能稱(chēng)為草稿性電子文件。
所謂的文件管理，主要是將電子文件打印成紙質(zhì)文件后對紙質(zhì)文件的管理，而針對電子的規范管理幾乎未曾進(jìn)行，往往是存儲在硬盤(pán)中的文件被隨意修改、刪除，通常電子文件散落在計算機操作人員手中，沒(méi)有系統地收集整理。
所以，電子文件常常自生自滅，處于可有可無(wú)的散亂狀態(tài)，隨時(shí)間的流失而逐漸丟失，各種原始信息被逐漸忘卻，造成電子文件信息資源的極大浪費。
3.電子文件管理系統功能各異，尚不完善
高校中存在著(zhù)許多電子文件管理系統，如教務(wù)管理系統、人事管理系統、財務(wù)管理系統、科研管理系統等等，這些管理系統功能不一，模式各異，影響了高校電子文件管理標準的制訂。
同時(shí)，要實(shí)現電子文件的有效管理，需要加大設備、人員、技術(shù)力量的投入，但在目前高校中，這方面的投入普遍不足。
4.電子文件未能及時(shí)歸檔管理
按傳統管理原則，歸檔案電子文件當然由高校檔案部門(mén)管理。
但是，由于許多高校的檔案部門(mén)缺少電子文件管理人員，只能管理傳統的檔案文件，因此，歸檔電子文件只能由職能部門(mén)系統管理人員、網(wǎng)絡(luò )中心等信息技術(shù)部門(mén)人員來(lái)管理。
技術(shù)部門(mén)人員雖然精通計算機技術(shù)，卻幾乎不具備檔案管理方面知識，無(wú)法準確把握電子文件價(jià)值，使得電子文件經(jīng)常未能及時(shí)歸檔。
三、電子文件的歸檔管理思考
雖然電子文件具有上述特點(diǎn)，有些方面還和目前紙質(zhì)檔案管理的一些做法不盡相同，但它畢竟是一種發(fā)展趨勢，正如國際檔案理事會(huì )前主席王剛指出的那樣：“電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統觀(guān)念中對檔案的理解，也改變了對檔案的形式、特征、特性、意義的認識。
電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統的紙質(zhì)檔案所用的方法不同，這是文件管理的一場(chǎng)革命。”歸檔是電子文件管理的重要環(huán)節，電子文件歸檔質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響著(zhù)數字檔案館的管理和數字檔案價(jià)值的發(fā)揮。
那么，在高校辦公自動(dòng)化條件下如何進(jìn)行電子文件歸檔管理呢?筆者認為要做到以下幾點(diǎn)：
1.積極主動(dòng)，有針對性地開(kāi)展電子文件歸檔管理工作。
高校產(chǎn)生電子文件的渠道非常豐富，檔案部門(mén)要廣泛調研，搞清楚本校哪些機構將集中產(chǎn)生哪些類(lèi)型的電子文件，了解這些電子文件的特點(diǎn)及用途。
同時(shí)，還可以在這些系統設計階段就參與進(jìn)來(lái)，對系統的設計從檔案的角度提出要求。
比如，對于高校教務(wù)處、學(xué)生處、科研處等部門(mén)，檔案部門(mén)就應該格外加以關(guān)注，由于這些部門(mén)信息系統的采用，將產(chǎn)生大量的電子文件。
高校在招標采購這些管理系統時(shí)，檔案部門(mén)要積極參與評標過(guò)程，在對商家進(jìn)行考核的過(guò)程中，其要對電子檔案的管理提出要求。
檔案部門(mén)的參與將有利于電子檔案的管理。
2.制訂好電子文件歸檔管理制度和管理標準
高校應根據《電子公文歸檔管理理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理理規范》，結合學(xué)校的實(shí)際情況制定《高校電子文件歸檔細則》、《電子文件歸檔與電子檔案管理理規范》、《高校電子文件與電子檔案利用制度》等，以加強對電子文件從形成、歸檔，到開(kāi)發(fā)利用的全程管理。
由于電子文件的記錄格式、載體形式區別于紙質(zhì)文件，電子文件與紙質(zhì)檔案也存在很大差別。
它們不僅在外型上不同，在處理方法、管理內容上也相去甚遠，所以必須根據電子文件的特殊性來(lái)制定相應的管理標準。
如電子文件的登記標準、命名標準、歸檔標準、鑒定標準、收集標準、防護標準、安全標準以及專(zhuān)利維護等等。
管理標準可以由高校檔案部門(mén)會(huì )同網(wǎng)絡(luò )技術(shù)部門(mén)、職能部門(mén)等共同協(xié)商制定，并能使大家都能接受、遵守。
