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沙盤(pán)模擬的會(huì )議實(shí)訓教學(xué)
MRP沙盤(pán)模擬教學(xué)，作為一種體驗式的教學(xué)方式，把設計會(huì )議運營(yíng)管理的諸多內容直接展示在沙盤(pán)上，使每位學(xué)生能夠直接參與進(jìn)來(lái)，通過(guò)學(xué)生的直接體驗使其感到會(huì )議管理的學(xué)習內容即豐富多彩又充滿(mǎn)樂(lè )趣。
一、前言
目前國內已經(jīng)有187所高校開(kāi)設了會(huì )展專(zhuān)業(yè)。在會(huì )展教育方面，關(guān)于會(huì )展專(zhuān)業(yè)的課程設計、實(shí)訓設計等方面目前已逐漸趨于成熟和完善。但是縱觀(guān)整個(gè)會(huì )展教育卻存在著(zhù)重展輕會(huì )、重展輕獎的局面。從課程設置中也可以發(fā)現目前關(guān)于會(huì )議部分的內容主要穿插在會(huì )展教育之中，并未單獨開(kāi)設專(zhuān)門(mén)的會(huì )議教育板塊。
ERP沙盤(pán)模擬教學(xué)是目前眾多高校所普遍采用的一種新興的體驗式互動(dòng)學(xué)習方式。參與實(shí)訓的學(xué)生通過(guò)角色體驗模擬參與企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)與規劃、生產(chǎn)、物流、財務(wù)等企業(yè)運營(yíng)的所有關(guān)鍵環(huán)節，通過(guò)企業(yè)間(不同小組)的對抗演練使學(xué)生熟悉分析市場(chǎng)、制定戰略、營(yíng)銷(xiāo)策劃、組織生產(chǎn)、財務(wù)管理等企業(yè)管理中各個(gè)環(huán)節，參悟科學(xué)的管理規律，培養團隊精神，提升管理能力。ERP模擬沙盤(pán)也主要針對生產(chǎn)型企業(yè)設計的模擬系統，并不適宜會(huì )展專(zhuān)業(yè)學(xué)生學(xué)習會(huì )議管理的相關(guān)流程，所以有必要對現有ERP系統進(jìn)行修改，設計出適合會(huì )展專(zhuān)業(yè)學(xué)生學(xué)習的MRP(Meeting Resource Planning 會(huì )議資源規劃)沙盤(pán)。本文主要從模擬沙盤(pán)體系結構的角度對MRP的初步探析。
二、MRP沙盤(pán)體系結構
會(huì )議管理運營(yíng)不同于企業(yè)，所有主流ERP模擬沙盤(pán)并不適合會(huì )議管理教學(xué)的實(shí)訓要求，所以需要結合會(huì )議管理的特點(diǎn)設計開(kāi)發(fā)出符合會(huì )議管理特點(diǎn)的模擬沙盤(pán)體系。鑒于此，筆者在總結ERP的理念已經(jīng)國內現有會(huì )展實(shí)訓模擬系統的經(jīng)驗的基礎上，提出了會(huì )議資源規劃(MRP Meeting Resource Planning)沙盤(pán)模擬的觀(guān)念。“MRP”沙盤(pán)模擬，通過(guò)對會(huì )議策劃、會(huì )議營(yíng)銷(xiāo)、會(huì )議籌備與組織、會(huì )議接待、會(huì )議現場(chǎng)管理、會(huì )議財務(wù)等關(guān)鍵環(huán)節的模擬，通過(guò)角色模擬分別讓學(xué)生擔任會(huì )議管理中的不同角色，如總經(jīng)理、策劃總監、會(huì )務(wù)總監、營(yíng)銷(xiāo)總監、財務(wù)總監等。讓學(xué)生分析會(huì )議的內部外部環(huán)境，通過(guò)分析手段，制定會(huì )議策劃、制定會(huì )議籌備、運營(yíng)、管理制度，進(jìn)行合理的人員分工和財務(wù)分配使會(huì )議整體效益得到提高。
1、MRP模擬沙盤(pán)設計
會(huì )議運營(yíng)管理的過(guò)程在核心職能上與企業(yè)運營(yíng)管理過(guò)程類(lèi)似，但是在外在表現上與又存在區別。所以筆者認為可以將整個(gè)會(huì )議運營(yíng)過(guò)程分為營(yíng)銷(xiāo)與策劃中心，運營(yíng)中心，服務(wù)中心，財務(wù)中心四大基本職能中心。四大職能中心的功能如下表1
2、MRP角色扮演
會(huì )議運營(yíng)管理沙盤(pán)分為五個(gè)角色，分別扮演項目總監，營(yíng)銷(xiāo)策劃主管、會(huì )議運營(yíng)主管、接待中心主任、財務(wù)主管。各組成員在總經(jīng)理的帶領(lǐng)下，依據會(huì )議的背景信息、總體要求、資源情況、會(huì )議目標，同組員進(jìn)行工作分析并商定工作計劃，并根據會(huì )議市場(chǎng)情況、競爭對手策略制定會(huì )議策劃、會(huì )議營(yíng)銷(xiāo)、會(huì )議運營(yíng)的總方向，并對各組員進(jìn)行分工，采取有效的經(jīng)營(yíng)管理策略，與其他小組展開(kāi)競爭，爭奪有限資源，并以實(shí)現組織最大利潤以及服務(wù)最優(yōu)化為最終目標。
