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OA系統工作流需要實(shí)現的功能
工作流是整個(gè)OA系統的核心，也是BPM的核心，工作流到底需要實(shí)現哪些功能，下面小編就此以用戶(hù)的需求為藍本進(jìn)行闡述。
工作流表面看起來(lái)是很簡(jiǎn)單的，無(wú)非是一個(gè)表單模板，一個(gè)流程定義，然后起草后根據設定的流程一步一步走下出，但是由于業(yè)務(wù)的差別以及千變萬(wàn)化的需求，實(shí)際上比需要實(shí)現的功能遠比上述功能要復雜得多，這也是很多的開(kāi)源的工作流系統并沒(méi)有真正用到
OA中來(lái)的原因。
一個(gè)基本的要求是：一個(gè)審批模板可以供全單位使用，如請款單，全單位就一個(gè)請款單格式，其流程的設定可以應用全單位并且能夠正常流轉，這樣的要求實(shí)現看起來(lái)很容易，實(shí)際上難度極大。
OA工作流規格
1. 文檔模板和表單模板
模板一般有二種類(lèi)型，一種是文檔模板，一種是表單模板。如任免、公文等是標準文檔模板型工作流，其正文內容是文檔格式，一般是WORD或者EXCEL格式。而請款單，請購單一般情況下是表單模板。表單模板只能填每個(gè)字段的內容，不能進(jìn)行全文的修改。文檔模板和表單模板的工作流最大的區別點(diǎn)是需不需要對審批表單內容進(jìn)行統計和分析，文檔模板因為是基于文本的，所以對于審批單據是不能對其內容進(jìn)行查詢(xún)的。而表單模板因為是預設了字段，字段內容是實(shí)時(shí)提取到數據庫中的，所以可以對單據的內容進(jìn)行查詢(xún)。
如請款單，可以根據請款金額、請款部門(mén)、請款人等進(jìn)行查詢(xún)和統計。
文檔單據如：任免單是不能對其內容進(jìn)行查詢(xún)和統計的。
文檔模板和表單模板根據單據的內容各有用途，視用戶(hù)的單據情況來(lái)選定。
無(wú)論是文檔模板還是表單模板，對于審批的過(guò)程一般都能查詢(xún)出來(lái)。對于一個(gè)成熟的工作流系統，必須同時(shí)提供文檔模板和表單模
板供用戶(hù)選擇。
2. 固定流程。
所謂的固定流程指的是對于某個(gè)審批模板，先設定好其需要審批的流程，在審批的過(guò)程中，單據會(huì )按照設定的流程一步步走下去。
如：申請者-部門(mén)經(jīng)理-總經(jīng)理。
3. 自由流程
所謂自由流程說(shuō)得簡(jiǎn)單點(diǎn)就是上一步?jīng)Q定下一步，由上一步的審批人在審批完成后，根據需要選定下一步由誰(shuí)去審批或者結束流程。對于單位某個(gè)流程不太明確或者可變性非常大的比較適用。
4. 固定流程和自由流程的結合。
固定流程和自由流程相結合指的是：原則上流程已經(jīng)設好了，應該一步步走下去，但是在某個(gè)位置，審批人可以選定下一步的審批
人，然后再按照預定的流程走下去。
如：申請者-部門(mén)經(jīng)理-出納-財務(wù)經(jīng)理，對于大一點(diǎn)的公司，有多個(gè)出納，哪個(gè)出納在崗，就讓哪個(gè)出納審，那么就可以把出納那步
設成自由流程，當部門(mén)經(jīng)理審批完后，會(huì )自動(dòng)列出所有的出納，部門(mén)經(jīng)理選擇其中的一個(gè)出納然后提交。
5. 條件流轉
以請款單為例：金額小于3000元，審批流程是：普通員工-部門(mén)經(jīng)理。如果金額大于3000元的審批流程是：普通員工-部門(mén)經(jīng)理-總經(jīng)
理，那么在流程定義的時(shí)候，需要根據單據的填寫(xiě)值進(jìn)行判斷，系統自動(dòng)選擇流程。
6. 崗位跳轉