3.整合學(xué)校內部管理機構，加強人員培訓，解決好電子文件歸檔技術(shù)難題
長(cháng)期以來(lái)，高校電子文件歸檔工作沒(méi)有很大進(jìn)展，關(guān)鍵在于檔案部門(mén)缺少電子文件管理人才，而且技術(shù)部門(mén)只懂得計算機知識，卻幾乎不具備檔案管理方面知識。
要解決這個(gè)問(wèn)題，在高校目前情況下，可以采用二步走的方式：第一步，在學(xué)校“網(wǎng)絡(luò )信息中心”內設置信息管理機構、配備專(zhuān)職技術(shù)人員，對全校檔案和現行文件信息系統服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò )設備的安全與維護工作實(shí)行集中有效的管理。
這樣既節省資金，也可以解決檔案館人才缺乏問(wèn)題，又保證了這些部門(mén)工作的技術(shù)支持。
第二步，高校檔案人員要有計劃地參加各類(lèi)培訓，使得檔案人員既懂得檔案管理知識，又掌握計算機技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和設備維護等知識，成為電子文件歸檔的主力軍。
4.做好電子文件日常歸檔管理工作
鑒于電子文件本身也存在著(zhù)目前技術(shù)手段難以克服的缺陷，所以單獨使用，并不安全，電子文件的日常管理要做到以下三方面：(1)檔案部門(mén)要督促電子文件形成部門(mén)、網(wǎng)絡(luò )信息中心等部門(mén)做好電子文件按時(shí)歸檔;(2)對已歸檔的電子文件檔案部門(mén)要做好校對鑒定工作，并解決好電子文件的保存問(wèn)題，對于長(cháng)久保存的電子文件需要定期進(jìn)行復制，以防止信息損失;(3)實(shí)行“雙套制”管理，即具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。
歸檔時(shí)，應同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。
5.加強軟、硬件設施的建設
在硬件管理上，高校檔案部門(mén)要購置與校園網(wǎng)兼容的檔案管理軟件，進(jìn)一步改善計算機保管設施及服務(wù)器，確保電子數據在存儲、傳輸過(guò)程中的穩定與安全。
可從入口、傳輸和使用幾方面采取安全保護措施，電子文件的制作者，管理者和檔案工作者都應積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。
可采用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認證、身份驗證、防火墻、防寫(xiě)措施、檔案備份、安裝殺毒軟件等。
在軟件管理理上，分配專(zhuān)人負責校園網(wǎng)信息收集體工作，及時(shí)收集備份轉換，避免時(shí)間久后，信息的隱藏和丟失。
參考文獻：
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辦公自動(dòng)化中的文書(shū)檔案歸檔的實(shí)踐與思考【3】
[摘 要]檔案管理系統作為辦公自動(dòng)化的重要組成部分，對現行檔案管理體制的影響是深遠的。
為此，筆者就目前公司辦公自動(dòng)化中的文書(shū)檔案歸檔作如下分析和思考。
[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化;文書(shū)檔案歸檔;實(shí)踐與思考
文書(shū)檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展中重要的信息整合環(huán)節，是各種資料實(shí)現整理，分類(lèi)以及信息分享的載體，而檔案對于一個(gè)單位或者是企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著(zhù)不可替代的意義，是企事業(yè)單位各項重大事件的記錄載體，也是未來(lái)各項決策制定的依據，在辦公自動(dòng)化普及和推廣的趨勢下，企事業(yè)單位文書(shū)檔案整理工作質(zhì)量也逐漸提高，同時(shí)其中所存在的問(wèn)題也一一暴露出來(lái)。
