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職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間管理的方法
時(shí)間管理是指通過(guò)事先規劃和運用一定的技巧、方法與工具實(shí)現對時(shí)間的靈活以及有效運用，從而實(shí)現個(gè)人或組織的既定目標，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時(shí)間管理能力作為一項對企業(yè)管理者的基本要求涵括在內。
管理學(xué)大師彼得·德魯克曾說(shuō)過(guò):“不能管理時(shí)間，便什么也不能管理”，“時(shí)間管理”對任何一個(gè)人來(lái)說(shuō)都是十分重要的，“一寸光陰一寸金”正是反映了時(shí)間的可貴。如果說(shuō)一個(gè)人的時(shí)間管理涉及個(gè)人的成敗的話(huà)，那么，管理者的時(shí)間管理除了個(gè)人的成敗，更關(guān)系到組織的成敗。領(lǐng)導時(shí)間管理就是保證在有限的時(shí)間里做他應做的事情，實(shí)現領(lǐng)導的高效能。
一、現代管理者的時(shí)間觀(guān)
(一)時(shí)間是什么
時(shí)間，它異常獨特而又寶貴。它不以人的主觀(guān)意志為轉移而客觀(guān)地存在。它不問(wèn)富貴貧賤、或官或民、男女老少，最公平地分配給每人一天24小時(shí)。它看不見(jiàn)，摸不著(zhù)，既不能貯存，也不能提前使用。如果“今天”無(wú)所事事地過(guò)去了，那么就將永遠失去了它。時(shí)間是永恒的，因而是最長(cháng)的;但任何人也不具有做完一生所有工作的時(shí)間，所以時(shí)間又是最短的。物理學(xué)上的時(shí)間是無(wú)伸縮性的，但生活中的時(shí)間卻有伸縮性;它對于勤奮者是快的，而對于懶惰者卻是慢的。時(shí)間的供給是有限的，但它的利用卻又是無(wú)限的。對于子孫后代來(lái)說(shuō)，時(shí)間將一切沒(méi)有價(jià)值的東西吞沒(méi)在忘卻的長(cháng)河之中，但卻永遠地保存了那些偉大的一切。
古往今來(lái)，世界上大凡有成就的人都有著(zhù)不同凡響的時(shí)間觀(guān)。歌德說(shuō):“我的產(chǎn)業(yè)這樣美，這樣廣，這樣寬，時(shí)間是我的財產(chǎn)，我的田地是時(shí)間。”別林斯基大聲疾呼:“在所有的批判家中，最偉大、最正確、最天才的是時(shí)間，”富蘭克林的千古名言是:“時(shí)間就是生命”。郭沫若直到晚年還諄諄叮囑:“時(shí)間就是速度，時(shí)間就是力量。”因而，他們大多惜時(shí)如金，“一寸光陰一寸金，寸金難買(mǎi)寸光陰”，就是他們的時(shí)間觀(guān)。魯迅說(shuō):“時(shí)間就像海綿里的水，只要愿擠，總是有的”。他常把別人喝咖啡的時(shí)間也用于工作;愛(ài)迪生在隆重的婚禮儀式上因突然想起解決自動(dòng)電報的辦法，竟撇下新娘和賓客直奔實(shí)驗室;福樓拜經(jīng)常徹夜不眠，致使塞納河上的漁夫和輪船船長(cháng)們均習慣地把那徹夜通明的窗口作為前進(jìn)的燈塔;陳景潤在走路時(shí)仍潛心思考數學(xué)問(wèn)題，竟一頭撞在樹(shù)上……
但是，在過(guò)去的年代里，世界上真正具有強烈時(shí)間觀(guān)的人畢竟是極少數。特別是經(jīng)歷了幾千年漫長(cháng)封建社會(huì )的中國，長(cháng)期受小生產(chǎn)的影響，大多數人習慣于“日出而作，日入而息”。這樣毫無(wú)時(shí)間觀(guān)念的慢節奏的生活方式滲透到人們日常生活的各個(gè)方面:“您慢慢走”，“您慢慢講”，“您慢慢來(lái)”……這種以慢為禮的陳腐觀(guān)念不知浪費了多少寶貴的時(shí)間。
(二)現代管理者的時(shí)間觀(guān)
世界正處在一個(gè)社會(huì )大變革的偉大時(shí)代，隨著(zhù)新技術(shù)革命的興起，人們不斷地變革著(zhù)自己舊的生活方式，也不可避免地變革著(zhù)舊的時(shí)間觀(guān)念。越來(lái)越多的人從自己的切身感受中認識了時(shí)間的價(jià)值。作為新時(shí)代的管理者，在時(shí)間觀(guān)上要率先來(lái)個(gè)根本變革。這決不是個(gè)人意志的產(chǎn)物，而是經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展的必然。管理者時(shí)間觀(guān)念變革的最主要內容是對時(shí)間價(jià)值觀(guān)的變革。有的管理者日復一日，年復一年地白白浪費時(shí)間而毫不可惜，其原因是不懂得時(shí)間的價(jià)值，不了解時(shí)間是人類(lèi)最寶貴的財富。馬克思曾指出過(guò)，無(wú)論個(gè)人，無(wú)論社會(huì )，其發(fā)展需要和社會(huì )的全面性，都是由節約時(shí)間來(lái)決定的，一切節約歸根到底都歸結為時(shí)間的節省，時(shí)間便是能力發(fā)展的地盤(pán)。所謂“時(shí)間就是金錢(qián)”講的正是這個(gè)道理。特別是在現代化建設突飛猛進(jìn)向前發(fā)展，世界新技術(shù)革命日新月異的年代，時(shí)間顯得尤其重要。目前，“時(shí)間就是金錢(qián)，效率就是生命”已成為家喻戶(hù)曉的名言。而效率的高低，又是和時(shí)間的節省分不開(kāi)的。爭取了時(shí)間，就能創(chuàng )造更多的價(jià)值，獲得更高的效益。因此，講求效率，實(shí)際上是人們對時(shí)間更加重視的反映。不講究時(shí)間和效率的社會(huì )，只能是暮氣沉沉的社會(huì )。消沉、怠惰、貪閑，會(huì )使一個(gè)民族退化甚至消亡!因此，珍惜時(shí)間應該成為現代管理者必需具備的高度價(jià)值觀(guān)的重要標記。
其次，是現代管理者時(shí)間運籌觀(guān)念的變革。在現代社會(huì )，人們不僅要在總體上正確認識時(shí)間的巨大價(jià)值，從而十分珍惜和充分利用時(shí)間，而且要在日常工作和生活中科學(xué)地安排和分配時(shí)間，以期在一定的時(shí)間內取得最大的工作效率。因此，如何運籌時(shí)間，是一門(mén)科學(xué)，也是一門(mén)技術(shù)。時(shí)間雖然來(lái)無(wú)形，去無(wú)蹤，但它是可以被精確測定的。人們雖然不能創(chuàng )造時(shí)間，但可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)相對地延長(cháng)可以利用的時(shí)間。眾所周知，一個(gè)人在一生中的不同時(shí)期，甚至在一天的不同時(shí)刻，其價(jià)值是大不相同而且因人而異的。因此，在一個(gè)人的青年時(shí)期、中年時(shí)期、老年時(shí)期各適合做什么工作，以至一天之中的早晨、上午、下午、晚上各適合做什么工作，都應該統籌安排，揚長(cháng)避短，以發(fā)揮最大的時(shí)效。同樣，凡事都有個(gè)輕重緩急，在特定的時(shí)間里，必須首先解決最重要、最緊迫的事情，同時(shí)安排一定時(shí)間兼顧其他工作，才能把事情辦好。如果胡子眉毛一把抓，頭痛醫頭，腳痛醫腳，或者在時(shí)間分配上搞平均主義，任何工作都安排同樣多的時(shí)間，就會(huì )變成時(shí)間的奴隸。所以，現代職業(yè)管理者要具備科學(xué)地運用時(shí)間的本領(lǐng)，要成為時(shí)間的主人。
再次，是現代管理者時(shí)間應變觀(guān)念的變革。世界上的萬(wàn)事萬(wàn)物都是隨著(zhù)時(shí)間的變化而不斷發(fā)展變化的。目前，我們正處在一個(gè)瞬息萬(wàn)變的
時(shí)空環(huán)境之中，競爭和價(jià)值規律是提高經(jīng)濟效率的兩根杠桿。商品經(jīng)濟就要競爭，有競爭就有優(yōu)勝與劣汰。當前國內市場(chǎng)變化的突出特點(diǎn)是“快”。人們都會(huì )經(jīng)受一個(gè)嚴竣的考驗:能否經(jīng)受“快”的挑戰，適應“快”的節奏。過(guò)去那種以慢為禮，以不變應萬(wàn)變的“老黃歷”，再也行不通了，必須代之以與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)同步，而且要面向未來(lái)，把現時(shí)的行動(dòng)與將來(lái)可能發(fā)生的結果聯(lián)系在一起。如果只顧眼前而不顧未來(lái)，必將在未來(lái)的現實(shí)中受到懲罰。所以，現代管理者必須樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)、爭分奪秒、面向未來(lái)的時(shí)間應變觀(guān)。
(三)職業(yè)管理者的時(shí)間感
雖然時(shí)間對于每個(gè)人的贈予都是公平的，但職業(yè)管理者對時(shí)間的感覺(jué)并不相同。人們常常把文化、修養從自己的性格、特點(diǎn)、生活態(tài)度投影于時(shí)間感上，職業(yè)管理者的時(shí)間感如何，可以大體評價(jià)他的工作效率如何，以此來(lái)評價(jià)他是不是有效的職業(yè)管理者。
1.時(shí)間感與成就欲
時(shí)間感，就是人們對時(shí)間的各種感覺(jué)，或快或慢，或白天或黑夜。成就欲，就是人們想獲取成就的欲望，它驅使人們獲取某種成就，經(jīng)過(guò)百折不回地努力，克服重重障礙，達到目的。成就欲的滿(mǎn)足，不僅在于獲得成就后所享受的物質(zhì)上和精神上的滿(mǎn)足，而且在于為取得成就而奮斗的整個(gè)過(guò)程中，特別是對于那些前人還沒(méi)有取得成就的整個(gè)過(guò)程的滿(mǎn)足。
職業(yè)管理者必須有較高的成就欲。這樣，他才會(huì )制定出一個(gè)高標準，努力去做不易做成而又值得做的事情。為了他的目標，可以辛勤努力地工作，不怕困難，敢于冒險。調查表明，有效的職業(yè)管理者都具有較高的成就欲。時(shí)間感與成就欲密切相關(guān)。成就欲高的人，把時(shí)間看作是行動(dòng)、方向與價(jià)值，傾向于使用“開(kāi)朗、尖銳、活潑、緊張、迅速”等詞來(lái)形容時(shí)間，對時(shí)間的經(jīng)過(guò)比較擔心，一般地把過(guò)去的事件回憶得與現在更接近些，常常把經(jīng)歷的時(shí)間判斷得比較準確或稍為長(cháng)久�？傊�，成就欲望強烈的人能引起很強的時(shí)間觀(guān)念，從而產(chǎn)生對時(shí)間管理的行為，進(jìn)而達到時(shí)間管理的目的，以爭取在有限的時(shí)間內在事業(yè)上取得更大的成就。因此，職業(yè)管理者應具備成就欲高的時(shí)間感而不應相反。
2.時(shí)間感與果斷性
果斷性，是指人們決定問(wèn)題、辦事情干脆利索。這是任何一個(gè)職業(yè)管理者都必須具備的素質(zhì)。在現實(shí)生活中，一些職業(yè)管理者對問(wèn)題“踢皮球”，一拖再拖，一直拖到不能解決為止。他們往往把時(shí)間看做是“平靜的海洋”，而不是“逃跑中的賊”，“飛行中的鳥(niǎo)”，致使問(wèn)題成
堆，遇事猶猶豫豫，該拍板的不拍板，不必要地花費大量時(shí)間，給工作帶來(lái)嚴重損失。這都是由于職業(yè)管理者缺乏果斷性所造成的后果。
《有效的經(jīng)營(yíng)者》一書(shū)的作者杜拉克曾十分確切地指出:“做事要有效果，這是職業(yè)管理者的任務(wù)。”其實(shí)，也是每一個(gè)人的任務(wù)。那么，是不是每一個(gè)人做事都會(huì )有效果呢?答案不都是肯定的。有的人信奉只要做了事就行，結果是忙忙碌碌，效果不大。杜拉克指出，做事具有高度效果的人，不一定是所謂聰明的人，也不一定是有豐富知識的人。換一句話(huà)說(shuō)，辦事的高效率不一定與一個(gè)人的聰明才智劃等號。那么，如何
才能有效呢?他指出:有效性是可以學(xué)習的。工作的效率可以從學(xué)習中得來(lái)，其思想是把辦事講求效率當作一種日常要求和習慣，其方法就是講究時(shí)間運籌，那么，你的工作效率就會(huì )與日俱增。
(四)管理者應當講求時(shí)效