崗位跳轉指的是根據起草人或者審批人的崗位，自行選擇相應的流程。
崗位跳轉在選型的時(shí)候經(jīng)常不被用戶(hù)重視，實(shí)際它是影響到工作流能否應用的關(guān)鍵因素。
舉一個(gè)例子：
起草者是普通員工的審批流程是：普通員工-部門(mén)經(jīng)理-財務(wù)經(jīng)理。
起草者是部門(mén)經(jīng)理的審批流程是：部門(mén)經(jīng)理-總經(jīng)理-財務(wù)經(jīng)理
起草者是總經(jīng)理的審批流程是：財務(wù)經(jīng)理
起草者是財務(wù)經(jīng)理的審批流程是：總經(jīng)理
流程設定的時(shí)候必須要有對起草者的崗位進(jìn)行判斷，然后才能作出正確的流程選擇。如果沒(méi)有崗位跳轉的功能，以上的流程很難實(shí)現。
崗位跳轉和條件跳轉在使用的時(shí)候一般會(huì )一起使用。經(jīng)常在一個(gè)流程單中，即要崗位跳轉又要條件跳轉。
崗位分為絕對崗位和相對崗位，如：總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理等都是絕對崗位，選定了某個(gè)絕對崗位相當于選定了某個(gè)人。絕對崗位比直接選人的好處是，當某人調崗或者離職后，流程不需要重新設定，只要在崗位中把人換了就可以了。如果在流程中直接設定人，那么人事一旦變動(dòng)，所以有的流程單都需要調整。
相對崗位如部門(mén)經(jīng)理就是一個(gè)相對，也就是說(shuō)一個(gè)崗位下有多人，職責并不一樣。
如起草者-部門(mén)經(jīng)理-總經(jīng)理。部門(mén)經(jīng)理一定是起草者的部門(mén)經(jīng)理，不能跳到其它部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理那兒去。
7. 跨級崗位跳
跨級崗位跳一般指的都是相對崗位，如：審批者(普通員工)-主管副總審批。
這個(gè)單子就比較麻煩，因為中間跳了一級，普通員上面還有部門(mén)經(jīng)理，如果直接找主管領(lǐng)導的話(huà)，是找不到主管副總的。所以系統需要能夠支持跨級崗位。
8. 一人多崗時(shí)的崗位跳
如：起草者-部門(mén)經(jīng)理，部門(mén)經(jīng)理是一個(gè)相對崗位。如果起草者有二個(gè)崗位，他既屬于人事部，又屬于行政部。那么他就的部門(mén)經(jīng)理就有二個(gè)分別是人事部經(jīng)理和行政部經(jīng)理，如果他是以人事的崗位發(fā)起的申請，應該自動(dòng)提交到人事部經(jīng)理，如果他是以行政的崗位發(fā)起的申請，就會(huì )提交到行政部經(jīng)理。這就是一個(gè)多崗時(shí)的崗位跳。一人多崗的崗位跳對于單位有一人多崗情況是非常重要的，否則某些人的流程就會(huì )不正確。
9. 明細表單
請假單這種單據就是一條記錄，所以他只有主表，沒(méi)有從表。
但是對于請購單，除了請購人，請購總金額外，一般需要掛請購物品的明細、單價(jià)、金額等。
所以這些明細保存到數據庫中與請購單一起構成了主從表結構。
有很多OA并不支持明細表單，這樣對于請購單這樣的單子，對請購物品的匯總等就難以談起。
10. 表單的域權限
在審批過(guò)程中，單據上的所有內容應該有權限劃分，誰(shuí)能看到哪些內容，誰(shuí)能設定哪些內容都可以進(jìn)行定義。
如銷(xiāo)售單一般有成本項和利潤項，成本項和利潤項一般員工并能不能夠看到。稱(chēng)之為“讀”權限。
成本項和利潤項一般是財務(wù)填寫(xiě)，經(jīng)理只須看不須改，這就是寫(xiě)權限。
表單的域權限控制不好的話(huà)，就會(huì )對單位的商業(yè)秘密產(chǎn)生極大的影響。
