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辦公自動(dòng)化的現狀及其發(fā)展趨勢
辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為目前機構和組織辦公的主要手段，在機構的運轉和發(fā)展中扮演重要的角色，同樣也成為管理者們關(guān)注的重點(diǎn)目標。下面是YJBYS小編搜索整理的關(guān)于辦公自動(dòng)化的現狀及其發(fā)展趨勢，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
一、辦公自動(dòng)化的概念
辦公自動(dòng)化(OA)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“OA”)就其起源、產(chǎn)生的背景來(lái)講，伴隨電子產(chǎn)品和設備的發(fā)展和在辦公實(shí)踐中的應用，使辦公室的工作能夠自動(dòng)化進(jìn)行，最開(kāi)始時(shí)候主要是以解決政府機關(guān)和大公司單位的檔案、文件，通過(guò)辦公自動(dòng)化應用更加輕松和短時(shí)間的進(jìn)行大量文件、檔案的處理。辦公自動(dòng)化OA作為―個(gè)術(shù)語(yǔ)是由DS哈特于1936年首先提出來(lái)的。我國的辦公自動(dòng)化發(fā)展和應用于1985年首次辦公自動(dòng)化規劃討論會(huì )上提出的。辦公自動(dòng)化的開(kāi)展和應用實(shí)際意義上為通訊設備(電話(huà)、傳真機)，計算機技術(shù)、信息技術(shù)與行為科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)及電子設備應用在辦公室的各種工作和各種活動(dòng)，幫助整理、統計和提高工作效率、質(zhì)量等。最主要的目的是為提高工作效率、工作質(zhì)量;減輕工作負擔，改善工作環(huán)境和提高工作者的工作積極性。
二、OA的發(fā)展
辦公自動(dòng)化最早是起源的國外，伴隨我國的辦公水平和科學(xué)技術(shù)的提高，20世紀70-80年代我國才逐漸提出辦公自動(dòng)化概念和開(kāi)始實(shí)施辦公自動(dòng)化管理，辦公自動(dòng)化主要是通過(guò)計算機、打印機、復印機進(jìn)行相關(guān)信息的管理、傳送、儲存等，重點(diǎn)是進(jìn)行文件管理和編輯。但伴隨計算機技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步， 90年代后期互聯(lián)網(wǎng)逐漸廣泛應用于機構的辦公，從而能夠更加有效快速的獲得相關(guān)資料和進(jìn)行管理，同時(shí)對不必要的文件和資料不必進(jìn)行打印，減少儲存空間的同時(shí)減少辦公耗材的浪費。利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行各個(gè)機構和部門(mén)的監督和管理還能夠有效的提高監管力度和效果，減少信息傳遞過(guò)程的時(shí)間和過(guò)程，從而提高辦公人員的工作效率，減輕工作人員的辦公負擔。
伴隨近些年人們對環(huán)保的重視和關(guān)注，如今辦公室內提倡低碳無(wú)紙化辦公，主要是減少辦公室內文件的打印、降低紙張的浪費，節約辦公用紙等，能夠不進(jìn)行打印的文件盡量應用單子版通知和進(jìn)行相關(guān)信息的轉達。上報相關(guān)信息盡量以電子版的形式進(jìn)行傳送，降低辦公紙張的使用。
三、OA存在問(wèn)題
各個(gè)機構辦公人員的文化水平不一，導致在進(jìn)行辦公自動(dòng)化的實(shí)施中存在一定的障礙。部分年齡較大的工作人員由于生活在傳統辦公的時(shí)間較長(cháng)，因此對辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化辦公缺少認識和學(xué)習，對應用辦公自動(dòng)化存在抵抗情緒和消極態(tài)度，在計算機和互聯(lián)網(wǎng)的應用中存在一定的障礙。僅能夠進(jìn)行計算機的單機操作、還繼續傳統的辦公方式，不能進(jìn)行電子版文件和相關(guān)信息的上報操作。
四、OA發(fā)展趨勢
