高校集體戶(hù)口信息化管理的建設與深思

　　下面是一篇關(guān)于高校集體戶(hù)口信息化管理的建設與深思的論文,對正在寫(xiě)有關(guān)于信息化管理論文的寫(xiě)作者有一定的參考價(jià)值和指導作用!

　　摘 要：高校的集體戶(hù)口管理是高校管理及服務(wù)校內師生員工的一個(gè)重要組成部分，其特點(diǎn)是一項繁雜瑣碎、專(zhuān)業(yè)性、政策性很強的基礎工作。近年來(lái)，傳統高校戶(hù)籍管理方式面對諸多挑戰，已經(jīng)滯后于國民經(jīng)濟的發(fā)展和改革的需要。實(shí)現集體戶(hù)口信息化管理，不但保證戶(hù)籍信息變動(dòng)的準確性、及時(shí)性，而且通過(guò)信息化手段，提高了管理工作效率和質(zhì)量，并輔助進(jìn)行管理決策，提高管理水平，推動(dòng)管理的科學(xué)化。

　　關(guān)鍵詞：戶(hù)籍管理;集體戶(hù)口管理;高校;信息化

　　隨著(zhù)改革開(kāi)放不斷深入，高校傳統的集體戶(hù)口管理模式暴露出來(lái)越來(lái)越多的弊端[1]，近來(lái)要求進(jìn)行相應戶(hù)籍制度進(jìn)行改革的呼聲越來(lái)越高。[2]在這種情況下，隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，如何實(shí)現信息化戶(hù)籍管理，發(fā)揮計算機和信息技術(shù)的優(yōu)勢，推動(dòng)管理和決策的科學(xué)化，是一個(gè)值得深入研究和深思的課題。[3]

　　清華大學(xué)自2007起，啟動(dòng)建設集體戶(hù)口管理系統，相繼建設了戶(hù)籍基本信息管理、遷入、遷出、借用歸還、二代身份證管理、信息服務(wù)等多個(gè)模塊。經(jīng)過(guò)多年的建設，系統功能逐步完整，體系不斷完善，通過(guò)提供及時(shí)、準確的信息服務(wù)使得該系統在戶(hù)籍管理和決策支持方面發(fā)揮了重大的作用。

　　一、信息系統建設

　　高校的戶(hù)籍管理既是一項繁雜瑣碎、專(zhuān)業(yè)性、政策性很強的基礎工作，也是高校管理及服務(wù)校內師生員工的一個(gè)重要組成部分。當前集體戶(hù)口的戶(hù)籍為雙重管理：行政管理權屬于轄區派出所，而戶(hù)口的相關(guān)紙質(zhì)資料，包括戶(hù)口卡、首頁(yè)等，其存放和日常使用及管理由學(xué)校戶(hù)籍管理部門(mén)進(jìn)行。

　　在傳統的戶(hù)籍管理模式下，戶(hù)口的遷入、遷出、借用、歸還等大部分工作通過(guò)手工進(jìn)行，或通過(guò)excel輔助工作。存在著(zhù)手工操作工作量大、效率低、數據準確性差、不能保證數據更新和傳遞的及時(shí)性等缺點(diǎn)。戶(hù)籍管理信息系統的建設和應用，實(shí)現了信息的網(wǎng)絡(luò )化管理，克服了諸多缺點(diǎn)，推動(dòng)了管理和服務(wù)水平的提高[4]。

　　1.系統功能設計

　　(1)戶(hù)口卡片網(wǎng)絡(luò )化：系統首先實(shí)現了對個(gè)人戶(hù)籍的完整信息的信息化管理，并將信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò )，面向集體戶(hù)口個(gè)人開(kāi)放戶(hù)口卡片的查詢(xún)和信息核對功能，個(gè)人在網(wǎng)頁(yè)上可以查詢(xún)到與戶(hù)口卡信息及版式相同的頁(yè)面，這樣，通過(guò)信息技術(shù)建立管理部門(mén)與個(gè)人的信息反饋機制，避開(kāi)個(gè)人信息的錯誤狀態(tài)長(cháng)期存在，給相關(guān)管理帶來(lái)?yè)p失。網(wǎng)上戶(hù)口卡片信息如圖1所示。