表1 會(huì )議運營(yíng)管理職能中心職能的功能[2][3][4]
職能中心 關(guān)鍵環(huán)節 主要職能 簡(jiǎn)要說(shuō)明 備注
營(yíng)銷(xiāo)與策劃中心 會(huì )議策劃 會(huì )議策劃 會(huì )議調查，會(huì )議主題，會(huì )議議題、會(huì )議定位，會(huì )議目標的確定、與會(huì )者的確定、會(huì )議選址，會(huì )議流程的制定等。 會(huì )議策劃完成后換取會(huì )議許可證
會(huì )議營(yíng)銷(xiāo) 會(huì )議營(yíng)銷(xiāo)推廣規劃 確定會(huì )議產(chǎn)品、討論會(huì )議產(chǎn)品定價(jià)，選擇會(huì )議產(chǎn)品推廣渠道，制定會(huì )議宣傳推廣策略
運營(yíng)中心 現場(chǎng)管理 現場(chǎng)管理 確定會(huì )議注冊方法、會(huì )議專(zhuān)業(yè)活動(dòng)安排方法、社會(huì )活動(dòng)安排、餐飲活動(dòng)安排
服務(wù)中心 接待 會(huì )議接待服務(wù) 制定會(huì )議接待流程和服務(wù)標準：接站、報到簽到、VIP接待、禮儀引導等。
秘書(shū) 文秘服務(wù) 制定文秘服務(wù)內容和流程：邀請函制作發(fā)放、演講者邀請、會(huì )議主題活動(dòng)策劃等
會(huì )務(wù) 會(huì )務(wù)服務(wù)
食宿服務(wù)
財務(wù)中心 會(huì )計核算財務(wù)管理 現金庫
銀行貸款
應收/付賬款
綜合費用 將發(fā)生的各項費用置于相應的區域
3、MRP實(shí)訓流程
根據ERP沙盤(pán)系統，可以將MRP模擬沙盤(pán)實(shí)訓課程分為六個(gè)階段：
第一階段，組織準備工作。將學(xué)生進(jìn)行分組，每組一般為5-6人，分為5-6組，然后在每組當中進(jìn)行角色的職能定位，明確企業(yè)組織內每個(gè)角色的崗位責任。當人數較多時(shí)，還可以適當增加商業(yè)間諜和助理角色。在幾屆會(huì )議的運營(yíng)中可以進(jìn)行角色互換，從而體驗角色轉換后考慮問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)和相應的變化。
第二階段，基本情況描述階段。首先對會(huì )議的基本情況進(jìn)行一定的了解，包括目前該會(huì )議的主要行業(yè)背景和社會(huì )背景，潛在與會(huì )者的人數，項目團隊目前的財務(wù)狀況，政府可提供的財政支持金額等基本情況。
第三階段：制定模擬經(jīng)營(yíng)中需遵循的規則。如會(huì )議許可證的獲取規則，與會(huì )者爭奪規則，會(huì )議服務(wù)評級規則，會(huì )議運營(yíng)規則，政府撥款規則，企業(yè)贊助規則等。
第四階段：設定初始狀態(tài)，通過(guò)了解會(huì )議基本情況后，需要將會(huì )議運營(yíng)中的數字表現在模擬沙盤(pán)的盤(pán)面上，如項目初始資金，會(huì )議規模等。
第五階段：會(huì )議運營(yíng)競爭模擬，按照會(huì )議的舉辦屆數展開(kāi)，在會(huì )議正式運營(yíng)前對背景信息的把握，確定會(huì )議主題，會(huì )議議程等信息，在獲取會(huì )議資格證后，需要對會(huì )議產(chǎn)品的需求量、會(huì )議產(chǎn)品的價(jià)格(會(huì )務(wù)費)、會(huì )議市場(chǎng)的發(fā)展趨勢做出有效預測。在項目總監的領(lǐng)導下按照一定的程序開(kāi)展經(jīng)營(yíng)，做出會(huì )議宣傳推廣、會(huì )議運營(yíng)、會(huì )議服務(wù)等重要事項的運營(yíng)決策。而決策的結果直接體現在沙盤(pán)盤(pán)面上。
第六階段：現場(chǎng)案例分析階段。每一屆會(huì )議運營(yíng)下來(lái)，運營(yíng)總監需要對會(huì )議運營(yíng)的結果進(jìn)行分析，深刻反思成在哪里?敗在哪里?競爭對手情況如何?下一屆會(huì )議的運營(yíng)又該如何調整?
三、總結
MRP沙盤(pán)模擬教學(xué)，這種教學(xué)方法集情景模擬、案例分析、角色扮演和專(zhuān)家診斷為一體，新穎的參與式教學(xué)，強烈的競爭場(chǎng)景設計，克服了傳統課堂教學(xué)的弱點(diǎn)，能夠最大限度地激發(fā)學(xué)生的興趣，達到在攻克難題、糾正錯誤中學(xué)習的目的、有利于學(xué)生對知識全面學(xué)習和綜合運用，能夠主動(dòng)探究和總結會(huì )議運營(yíng)管理的規律，掌握建設和管理團隊的方法和技巧，從而使學(xué)生能力得到全面提升。
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