“太忙了!”這幾乎是每個(gè)管理者的口頭禪。人們常用“日理萬(wàn)機”一詞來(lái)形容管理者的工作。很多管理者確是如此，工作一項接著(zhù)一項，日程表排得滿(mǎn)滿(mǎn)的，然而仍然是時(shí)間不夠用。有人給一位經(jīng)理一天的工作狀況繪制出下列一張“圖畫(huà)”:
早晨6:30起床，刷牙，洗臉，吃早飯，尚未吃完，門(mén)鈴響了，夫人開(kāi)門(mén)，進(jìn)來(lái)的是經(jīng)理的直接下屬后勤科長(cháng)，科長(cháng)說(shuō)有很緊急的情況匯報
，不得不堵著(zhù)家門(mén)來(lái)找經(jīng)理。和科長(cháng)一談就是15分鐘，兩人都站在門(mén)廳里，既沒(méi)有坐下，更沒(méi)有喝茶。談完之后，經(jīng)理一看手表，已經(jīng)過(guò)了上班時(shí)間。咚、咚、咚地跑下樓，騎車(chē)去辦公室，到達辦公室已經(jīng)遲到24分鐘。辦公室已有秘書(shū)在等候，他遞過(guò)來(lái)一疊傳閱文件和需要經(jīng)理簽字的材料。文件尚未看完，辦公室主任進(jìn)來(lái)，說(shuō)今天上午有個(gè)會(huì )議需要經(jīng)理出席，其中第二個(gè)會(huì )議在市政府辦公室召開(kāi)，需要坐車(chē)前往。經(jīng)理聽(tīng)清了會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)，點(diǎn)頭表示已經(jīng)清楚，埋頭接著(zhù)又去閱讀傳閱文件。文件剛一看完，第一個(gè)會(huì )議開(kāi)會(huì )的時(shí)間已到。副經(jīng)理在一旁催促，
說(shuō)出席會(huì )議的人員已經(jīng)到齊，等候他去主持。匆忙前往會(huì )議室，經(jīng)理已記不清主持會(huì )議的開(kāi)場(chǎng)白是如何說(shuō)的。好在這個(gè)會(huì )議不需要他去動(dòng)腦筋決策什么問(wèn)題，只不過(guò)是一個(gè)一般性的會(huì )議，主要有副經(jīng)理講話(huà)。第一個(gè)會(huì )議結束，離坐車(chē)去開(kāi)第二個(gè)會(huì )議還有25分鐘空隙，經(jīng)理本想去辦公室看一看頭天報紙中的新聞，松弛一下腦子，可是一到辦公室，卻有兩位下屬科長(cháng)在等候向他請示工作。尚未談完，辦公室主任又在催促，說(shuō)需要乘車(chē)出發(fā)了。于是經(jīng)理與兩位科長(cháng)一同走向樓下的車(chē)庫，邊走邊談。開(kāi)完第二個(gè)會(huì )已是中午11 ：50，回到家里已是12：30，夫人已經(jīng)將飯準備好，吃完飯準備稍微休息一會(huì )兒，可是電話(huà)鈴又響了，辦公室主任說(shuō)下午市政府的副市長(cháng)要來(lái)檢查工作，經(jīng)理需要匯報、作陪，特別請經(jīng)理下午提前半小時(shí)上班，幾位正副經(jīng)理共同商量一下匯報提綱和準備有關(guān)材料……
這就是一位現代管理者的“日理萬(wàn)機”圖。這并不是某位個(gè)別人的寫(xiě)照，而是很多管理者的共同情況。我們可以用“時(shí)間危機”這個(gè)現代術(shù)語(yǔ)來(lái)概括管理者的這種狀況。時(shí)間，對于負著(zhù)重要責任的管理者來(lái)說(shuō)，真是太重要了，管理者的任何決策、計劃、組織、控制、監督、業(yè)務(wù)考核都需要時(shí)間。因此，時(shí)間是領(lǐng)導的寶貴財富。然而“時(shí)間危機”卻幾乎困惑著(zhù)每一個(gè)管理者。
“時(shí)間危機”并非是管理者的天然伴侶，所謂“忙”，僅僅是思想方法和工作方法問(wèn)題。日本有句諺語(yǔ)，叫做“急事得求忙人辦”。這就是說(shuō)，身負繁重工作的人反而擁有辦事的時(shí)間。這是因為，是否真的忙，主要看你是否會(huì )科學(xué)地支配時(shí)間。一些工作繁重的人，精于安排，巧于計劃，卻能夠將工作做得井井有條。相反，一些工作任務(wù)不重的人，不會(huì )憐惜和節約時(shí)間。不少領(lǐng)導同志，在錯誤的思想方法和工作方法的指導下，常常出現“時(shí)間危機”。
解決管理者時(shí)間危機的根本出路就在于確定正確的運籌時(shí)間的思想方法和工作方法，在于講求提高時(shí)間的使用效率，即時(shí)效。所謂時(shí)效，是指在單位時(shí)間里所做的工作量的大小。提高時(shí)效就是指提高在單位時(shí)間里所做的工作量。講求實(shí)效和提高時(shí)效，對于管理者來(lái)說(shuō)具有重要意義。它不僅可以把管理者從日常工作中的 “時(shí)間危機”中解脫出來(lái)，而且還可以使管理者有閑暇時(shí)間，多思考工作，在科學(xué)決策上多下功夫，還可以使管理者在工作中創(chuàng )新，從而開(kāi)拓新局面。“時(shí)間就是金錢(qián)，效率就是生命”，這應該成為管理者的座右銘。
二、管理者時(shí)間運籌原則和方法
時(shí)間管理，簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)，是指職業(yè)管理者對時(shí)間的管理。具體地說(shuō)，就是職業(yè)管理者為提高時(shí)間的利用率和有效性，運用科學(xué)的方法和技巧，對時(shí)間的消耗進(jìn)行計劃、實(shí)施、檢查、評價(jià)、反饋等程序進(jìn)行的一系列的控制活動(dòng)過(guò)程。
職業(yè)管理者在時(shí)間管理中，要控制時(shí)間管理的程序。首先，要確定目標，制定計劃，分配每次活動(dòng)需用的時(shí)間;其次，實(shí)施計劃，執行計劃中要有一系列的方法和措施來(lái)保障;第三，對計劃執行情況進(jìn)行分析檢查;第四，評價(jià)對時(shí)間的分配利用是否科學(xué)，并在此基礎上，對不合理的部分予以調節;第五，將整個(gè)時(shí)間計劃的實(shí)施、調查、調節情況及時(shí)反饋，以便重新確定目標，做出符合實(shí)際需要的時(shí)間計劃。
時(shí)間管理是管理活動(dòng)的重要內容。職業(yè)管理者的一切活動(dòng)都要耗費時(shí)間，而時(shí)間是有限的，如何把有限的時(shí)間用到必要的工作上，這是任何職業(yè)管理者都不容忽視的問(wèn)題。
職業(yè)管理者時(shí)間管理素質(zhì)是管理時(shí)間的基礎。職業(yè)管理者要樹(shù)立時(shí)間觀(guān)念、時(shí)間成本效益觀(guān)念和時(shí)機觀(guān)念;要不斷增強和完善自我控制能力，抓主要矛盾的能力，擺脫纏繞的能力;要熟練掌握和運用高效率工作的技巧，靈活運用時(shí)間的技巧，協(xié)調指揮的技巧;要科學(xué)地運用時(shí)間管理方法，諸如ABC時(shí)間管理法、系統時(shí)間管理法、運籌時(shí)間管理法、時(shí)間管理統計法、目標法和信息法等等。
職業(yè)管理者時(shí)間管理的基本內容是:工作時(shí)間管理和閑暇時(shí)間管理。前者是指日常工作時(shí)間管理、會(huì )議時(shí)間管理、電話(huà)時(shí)間管理、訪(fǎng)客時(shí)間管理、公文時(shí)間管理、信件時(shí)間管理。后者包括起居時(shí)間管理、吃飯時(shí)間管理、社交時(shí)間管理和娛樂(lè )時(shí)間管理。
總之，時(shí)間管理是圍繞如何提高職業(yè)管理者工作、生活效率為中心而進(jìn)行的。其具體的內容、管理方法將在后面詳細介紹，這里不再贅述。
(一)職業(yè)管理者的時(shí)間分類(lèi)
從總量上講，職業(yè)管理者的時(shí)間同其他人一樣，都是一個(gè)常數，如1天等于24小時(shí)，但在管理活動(dòng)中每個(gè)職業(yè)管理者用于工作的時(shí)間長(cháng)短是不同的，各自具有自己的特點(diǎn)。
1.按職業(yè)管理者的時(shí)間效率，可分為有效時(shí)間和無(wú)效時(shí)間
有效時(shí)間，是指為促進(jìn)既定目標實(shí)現的活動(dòng)所用的時(shí)間，包括必要的工作時(shí)間和閑暇時(shí)間;無(wú)效時(shí)間，是指阻礙既定目標實(shí)現或與既定目標實(shí)現無(wú)關(guān)的活動(dòng)所占用的時(shí)間，包括不必要的工作時(shí)間和閑暇時(shí)間。
把職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間分為有效時(shí)間和無(wú)效時(shí)間，對于有效地利用時(shí)間有著(zhù)重要的意義。通過(guò)記錄自己的時(shí)間，集中自己的時(shí)間，管理自己的時(shí)間，從而可以評價(jià)職業(yè)經(jīng)理人時(shí)間的有效率和無(wú)效率。
職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間有效率越高，說(shuō)明時(shí)間利用得越好;有效率越低，說(shuō)明職業(yè)管理者的時(shí)間利用得越差。時(shí)間無(wú)效率則恰恰相反。
2.按可控性劃分，職業(yè)管理者的時(shí)間可分為可控時(shí)間和不可控時(shí)間
可控時(shí)間，是指職業(yè)經(jīng)理人在自己權限內可以自由支配的時(shí)間，如公司經(jīng)理對于公司內部可以安排的工作會(huì )議、閱讀文件、接待計劃內來(lái)訪(fǎng)等所用的時(shí)間，都屬于可控時(shí)間;不可控時(shí)間，是指職業(yè)管理者受職權的限制，而不能自由支配的時(shí)間，如參加上級召開(kāi)的會(huì )議的時(shí)間，計劃外接待訪(fǎng)客時(shí)間，突然性的工作時(shí)間及接電話(huà)時(shí)間等。
從一些發(fā)達國家的情況來(lái)看，職業(yè)管理者的不可控時(shí)間大于可控時(shí)間。管理職務(wù)越高這種現象越明顯，也就是職業(yè)管理者的職務(wù)越高，其可控時(shí)間越少，不可控時(shí)間越多。
把職業(yè)管理者的時(shí)間分為可控時(shí)間與不可控時(shí)間的目的，在于盡量把不可控時(shí)間變?yōu)榭煽貢r(shí)間，高效率地花費可控時(shí)間，這也是鑒別職業(yè)經(jīng)理人能力大小的重要標志之一。
3.按職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間的性質(zhì)可分為工作性時(shí)間和閑暇性時(shí)間
工作性時(shí)間就是職業(yè)經(jīng)理人從事工作的時(shí)間。在我國一般實(shí)行的是8小時(shí)工作日，包括管理性工作時(shí)間和作業(yè)性工作時(shí)間。8小時(shí)以外的時(shí)間稱(chēng)為閑暇性時(shí)間，包括滿(mǎn)足生理需要時(shí)間和滿(mǎn)足心理需要時(shí)間。
人的需要是多層次的。按照馬斯洛需要層次論的觀(guān)點(diǎn)，人的需要可分為五個(gè)層次，即:生理需要(如吃飯、居住、婚姻、疾病的治療等)、安全需要(如人身安全、環(huán)境安全、經(jīng)濟安全等)、社交需要(如友誼、情感、歸屬等)、心理需要(如自尊、尊重、權威、地位……)、自我成就的需要(如勝任感、成就感……)。以上五種需要層次是由低級到高級逐級上升的。
人們的需要并非永遠固定在某一需要層次上，而是因人而異的。即使是同一個(gè)人，在不同時(shí)期也有著(zhù)不同的需要層次。據國外推測:1972年美國有20%的人，其需要處于第一、二層次，他們對于勞動(dòng)報酬表示關(guān)心;大約80%的人的需要處于第三層次;只有不到1%的人，其強烈需要處于第四、五層次。
美國心理學(xué)家戴維斯在美國曾作過(guò)調查,結果表明:隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展和生產(chǎn)力的提高，人們對精神需要所占的比例將越來(lái)越大。
了解需要層次理論，對職業(yè)管理者的時(shí)間管理是非常必要的。職業(yè)管理者要根據人的不同時(shí)期的需要層次合理安排時(shí)間，以取得事業(yè)上的更大成就。
(二)利用時(shí)間是一個(gè)極其高級的能力
雖然時(shí)間的運籌和管理是一個(gè)十分復雜的，涉及到現代科學(xué)的許多領(lǐng)域，是由許多因素決定的問(wèn)題，沒(méi)有也不可能有一個(gè)固定的管理模式