　　另外，集體戶(hù)口人群中很大一部分為高校集體戶(hù)口管理信息化的建設與深思本校教職工，他們在住房、教育、社會(huì )保障等過(guò)程中，很多時(shí)候要用到集體戶(hù)口卡的首頁(yè)。以清華大學(xué)為例，一般為多個(gè)部門(mén)、幾百人共用一張戶(hù)口卡首頁(yè)，在相關(guān)業(yè)務(wù)辦理的集中階段，容易出現首頁(yè)借用沖突的情況。為此，戶(hù)口管理辦公室將首頁(yè)掃描到系統中，個(gè)人可以網(wǎng)上查看、打印首頁(yè)，持打印件到戶(hù)口辦公室蓋章。這樣，既避開(kāi)了使用沖突，也大大減輕了工作人員查找、登記的工作量。

　　(2) 優(yōu)化管理流程[5]：戶(hù)口管理包括戶(hù)口的遷入、遷出、借用、歸還等多個(gè)業(yè)務(wù)階段，每階段有相應的管理流程。戶(hù)籍管理信息系統

　　的建設，不是將管理流程簡(jiǎn)單的計算機化，而是通過(guò)分析，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)流程的整合、重組、再造，實(shí)現業(yè)務(wù)的更合理分工，推動(dòng)科學(xué)化管理。[6]比如在戶(hù)口遷入方面，系統實(shí)現與清華數字迎新系統的實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)和數據接口;在戶(hù)口遷出方面，與就業(yè)中心分工合作，與將遷移證的發(fā)放與派遣證合并，減輕了部門(mén)的工作量，去繁就簡(jiǎn)，也減少了畢業(yè)生手續辦理的環(huán)節，提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，管理也更為科學(xué);在戶(hù)口借用業(yè)務(wù)上，實(shí)現了網(wǎng)絡(luò )預約，學(xué)生可以不必到院系開(kāi)介紹信，受到了學(xué)生的歡迎和好評。

　　(3)建設管理平臺：建設了綜合的戶(hù)籍管理平臺，實(shí)現戶(hù)籍管理全過(guò)程的信息化，包括戶(hù)口和身份證管理兩個(gè)部分。相關(guān)各項主要業(yè)務(wù)均通過(guò)系統進(jìn)行，功能主要包括戶(hù)口遷入、日常管理、身份證管理、戶(hù)口遷出、查詢(xún)統計、信息服務(wù)等多個(gè)模塊，并根據戶(hù)籍管理的特點(diǎn)，支持戶(hù)口的批量遷入遷出、日常遷入遷出、戶(hù)口異動(dòng)、戶(hù)口借出歸還、日常辦公等業(yè)務(wù)。不但保證了這些業(yè)務(wù)的有序辦理，而且在學(xué)校范圍實(shí)現了與教職工、學(xué)生等信息的共享。系統還與中關(guān)村派出所相關(guān)戶(hù)籍管理系統實(shí)現了數據交換接口，從源頭上保證了戶(hù)籍信息的準確性、完整性和更新及時(shí)性。

　　2.系統數據模型

　　在系統在功能模塊逐步完整、完善的同時(shí)，系統更加注重于為各類(lèi)用戶(hù)提供服務(wù)。集體戶(hù)口管理系統與清華大學(xué)人事系統、學(xué)生系統、迎新系統、離校系統、收費系統實(shí)現了數據實(shí)時(shí)共享。在外延方面，實(shí)現與公安戶(hù)籍管理系統數據接口。從而支持各項業(yè)務(wù)管理過(guò)程。集體戶(hù)口管理系統的數據模型如圖2所示。

　　3.系統建設成果

　　清華大學(xué)戶(hù)籍管理系統的建設，體現了管理公開(kāi)和以人為本的理念，實(shí)現管理流程透明化，使教職工和學(xué)生可以充分了解了集體戶(hù)口管理的手續辦理過(guò)程，減少了工作過(guò)程中不必要的誤解和矛盾，集體戶(hù)口人員可以對管理進(jìn)行有效的監督。加強了面向教職工和學(xué)生個(gè)人的服務(wù)，深化服務(wù)內容，提高服務(wù)水平。

