辦公自動(dòng)化與電子文檔管理
辦公自動(dòng)化與電子文檔管理【1】
[摘 要]當今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，電子計算機大規模地用在了辦公自動(dòng)化方面，隨之而產(chǎn)生的電子文件與紙質(zhì)文件匯成浩大的信息流，成為社會(huì )改革、發(fā)展和增效的寶貴資源。
同時(shí)，這也給我們提出了一個(gè)新問(wèn)題：應如何做好電子文件歸檔管理，成為新時(shí)期檔案工作面臨的最大挑戰和難題。
[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化;電子文檔;管理;問(wèn)題
由于辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)等技術(shù)的不斷發(fā)展和普遍應用，電子文件正在大量產(chǎn)生，并將進(jìn)一步成為新產(chǎn)生文件和檔案的主體。
做好電子文件歸檔與管理，已經(jīng)成為新時(shí)期檔案工作面臨的最大挑戰和難題。
在日常管理過(guò)程中，常常只是強調對于辦公自動(dòng)化的實(shí)現，忽略了對電子文檔的管理工作，特別是在企事業(yè)檔案日程管理之中，對于單機及網(wǎng)絡(luò )產(chǎn)生的電子文檔，常常處于一種無(wú)序的狀態(tài)和專(zhuān)人專(zhuān)管的漲停，一旦某位員工離職，他所處理的各種電子文檔都將失去管理。
因此，我國在努力創(chuàng )建和實(shí)現辦公自動(dòng)化的同時(shí)，也應該注重電子文檔的管理工作，通過(guò)對電子文檔的統一管理，可以實(shí)現充分利用信息資源提高生產(chǎn)率和工作效率。
基于此，本文對辦公自動(dòng)化和電子文檔的管理談點(diǎn)淺見(jiàn)。
一、電子文檔管理與辦公自動(dòng)化
(一)電子文檔管理取決于辦公自動(dòng)化發(fā)展水平
所謂電子文檔是指在辦公自動(dòng)化、信息化以及電子政務(wù)構成之中產(chǎn)生的各種具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保管的電子文件，它是辦公自動(dòng)化的附屬產(chǎn)物。
目前，從發(fā)展趨向來(lái)看，辦公自動(dòng)化的基本構成包括計算機信息處理設備和網(wǎng)絡(luò )通信系統兩個(gè)主要部分，辦公自動(dòng)化的發(fā)展與計算機技術(shù)的不斷深化息息相關(guān)，特別是計算機技術(shù)廣泛應用，使辦公自動(dòng)化產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，隨著(zhù)相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，電子文件存在形態(tài)、存儲方式等也隨之變化。
因此，電子文檔的管理工作和管理水平也應該與辦公自動(dòng)化水平相適應。
(二)辦公自動(dòng)化發(fā)展的三個(gè)階段
縱觀(guān)我國辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程，辦公自動(dòng)化的發(fā)展大體上可以分為以下3個(gè)階段。
第一個(gè)階段，以個(gè)體工作的自動(dòng)化及電子化為特征。
在這個(gè)階段之中，工作人員常常在工作之中，使用個(gè)人電腦和辦公軟件，初步實(shí)現了工作過(guò)程和工作方式的電子化，使得單位內部的通信載體實(shí)現了無(wú)紙化和電子化。
第二個(gè)階段，以工作流程自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò )化為特征。
職工在工作之中以網(wǎng)絡(luò )服務(wù)和個(gè)人電腦聯(lián)網(wǎng)為中心，工作之中主要處理的內容是信息(或工作流)，初步實(shí)現了部門(mén)間、企業(yè)間的信息共享。
第三個(gè)階段，以知識管理為主要特征。
主要工作內容是對信息、數據的管理和知識的處理，基本實(shí)現了工作流程和個(gè)體工作的智能化。
(三)電子文檔管理的三個(gè)發(fā)展階段
電子文檔管理與辦公自動(dòng)化發(fā)展3個(gè)階段相適應也經(jīng)歷了3個(gè)發(fā)展階段。
第一階段，個(gè)體管理階段。
這個(gè)階段中，職工對個(gè)人電腦中存儲的電子文檔進(jìn)行單機化和個(gè)體化管理。
第二階段，網(wǎng)絡(luò )化管理階段。
這個(gè)階段主要側重于服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò )維護管理和信息的維護管理。
第三個(gè)階段，無(wú)紙化管理階段。