，但是時(shí)間的運籌管理也和其他事物一樣，有其自身的客觀(guān)規律，而時(shí)間運籌管理的基本原則就是對這種客觀(guān)規律的分析和總結，認真研究和掌握這些基本原則，將對管理好時(shí)間有一定的指導意義。
1.目標原則
目標是時(shí)間運籌管理的基礎，目標原則是時(shí)間運籌管理的基本原則。貫徹目標原則，要做到以下幾點(diǎn):
A.用目標來(lái)限制時(shí)間的使用
有目的的使用時(shí)間和無(wú)目的的使用時(shí)間，其結果有著(zhù)天壤之別。從經(jīng)濟管理的角度講，確定國民經(jīng)濟發(fā)展目標，用目標控制整個(gè)經(jīng)濟發(fā)展的速度和規模，就能使我們一步一步地實(shí)現既定目標，并不斷去追求新的目標。從而激發(fā)我們不斷超越現狀，這樣整體的時(shí)間運籌管理能力也
會(huì )隨之提高。
B.正確選擇目標
在經(jīng)濟管理中，要把握好時(shí)間這個(gè)要素，選好目標是關(guān)鍵。目標是期望達到的成就或結果，是管理行動(dòng)的歸宿。每個(gè)國家經(jīng)濟的發(fā)展，都有自己具體的工作和預期的目的和結果。這些要做的工作和要達到的目的就是目標。目標的確定是一個(gè)復雜的決策過(guò)程，以制定經(jīng)濟發(fā)展目標為例，既要了解社會(huì )發(fā)展需要，國家經(jīng)濟基礎，現實(shí)經(jīng)濟狀況，又要了解未來(lái)發(fā)展趨勢，影響因素等，也就是說(shuō)，選擇目標要有一定的依據，要對各種不同方案進(jìn)行反復分析、比較、篩選，來(lái)確定最佳方案。
C.循序漸進(jìn)，逐步實(shí)現
在選定目標后，應貫徹階梯原則，也就是把目標分解為若干層次，循序漸進(jìn)，逐步實(shí)現。因此，首先應設立總體目標，并把整個(gè)過(guò)程當作一個(gè)系統看待，同時(shí)每一個(gè)階段性的目標應成為總體目標的有機組成部分;其次，要了解每一階段性目標之間的內在聯(lián)系;第三要使每一階段的條件、環(huán)境、能力與這一階段的目標層次相對應。
2.效率和效果原則
在有限的時(shí)間里，要完成更多的工作就必須講求效率，而效果是指由各種行為產(chǎn)生的有效結果，因此效率和效果原則也是時(shí)間運籌管理的基本原則�！⌒适莿趧�(dòng)成果與勞動(dòng)量的比率，也可以說(shuō)，是單位時(shí)間內完成的工作量的大小。在社會(huì )發(fā)展過(guò)程中，無(wú)論是科學(xué)技術(shù)的發(fā)明創(chuàng )造，還是管理科學(xué)的研究，無(wú)一不是致力于提高效率。“效率就是生命”已被人們所承認。對于國家來(lái)說(shuō)效率不僅關(guān)系到經(jīng)濟發(fā)展，而且可以說(shuō)是個(gè)政治問(wèn)題，落后就要被動(dòng)、挨打。我們要建設有中國特色的社會(huì )主義，就是要用更快的速度發(fā)展經(jīng)濟，要盡快趕上世界發(fā)展的步伐。對企業(yè)來(lái)說(shuō)，誰(shuí)的效率高，經(jīng)濟效益好，誰(shuí)的生命力就旺盛，誰(shuí)的效率低，誰(shuí)就要虧損以至倒閉。我們的經(jīng)濟建設和經(jīng)濟管理應該學(xué)會(huì )向效率要
時(shí)間。
與此同時(shí)，我們也應注意到效率所產(chǎn)生的結果，否則，會(huì )出現效率越高，效果越差的情況。比如一個(gè)企業(yè)不顧市場(chǎng)情況，盲目生產(chǎn)滯銷(xiāo)產(chǎn)品，那么效率越高，產(chǎn)品積壓越大，效果就越差。因此只講效率而不講效果，會(huì )因無(wú)法達到目標而導致嚴重的浪費。“效率是‘用正確的方法做事’，而效果是‘做正確的事’”。管理學(xué)家德魯克的這句名言說(shuō)明了這個(gè)道理。檢驗時(shí)間利用的好壞，不是光看“做了多少事”，更重要的是看“做了多少有效的事”。
3.辯證原則
在高速度和高效率的時(shí)代，必須要牢記效率與速度的辯證法。辯證原則是管理和運籌時(shí)間的一個(gè)極其重要的原則。
從辯證的觀(guān)點(diǎn)來(lái)看，運動(dòng)表現于它的反面，即表現在靜止中。正確的時(shí)間運籌管理，應該是動(dòng)靜相兼，有靜有動(dòng)，而不是要求干什么都是動(dòng)得越快越好。靜的含義在這里是說(shuō)在行動(dòng)之前要學(xué)會(huì )科學(xué)地思考。如果我們想最大限度的發(fā)揮時(shí)間的效能，就必須在事前有一個(gè)全面的安排，這種周密的思考，表面上消耗了時(shí)間，實(shí)際上卻為以后的工作贏(yíng)得了時(shí)間。
任何事情都有一個(gè)漸進(jìn)的發(fā)展過(guò)程，盡管我們經(jīng)過(guò)主觀(guān)努力，可以縮短這個(gè)過(guò)程，但是卻不可以跨越這個(gè)過(guò)程。“欲速則不達”，急于求成不但會(huì )妨礙要追求的目標，而且會(huì )加速在錯誤的時(shí)間做錯誤的事情的速度。一味圖快，以為越快越好，幻想出現奇跡，人為地撥快時(shí)間指針，片面追求高速度，反而失去了盡快發(fā)展經(jīng)濟，富民強國的寶貴時(shí)間。
4.有序原則
有序，是指客觀(guān)事物之間和事物內部各個(gè)要素之間有規則地排列、組合、運動(dòng)與轉化。時(shí)間的運籌與管理在一定意義上說(shuō)，要遵循選擇科學(xué)合理的時(shí)間次序的原則。
遵循時(shí)間管理的有序原則，就要使工作秩序條理化。工作無(wú)序，沒(méi)有條理，必然浪費時(shí)間。西方的時(shí)間管理專(zhuān)家們在運用計算機作了各種測定后，為人們支配時(shí)間提出的各種“合理化建議”中有一條就是井井有條。比如說(shuō)，木匠的箱子里有各種工具,每次收工時(shí)把工具放回固定位置，同把工具胡亂丟在箱子里所花費的時(shí)間相差無(wú)幾，但效果卻大不一樣，如按固定位置放好各種工具排列有序，以后使用起來(lái)隨手可得，如胡亂丟進(jìn)去，以后再用，要花好幾倍的時(shí)間去尋找。國外有一管理顧問(wèn)，曾對某公司的管理人員的工作時(shí)間做過(guò)詳細記錄，發(fā)現一位在辦公桌上堆滿(mǎn)各種東西的經(jīng)理，平均每天要花2小時(shí)19分鐘去翻尋桌面上的資料。
工作有條理，既是最容易的事情，也是最困難的事情。在經(jīng)濟管理工作中，也經(jīng)常會(huì )遇到由于沒(méi)有安排好工作次序，而影響了工作進(jìn)度，
乃至造成浪費時(shí)間的現象。
時(shí)間運籌管理的有序原則還體現在對時(shí)間的支配上，也就是要明確目的，從全局著(zhù)眼，分清主次，明確責任與權限范圍，避免工作上的互相推諉和扯皮的現象。
貫徹有序原則還應注意工作內容的簡(jiǎn)化�；睘楹�(jiǎn)，善于把復雜的事物簡(jiǎn)明化，是防止忙亂，事半功倍的有效方法�？v觀(guān)人類(lèi)發(fā)展史，成效往往從簡(jiǎn)化開(kāi)始。秦始皇統一文字，統一貨幣，統一度量衡，靠簡(jiǎn)化推動(dòng)了社會(huì )進(jìn)步。美國管理學(xué)家泰勒對工人的操作活動(dòng)進(jìn)行分析，剔除無(wú)用的動(dòng)作，靠簡(jiǎn)化提高了生產(chǎn)效率，推動(dòng)了管理工作的極大發(fā)展。工作內容的簡(jiǎn)化，包括省去不必要的工作，安排合理的順序，簡(jiǎn)化事務(wù)性
工作和增強預見(jiàn)性。應該經(jīng)常記住:明確自己的工作目的，并使工作條理化，簡(jiǎn)明化，就能有效地利用時(shí)間。樹(shù)立了現代時(shí)間觀(guān)念，了解了時(shí)間運籌管理的原則，還要學(xué)會(huì )利用各種科學(xué)、有效的方法。怎樣最有效地利用時(shí)間，是一個(gè)極其復雜的問(wèn)題。恩格斯說(shuō):“利用時(shí)間是一個(gè)極其高級的規律。”我們應該掌握時(shí)間運籌管理的方法，以提高時(shí)間利用率。
(三)時(shí)間運籌管理的統計法
人們要提高時(shí)間的利用率和有效性，就必須首先了解自己的時(shí)間都花費在哪些地方。所以要對時(shí)間進(jìn)行運籌管理，就可以從對時(shí)間進(jìn)行詳細記錄統計，分析時(shí)間浪費因素入手，有針對性地制定出節約時(shí)間的措施，以達到管理時(shí)間的目的。
時(shí)間運籌管理的統計法一般有以下步驟:
1.時(shí)間消耗的記錄分析
時(shí)間消耗記錄是通過(guò)對時(shí)間消耗的連續記錄，獲得時(shí)間消耗的真實(shí)信息，這是對時(shí)間進(jìn)行運籌管理首先應考慮的基礎性工作。
管理工作者通過(guò)對時(shí)間的記錄分析，了解自己的時(shí)間都消耗在哪些方面，就可以找出浪費的原因，并有針對性地擬定改進(jìn)措施。
時(shí)間消耗記錄分析應注意的問(wèn)題:一是時(shí)間記錄要真實(shí)、準確。這是進(jìn)行時(shí)間運籌管理的依據，自欺欺人是不能作為分析的依據的;二是切勿相信自己憑記憶的估計。從心理學(xué)角度講，人的時(shí)間感覺(jué)是最不可靠的，即使一個(gè)人的記憶力再強，其對時(shí)間的記憶也是有限的，如果靠記憶，永遠也不會(huì )明白自己的時(shí)間究竟是怎樣度過(guò)的;三是要作好時(shí)間的預先分配，這樣可以找出預定時(shí)間分配與實(shí)際耗用的差別，以提高預控時(shí)間的能力;四是選擇好自己的記錄方法與時(shí)間。必須按照自己的工作性質(zhì)、所處環(huán)境、工作目的等來(lái)選擇適當的記錄方法和時(shí)間。但無(wú)論選用怎樣的記錄方法，都必須把每段時(shí)間分清楚，而且有代表性，這樣才能得到詳細的記錄資料，便于分析。
2.時(shí)間消耗的診斷
時(shí)間消耗診斷的具體方法是至少在記錄一周的時(shí)間使用情況后，分類(lèi)統計時(shí)間使用的各方面情況，如會(huì )議時(shí)間、學(xué)習時(shí)間、談判時(shí)間、業(yè)務(wù)時(shí)間等，并計算出各類(lèi)時(shí)間占總時(shí)數的比例。通過(guò)診斷，要找出“非必要”的工作時(shí)間和浪費時(shí)間的事情，并可結合下列問(wèn)題去進(jìn)行分析:
A.哪些事情根本不必做?在記錄中占多少時(shí)間?不必做的工作是指無(wú)助于目標和成果的工作，做了就是浪費時(shí)間。做了這類(lèi)工作，說(shuō)明你把不重要，不迫切的工作放到了重要位置上，這類(lèi)工作占用時(shí)間越多，說(shuō)明你在工作中的分類(lèi)能力越差。
B.哪些事情可以授權他人去做?或他人去做效果更好?有效的管理是通過(guò)各級的分層管理和工作，達到完成任務(wù)的目的。職業(yè)管理者，特別是高層職業(yè)管理者要經(jīng)常對照崗位職責，檢查哪些是應該自己處理的，哪些是應由別人去做的。對于應由他人去完成的工作，要合理的授權，并明確應承擔的責任。
C.哪些事情既浪費了自己的時(shí)間，也浪費了別人的時(shí)間?我們常講的“文山會(huì )海”就是這類(lèi)事例的典型。因此限制會(huì )議，開(kāi)好會(huì )議，已成為管理好時(shí)間的一個(gè)重要問(wèn)題。
D.有哪些工作錯誤在過(guò)去出現過(guò)?占多少時(shí)間?錯誤的重復出現，說(shuō)明反饋系統出了毛病，需要檢查調整。
3.根據診斷結果，制訂具體措施
通過(guò)匯錄和診斷分析，可以幫助人們找到時(shí)間浪費的原因，并通過(guò)制訂措施，來(lái)逐步消除時(shí)間浪費，找到最佳的時(shí)間消耗途徑。
(四)時(shí)間運籌管理的ABC分類(lèi)法
ABC分類(lèi)法是根據“關(guān)鍵的少數，次要的多數”這一普遍規律，按工作的重要性來(lái)進(jìn)行分類(lèi)管理，重點(diǎn)控制的時(shí)間運籌管理方法。
ABC分類(lèi)法的具體做法是:
1.列出工作清單，確定ABC三類(lèi)工作
職業(yè)管理者應把自己的工作看成一個(gè)有機的整體，然后分析每項工作在系統中的作用。在分析時(shí)，可以提三個(gè)問(wèn)題:能不能取消它?能不能與其他工作合并?能不能用簡(jiǎn)便的方法來(lái)代替?經(jīng)過(guò)這一過(guò)程后，再根據工作的重要性、關(guān)鍵性、迫切性和有效性分為ABC三類(lèi)。