系統需要根據用戶(hù)的權限，自動(dòng)差別單據的權限。
11. 傳閱、歸檔等的并發(fā)流
如有一個(gè)流程：申請者-副總經(jīng)理的一張單子，申請者需要提交副總審批的一張單子，不需要部門(mén)經(jīng)理審批，但是需要讓部門(mén)經(jīng)理知曉，這類(lèi)似于CC的概念，稱(chēng)為傳閱的并發(fā)流。同理有歸檔或者其它的并發(fā)流。這種并發(fā)流的特點(diǎn)是一個(gè)流程的執行過(guò)程中，會(huì )產(chǎn)生另外的的流程，互不影響。
12. 數據查詢(xún)
審批流轉一般分為三類(lèi)工作，1) 審批模板的建立 2)審批的過(guò)程 3)審批后處理。數據查詢(xún)指的是審批后處理。對于請款單，審批結束后，相關(guān)人員可以對請款單的內容進(jìn)行查詢(xún)。如每個(gè)月的某人發(fā)出的請款單。
13. 數據報表
類(lèi)似于審批數據查詢(xún)，數據報表指的是對審批完成后的數據出分類(lèi)報表。
如采購單：可以出各部門(mén)分類(lèi)匯總、增長(cháng)曲線(xiàn)圖的餅圖、柱圖等。
14. 催辦
在審批過(guò)程中，經(jīng)常有人沒(méi)有及時(shí)審批單據導致單據積壓，可以發(fā)起催辦信息，提醒及時(shí)處理。
15. 自動(dòng)計算
對表單中的數字內容進(jìn)行計算，如錄入單價(jià)和數據，就會(huì )自動(dòng)顯示金額。
16. 委托辦理
當某人不在時(shí)，可以把自己的審批權委托給其它人進(jìn)行審批，可以設定委托期限，當到期后，自動(dòng)回收委托權。
17. 表單的簽章
對于很多的單位而言，習慣于原來(lái)人工的操作模式，需要在單據上實(shí)現自動(dòng)簽名或者自動(dòng)簽章。
18. 分支選擇流
根據上一步的選擇，選擇不同的分支進(jìn)行流程執行。
如：如果上一步是總經(jīng)理審批的，會(huì )選擇一個(gè)分支進(jìn)行流轉。如上一步是副總審批的選擇另外一個(gè)分支進(jìn)行流轉。
19. 模板和表單權限
對于某個(gè)審批模板，可以設定誰(shuí)可以用這個(gè)模板來(lái)發(fā)起，誰(shuí)可以修改這個(gè)模板，誰(shuí)可以監督和管理這個(gè)模板作出限定。
20. 監控和管理
對于某個(gè)模板產(chǎn)生的單據，可以設定監督人和管理人，這樣既使她沒(méi)有審批權，也可以看到該單據，同時(shí)發(fā)送催辦信息。
當某個(gè)單據因為某種原因需要臨時(shí)更改流程時(shí)，監督和管理人可以修改流程，以避免單據的積壓提高工作效率。
21. 歸檔
審批完后的單據需要能夠歸檔，歸檔分為人工歸檔和自動(dòng)歸檔，自動(dòng)歸檔可以設定歸檔的期限，如三個(gè)月后可以自動(dòng)歸檔。
22. 審批人能夠按人、按崗位、按相對崗位設置
指定審批人時(shí)，既要可以按人選擇，對中小企業(yè)尤其如此。同時(shí)可以按照絕對崗位，相對崗位進(jìn)行設置。關(guān)于絕對崗位，相對崗位上面有很多的描述。
23. 文檔的痕跡保留
對于文檔型的審批，可以保持痕跡。這樣審批人能夠一目了然知道原稿和審批稿的區別。
24. 附件在線(xiàn)編輯
對于WORD和EXCEL文檔的附件，提供在線(xiàn)編輯功能。有時(shí)需要把下載和打印功能屏蔽，以保證信息的安全。
25. 審批過(guò)程中及申請時(shí)的附件功能
在審批過(guò)程中，申請人和審批人都可以隨時(shí)上傳附件。
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