這個(gè)階段以網(wǎng)絡(luò )管理和信息化只能管理為基礎，實(shí)現了真正意義的辦公自動(dòng)化和智能化發(fā)展。
二、我國辦公自動(dòng)化及電子文檔管理存在的問(wèn)題
(一)電子文檔歸檔管理工作認識不足
電子文檔是指通過(guò)計算機進(jìn)行傳輸、操作、利用和存儲的文件，這些文件常常以數據化和電子化的形式存在。
目前，雖然我國基本上實(shí)現了辦公自動(dòng)化，但是對于電子文檔的管理工作常常認識不足。
在很多單位，電子文檔只是作為紙質(zhì)文檔的過(guò)渡性載體，所謂數據和文件的輸出，還是以紙質(zhì)載體作為歸檔的文件。
他們大多利用計算機來(lái)起草文件，但是在歸檔管理時(shí)僅僅使用紙質(zhì)文件，而那些原始性的電子文件常常不重視，基本上靠個(gè)人自律，沒(méi)有進(jìn)行統一的管理。
(二)電子文件信息安全管理措施欠缺
電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節，都不可避免信息更改、丟失的可能。
從電子文件管理實(shí)際需要來(lái)看，缺乏一整套科學(xué)、合理、嚴密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節來(lái)阻塞信息失真的隱患，以維護電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)電子問(wèn)低昂歸檔實(shí)行“雙軌制”造成資源浪費
在我國，由于對電子文檔的真實(shí)性和可信性抱著(zhù)謹慎觀(guān)點(diǎn)，因此，大多數單位即使在工作之中發(fā)送了一份電子文件之后，還要再發(fā)一份內容相同的紙質(zhì)文檔，作為最終的管理依據。
大部分單位文件歸檔管理都是采用紙質(zhì)的電子并行管理的模式，常常紙質(zhì)文件歸檔，電子文檔再歸檔一份。
這兩種文檔常常是并行和并存的狀態(tài)，這種“雙軌制”的管理辦法造成了大量的人力、物力、財力浪費。
(四)沒(méi)有實(shí)現文檔一體化管理
我國的電子文檔管理工作之中，還存在著(zhù)檔案管理軟件與辦公自動(dòng)化使用的軟件不匹配和不銜接的問(wèn)題，存在著(zhù)兩種軟件沖突和不匹配的現象，電子歸檔的難度比較大。
(五)不安全因素
數字化信息是電子文檔的主要形態(tài)，電子文檔往往在網(wǎng)絡(luò )之中互相傳遞，這樣非常容易受到網(wǎng)絡(luò )病毒的感染，常常由于硬件發(fā)生問(wèn)題，使得各種電子文檔丟失，這些不安全因素，也客觀(guān)上制約了電子文檔管理的發(fā)展。
三、提高電子文檔管理水平的策略分析
(一)加強電子文件的收集與整理，提高電子文件的原始憑證作用
加強電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等全過(guò)程管理與監控，保證管理工作的連續性。
由于電子文件具備易修改性特征，只有對歸檔電子文件進(jìn)行全程控制和前端管理，才能保證歸檔電子文件的憑證作用。
(二)制定電子文檔管理的相關(guān)管理制度
當前，電子文檔已經(jīng)成為企業(yè)文件管理工作的主要內容，且越來(lái)越多的電子文檔也迫切需要企業(yè)進(jìn)行統一的管理，它自形成時(shí)應有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，應明確規定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數據類(lèi)型、格式等要求，確保其真實(shí)性、完整性、有有效性和安全性。
與紙質(zhì)文件一樣，電子文檔也同樣需要安全、保密、管理、歸檔、利用。
因此，我國企事業(yè)單位在日常管理之中，應該加強對于電子文檔的管理，且專(zhuān)門(mén)為電子文檔管理制定相關(guān)的規章制度，真正的從思想上和制度上推行企業(yè)電子文化的管理工作。
一般來(lái)說(shuō)，制定電子文檔管理的規章制定可以從以下幾個(gè)方面入手：首先明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理鋪設專(zhuān)用的軟硬件設施;其次，相關(guān)檔案管理部門(mén)應逐步完善和制定對電子文檔的全過(guò)程管理制度，在日常電子文檔管理時(shí)做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達到規范化、標準化、制度化。
最后，成立專(zhuān)門(mén)的電子文檔管理的部門(mén)和人員，對于電子文檔進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的監督和管理
(三)建立一個(gè)專(zhuān)用的“通道”，解決電子文檔與紙質(zhì)文檔并行管理的問(wèn)題