A類(lèi)是最重要的、最迫切、會(huì )產(chǎn)生重要效果和影響的工作，職業(yè)管理者對這類(lèi)工作應當確信:必須做好，現在必須做，必須親自做。這類(lèi)工作只占總工作數量的20～30%，但必須花費60～80%的時(shí)間去完成。
B類(lèi)是比較緊要和迫切，但無(wú)太嚴重后果和影響的工作。這類(lèi)工作最好由自己去做，也可委托別人去辦。這類(lèi)工作占總工作量的30～40%，所花費的時(shí)間一般應控制在20～40%。
C類(lèi)是無(wú)關(guān)緊要，不迫切，影響小，無(wú)嚴重后果的工作，可以不做或交由別人去處理。這類(lèi)工作雖占總工作量的40～50%，但要盡量把時(shí)間控制在零。
確定了ABC三類(lèi)工作后，要找出關(guān)鍵性工作，排出工作順序。
2.按照工作類(lèi)別填寫(xiě)ABC分類(lèi)表
職業(yè)管理者要根據工作類(lèi)別、工作項目、預分配時(shí)間等內容填寫(xiě)ABC分類(lèi)表。
3.實(shí)施
職業(yè)管理者應全力以赴投入A類(lèi)工作，做到專(zhuān)心致志，直到最后完成，取得成果后，再轉入B類(lèi)工作。C類(lèi)工作能減則減，如有必要可將其納入B類(lèi)。這樣就減少了許多次要的、無(wú)成果的工作，同時(shí)也避免了時(shí)間的浪費。
(五)時(shí)間運籌管理的PERT方法
PERT方法即網(wǎng)絡(luò )計劃技術(shù)，是一種先進(jìn)計劃方法，在經(jīng)濟管理中有廣泛的應用，由于它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )圖的安排來(lái)調整各項工作，使得同樣的工作內容可以在較短的時(shí)間內完成。因此，在時(shí)間運籌管理中也不失為一種好方法。
網(wǎng)絡(luò )計劃技術(shù)的基本步驟如下:
A.劃分工作項目，要把整個(gè)工作劃分為若干項目，分析各項工作之間的相互關(guān)系，并排列先后順序。
B.確定各項工作所需要的時(shí)間。
C.繪制網(wǎng)絡(luò )圖。
D.計算網(wǎng)絡(luò )的各項時(shí)間值。
E.確定關(guān)鍵路線(xiàn)。
F.采取措施，調整、安排計劃。
例如，有一項工作，包括以下幾部分:
A項，需要3小時(shí);
B項，需要1個(gè)時(shí);
C項，需要0.5小時(shí)。
假設完成全部工作可以有幾種安排方法:
第一種，串聯(lián)方法
全部完成需4.5小時(shí)。
第二種，并聯(lián)方法
全部完成需3.5小時(shí)。
第三種，串并聯(lián)方法，即網(wǎng)絡(luò )計劃技術(shù)
全部完成只需2.5小時(shí)。
這個(gè)例子說(shuō)明，采用網(wǎng)絡(luò )計劃技術(shù)，可以使同樣的工作，由于不同的安排而使工作過(guò)程更科學(xué)、更合理，同時(shí)也節約了時(shí)間。
時(shí)間運籌管理的方法還有很多，只要我們能認真學(xué)習，努力實(shí)踐，一定會(huì )贏(yíng)得更多的時(shí)間，創(chuàng )造更多的財富。
(六)信息時(shí)間管理法
1.基本原理
信息時(shí)間管理法，就是充分運用現代管理中的精神動(dòng)力和信息動(dòng)力，從分析職業(yè)管理者管理時(shí)間的行為的發(fā)展過(guò)程入手，采取形象鮮明的時(shí)間管理信息，造成一種強烈的節約時(shí)間的外部環(huán)境，增強職業(yè)管理者的自我約束能力，增強時(shí)間觀(guān)念，養成珍惜時(shí)間的良好習慣。
每個(gè)職業(yè)管理者都從事著(zhù)區別于他人的工作，面臨著(zhù)不同的外部環(huán)境，他們自身素質(zhì)和能力也是千差萬(wàn)別的。究竟哪些因素決定時(shí)間管理效果呢?心理學(xué)對人的行為作了如下公式描述:
B=f(P.E)
式中B——行為
P——內在因素
E——外部條件
可見(jiàn)人的行為無(wú)非取決于內在因素和外部條件。時(shí)間管理的有效性也取決于這兩個(gè)方面。信息時(shí)間管理法主要是利用一定的外部信息，作用于人的內在因素，產(chǎn)生某種動(dòng)力和壓力，促使人們科學(xué)地利用時(shí)間。
每一個(gè)人都有自己的好惡和行為方式。在無(wú)妨大局的情況下，誰(shuí)也不愿意壓抑自己，歪曲自己，更不愿意與自己作斗爭。因此，很難框死自己的時(shí)間，想干什么就干什么，一般不約束自己的行為。例如，我們平常覺(jué)得沒(méi)事的時(shí)候，總想著(zhù)去看電視，去旅游，去跳舞，這似乎比工作更能吸引人。一般的人都是需要動(dòng)力和壓力的，這兩種力量越強，越有利于職業(yè)管理者利用時(shí)間。有一個(gè)高中畢業(yè)生，考大學(xué)的愿望十分強
烈，因此，他拼命地學(xué)習，珍惜每一分鐘，終于如愿以?xún)�。還有一名女工被一名大學(xué)生拋棄了，她產(chǎn)生了從未有過(guò)的動(dòng)機，立誓在事業(yè)上要超過(guò)拋棄自己的戀人。她克服了人們難以想象的困難，奮斗了兩年，考上了研究生。陪伴著(zhù)她成功的有動(dòng)力和壓力。這兩個(gè)力是時(shí)間管理的有效工具。
人們行為是由動(dòng)機支配的。動(dòng)機是怎樣產(chǎn)生的呢?是通過(guò)人的需要。所謂需要，是指人對某種目標的渴求與欲望。
職業(yè)管理者必然有各種需要，但各種需要所占比例不同。在人們基本解決了生理、安全需要以后，管理時(shí)間的動(dòng)機主要來(lái)自成就需要和精
神需要。因此，凡是成功的職業(yè)管理者都具有強烈的成就欲，而且是一個(gè)愛(ài)惜時(shí)間的人。其具體過(guò)程是:當人們的某種需要不能滿(mǎn)足時(shí)，心理上就會(huì )出現一種不安和緊張狀態(tài)，緊張的程度與需要的迫切性成正比。這種緊張狀態(tài)就是動(dòng)機。動(dòng)機驅使著(zhù)人們選擇或尋找目標，進(jìn)行滿(mǎn)足需要的活動(dòng)，一旦需要滿(mǎn)足，動(dòng)機解除，然后，又會(huì )有新的需要，造成新的行為。
因此，關(guān)鍵是要通過(guò)客觀(guān)條件造成的信息動(dòng)力，影響職業(yè)管理者時(shí)間觀(guān)念的形成和時(shí)間管理行為的產(chǎn)生，激勵人們高效率地工作。
2.信息時(shí)間管理的方式
這里所說(shuō)的信息，是指經(jīng)過(guò)加工整理、被人們理解和認識的，對職業(yè)管理者管理時(shí)間有影響的數據和資料。它有多種表現形式，如語(yǔ)言的、書(shū)面的、數字的和文學(xué)說(shuō)明的。它有各種媒介，報刊、廣播、電視，甚至傳統、作風(fēng)、愛(ài)好、志趣等，都是信息動(dòng)力的組成部分。
A.對職業(yè)管理者生活的全過(guò)程進(jìn)行時(shí)間管理的信息輸入
從臥室到辦公室，從餐廳到會(huì )議室，都布置有時(shí)間管理的信息，使職業(yè)管理者每時(shí)每刻都感到時(shí)間的寶貴，潛移默化地受到影響和啟迪，形成強烈的時(shí)間觀(guān)念。
B.對下屬的時(shí)間進(jìn)行管理，促成一個(gè)良好的時(shí)間管理環(huán)境
一個(gè)時(shí)間觀(guān)念很強的職業(yè)管理者，他召集會(huì )議，說(shuō)幾點(diǎn)開(kāi)始就幾點(diǎn)開(kāi)始，從不推遲，不管人多人少都是如此;計劃幾點(diǎn)結束就幾點(diǎn)結束，差不了一分鐘。這樣，他本身接受了時(shí)間管理環(huán)境的信息，而且給下級起了表率作用。因此，他召集的會(huì )議，人們都準時(shí)到會(huì )，效率很高。創(chuàng )造一個(gè)全員時(shí)間管理環(huán)境很重要。例如:在你周?chē)娜硕紱Q定晚上去看電視，你讀書(shū)心里也不踏實(shí);如大家都讀書(shū)，你也就心安理得了。若有幾個(gè)人沒(méi)有較強的時(shí)間觀(guān)念，總找你聊天，到你那兒東看看，西瞧瞧，必然會(huì )影響你的工作。突然的打擾，會(huì )引來(lái)消極因素的環(huán)境——煩躁、緊張、厭煩，甚至敵意等情緒，應當盡量避免。
C.借鑒你最崇拜的企業(yè)家的經(jīng)驗，看他們是如何管理時(shí)間、約束自己行為的
在日本東京鎢公司的會(huì )議室里，貼著(zhù)《會(huì )議七條規定》，開(kāi)頭第一句是“要有效地開(kāi)會(huì )”。下面7條是:(1)要準時(shí)出席;(2)會(huì )議時(shí)間控制在90分鐘以?xún)? (3)要很好地考慮，采納代表的建設性意見(jiàn);(4)不要固執己見(jiàn);(5)按多數人的意見(jiàn)作決議;(6)結論要在當場(chǎng)確認;(7)中途不要退席。這是少開(kāi)會(huì )，開(kāi)短會(huì )的有力保證。“時(shí)間就是金錢(qián)”，這是日本人常說(shuō)的一句話(huà)。日本大分熱軋廠(chǎng)每分鐘軋12噸鋼材，每噸6萬(wàn)日元。1分鐘就是70多萬(wàn)日元。這個(gè)概念在全廠(chǎng)職工腦子里印記很牢。一些日本企業(yè)的電話(huà)簿上寫(xiě)著(zhù):“講話(huà)不要超過(guò)3分鐘”“少說(shuō)無(wú)聊話(huà)”。這些都是信息時(shí)間管理法的具體運用。
三、時(shí)間運籌要點(diǎn)
(一)合理安排時(shí)間
1.工作計劃化、程序化
擺在管理者面前的工作幾乎每天都是一大堆，從外表上看，管理者的共同特點(diǎn)是“忙”。但有的領(lǐng)導“忙”在點(diǎn)子上，而有的則不然，往往抓了芝麻，丟了西瓜。其原因就是工作沒(méi)有計劃，沒(méi)有程序，碰到什么就干什么，什么工作最緊急就干什么。在現代復雜多變的領(lǐng)導工作中，任何工作都必須有計劃有程序。應每天有每天的計劃�？蓪⒚刻斓墓ぷ靼雌渲匾院途o迫性的順序編號，但一定要注意，最重要的，不一定最緊
迫;而最緊迫的也不一定最重要，只有二者同時(shí)具備，才可列入第一順序。國外一位心理學(xué)家把這種“選擇首先應該干什么的能力”命名為“第一順序判斷力”。他解釋道:“優(yōu)秀的實(shí)干家首先要使自己工作有計劃性。然后，對于擺在面前的一大堆工作，他先致力于擺在首位的工作。要養成一種習慣，總是先干最要緊的事情，不要讓那些無(wú)價(jià)值、沒(méi)意義的事耽誤了你的一生，不斷地向妨礙你取得豐碩成果的無(wú)聊瑣事格斗。決不能讓寶貴的時(shí)間與你的勞動(dòng)白白地付之東流。”這是非常正確的。同樣，每周應有每周的計劃，每月應有每月的計劃，工作也就分出了輕重緩急。由于首先干的是最重要最緊迫的工作，因而，工作效率也就會(huì )大大提高。
美國著(zhù)名管理專(zhuān)家艾倫·萊金在《如何控制你的時(shí)間和生命》一書(shū)中提出了一個(gè)“有計劃的拖延法”。他認為一個(gè)管理者每天需要解決的事情很多，但不可能每件事都做完，因而可將每天的工作分為A、B、C三類(lèi)。A類(lèi)最重要，B類(lèi)次之，C類(lèi)可以緩一緩。接工作程序先作A、B兩類(lèi)的事情，如果把A、B兩類(lèi)的工作完成了，也就完成了80%的工作。如果有人打電話(huà)催問(wèn)原屬于C類(lèi)的事情，就把此事遷入B類(lèi)中去;要是有人親自找上門(mén)來(lái)聯(lián)系原屬于C類(lèi)的事，可將這件事劃入A類(lèi)。這種動(dòng)態(tài)的變化，就使原計劃中A類(lèi)與B類(lèi)工作中的一部分壓縮到C類(lèi)中去了，因而使工作具有計劃性、針對性。這種方法的最大優(yōu)點(diǎn)，就是將有限的時(shí)間安排給最重要、最迫切的工作，從而提高了工作效率。
2.合理分類(lèi)，有效使用時(shí)間