伴隨互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，辦公自動(dòng)化的計算機應用已經(jīng)得到普及，同時(shí)應用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公也逐漸成為趨勢化發(fā)展。面對越來(lái)越多的電視會(huì )議、電話(huà)會(huì )議、視頻會(huì )議的開(kāi)展，辦公自動(dòng)化互聯(lián)網(wǎng)辦公已經(jīng)成為工作中必不可少的。以后辦公自動(dòng)化發(fā)展的趨勢應逐漸趨于數字化、網(wǎng)絡(luò )化發(fā)展逐漸替代傳統的辦公模式。同時(shí)伴隨越來(lái)越多互聯(lián)網(wǎng)和計算機的應用，互聯(lián)網(wǎng)安全逐漸得到管理者們的關(guān)注，對于上傳和下載信息的安全問(wèn)題，管理者們尤為重要，尤其是涉及到機構內秘密文件和信息的處理和保管。安全系統的建立主要為：
(一)相關(guān)信息的保密和安全性，在實(shí)際工作中應保證相關(guān)文件的上傳和下載過(guò)程中安全可靠，具備相關(guān)的可查詢(xún)的記錄，在出現相關(guān)信息的安全問(wèn)題時(shí)可進(jìn)行記錄的查詢(xún)，保證操作人員不能夠進(jìn)行行為的抵賴(lài)。確保在辦公過(guò)程中的保密性，無(wú)授權不能隨意進(jìn)行相關(guān)資料和文件的獲取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被篡改。
(二)安全系統的完善和建立，在計算機和互聯(lián)網(wǎng)的應用中應注意本系統和部門(mén)計算機，安全系統的完善和修復，應定期對本機構計算機和互聯(lián)網(wǎng)安全進(jìn)行維護，保證計算機和互聯(lián)網(wǎng)使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客進(jìn)行攻擊導致系統癱瘓，重要信息和文件丟失導致嚴重損失。我國目前主要的互聯(lián)網(wǎng)安全措施主要是依據計算機情況建立防火墻，阻擋惡意木馬、病毒的攻擊和竊取相關(guān)的信息和文件。同時(shí)對在文件夾的傳輸和下載中，存在安全隱患的文件等，阻擋其進(jìn)行收發(fā)和使用，更高層的監管為公安部門(mén)的監管，對管轄區域內不安全網(wǎng)絡(luò )和數據管理系統進(jìn)行監管，控制違法網(wǎng)站和不良信息的傳播。能夠有效的保證在應用網(wǎng)絡(luò )中所有信息和相關(guān)文件的安全性和保密性，減少不發(fā)分子竊取機密文件進(jìn)行違法活動(dòng)。
綜上所述，今后辦公自動(dòng)化的發(fā)展主要為數字化、安全信息管理化發(fā)展，實(shí)現完全辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化辦公，在對辦公自動(dòng)化優(yōu)化的同時(shí)應注意對工作人員計算機和網(wǎng)絡(luò )知識管理方面的培養，提高安全意識、增加對網(wǎng)絡(luò )安全的重視。在降低辦公成本、增加辦公效益、改善辦公環(huán)境、減輕辦公負擔的情況下，使辦公室工作者們能夠有個(gè)更加輕松、愉快、安全、穩定的辦公環(huán)境。因此，辦公自動(dòng)化發(fā)展是目前辦公管理必然發(fā)展的趨勢，讓辦公更加人性化獲得更高的辦公效率，付出最小的辦公成本。
擴展：辦公自動(dòng)化管理辦法
為加快我局辦公自動(dòng)化建設的深入開(kāi)展，各部門(mén)要充分運用高科技手段，為科研、行政及后勤管理服務(wù)，提高辦公效率，優(yōu)化辦公質(zhì)量�，F對我局辦公自動(dòng)化管理作如下規定（試行）：
一、總則
辦公自動(dòng)化是以電腦為核心的復雜的“人與機”信息處理系統，它集管理、控制、服務(wù)等功能于一體，是一門(mén)受時(shí)代科技支持的綜合性的應用技術(shù)學(xué)科，加強和加快辦公自動(dòng)化建設，是促進(jìn)辦公業(yè)務(wù)迅速向前發(fā)展的物質(zhì)基礎。加大辦公自動(dòng)化建設的力度，擴大其應用的覆蓋面和應用能力，是提高辦公效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的有效措施。