建立一個(gè)專(zhuān)用的“通道”，主要是將紙質(zhì)文件和電子文檔以映像方式和文本方式共同存儲在一張光盤(pán)上，然后利用數據庫索引和軟件將二者結合，實(shí)現電子文檔自動(dòng)管理和檢索。
對永久保存的文件，應形成一套紙質(zhì)文件保存。
(四)加強辦公自動(dòng)化系統和電子文檔的安全防護工作
對電子文檔信息管理的安全隱患，我國企事業(yè)單位應該做好電子文檔的安全防護工作。
首先，應該提高電子文檔載體的保存壽命和使用安全，做好電子文檔管理的硬件保障工作。
其次，對計算機網(wǎng)絡(luò )系統和計算機使用的實(shí)體安全予以保證，要設置專(zhuān)人進(jìn)行安全管理，保證計算機和計算機網(wǎng)絡(luò )的硬件安全。
第三，要對計算機網(wǎng)絡(luò )系統的運行安全予以保證，可設定使用文件屬性和文件權限限制和使用限制，這在一定規范內保護服務(wù)器數據與文件。
第四，應該做好數據庫備份工作，使得數據信息安全予以保證。
第五，做好預防病毒和病毒防護的工作，使得計算機網(wǎng)絡(luò )系統免受侵害。
要在計算機系統上安裝防毒軟件，它可自動(dòng)殺毒。
再者不允許隨便使用外來(lái)磁盤(pán)、光盤(pán)等，必須在使用的過(guò)程之中，應嚴格進(jìn)行病毒檢測，確認無(wú)病毒后方可使用。
另外在不需要讀寫(xiě)文件的地方使用“無(wú)盤(pán)工作站”，這種方法行之有效。
四、結論
本文就電子文件管理進(jìn)行了研究，提出了個(gè)人觀(guān)點(diǎn)和看法：首先，本文認為電子文檔的管理工作受到網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和計算機科技制約，電子文檔的管理水平與與辦公自動(dòng)化水平相適應。
其次，我國辦公自動(dòng)化及電子文檔管理存在以下一些問(wèn)題：對于電子文檔歸檔管理工作認識不足;電子文檔與紙質(zhì)文件存在著(zhù)并行使用和并行管理的狀態(tài);沒(méi)有實(shí)現文檔一體化管理，不安全因素。
最后認為可以從幾個(gè)方面入手提高電子文檔管理水平：提高電子文檔管理的重視程度，制定相關(guān)的管理制度;建立一個(gè)專(zhuān)用的“通道”，解決電子文檔與紙質(zhì)文檔并行管理的問(wèn)題;加強辦公自動(dòng)化系統和電子文檔的安全防護工作。
辦公自動(dòng)化下的文檔管理【2】
摘 要：隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步、科技的發(fā)展，計算機技術(shù)已經(jīng)深入到政治、軍事、經(jīng)濟、教育、醫療、體育乃至我們生活的方方面面，徹底改變了人們的傳統生活和工作等;基于計算機技術(shù)的辦公自動(dòng)化也不可避免的改變了我們文檔管理工作。
本文通過(guò)對辦公自動(dòng)化的概念，發(fā)展、功能等方面進(jìn)行分析，并對辦公自動(dòng)化下的文檔管理提出相應的分析和建議。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 文檔管理 計算機
在科學(xué)技術(shù)日新月異、高速發(fā)展的今天，計算機技術(shù)、信息技術(shù)等科學(xué)技術(shù)不斷的改變著(zhù)人們的生活和工作的方方面面，有力地推動(dòng)著(zhù)政治、軍事、經(jīng)濟、教育、醫療、體育等方面的進(jìn)步，讓我們深刻的體會(huì )到鄧小平同志說(shuō)過(guò)的：“科技是第一生產(chǎn)力”。
基于計算機技術(shù)的辦公自動(dòng)化技術(shù)的應用在解放了大量人工的同時(shí)，極大的提高了工作效率。
為了準確、系統、及時(shí)、完整地收錄和提供檔案信息，更好地提高體育事業(yè)文檔管理能力和水平，了解、學(xué)習和正確使用辦公自動(dòng)化系統，是我們必須掌握的技能。
1 辦公自動(dòng)化的概況
1.1 辦公自動(dòng)化的概念及發(fā)展
辦公自動(dòng)化(Office Automation)縮寫(xiě)為“OA”，于20世紀60年代初由歐美專(zhuān)家提出。
在第一次全國辦公自動(dòng)化規劃討論會(huì )上，我國專(zhuān)家將其定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術(shù)設備構成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人機信息處理系統。