管理者雖然要處理的問(wèn)題很多，但處理各項工作所需的時(shí)間分布是不均勻的。大致講，就工作的重要性而言，管理者是用20%左右的時(shí)間完成80%的工作而用另外80%左右的時(shí)間去處理其余20%的工作。管理者最重要的工作就是出主意和用干部?jì)蓷l，即科學(xué)決策和知賢善任，這兩項工作雖然十分重要，占領(lǐng)導工作重要程度的80%，但時(shí)間卻只要20%左右。怎樣保證這20%左右時(shí)間的高效使用，使其完成領(lǐng)導工作量80%的任務(wù)，這是一項技術(shù)�？梢钥紤]每天用一個(gè)小時(shí)，作為管理者的“思考時(shí)間”。在這一個(gè)小時(shí)的“思考時(shí)間”內，除極特殊的情況外，上級不布置工作，下級不匯報情況，同級不橫向聯(lián)系，包括不打電話(huà)和接電話(huà)，所有工作均由辦公室工作人員處理或轉達，集中精力思考重大的決策和選賢用人的大問(wèn)題。同理，每周安排半天，每月安排一天，作為管理者的“思考時(shí)間”。三者相加，每月管理者占用的“思考時(shí)間”約為全部領(lǐng)導
工作時(shí)間的20%左右。長(cháng)期堅持，形成制度，對領(lǐng)導工作大有好處。如果本單位或辦公室條件較差，也可以在外單位或其它鮮為人知的房間里閉門(mén)深思。由于變換了辦公場(chǎng)所，不僅可以使頭腦清晰，而且感覺(jué)上與在自己辦公室里有所不同，就更容易把思想集中在那些并非日常業(yè)務(wù)的、帶全局性的重大問(wèn)題上了。
管理者除科學(xué)決策和知人善任兩項主要工作外，剩下20%的工作卻要占用80%左右的時(shí)間。這就是調查研究、閱讀文件、出席會(huì )議、匯報檢查、晤談家訪(fǎng)、送往迎來(lái)、公務(wù)出差、臨時(shí)任務(wù)等等。對這些事管理者也應統籌兼顧，合理安排。因為這些工作是管理者科學(xué)決策和知人善任的基礎和前提。沒(méi)有這些準備工作，科學(xué)決策和知人善任也是搞不好的。
3.排除時(shí)間干擾
善于巧妙地排除各種時(shí)間干擾，集中時(shí)間和精力從事最重要的工作，也是現代管理者運籌時(shí)間的重要內容之一。干擾來(lái)自主觀(guān)和客觀(guān)兩個(gè)方面。從主觀(guān)方面來(lái)講，就是管理者自己分散了精力，精神不能集中。如正在考慮某一重要問(wèn)題時(shí)，頭腦中突然浮現出對另一問(wèn)題的想法，或者靈機一動(dòng)想出了對另外問(wèn)題的好主意。這時(shí)，管理者應該迅速排除干擾�？蓪⑴R時(shí)出現的想法、主意的主要內容馬上記錄下來(lái)，等做完自己當前所從事的主要工作以后，再接著(zhù)思考，分析比較，以便充分發(fā)展自己的思想。為了防止出現干擾現象，管理者在思考重要問(wèn)題前，要首先處理掉可能分散精力的工作。如果一邊思考著(zhù)重大的決策問(wèn)題，一邊又惦記著(zhù)馬上或明天要交差的工作，即使想集中精力，也是辦不到的。預先限定某項工作完成的時(shí)間，也有助于排除干擾，集中精力。工作無(wú)限時(shí)，什么時(shí)候完成都行，就等于什么時(shí)候都完不成。只有定下何時(shí)完成的時(shí)間目標，將自己全部投入到工作中去，引起一種精神上的興奮和緊迫感，才能排除各種干擾，爭取時(shí)間。
從客觀(guān)方面來(lái)講，干擾的來(lái)源比較多，如工作環(huán)境不好，人聲嘈雜，也難于集中思想。但主要是來(lái)自三個(gè)方面。首先是來(lái)自上級機關(guān)的干擾。
正當你在聚精會(huì )神從事某一工作時(shí)，上級突然通知你必須完成另外的工作，會(huì )使你原來(lái)的工作時(shí)間被迫中斷，以后又重新干，浪費了寶貴的時(shí)間。但上級布置的工作，包括臨時(shí)性的任務(wù)，下級必須完成。為了不使上級經(jīng)常干擾自己的工作，可以采取如下措施:一是定期向上級匯報請示工作，使自己的工作與上級的意圖或工作計劃一致起來(lái)，這樣上級就不會(huì )經(jīng)常提出一些干擾你的時(shí)間的事情了。二是盡量使自己的預定工作日程安排與上級機關(guān)的日程表同步，二者互相協(xié)調起來(lái)，就會(huì )減少對你的時(shí)間干擾。
其次是下級的干擾。下級有事必須向上級請示，這往往會(huì )干擾上級管理者的時(shí)間。但對下級或部屬的請示，作為上級領(lǐng)導又必須給以解決。為了排除時(shí)間上的干擾，可以采取以下方法:一是規定一定的時(shí)間，作為檢查下屬工作，解決下級主要問(wèn)題的時(shí)間，這樣，就可以避免干擾。二是向下級機關(guān)授權，制定各類(lèi)干部的崗位責任制，上級管理者只管方針政策，管宏觀(guān)控制與協(xié)調，最后檢查與監督，至于每件事如何做，由誰(shuí)去做，都應由下屬自己去解決。這樣下屬才不會(huì )大事小事都來(lái)請示，也就減少干擾你的時(shí)間了。
再次是來(lái)訪(fǎng)者的干擾。作為一個(gè)管理者，必定會(huì )有員工來(lái)拜訪(fǎng)你。只要來(lái)拜訪(fǎng)你，不管是什么人，必定都有拜訪(fǎng)的理由或事情，不接待當然是不行的。但那些芝麻小事、鄰里糾紛、敘舊扯家常之類(lèi)的拜訪(fǎng)者，或者開(kāi)口千言，離題萬(wàn)里的拜訪(fǎng)者，毫無(wú)疑問(wèn)會(huì )干擾你的時(shí)間安排，破壞你的工作和生活節奏，是必須盡量減少的�？梢圆扇∫韵罗k法:一是設一道秘書(shū)或辦公室防線(xiàn)，凡來(lái)訪(fǎng)者先由秘書(shū)或辦公室工作人員接談，只有他們認為必須找領(lǐng)導時(shí)才可直接接談，凡他們能處理或解決的事均授權他們處理，這樣可以減少接談的人數。二是必須見(jiàn)面接談的要先預約好見(jiàn)面的接談時(shí)間，這就在某種程度上控制了來(lái)訪(fǎng)者的時(shí)間干擾。三是接談時(shí)要說(shuō)明接談的時(shí)間，或事先告訴秘書(shū)，到規定的時(shí)間進(jìn)來(lái)通知說(shuō)，外面還有什么事情要你去處理，這樣雙方都有時(shí)間感，不會(huì )東扯西拉。四是接談要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，緊扣主題，不要讓來(lái)訪(fǎng)者把話(huà)題扯到一邊去。五是已經(jīng)談完了，來(lái)訪(fǎng)者因為沒(méi)有達到目的或不完全滿(mǎn)意，而仍磨磨蹭蹭不肯走，管理者可以采取如下方法:明確告訴來(lái)訪(fǎng)者，談話(huà)已經(jīng)結束，自己還有工作要處理;或者站起來(lái)把來(lái)訪(fǎng)者引向門(mén)口;或者看手表或掛鐘，示意時(shí)間已到;或者取出文件來(lái)批閱，等等。管理者可以根據不同的來(lái)訪(fǎng)者采取不同的方法，盡早結束會(huì )談，排除時(shí)間干擾。
(二)時(shí)間節約
1.辦公室規范化
作為一個(gè)職業(yè)管理者，每天有三分之一到一半以上的時(shí)間要在自己的辦公室里度過(guò)，所以辦公室如果搞得亂糟糟的，要什么找不到什么，或者必要的、不必要的都堆放在辦公室內，工作起來(lái)也會(huì )大大浪費時(shí)間。
整理辦公室與處理家務(wù)的原則基本上是一致的，即是方便、固定。什么東西擺在什么地方，要使用起來(lái)方便。所有的東西都應該放置在固定的地點(diǎn)，決不能隨便亂丟。整理辦公室首先是辦公桌，有的管理者的辦公桌象個(gè)工藝品陳設柜，擺滿(mǎn)了各種裝飾品，玻璃板下放著(zhù)朋友和家人的生活照，每天在欣賞這些東西中不知不覺(jué)地浪費了時(shí)間;有的管理者辦公桌上堆滿(mǎn)了各種報紙、雜志、書(shū)籍、文件等等，給人以混亂不舒服的感覺(jué)。找一份材料得翻半天，也大大浪費了時(shí)間。所以，辦公桌要規范化。凡不需要的東西，一律從辦公桌上拿走，只放上真正需要的東西，如電話(huà)機、臺歷(備忘錄)、筆筒、墨水、臺燈和一個(gè)時(shí)期經(jīng)常使用的資料或書(shū)籍。在辦公桌旁再放一個(gè)合適的書(shū)架或文件柜，把文件、資料都分門(mén)別類(lèi)地放在里面，貼上標簽或文件代號，同時(shí)經(jīng)常注意整理，隨時(shí)去掉那些無(wú)用的東西。這樣，使你工作的環(huán)境井然有序，需要什么信手可拿，就大大提高了辦公的工作效率，因而也就節約了時(shí)間。
要習慣于使用備忘錄。每當接到一個(gè)會(huì )議通知，或者突然想起一件必做的事，或者每天必須要做哪些工作，都可簡(jiǎn)要地寫(xiě)在備忘錄上，你一眼就可看到，用不著(zhù)白天黑夜去想還有什么事沒(méi)有做完，從而節約了許多時(shí)間。過(guò)一段時(shí)間后，把備忘錄歸納整理，又為你總結工作提供了材料，以免東翻西找，七拼八湊，從而又為你節約了許多時(shí)間。
2.簡(jiǎn)化工作
任何一項工作，只有簡(jiǎn)化到不能再簡(jiǎn)化了，才能最大限度地節約時(shí)間。因此，簡(jiǎn)化工作也是節約時(shí)間的技術(shù)之一。簡(jiǎn)化工作可以有許多途徑，如取消、合并、重新排列、變更、取代等。對任何工作或同一工作的任何步驟，首先要問(wèn)一問(wèn)，它是不是一定必要的?它能否取消?對不起任何作用的工作，或者不起任何作用的工作步驟，該取消的就應取消。如召開(kāi)一個(gè)全部員工參加的大會(huì )，如果能用召開(kāi)干部會(huì )議，分別傳達的辦法解決，可以不召開(kāi)大會(huì )，就節約了時(shí)間。把兩個(gè)或兩個(gè)以上的工作或步驟合并起來(lái)，就可以獲得和取消相同的結果。例如:服務(wù)于同一目的的兩項工作，在形式上既有相同之處，又有不同之點(diǎn)，就可以將二者合并為一，這樣就可節省重復勞動(dòng)的時(shí)間。重新排列就是改變工作步驟的
順序，按工作內容的客觀(guān)規律辦事，不至于繞圈子，走彎路，當然也就節約了時(shí)間。變更就是改變工作方法，用最恰當的方法處理問(wèn)題，雖然結果相同，但減少了環(huán)節，也就節約了時(shí)間。取代就是把某種要素換成其它更為合適的要素，例如把用通信聯(lián)系改為用電話(huà)或E-mail聯(lián)系。由于聯(lián)系的方法變化了，也可以節約時(shí)間。因此，管理者對任何工作，都應該問(wèn)幾個(gè)為什么，為什么這個(gè)工作需要做?這個(gè)工作的關(guān)鍵是什么?應該在什么地方做?什么時(shí)候做?誰(shuí)去做最合適?最好的做法是什么?有了這一連串的思考，就在你的頭腦中將工作簡(jiǎn)化了，因而無(wú)形中節約了你的工作時(shí)間。
3.集中使用零碎時(shí)間
管理者要善于集中零碎的時(shí)間為一個(gè)整體，整體的時(shí)間比零碎的時(shí)間起的作用更大。比如一個(gè)職業(yè)管理者，員工要求找你談話(huà)，匯報思想，解決實(shí)際問(wèn)題的很多。如果天天有人找你，甚至一天有好幾個(gè)人找你，就把你的整塊時(shí)間穿插得零七八碎，什么事也干不成了。在這種情況下，如果設立“經(jīng)理接待日”，“知識分子工作接待日”，干部群眾都在這一天來(lái)找你，就使無(wú)規律的零碎時(shí)間變成了有規律的整體時(shí)間，同時(shí)也保證了其它的時(shí)間成為不受談話(huà)干擾的整體時(shí)間，你的工作效率一定會(huì )提高。同樣，管理者找顧問(wèn)或下屬談話(huà)，也不能今天談一下，明天
又談一下，而應該事先通知顧問(wèn)或下屬談話(huà)內容，讓其作好充分準備，每次談話(huà)不超過(guò)一個(gè)半小時(shí)，在這一個(gè)半小時(shí)內，除了極特殊的情況外，一般不接電話(huà)，不會(huì )見(jiàn)任何人。這樣，也把零碎的談話(huà)時(shí)間相對集中起來(lái)，提高了時(shí)間的利用率。
管理者除了集中零碎時(shí)間外，對于不能集中的零星時(shí)間，也要學(xué)會(huì )靈活使用。如開(kāi)會(huì )前的15分鐘，到醫院看病候診的15分鐘等等，都可以利用來(lái)看一點(diǎn)書(shū)，整理一下工作日程安排表，寫(xiě)一張明信片。一天利用15分鐘的零星時(shí)間，一年就是11天。如果一天利用兩個(gè)15分鐘，一年就是22天，幾乎抵得上一個(gè)月的工作日了。阿列斯·伯雷在《怎樣度過(guò)二十四小時(shí)》一書(shū)中說(shuō):“一天的時(shí)間就像大旅行箱一樣，只要知道裝東西的方法，就可以往里裝進(jìn)兩倍之多的物品。開(kāi)始不要把東西扔到箱子的正中間，而是不留縫隙地往四個(gè)角和箱子的邊緣填充，最后再向旅行箱的中間填。如果毫無(wú)浪費地使用了四個(gè)犄角旮旯的時(shí)間，你就可以把一天的時(shí)間當做兩天用了間，你就可以把一天的時(shí)間當做兩天用了。”他所說(shuō)的“四個(gè)犄角旮旯的時(shí)間” 就是指有效地利用零碎時(shí)間。
