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辦公室自動(dòng)化特點(diǎn)及發(fā)展
辦公室自動(dòng)化系統一般指實(shí)現辦公室內事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化, 隨著(zhù)三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)、計算機技術(shù)和數據庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統有四個(gè)新的特點(diǎn)：集成化;智能化;多媒體化;運用電子數據交換(EDI)。因辦公自動(dòng)化的對象辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導進(jìn)行決策的場(chǎng)所，辦公自動(dòng)化系統在現實(shí)生活中的運用逐漸廣泛。辦公自動(dòng)化系統也有它看得見(jiàn)的優(yōu)點(diǎn)和因現在科技水平和信息傳播的限制存在著(zhù)它的缺點(diǎn)。隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化系統的普及化將成為其主要的發(fā)展趨勢。
1.辦公自動(dòng)化系統的概念：
辦公室自動(dòng)化系統一般指實(shí)現辦公室內事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動(dòng)化, OA(辦公自動(dòng)化)技術(shù)分為三個(gè)不同的層次：第一個(gè)層次只限于單機或簡(jiǎn)單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱(chēng)之為事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統;信息管理型OA系統是第二個(gè)層次,信息管理型的辦公系統，是把事務(wù)型(或業(yè)務(wù)型)辦公系統和綜合信息(數據庫)緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統;
決策支持型OA系統是第三個(gè)層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關(guān)內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。事務(wù)級OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個(gè)功能層次，三個(gè)功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調用和計算機數據網(wǎng)絡(luò )通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網(wǎng)絡(luò )通信系統把三個(gè)層次的OA系統集成一個(gè)完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環(huán)節，以期提高整個(gè)辦公系統的效率。
2.辦公自動(dòng)化系統的特點(diǎn)：
辦公室自動(dòng)化是近年隨著(zhù)計算機科學(xué)發(fā)展而提出來(lái)的新概念。通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來(lái)文件存檔，查詢(xún)本部門(mén)文件和外來(lái)文件，產(chǎn)生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進(jìn)設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動(dòng)化的基本特征。隨著(zhù)三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)、計算機技術(shù)和數據庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統有四個(gè)新的特點(diǎn)：(1)集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò )產(chǎn)品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會(huì )公眾信息系統的集成，組成了“無(wú)縫集成”的開(kāi)放式系統。(2)智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動(dòng)，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。(3)多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動(dòng)畫(huà)的綜合處理。(4)運用電子數據交換(EDI)。通過(guò)數據通訊網(wǎng)，在計算機間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。這個(gè)層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。
3.辦公自動(dòng)化系統的現實(shí)應用與發(fā)展：
我國專(zhuān)家在第一次全國辦公自動(dòng)化規劃討論會(huì )上提出辦公自動(dòng)化的定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術(shù)設備構成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機信息處理系統。而辦公自動(dòng)化的對象辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導進(jìn)行決策的場(chǎng)所。領(lǐng)導機關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來(lái)之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。在行政機關(guān)工作中，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。隨著(zhù)信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營(yíng)目標關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。例如，在政府機關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關(guān)上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務(wù)信息;一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數據庫包括和服務(wù)項目有關(guān)的所有綜合信息;公司企業(yè)單位的綜合數據庫包括工商法規、經(jīng)營(yíng)計劃、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、供銷(xiāo)業(yè)務(wù)、庫存統計、用戶(hù)信息等。這一過(guò)程，是一個(gè)典型的辦公過(guò)程。在這一過(guò)程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過(guò)程。但應當注意到，領(lǐng)導在分析決策時(shí)，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢(xún)、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過(guò)程。例如，北京市東城區政府報來(lái)文件要求某地區蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關(guān)機構，市有關(guān)領(lǐng)導看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規劃蓋樓的文件法規，又需要研究全市的經(jīng)費預算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區政府�？梢杂糜嬎銠C查詢(xún)各種資料數據，這是更進(jìn)一步的自動(dòng)化。如果由計算機自動(dòng)分析有關(guān)本事件的資料，自動(dòng)提供若干個(gè)供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀(guān)念的辦公自動(dòng)化。再進(jìn)一步分析這個(gè)例子，如果市政府微機辦公系統和市政府法規信息數據庫系統、市政府財務(wù)管理系統是一個(gè)集成化的統一系統，計算機自動(dòng)從有關(guān)系統中尋取機關(guān)資料，這種系統就是辦公自動(dòng)化更高層次的集成化。另外，如果市政府辦公系統和區政府辦公系統是一個(gè)集成的計算機網(wǎng)絡(luò )系統，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳遞信息，可以遠程處理業(yè)務(wù)，那這就是一個(gè)更進(jìn)一步的網(wǎng)絡(luò )化的辦公室自動(dòng)化系統。
4.辦公自動(dòng)化系統的優(yōu)點(diǎn)與不足：一體化、網(wǎng)絡(luò )化的OA系統的優(yōu)點(diǎn)是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。正因為辦公自動(dòng)化系統的優(yōu)點(diǎn)也讓我們看到了辦公自動(dòng)化需要彌補的缺點(diǎn)，比如它還是不夠簡(jiǎn)單且不能廣泛地普及，辦公自動(dòng)化專(zhuān)業(yè)人才還有所欠缺，以至于我們辦公自動(dòng)化系統還不夠普及化。
5.辦公自動(dòng)化的未來(lái)發(fā)展：顯然辦公自動(dòng)化這一人機系統、人、機，缺一不可。而設備方面，硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認為辦公自動(dòng)化系統是人類(lèi)處理信息的系統，是人類(lèi)進(jìn)入信息時(shí)代后的一種新概念。技術(shù)和知識水平的提高，辦公自動(dòng)化系統的普及化應該是辦公自動(dòng)化系統的未來(lái)發(fā)展趨勢。
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