加快全局辦公自動(dòng)化建設是當前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快辦公自動(dòng)化建設，首先要進(jìn)行管理思想的變革，特別是領(lǐng)導干部更要轉變觀(guān)念，力求達到管理的科學(xué)性和有效性。
各級領(lǐng)導要高度重視，加強領(lǐng)導，將此項工作列入工作日程，立足于現代化辦公管理，從自身做起，從身邊做起，發(fā)揮局內網(wǎng)功能，實(shí)現辦公自動(dòng)化、標準化管理。
各部門(mén)主要領(lǐng)導負總責，針對辦公自動(dòng)化管理人員技能、素質(zhì)欠缺的實(shí)際，配合局信息中心采取多種形式，加強對辦公自動(dòng)化管理人才的培養、提高，使他們掌握辦公自動(dòng)化的基本知識和技能，成為本部門(mén)辦公自動(dòng)化建設的技術(shù)骨干，并帶動(dòng)全部門(mén)人員掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)，努力促進(jìn)全局辦公自動(dòng)化人才培養的現代化，使辦公自動(dòng)化系統應有的效率得到高效發(fā)揮。
二、辦公自動(dòng)化范圍
�、�、日常辦公
1、能迅速處理各種文書(shū)、資料，包括輸入、翻譯、編輯、拍板、修改、打印、儲存等功能的文字信息處理；
2、能收集、生成報表統計、賬目計算、日常事務(wù)管理的數據信息處理；
3、能高效率、大容量地登記、分類(lèi)、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢(xún)；
4、能在網(wǎng)上下載資料、發(fā)布信息、傳遞文件，運用電子信箱進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )通信等處理。實(shí)現公文、檔案、秘書(shū)、信息宣傳、辦公等日常工作全程網(wǎng)絡(luò )化、無(wú)紙化。
�、�、環(huán)境管理、科研
1、制作多媒體（cAI）課件及數據庫的開(kāi)發(fā)與利用；
2、合理使用局內網(wǎng)作為寬帶高速的網(wǎng)絡(luò )平臺，開(kāi)發(fā)和利用具有辦公自動(dòng)化功能的應用軟件，將辦公自動(dòng)化系統引入機關(guān)領(lǐng)導及有關(guān)行政、科研、管理部門(mén)的辦公桌面；
3、充分利用信息技術(shù)和發(fā)揮局內網(wǎng)的作用，實(shí)現全局的資源共享，為全局辦公自動(dòng)化系統服務(wù)；
4、通過(guò)Tnterent實(shí)現局內網(wǎng)與各個(gè)部門(mén)、上級部門(mén)的互連，實(shí)現政務(wù)信息和科研成果資源共享。
三、安全保密要求
安全是辦公自動(dòng)化正常運行的基本要求，它既是一個(gè)技術(shù)目標，又是管理目標。保密是電訊、文字儲存、傳輸系統必須保證的工作前提，作為辦公自動(dòng)化主體技術(shù)的計算機技術(shù)本身包含著(zhù)不安全因素，這些不安全既有系統自身的，也有人為地，因此全局在辦公自動(dòng)化建設過(guò)程中，必須做到：
1、堅持安全保密原則，建立辦公自動(dòng)化系統安全保密原則，建立辦公自動(dòng)化系統安全保密工作的科學(xué)管理體系。
2、局成立計算機安全保密工作領(lǐng)導小組，加強對計算機、磁盤(pán)秘密載體的規范管理，杜絕設備技術(shù)故障，消除環(huán)境不安全因素。
3、完善保密配套設備和保密工作督察制度，改變傳統辦公方式，實(shí)現標準化、規范化管理，建立起新的科學(xué)的工作秩序。
要以加快辦公自動(dòng)化建設為契機，帶動(dòng)全局信息化建設，在工作中，做到運行—提高—再運行—再提高，使各項系統發(fā)揮實(shí)效，根據局機關(guān)管理系統設置、信息流量、人員素質(zhì)、工作環(huán)境等方面的條件，堅持實(shí)事求是，科學(xué)規范，合理簡(jiǎn)化，分工協(xié)作，職責落實(shí)，使之能夠方便地利用交互式多媒體系統，及時(shí)了解第一手資料，完成有關(guān)辦公事務(wù)和程序，并為局領(lǐng)導做出科學(xué)決策提供依據的辦公自動(dòng)化系統，從根本上推進(jìn)全局管理思想和管理方法的科學(xué)化，提高管理水平和工作效率。
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