4.利用現代化工具節約時(shí)間
隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我們能夠運用現代化的工具節約時(shí)間。如一臺每秒鐘運算1億次的計算機，1分鐘內完成的計算量，相當于100個(gè)人用算盤(pán)工作幾十年的計算量。過(guò)去說(shuō)的:“一天等于二十年”，在許多領(lǐng)域已大大落后現實(shí)了。作為現代管理者，必須要學(xué)會(huì )運用現代科技和工具來(lái)節約時(shí)間，從而提高工作效率。
正確地使用電話(huà)、E-mail，可以節約許多時(shí)間。電話(huà)瞬間即可縮短與通話(huà)者之間的距離，雖然相隔千山萬(wàn)水，也如同近在咫尺，省去了往返長(cháng)途跋涉的時(shí)間，也省去了寫(xiě)信的時(shí)間和信件往返所需的時(shí)間。如果召開(kāi)一個(gè)有許多子公司管理人員參加的會(huì )議，而會(huì )議內容又不長(cháng)，可以
采用“電話(huà)會(huì )議”的形式，節省了將許多人集中在一起的時(shí)間。所以管理者遇事首先要考慮:可不可以用電話(huà)或E-mail解決?當然，電話(huà)使用不當，也會(huì )浪費時(shí)間，如沒(méi)有準備的東拉西扯，過(guò)多的客套話(huà)，打進(jìn)來(lái)的電話(huà)過(guò)多過(guò)雜，也會(huì )干擾你的工作時(shí)間�，F代管理者要掌握正確使用電話(huà)來(lái)節約時(shí)間的技術(shù)。
用錄音機、錄像機和照相機來(lái)節約時(shí)間。管理者不可能參加所有的會(huì )議，對于一些重要的而本人又不能參加的會(huì )議，可采用錄音的辦法，然后在外出的路上坐在汽車(chē)里聽(tīng)，也可以在休息的時(shí)候聽(tīng)，節約了參加會(huì )議的時(shí)間。對一些重要的活動(dòng)，重大的事件，管理者為了準確掌握情況，可以用錄像的辦法，使管理者如身臨其境。對于一些重要的工程建設，重大的責任事故，如果采用了實(shí)況錄像，可以使管理者賞罰準確，節省了調查研究的時(shí)間。照相機同樣可以節約時(shí)間，如把一些重要資料拍成照片，節約了抄寫(xiě)的時(shí)間;某項工程發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題需要索賠時(shí)，用現場(chǎng)若干張照片來(lái)說(shuō)明，可以節約寫(xiě)好幾頁(yè)報告的時(shí)間，而且讓人一看就明白，又節約了討論、詢(xún)問(wèn)的時(shí)間。如果一位把自己的產(chǎn)品都拍成照片隨身攜帶，一張照片就可以說(shuō)明需要20分鐘才能介紹清楚的產(chǎn)品，大大地節約了時(shí)間。使用復印機和小型電子計算器節約時(shí)間。復印機為我們節約時(shí)間提供了理想的現代化工具。對于重要的新書(shū)、文件、重要的地圖、圖形、筆記本、資料等等，復印機都能瞬間為我們復制若干份，而且準確無(wú)誤，為我們節約了大量抄寫(xiě)的時(shí)間，是現代化辦公室不可缺少的工具之一。
現代管理者要有準確的數量概念，對任何工作，不僅要有定性的描述，而且要有定量的描述，把定性和定量有機地結合起來(lái)。為了定量準確，小型電子計算器可以幫我們的大忙，它計算快，錯誤少，使用簡(jiǎn)單，可以為我們節約大量的時(shí)間。
有些需要管理者親自去才能解決的事，管理者必須親臨現場(chǎng)。節約路途所費時(shí)間的最好辦法是使用現代化交通工具，坐專(zhuān)車(chē)，乘飛機等等。
(三)控制文件和會(huì )議過(guò)多地占用時(shí)間
1.限制和改善文件處理辦法
職業(yè)管理者若大部分時(shí)間在文山會(huì )海中度過(guò)，整天泡在文件堆里和會(huì )議室中，必然產(chǎn)生官僚主義。所以必須嚴格控制各種文書(shū)和會(huì )議過(guò)多地占用時(shí)間。
經(jīng)常所說(shuō)的文件，主要有兩種:一是上級下發(fā)的文件、指示;二是下級機構的請示、匯報、總結。
管理者應盡量減少發(fā)文件，堅決克服專(zhuān)靠文件指揮工作的作風(fēng)。凡不該發(fā)文件的堅決不發(fā)，不該送閱的堅決不送，能聽(tīng)口頭匯報的不寫(xiě)書(shū)
面材料，能用電話(huà)的，以電話(huà)代替文件。這樣就減少了閱讀文件的時(shí)間。對已經(jīng)發(fā)出或送至管理者手中的文件，也要妥善處理，不要在辦公桌上形成一個(gè)“文山”。首先要將文件分類(lèi)，切忌“一鍋煮。”可考慮按以下類(lèi)別分類(lèi): 應立即處理的、優(yōu)先順序靠后的、有關(guān)新情報的、未決定的、以后處理的。應立即處理的，是指緊急信件，馬上要行動(dòng)的事情。對這類(lèi)文件，管理者必須馬上做出決定，任何拖延、猶豫都會(huì )給工作帶來(lái)?yè)p失。優(yōu)先順序靠后的，是指為某一件事情騰出特定的時(shí)間或特定的日子，歸納起來(lái)過(guò)過(guò)目就行了。
有關(guān)新情報的，包括信件、備忘錄、報告書(shū)、小冊子、內部信息資料、有關(guān)同行業(yè)的報刊等等。如果自己一時(shí)沒(méi)有時(shí)間閱讀時(shí)，可以批轉給有關(guān)職能部門(mén)先閱，并注明，要求職能部門(mén)看完后再轉給自己閱讀，并就有關(guān)情況提出見(jiàn)解。未決定的，是指暫時(shí)先放入保留檔案夾中，在采取適當行動(dòng)之前，一直要放在那里。以后處理的，是指需要進(jìn)一步努力的，或以后再干的。包括是否是真正重要的工作，還有待進(jìn)一步研究，或還需要進(jìn)一步深入分析論證，以及有必要在人、財、物等方面予以較充分的安排的事項。
管理者還應防止文件滯留。凡收到的信件、報告或其它文件，都應從速分類(lèi)處理�；蚪晦k，或閱讀，或回信，或存檔，總之，不使文件堆放在辦公桌或抽屜內。要注意的是，除極特殊的重要事情需反復研究外，一般事情應一次決定。這種處置辦法可以省下以后再一次讀原信，看文件和再一次思考的時(shí)間。要知道，這種“再一次”是吞沒(méi)時(shí)間的“癌癥”。
2.限制會(huì )議時(shí)間
一定形式的會(huì )議是管理者溝通信息、統一認識、協(xié)調步驟、正確決策、布置工作的必要形式，也是節約時(shí)間，提高領(lǐng)導工作效率的重要途徑之一。但是，那種“馬拉松”式的會(huì )議，沒(méi)有一定中心內容的會(huì )議，議而不決的會(huì )議，使會(huì )議泛濫成災，使管理者成天泡在會(huì )議之中，必然
大大降低領(lǐng)導工作效率。
現代管理者必須明白:一般情況下都要限制會(huì )議的時(shí)間。第一，不開(kāi)可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì )。在我們日常工作中，不是什么問(wèn)題都要開(kāi)會(huì )才能解決的。因此，管理者在開(kāi)會(huì )前一定要問(wèn)一下自己，這個(gè)會(huì )真有必要開(kāi)嗎?不開(kāi)會(huì )能不能同樣解決問(wèn)題?會(huì )議要達到的目的是什么?可不可以利用非正式的會(huì )議來(lái)代替正式會(huì )議?例如:要和某部門(mén)商量某事情時(shí)，把許多人都召集到會(huì )議室的長(cháng)桌旁坐下，倒不如管理者自己到部下那里去，不必一一坐下，端茶倒水，當面就可把工作決定下來(lái)，不就節約了開(kāi)會(huì )的時(shí)間嗎?
第二，不開(kāi)沒(méi)有準備的會(huì )。會(huì )議準備包括會(huì )議中心議題，要達到的目的，議題涉及的有關(guān)部門(mén)都要事先征詢(xún)意見(jiàn)，如涉及支出和撥款問(wèn)題時(shí)，要事先征詢(xún)財政部門(mén)的意見(jiàn)，否則不得將問(wèn)題提上議事日程。較長(cháng)的議案、報告或會(huì )上要研究的其它問(wèn)題，應將提綱或全文提前3天或7天左右提交與會(huì )者，使他們有閱讀和思考的時(shí)間。會(huì )議主持者要先考慮一下可能的解決對策或可行方案，供大家在會(huì )上研究。要限定出席會(huì )議的人數。參加會(huì )議的除法定人員外，只有與議題有關(guān)的人員和部門(mén)的代表，與議題無(wú)關(guān)的人一律不能參加會(huì )。
第三，不開(kāi)“馬拉松”式的會(huì )。每次開(kāi)會(huì )的時(shí)間不能太長(cháng)。要做到不開(kāi)長(cháng)會(huì )，就要不開(kāi)沒(méi)有明確議題的會(huì )和有許多議題的會(huì )。沒(méi)有明確議題的會(huì )，往往東拉西扯。有許多議題的會(huì )，往往不能展開(kāi)充分討論，匆匆作了決定，執行過(guò)程中漏洞百出。預先告知與會(huì )者會(huì )議的限定時(shí)間，并在會(huì )議室墻壁上掛一個(gè)鐘來(lái)顯示會(huì )議的“剩余時(shí)間”，能使與會(huì )者認真對待會(huì )議，就可以縮短會(huì )議時(shí)間。要限定報告人及出席人發(fā)言的時(shí)間。要求發(fā)言力求準確，以便迅速、精干地解決多種黨政事務(wù)。對于喜歡長(cháng)篇發(fā)言的人，會(huì )議主持者應當提醒，這不是群眾集會(huì )，不需要宣傳鼓動(dòng)，只談事情本身。開(kāi)會(huì )時(shí)應嚴禁交頭接耳。有重要問(wèn)題可遞紙條，以便集中精力思考問(wèn)題。反對開(kāi)會(huì )遲到，遲到者應被看成同破壞紀律一樣是不能容忍的，特別是會(huì )議主要負責人或主持者必須提前或按時(shí)到會(huì )。
第四，不開(kāi)議而不決的會(huì )。每次會(huì )議都要議而有決，要經(jīng)過(guò)多次會(huì )議才能決定的問(wèn)題，應明確宣布暫時(shí)休會(huì )，同時(shí)宣布下次會(huì )議的進(jìn)一步要求，提請與會(huì )者作好準備，主持會(huì )議者最后要對會(huì )議作總結。管理者最易犯的毛病，是想在會(huì )議上強行通過(guò)自通過(guò)自己早已想好了的決定，不切實(shí)際地希望與會(huì )者有著(zhù)同自己相同的看法，這在客觀(guān)上是很難辦到的。主持會(huì )議管理者的水平和藝術(shù)在于，虛心聽(tīng)取各種不同意見(jiàn)后，將其中的精華部分吸收到自己的總結中來(lái)，同時(shí)對其他意見(jiàn)加以必要的肯定或解釋。即使完全不采納的意見(jiàn)，也可肯定在其它問(wèn)題上的價(jià)值。這樣就使全體與會(huì )者都感到自己的意見(jiàn)受到了重視。最忌諱的是，與會(huì )者發(fā)表了10條意見(jiàn)，管理者在總結時(shí)卻發(fā)了一通自己或秘書(shū)早在幾天以前就寫(xiě)好了的第11條意見(jiàn)。這樣的會(huì )議徒具形式，白白浪費了大家的寶貴時(shí)間。
(四)業(yè)余時(shí)間安排
1.善于安排休息的時(shí)間
現代管理者都是大忙人，但是，能不能不分白天黑夜，一天24小時(shí)的工作呢?管理者也是人，也有七情六欲;他不是機器人，可以無(wú)休止地
工作。要知道疲勞戰是不能提高工作效率的。有些人看上去整天忙忙碌碌，卻浪費了不少時(shí)間，工作效率低，又損害了身體。“磨刀不誤砍柴工”，會(huì )休息的人也才會(huì )工作。休息意味著(zhù)再生產(chǎn)。我們應當不斷地再生產(chǎn)因繁忙的日常工作任務(wù)而損失了的東西。
管理者要善于擠時(shí)間休息，掌握休息的技術(shù)。從早上起床就別陷入緊張的氣氛之中，以一種輕松愉快的心情開(kāi)始自己的一天，這對于一天的工作有很大的影響。“眼睛一睜，忙到熄燈”是不可取的。為了得到輕松愉快的心情，可以采用多種辦法，如用10分鐘來(lái)照顧你心愛(ài)的小鳥(niǎo)、金魚(yú)，或各種盆栽花卉;在公園、林蔭道散步，打太極拳等等，都可以使自己的心情煥然一新。繁忙的工作之中，也要擠出時(shí)間來(lái)休息，哪怕幾分鐘也是好的，它可以起到情緒轉換的效果。如上午和下午各騰出15分鐘到外面走一走，作一套廣播體操，或打一會(huì )兒乒乓球、羽毛球，緊張的大腦立刻會(huì )放松下來(lái)，會(huì )重新使精力充沛，提高工作效率。對那些一坐下來(lái)就不動(dòng)的人來(lái)說(shuō)，作一些簡(jiǎn)單的運動(dòng)也能起到休息一下，轉換情緒的作用。如使勁伸開(kāi)雙臂深呼吸;靠在椅背上，充分舒展身體;打電話(huà)或接電話(huà)時(shí)把胳膊盡量伸出去等等，都有解除疲勞的作用。