20世紀80年代開(kāi)始，我國的辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)由最早的以個(gè)人電腦為工具，文檔和數據的電子化逐步取代紙質(zhì)介質(zhì);借助網(wǎng)路技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)，實(shí)現文檔收發(fā)由工作流自動(dòng)化方式取代人工方式;WEB環(huán)境下的以知識管理為核心的辦公自動(dòng)化;網(wǎng)路應用至平臺的全新辦公自動(dòng)化網(wǎng)路平臺的應用等階段。
1.2 辦公自動(dòng)化的功能
辦公自動(dòng)化的功能主要是借助計算機、網(wǎng)路、數據庫、服務(wù)器等實(shí)現辦公的無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò )化以及自動(dòng)化。
基本功能包括個(gè)人辦公的管理，公告、材料的生成，文檔的歸檔、管理，會(huì )議的協(xié)調、安排的管理，人事管理，公共信息的管理、查詢(xún)等等。
2 辦公自動(dòng)化下的文檔管理的基礎
2.1 加強宣傳和學(xué)習
雖然辦公自動(dòng)化推行在我國已經(jīng)有20多年，但由于人們觀(guān)念改變的遲緩，尤其是一些老同志仍依賴(lài)紙質(zhì)介質(zhì)的使用;相關(guān)部門(mén)對辦公自動(dòng)化優(yōu)勢認識的不到位;辦公自動(dòng)化設備首次投入資金過(guò)大;現有文檔管理人員在熟練掌握和使用現有工作方法下，對全新的工作方式學(xué)習不熱心等原因，造成辦公自動(dòng)化下的文檔管理工作推行遲緩。
因此，加強對文檔管理人員、相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導等的宣傳尤為重要。
只有在改變認識后，人們才能夠積極、主動(dòng)的學(xué)習新知識，從而提高辦公自動(dòng)化的使用，提高文檔管理水平，
2.2 制定和完善規章制度
完善的規章制度是推動(dòng)、完成和檢驗工作的保障，辦公自動(dòng)化下的文檔管理帶來(lái)的不僅是工作方式的改變，還影響到相應的辦公模等式和體制的改變。
所以，針對管理人員、信息安全、相關(guān)部門(mén)間的協(xié)調配合等制定并完善相應的規章制度是十分必要的。
2.3 提高相關(guān)人員的素質(zhì)水平
使用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文檔管理的目的是為了提高工作效率，提高工作質(zhì)量，而高水平的文檔管理人員是其目的實(shí)現的保障。
因此，在加強宣傳和教育的同時(shí)，對于不同職責的人員，針對其工作特點(diǎn)、要求和自身素質(zhì)能力，分階段、有針對性的進(jìn)行定期培訓使其能夠勝任自身工作，并對與自己工作相關(guān)的崗位的工作有一定了解認識。
從而能夠依據工作的實(shí)際，具備計算機基本維護，選擇合適工作軟件、平臺和工作方法的能力，科學(xué)、合理、高效地完成工作。
3 辦公自動(dòng)化下的文檔管理要求
3.1 紙質(zhì)文檔與電子文檔并存
文件檔案是一個(gè)部門(mén)、一個(gè)單位……一個(gè)國家發(fā)展歷程的記錄和見(jiàn)證。
傳統的文檔管理以紙質(zhì)文件材料為工作對象，其管理工作經(jīng)過(guò)長(cháng)期實(shí)踐，已總結出一套工作流程及方法、原則。
基于辦公自動(dòng)化下的文檔管理工作，不僅僅是對電子文檔進(jìn)行歸檔、管理，還要利用辦公自動(dòng)化平臺對紙質(zhì)(傳統)文檔進(jìn)行科學(xué)化管理。
因此在文檔管理工作中紙質(zhì)文檔與電子文檔并存是十分重要和必要的。
3.2 電子檔案修改痕跡的可追溯性
由于電子文檔的內容容易被修改甚至被刪除，為了確保電子文檔的原始性和真實(shí)性，應該盡可能多的記錄電子文檔的元數據：如文件創(chuàng )建者、文件主題、格式、創(chuàng )建日期、修改日期、收件者、歸檔日期、重要程度等。
設定電子檔案修改痕跡的可追溯性是保證電子文檔真實(shí)有效的重要保障。
3.3 電子文檔的備份和反病毒保護
辦公自動(dòng)化下的文檔管理工作主要由計算機、網(wǎng)路和服務(wù)器等完成，這就需要我們必須做好電子文檔的備份和反病毒保護工作：
(1)有條件的部門(mén)、單位，可以為文件檔案管理設置專(zhuān)用計算機。
(2)對所管理文件檔案定期備份。
(3)加強計算機的反病毒防護工作。
如安裝必要的殺毒軟件、設置訪(fǎng)問(wèn)權限、提高計算機安全設置等級、設定用戶(hù)密碼等。
總之，加強辦公自動(dòng)化理論和技術(shù)的學(xué)習和掌握，在文檔管理中正確使用辦公自動(dòng)化設備和技術(shù)，能夠更好、更有效地適應和完成現代化的文檔管理工作。
參考文獻
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