為了能夠更好的推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程，全面分析其中存在的問(wèn)題，并制定合理的解決措施是非常必要的，只有這樣才能夠符合新時(shí)代發(fā)展的要求，推動(dòng)企事業(yè)單位的可持續發(fā)展。
1 實(shí)現文書(shū)檔案歸檔自動(dòng)化的必要性
自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理系統是以網(wǎng)絡(luò )信息化及現代化為目標，而進(jìn)行的新型技術(shù)運用，其發(fā)展的基礎是為了促使系統的各個(gè)層面，都能夠達到標準的管理性能，實(shí)現在管理工作中的先進(jìn)性及合理性，促使檔案管理工作更加規范全面。
采用辦公自動(dòng)化系統后，由于計算機對于文字信息的處理能力十分強大，文書(shū)檔案管理工作在計算機的幫助下，也就得到了有效的改善。
文件資料的收集、分類(lèi)、統計也就變得簡(jiǎn)單易行，辦公效率也得到了極大的提高，能夠從根本上減輕檔案工作者的日常辦公壓力，檔案管理員能夠隨時(shí)通過(guò)系統的指示操作，完成對各類(lèi)數據的統計清查與檢索，得出所需的相關(guān)資料，真正意義上實(shí)現檔案業(yè)務(wù)的自動(dòng)化辦公。
2 建立科學(xué)的檔案管理系統
應用計算機的方式管理檔案系統，在對文件進(jìn)行傳遞以及編號時(shí)其過(guò)程具有較明顯的優(yōu)勢，但是，目前在管理檔案的工作中，并不是所有的檔案工作都適合應用計算機的方式進(jìn)行管理。
尤其像文件的鑒定、分類(lèi)或者組卷的一類(lèi)工作，較注重人的經(jīng)驗判斷，并沒(méi)有固定的形式，所以應用計算機來(lái)進(jìn)行判別，具有較困難的問(wèn)題。
所以，在面對這種現象，應該充分的考慮到計算機的有關(guān)優(yōu)勢，充分的發(fā)揮出檔案管理的功能。
檔案管理的系統應該區別于手工管理的方式，在要求論證的情況下，要對每一個(gè)手工的環(huán)節進(jìn)行深入的研究與分析，并認真地研討出哪一類(lèi)的檔案工作可以應用于計算機的管理模式，哪些的檔案管理工作是必須要依靠人來(lái)完成。
自進(jìn)行分配以后，檔案管理的工作才能更加的提高管理效率。
在進(jìn)行分析中，會(huì )發(fā)現在檔案管理系統中較為難處理的一個(gè)問(wèn)題就是文件的立卷環(huán)節。
如果應用傳統的檔案管理的模式，在這一環(huán)節中有關(guān)人士要對文件進(jìn)行鑒定，以及對歸檔簽訂、期限簽訂，并且包括文件的分類(lèi)以及組卷，對案卷的順序進(jìn)行排列以及編寫(xiě)案卷號等程序。
并且對文件進(jìn)行簽訂的過(guò)程中，人們需要去判斷文件的各項分類(lèi)、組卷以及對案卷的標題進(jìn)行擬寫(xiě)等。
因此，檔案管理系統的工作造成了較復雜的局面，并且對于計算機的應用也不能夠充分的發(fā)揮出功能，由此會(huì )造成阻礙檔案管理工作現代化的進(jìn)程。
所以，建立起科學(xué)合理的檔案管理系統，將檔案管理的程序進(jìn)行簡(jiǎn)化，摒棄繁瑣的環(huán)節，將立卷的方式更新形式，應用單份文件歸檔的方式具有良好的應用價(jià)值。
采用單份文件歸檔的形式，文件省去了分類(lèi)、組卷以及擬寫(xiě)標題等內容，并且能夠根據解決計算機存在的歸檔困難的問(wèn)題。
但是，即使將立卷方式進(jìn)行了改變，一些有關(guān)于文件的鑒定工作也應該由人為進(jìn)行判斷，不能夠將這一程序省略。
所以，在文件的歸檔中，檔案部門(mén)的主要工作就是做好對文件的鑒定，保證檔案的質(zhì)量。
建立科學(xué)合理的檔案管理系統，能夠為檔案的歸檔工作提供更有效的質(zhì)量保障，簡(jiǎn)化檔案管理中的有關(guān)環(huán)節，提高管理的效率。
3 對電子檔案管理的幾點(diǎn)看法
1)對檔案管理人員的要求
電子檔案的管理工作從形式上看。
工作人員只需按動(dòng)鍵盤(pán)就可以完成各項管理工作，很輕松。
很方便，而實(shí)際上要求每個(gè)檔案工作人員要有很高的文化素質(zhì)。