中午的午休時(shí)間切莫放過(guò)。午飯后半個(gè)小時(shí)的午睡抵得上晚上二三個(gè)小時(shí)的睡眠。打瞌睡也是休息轉換情緒的特效方法，古往今來(lái)，有許多做出了杰出成績(jì)的人往往是打瞌睡的能手。因為，體力緊張會(huì )消耗能量，而休息則會(huì )恢復能量。日理萬(wàn)機的現代管理者應該學(xué)會(huì )休息的技術(shù)。
2.安排業(yè)余文體活動(dòng)的時(shí)間
管理者每天工作在8小時(shí)以上，有的甚至達10多小時(shí)，精疲力竭，頭腦昏昏。長(cháng)期下去，體質(zhì)下降，百病叢生;或者未老先衰，白發(fā)蒼蒼。沒(méi)有一個(gè)健康體魄的管理者是不能專(zhuān)心工作的。管理者工作再忙，也應根據自己的愛(ài)好和特長(cháng)，適當開(kāi)展一些文娛體育活動(dòng)。管理者在下午五時(shí)半以后要安排30-50分鐘的文娛體育活動(dòng)，讓大腦和身體的各個(gè)部分充分放松，恢復精力和體力，以便明天繼續工作。人工作時(shí)的精神狀態(tài)與蓄電池的工作原理一樣，不停地長(cháng)時(shí)間使用的方法，較之間歇使用同樣長(cháng)的時(shí)間的方法來(lái)，蓄電池的輸出功率要小得多，壽命要短得多。對于工作時(shí)的精神來(lái)說(shuō)，也要不斷地改變輸出和輸入。任何人都必須了解自己的內在節奏和可以持續努力的時(shí)間。應該明確，適當文體活動(dòng)決不是浪費時(shí)間，在一定意義上說(shuō)，是我們工作的一部分。
3.安排豐富的家庭生活時(shí)間
家庭始終是社會(huì )的基本組織。任何社會(huì )的人都離不開(kāi)家庭。家庭對人類(lèi)生活和社會(huì )發(fā)展所起的作用是巨大的、多方面的。家庭生活的好壞
，直接影響著(zhù)管理者的工作和思想。因此，管理者也應合理安排好家庭生活的時(shí)間。
一方面，管理者不能因為工作忙而不顧家，或者把家務(wù)事全部推在不承擔領(lǐng)導工作的妻子或丈夫身上。新型的家庭關(guān)系中夫妻是平等的，不存在誰(shuí)領(lǐng)導誰(shuí)的關(guān)系，而且撫養和教育子女更是父母雙方應盡的社會(huì )義務(wù)，也是我們工作的一部分，切不可忽視。
另一方面，管理者也不能陷于小家庭的溫暖而不能自拔，從而影響本職工作。管理者一定要從家務(wù)事中超脫出來(lái)，決不能讓家務(wù)活支配你的時(shí)
間，而應由你去支配家務(wù)活。在現代家庭中，一般夫妻長(cháng)年共同工作，家中還有一二個(gè)孩子。下班后的時(shí)間毫無(wú)疑問(wèn)是緊張的。但是，經(jīng)過(guò)一天緊張的工作后，不能讓家庭生活也被時(shí)間緊緊追趕著(zhù)，必須使我們的整個(gè)工作有節奏，互相協(xié)調。“一張一弛，文武之道”。家庭生活應使人身體放松，精神愉快。為此，家庭生活也要制定一個(gè)具有自主性的大致計劃。例如，定下做清潔衛生的時(shí)間，洗衣服的時(shí)間，外出散步或串門(mén)的時(shí)間，看電視或電影的時(shí)間，上街買(mǎi)用品的時(shí)間，個(gè)人自由支配的時(shí)間等等，并在這種生活節奏的基礎上制定一周或一月的生活節奏，就
會(huì )使家庭生活豐富多彩，起到情緒轉換的作用，這對管理者的領(lǐng)導工作是大有幫助的。
四、提高時(shí)效的途徑
(一)時(shí)間檢測七十二招
時(shí)間檢測，是時(shí)間管理和運籌中的重要方法，它可以幫助我們發(fā)現在時(shí)間利用中有何不足，以尋求提高時(shí)效的途徑。
不善于支配時(shí)間的人，經(jīng)常都感到時(shí)間不夠用。這一句話(huà)具有相當的真實(shí)性。但是，怎么樣才能善用時(shí)間呢?這是過(guò)去十幾年來(lái)時(shí)間管理專(zhuān)家所試圖解答的一個(gè)問(wèn)題。底下的一份自我測驗表總共搜集了72道題目。所有這一些題目的正面答復皆表示時(shí)間管理專(zhuān)家所倡議的“有效的時(shí)間管理準則”，至于它們的反面答復則表示時(shí)間管理專(zhuān)家所力圖勸阻的行徑。希望職業(yè)管理者至少每隔6個(gè)月即根據這份測驗表進(jìn)行一次自我檢討與自我改造。
(1)你的時(shí)間充裕嗎?
如果是無(wú)所事事，時(shí)間“很多”，那么應該檢查一下是不是該做的事尚未抓緊，還是任務(wù)太少。
如果是忙得不亦樂(lè )乎，時(shí)間“太少”，那么也應該看一看是不是做了不該自己做的事，還是把目標定得過(guò)高?
(2)你有一個(gè)時(shí)間表嗎?
你的長(cháng)遠目標是什么?近期目標是什么?你是否把工作當作目的?你手頭的工作是否有輕、重、緩、急之分?
(3)對于下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念?
(4)在一個(gè)工作天開(kāi)始之前，我是否已編妥該工作天之工作次序?
(5)我是否以事實(shí)之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優(yōu)先次序的依據?
(6)我是否把注意力集中于目標而非集中于程序，又是否以績(jì)效而非以活動(dòng)量作為自我考核之依據?
(7)我是否在富于效率的時(shí)間內做重要的事?
(8)我今天曾否為達成遠程、中程或近程目標做過(guò)某些事?
(9)我是否每天都保留少量的時(shí)間計劃，并思考與我的工作有關(guān)的問(wèn)題?
(10)我是否善用上下班的時(shí)間?
(11)我是否故意減少中餐的食量，以免在下午打瞌睡?
(12)我是否對自己的作息時(shí)間做松弛的安排，以令自己擁有時(shí)間照料突發(fā)的危機及意外事件?
(13)我是否盡量將工作授權他人處理?
(14)我是否將具挑戰性的工作以及具例行性的工作都授權他人處理?
(15)我是否根據“權責相稱(chēng)”之原則從事授權?
(16)我是否一意遏止部屬對他們感到困難或不耐煩的工作進(jìn)行“反授權”?(1)你的時(shí)間充裕嗎?
如果是無(wú)所事事，時(shí)間“很多”，那么應該檢查一下是不是該做的事尚未抓緊，還是任務(wù)太少。
如果是忙得不亦樂(lè )乎，時(shí)間“太少”，那么也應該看一看是不是做了不該自己做的事，還是把目標定得過(guò)高?
(2)你有一個(gè)時(shí)間表嗎?
你的長(cháng)遠目標是什么?近期目標是什么?你是否把工作當作目的?你手頭的工作是否有輕、重、緩、急之分?
(3)對于下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念?
(4)在一個(gè)工作天開(kāi)始之前，我是否已編妥該工作天之工作次序?
(5)我是否以事實(shí)之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優(yōu)先次序的依據?
(6)我是否把注意力集中于目標而非集中于程序，又是否以績(jì)效而非以活動(dòng)量作為自我考核之依據?
(7)我是否在富于效率的時(shí)間內做重要的事?
(8)我今天曾否為達成遠程、中程或近程目標做過(guò)某些事?
(9)我是否每天都保留少量的時(shí)間計劃，并思考與我的工作有關(guān)的問(wèn)題?
(10)我是否善用上下班的時(shí)間?
(11)我是否故意減少中餐的食量，以免在下午打瞌睡?
(12)我是否對自己的作息時(shí)間做松弛的安排，以令自己擁有時(shí)間照料突發(fā)的危機及意外事件?
(13)我是否盡量將工作授權他人處理?
(14)我是否將具挑戰性的工作以及具例行性的工作都授權他人處理?
(15)我是否根據“權責相稱(chēng)”之原則從事授權?
(16)我是否一意遏止部屬對他們感到困難或不耐煩的工作進(jìn)行“反授權”?
(17)我是否有效地利用部屬之協(xié)助以令自己對時(shí)間獲致較佳之掌握，而同時(shí)避免令自己成為浪費部屬時(shí)間的瓶頸?
(18)我是否采取某些步驟以防止一些無(wú)用的資料及刊物擺置在我的辦公桌上并占用我的時(shí)間?
(19)當我有所選擇時(shí)，我是否嘗試以電話(huà)或親身到訪(fǎng)的形式去處理事情，而只有在無(wú)可避免的情況下才利用書(shū)面的形式溝通?
(20)除了在例外情況下，我是否嘗試在下班后把工作置之不理?
(21)倘若有需要加班，而且可自由選擇加班時(shí)間，我是否寧可提早上班而不延遲下班?
(22)我是否迫使自己迅速地作出一些微小的決策?
(23)我是否在獲致關(guān)鍵性資料的第一時(shí)間即從事決策之制定?
(24)對于循環(huán)性的危機，我是否經(jīng)常保持警覺(jué)，并采取遏止之行動(dòng)?
(25)我是否經(jīng)常為自己及他人定下工作的完成時(shí)限?
(26)最近我曾否終止任何毫無(wú)益處的經(jīng)常性工作或例行性活動(dòng)?
(27)我是否在口袋中或手提包中，攜帶一些物件，以便在空余時(shí)間(如在排隊時(shí)，在等候室中、在火車(chē)上，或在飛機上)取出處理?
(28)當我面對許多需要解決的問(wèn)題時(shí)，我是否應用(80/20原理)(即指只掌握20%的重要問(wèn)題，而不受80%的不重要的問(wèn)題所羈絆)以對付之?
(29)我是否真正能夠控制自己的時(shí)間?我的行動(dòng)是否取決于自己，非取決于環(huán)境，或他人之優(yōu)先次序?
(30)我是否試圖對每一種文件只作一次的處理?
(31)我是否積極地設法避免常見(jiàn)的干擾(如訪(fǎng)客、會(huì )議、電話(huà)等)之持續妨礙我每天的工作?
(32)我是否嘗試面對現實(shí)，思考現在需要做的事情，而非緬懷過(guò)去之成敗或耽心未來(lái)之一切?
(33)我是否將時(shí)間的貨幣價(jià)值銘記于心中?
(34)我是否騰出一些時(shí)間為部屬提供訓練?
(35)我是否盡量將電話(huà)集中在一起?在打電話(huà)之前是否先備妥有關(guān)的資料?
(36)我是否擁有一套處置各色各類(lèi)文件的系統?
(37)我是否有時(shí)采取“門(mén)戶(hù)封閉”政策以免工作受到他人之干擾?
(38)在一天工作完了時(shí)我是否自問(wèn):那些工作無(wú)法按原定計劃進(jìn)行?無(wú)法按原定計劃進(jìn)行的原因何在?以后如何補救?
(39)在我籌備會(huì )議之前，我是否先探尋取代會(huì )議的各種可行途徑?
(40)開(kāi)會(huì )時(shí)我是否講求技巧以增進(jìn)會(huì )議的效率與效能?
(41)我是否定期檢視自己的時(shí)間支配方式以確定有無(wú)重蹈各種時(shí)間陷阱?
(42)你工作效率最高是何時(shí)?
你是否了解自己在一個(gè)月中精神最好的是哪幾天?在一天中效率最高的是什么時(shí)候?不論誰(shuí)，不可能任何時(shí)候都處于高效狀態(tài)，對此你是否有所了解?
(43)你分析過(guò)自己的時(shí)效嗎?
什么是時(shí)效?你認為怎樣工作或干什么工作才會(huì )取得高效?在這方面你有些什么好的做法?
(44)你認為只要工作就有價(jià)值嗎?
“工作”和“有價(jià)值的工作”是不是一回事?你是否認為只要有“工作活動(dòng)”就會(huì )產(chǎn)生“工作效果”?果真如此的話(huà)，那么，空忙、瞎忙等辭，指的是什么呢?
(45)有效率是不是等于有效益?
你認為“效率”和“效益”是不是等同的?你是否注意到，如果工作的目標錯了，效率越高，損失越大，勞而無(wú)益。那么，如何花費自己的時(shí)間最有益?其衡量標準是什么?如果你不能回答，應該鑒定一下自己的時(shí)間消耗的價(jià)值何在，其結果將會(huì )使你吃驚!
(46)你對自己的工作興趣多大?
你是否考慮過(guò)，你所從事的工作是否適合你的特長(cháng)?在工作的時(shí)候你的精神狀態(tài)怎樣?你最喜歡干的是什么?你最適合干的又是什么?二者一致嗎?
(47)你工作中有何習慣?