　　(1)面向管理部門(mén)工作人員：提供業(yè)務(wù)工作平臺，通過(guò)戶(hù)口管理業(yè)務(wù)流程的規范和優(yōu)化，使工作人員從繁重的日常重復性工作中解放出來(lái)，實(shí)現了合理的分工;通過(guò)與校內外其他部門(mén)的系統接口和信息共享，工作人員只需要在系統中維護戶(hù)籍的必須信息，而人員的基本信息、戶(hù)籍的大部分信息，都可以從其他部門(mén)獲得，在業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節，實(shí)現了數據的一次采集，重復使用，避開(kāi)了數據的重復錄入，既減輕了工作人員的工作量，也減少錯誤的產(chǎn)生，提高了管理效率;通過(guò)數據的統計和分析，工作人員可以預見(jiàn)性的對主要業(yè)務(wù)的工作量進(jìn)行預估，對容易發(fā)生工作失誤的環(huán)節，做到心中有數，提前預警，提高了個(gè)人的工作效率。[7]

　　(2)面向全校師生：通過(guò)流程優(yōu)化，減輕個(gè)人辦理業(yè)務(wù)的強度。在戶(hù)口的遷入時(shí)，系統與迎新系統向結合，使不需要遷移戶(hù)口的學(xué)生直接通過(guò)此項手續;在戶(hù)口的遷出時(shí)，與派遣證的發(fā)放相結合，使兩個(gè)手續集中辦理，學(xué)生不需要跑腿的手續不跑，減少排隊;在戶(hù)口借用時(shí)，通過(guò)網(wǎng)上預約，避開(kāi)學(xué)生需要先到院系開(kāi)介紹信的麻煩。另外，對于常見(jiàn)理由，如集體戶(hù)口的管理辦法、戶(hù)口遷入、遷出過(guò)程等，系統通過(guò)信息發(fā)布，個(gè)人可以隨時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上查詢(xún)，避開(kāi)學(xué)生辦理手續的盲目性。圖3是戶(hù)籍業(yè)務(wù)手續辦理說(shuō)明示意圖。(3)面向各級領(lǐng)導：系統不但涵蓋了個(gè)人戶(hù)籍的各項信息，也從人事處、教務(wù)處等其他的業(yè)務(wù)部門(mén)系統中共享信息，實(shí)現跨部門(mén)的信息整合和利用;另外，在時(shí)間上，系統存儲了歷年來(lái)戶(hù)籍相關(guān)業(yè)務(wù)的數據，系統從以上兩個(gè)維度，為相關(guān)各級領(lǐng)導提供信息的綜合查詢(xún)和統計報表，通過(guò)數據的趨勢分析和對比，協(xié)助管理人員深思、發(fā)現業(yè)務(wù)的工作規律，輔助領(lǐng)導進(jìn)行科學(xué)決策。

　　二、系統應用情況

　　通過(guò)系統的應用，支持了清華大學(xué)每年約1.1萬(wàn)人次的戶(hù)籍變動(dòng)，直接和輔助支持了每的日常查詢(xún)、借用、開(kāi)具各類(lèi)證明、辦理身份證等服務(wù)達3.5萬(wàn)人次。信息的網(wǎng)上發(fā)布、核對、業(yè)務(wù)辦理功能的開(kāi)通，還大大緩解了日益嚴重的學(xué)生集體戶(hù)口積壓現象。[8]業(yè)務(wù)辦理的速度也大大提高，如以往新生落戶(hù)一般需要4-5個(gè)月的時(shí)間，而在系統應用后，時(shí)間縮短至兩個(gè)月，顯著(zhù)提高了工作效率。

　　三、展望

　　雖然集體戶(hù)口管理系統在清華大學(xué)的應用取得了良好的效果，但是在高校擴招、人戶(hù)分離、多樣化的用工形式等現象不斷涌現的背景下，[9]管理在不斷改革和深入，相應的，也需要現有信息化集體戶(hù)口管理進(jìn)行必要的改善和完善，尤其是公安系統常住人口的網(wǎng)上戶(hù)籍遷移等工作的逐步落實(shí)，實(shí)現在全國范圍內的公安戶(hù)籍聯(lián)網(wǎng)工程任重道遠。[10]總之，高校集體戶(hù)口信息系統建設面對很多新的需求和挑戰，只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善，才能保障和推動(dòng)學(xué)校管理和服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。

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