在對電子檔案管理的過(guò)程中，計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、形象技術(shù)、數據庫存儲技術(shù)和人工智能技術(shù)的廣泛應用，要求檔案管理人員不僅要掌握扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識，同時(shí)又要有比較廣泛的現代科學(xué)知識，以適應社會(huì )對檔案工作的要求。
為信息社會(huì )的發(fā)展、為人類(lèi)的進(jìn)步服務(wù)。
2)保證原始性是管理電子檔案的關(guān)鍵
盡管電子文件的原始認定遇到了認識上和技術(shù)上的障礙，但我們不能否認它的原始性存在，關(guān)鍵在于我們如何保證這種原始性。
我想可以通過(guò)法律手段、行政手段和技術(shù)措施來(lái)解決。
首先，依靠法律行政手段規范人的行為.保證電子文件的原始性，在電子文件的形成、歸檔、管理、利用等環(huán)節責任到人，對有關(guān)人員建立連鎖責任制.以法律行政手段予以控制。
其次，要高度重視技術(shù)措施，這是保證電子檔案資料安全可靠的最重要前提。
3)探索保護電子檔案的有利措施
要有一個(gè)嚴格的標準，包括環(huán)境標準、載體質(zhì)量標準等，管理部門(mén)應加強技術(shù)研究，檔案工作者據以采取相應的措施，以延長(cháng)電子檔案資料的保存期限。
還應加大資金投入，改善技術(shù)裝備，根據電子文檔的特點(diǎn)配備相應的設施。
4 自動(dòng)化文書(shū)歸檔的實(shí)踐與思考
采取電腦自動(dòng)化與人工紙制化相結合的方式。
利用計算機管理檔案，在文件的傳遞、排序、編號、檢索以及存儲上具有明顯的優(yōu)勢，但并不是所有檔案工作都可以由計算機來(lái)替代。
因此，在檔案管理模塊的設計階段就應考慮如何利用計算機的優(yōu)勢，充分發(fā)揮檔案管理系統的效能。
在檔案管理系統的設計時(shí)，必須對手工管理的每一個(gè)環(huán)節進(jìn)行詳細的分析，分清哪些環(huán)節宜于計算機管理，哪些環(huán)節必須人為干預，哪些環(huán)可以通過(guò)改變管理模式而達到能夠適應計算機管理。
采取計算機與人工鑒定歸檔相結合的方式。
單份文件歸檔，文件不必進(jìn)行分類(lèi)、組卷，省去擬寫(xiě)案卷題名等一系列程序，可以很好地解決計算機歸檔難的問(wèn)題，但要注意，即使改變了立卷方式，文件的鑒定工作還是需要人為去判別，并且不能省略。
因此，在文件歸檔環(huán)節中，檔案部門(mén)的主要職責就是進(jìn)行文件的鑒定工作。
由于文件無(wú)需分類(lèi)、組卷，文件經(jīng)鑒定后可以直接進(jìn)行排序編號，迅速轉化成檔案。
使歸檔工作變得方便而快捷，這將會(huì )極大地縮短每年的文書(shū)歸檔時(shí)間。
采取簡(jiǎn)化歸檔程序與高效率檔案利用相結合的方式。
運用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，將擺脫以往長(cháng)期以來(lái)的一種經(jīng)驗式的模糊管理狀態(tài)，實(shí)現檔案管理由案卷級深入到文件級，由對檔案外部特征(目錄)管理過(guò)渡到內、外部特征(目錄和內容)合并管理的轉變，為公司高效率的檔案利用工作奠定堅實(shí)基礎。
檔案管理系統的難點(diǎn)，關(guān)鍵在于文件轉化成檔案的這一過(guò)程，即文件立卷過(guò)程。
按傳統的檔案管理模式，這一過(guò)程我們需要經(jīng)過(guò)文件的鑒定，包括歸檔鑒定(即鑒定文件是否需要歸檔)和期限鑒定(即保管期限的鑒定)，文件分類(lèi)，文件的組卷，擬寫(xiě)案卷題名，填寫(xiě)卷內目錄和備考表，排列案卷順序，編寫(xiě)案卷號等程序。
5 結束語(yǔ)
總之，當辦公自動(dòng)化系統使用之后，文書(shū)檔案管理必須樹(shù)立一個(gè)全新的觀(guān)念，只有摒棄舊的管理思想和管理模式，才能從整體上提高檔案工作的管理水平和工作效率，將檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，才有充裕的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用和編研工作，從而在數字化程度越來(lái)越高的新世紀里實(shí)現檔案管理工作質(zhì)的飛躍。
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