你知道你的習慣是什么?這些習慣于工作是否有利?你曾經(jīng)和自己工作中的陳規陋習作過(guò)斗爭嗎?
(48)你的每一項工作都有時(shí)限嗎?
你的每一項工作如果都有時(shí)限的話(huà)，是組織或旁人要求的還是自己規定的?你是否都能夠按時(shí)完成?原因是什么?
(49)當手頭工作很多時(shí)你是如何對待的?
當你手頭工作很多時(shí)，你怎樣排定工作的先后順序?你的排序原則是什么?或者你根本就不需要排序。
(50)面對紛繁的工作你怎么辦?
如果你已在事業(yè)上步入坦途，往往有紛繁而頭緒眾多的工作向你蜂擁而來(lái)，你怎么辦呢?是來(lái)者不拒，還是擇善而從?是提綱挈領(lǐng)，還是眉毛胡子一把抓?道家所謂的“無(wú)為而無(wú)不為”、“無(wú)不為而無(wú)為”，對我們有點(diǎn)什么啟示?
(51)你如何對待工作?
一事當前，你是“今日事今日畢”，還是“慢慢來(lái)不著(zhù)急”?你是有事就去干，還是迫不得已才去干?你是“依葫蘆畫(huà)瓢”?還是總想嘗試用點(diǎn)新辦法去干?你感到自己的工作已經(jīng)干得夠多了，還是并不滿(mǎn)足，總想再多干點(diǎn)?你喜歡單獨干，還是喜歡合伙干，你只愿干分內之事，還是也愿干分外之事?這些問(wèn)題的答案，會(huì )告訴你在時(shí)間運籌上的一些關(guān)鍵所在。
(52)你在為何時(shí)工作?
你是為“昨天”工作，為“今天”工作，還是為“明天”工作?你認為“亡羊補牢”是“猶未為晚”還是“為時(shí)已晚”?你喜歡讓別人來(lái)催促呢還是講究十分準時(shí)?你對現狀是賞心悅目呢還是永不滿(mǎn)足?“昨天”已經(jīng)過(guò)去，“今天”十分短暫，“明天”尚未到來(lái)，你認為這話(huà)對嗎?
(53)你的工作時(shí)間如何度過(guò)?
你在8小時(shí)以?xún)仁侨σ愿斑�是無(wú)精打采?是感到時(shí)間過(guò)得太快，還是感到度日如年?是一心一意干好手邊的事，還是為下一件事而焦躁不安?如果你對工作不感興趣的話(huà)，是盡早變換工作呢還是想法讓工作充滿(mǎn)魅力?對此，你是否束手無(wú)策?
(54)你有第二職業(yè)嗎?
你對自己從事的職業(yè)是否滿(mǎn)意?在業(yè)余時(shí)間還喜歡繼續搞本專(zhuān)業(yè)，還是喜歡另一種職業(yè)?或者是在業(yè)余時(shí)間無(wú)所謂本專(zhuān)業(yè)還是第二職業(yè)，完全用于消閑。
(55)你認為成功之路何在?
有的人感嘆自己一事無(wú)成，歸因于生不逢時(shí)，或歸因于時(shí)運不濟，甚至歸因于父母沒(méi)有留給自己權力和資本。對此，你有否同感?我們應該提出這樣的問(wèn)題:一個(gè)人的成功是靠天才還是靠勤奮?是靠機遇還是靠平時(shí)的準備?是靠手中握有資本還是靠緊緊把握時(shí)間?
(56)你如何利用某些等待時(shí)間?
當你在就醫、理發(fā)、沐浴、候車(chē)等需要排隊等待的時(shí)間里，你做些什么?是閉目養神?是與人聊天?或是帶著(zhù)書(shū)刊去看?你在旅途中是否還安排點(diǎn)什么事做?
(57)你習慣于借助社會(huì )服務(wù)嗎?
你在社會(huì )交往中是否經(jīng)常利用電話(huà)和通信?在縫衣服、補鞋子，買(mǎi)煤、購書(shū)等事務(wù)中，你覺(jué)得是自己辦好還是請人辦好?
(58)你有業(yè)余愛(ài)好嗎?
你對書(shū)法、繪畫(huà)、攝影、音樂(lè )、舞蹈、體育、弈棋、打牌、種花等活動(dòng)是否感興趣?是偶爾參加呢還是樂(lè )此不疲?這中間有否你的特殊偏好?你有否無(wú)事消閑的時(shí)候?
(59)為什么說(shuō)“機會(huì )只垂青有準備的人”?(53)你的工作時(shí)間如何度過(guò)?
你在8小時(shí)以?xún)仁侨σ愿斑�是無(wú)精打采?是感到時(shí)間過(guò)得太快，還是感到度日如年?是一心一意干好手邊的事，還是為下一件事而焦躁不安?如果你對工作不感興趣的話(huà)，是盡早變換工作呢還是想法讓工作充滿(mǎn)魅力?對此，你是否束手無(wú)策?
(54)你有第二職業(yè)嗎?
你對自己從事的職業(yè)是否滿(mǎn)意?在業(yè)余時(shí)間還喜歡繼續搞本專(zhuān)業(yè)，還是喜歡另一種職業(yè)?或者是在業(yè)余時(shí)間無(wú)所謂本專(zhuān)業(yè)還是第二職業(yè)，完全用于消閑。
(55)你認為成功之路何在?
有的人感嘆自己一事無(wú)成，歸因于生不逢時(shí)，或歸因于時(shí)運不濟，甚至歸因于父母沒(méi)有留給自己權力和資本。對此，你有否同感?我們應該提出這樣的問(wèn)題:一個(gè)人的成功是靠天才還是靠勤奮?是靠機遇還是靠平時(shí)的準備?是靠手中握有資本還是靠緊緊把握時(shí)間?
(56)你如何利用某些等待時(shí)間?
當你在就醫、理發(fā)、沐浴、候車(chē)等需要排隊等待的時(shí)間里，你做些什么?是閉目養神?是與人聊天?或是帶著(zhù)書(shū)刊去看?你在旅途中是否還安排點(diǎn)什么事做?
(57)你習慣于借助社會(huì )服務(wù)嗎?
你在社會(huì )交往中是否經(jīng)常利用電話(huà)和通信?在縫衣服、補鞋子，買(mǎi)煤、購書(shū)等事務(wù)中，你覺(jué)得是自己辦好還是請人辦好?
(58)你有業(yè)余愛(ài)好嗎?
你對書(shū)法、繪畫(huà)、攝影、音樂(lè )、舞蹈、體育、弈棋、打牌、種花等活動(dòng)是否感興趣?是偶爾參加呢還是樂(lè )此不疲?這中間有否你的特殊偏好?你有否無(wú)事消閑的時(shí)候?
(59)為什么說(shuō)“機會(huì )只垂青有準備的人”?
我們每個(gè)人都有機遇嗎?你的機會(huì )在哪里?何時(shí)是你的最佳時(shí)機?
(60)你的時(shí)間陷阱何在?
你有沒(méi)有時(shí)間陷阱，如果有的話(huà)，它在何處?你想過(guò)怎樣去防止跌入陷阱嗎?
(61)你怎樣對待家務(wù)?
你的家務(wù)占據了多少業(yè)余時(shí)間?你怎樣處理家務(wù)活?家務(wù)時(shí)間與工作時(shí)間、休息時(shí)間有何關(guān)系?
(62)你的時(shí)間分配怎樣?
如果你在一段時(shí)間內集中的事情很多，甚至有的事也被拖延了下來(lái)，而在另一段時(shí)間內又比較空閑，那么你是否考慮到時(shí)間計劃?
(63)你用于應酬的時(shí)間有多少?
送往、迎來(lái)，陪宴、陪會(huì )等等，如果已占據了你一定的時(shí)間，你是否分析過(guò)，這些場(chǎng)合都非你去不可嗎?有否禮節性或慣例性的邀請?有否對你單位而發(fā)而并非一定要你親臨?有些應酬你是否想到謝絕或由其他人去也很適宜?
(64)你支配時(shí)間的原則是什么?
每個(gè)人在支配自己的時(shí)間上，都是有原則的。只不過(guò)有的人意識到這一點(diǎn)，有的人并未意識到這一點(diǎn)。你意識到這點(diǎn)了嗎?對待工作，你的選擇原則是興趣第一還是效果第一?對待娛樂(lè )呢?
(65)你敢于拒絕旁人的請求嗎?
在日常生活和工作中，旁人向我們提出請求，我們應該盡可能地予以滿(mǎn)足，這是助人為樂(lè )的美德。但是，你是否會(huì )走向有求必應而導致承諾過(guò)多?你是否想到時(shí)間是有限的呢?
(66)你認為在何時(shí)最快活?
快活是人們所向往的，但如何才會(huì )獲得快樂(lè )，人們卻不一定清楚。不少疲于奔命的人常常感嘆:如果有時(shí)間休息，或者是工作輕松一些，一定是最快活的。其實(shí)不然，社會(huì )學(xué)家約得森·蘭特斯的統計和研究表明，大部分人在時(shí)間難以排遣、百無(wú)聊賴(lài)的時(shí)候只會(huì )感到煩惱和不快。而時(shí)間排得滿(mǎn)滿(mǎn)的人，會(huì )感到生活很充實(shí)，倒往往是最快活的人。你對此有何見(jiàn)解?
(67)你是否把延長(cháng)工作時(shí)間作為完成任務(wù)的好辦法?
事業(yè)心強的人，大多數工作時(shí)間都很長(cháng)，他們認為工作上多花時(shí)間，工作成績(jì)就越大。工作時(shí)間與工作成績(jì)能否如此簡(jiǎn)單地劃等號?隨便延長(cháng)工作時(shí)間是增加工作成績(jì)還是削弱工作效率?你是否想過(guò)，靠超時(shí)工作會(huì )養成拖沓的習慣，會(huì )降低工作效率，還會(huì )為自己的低效勞動(dòng)找到遁詞。
(68)你的精力過(guò)人嗎?
“精力過(guò)人”常常是人們對那些精神飽滿(mǎn)、高效工作的人贊譽(yù)之詞，這樣的人似乎蘊藏著(zhù)用不完的力氣，永不疲倦，堪稱(chēng)超人。你是這樣的人
嗎?你認為確有這樣的人嗎?其實(shí)，正如世界上尚無(wú)人可以發(fā)明永動(dòng)機一樣，不可能有精力無(wú)限的人，有所可能的只是能巧妙運籌時(shí)間而已。請不要幻想自己做超人，弦繃過(guò)了頭是要斷的，靠拼體力并非長(cháng)久之計。
(69)你有沒(méi)有清點(diǎn)時(shí)間的習慣?
一個(gè)倉庫管理員，為了做到心中有數，需要經(jīng)常清點(diǎn)庫存。我們要上街購物，也需要清點(diǎn)一下自己的錢(qián)包，才知道可以買(mǎi)些什么。每一個(gè)人都是時(shí)間的擁有者，也是時(shí)間的消費者，我們是否經(jīng)常清點(diǎn)自己的時(shí)間?孔老夫子說(shuō):“吾日三省吾身”，我們呢，每一天都清點(diǎn)一下自己的時(shí)間沒(méi)有?對自己的時(shí)間如何度過(guò)，打算在何處，是否心中有數?
(70)你每次都能按時(shí)完成計劃嗎?
如果我們的工作、學(xué)習和休息時(shí)間都是有計劃的話(huà)，我們每次都能按時(shí)完成或是提前完成嗎?如果是的話(huà)，有何訣竅?如果不是的話(huà)，又有何原因?過(guò)早地完成計劃，會(huì )不會(huì )無(wú)所事事地等待?過(guò)遲地完成計劃，會(huì )不會(huì )將后面的事一再延期?不論等待還是延期，它們有何利弊?
(71)你有速效之法嗎?
現代社會(huì )是加速度發(fā)展的時(shí)代，快速化已成為各行各業(yè)的追求，面對這一時(shí)間挑戰，你有自己的一些速效之法嗎?比如速讀、速寫(xiě)、速記等，不論是學(xué)來(lái)的還是自創(chuàng )的，你總應該掌握幾手追求快速的本領(lǐng)，這樣你將受益匪淺。你有多少時(shí)間?
這個(gè)問(wèn)題似乎很簡(jiǎn)單。你一天有多少時(shí)間?一月有多少時(shí)間?一年有多少時(shí)間?或者更長(cháng)一些，你的一生有多少時(shí)間?這個(gè)問(wèn)題似乎誰(shuí)都想過(guò)，又似乎誰(shuí)都沒(méi)有認真地作出回答。誰(shuí)都知道，按鐘表計時(shí)，一天是24小時(shí)，按工作制度，一天是8小時(shí)，你安排自己的時(shí)間是按何者計算?那么，一個(gè)月或一年的時(shí)間有多少，你算過(guò)嗎?又如何安排呢?
(72)你的事業(yè)是偉大還是平凡?
你追求的是偉大的事業(yè)還是安心于平凡的工作?誰(shuí)都知道，偉大的事業(yè)需要長(cháng)期奮斗，而且不是隨處可見(jiàn)和垂手可得;平凡的工作俯拾皆是，時(shí)
時(shí)在你手邊，完成也較容易。你怎樣對待這二者呢?你信奉偉大的事業(yè)的失敗勝于平凡工作的成功之說(shuō)嗎?如果讓你選擇，你是做失敗的英雄呢，還是當成功的小卒?你是否想過(guò)，求大勝而一敗涂地不如積小勝而終致成功的道理。
(二)找到浪費時(shí)間的癥結所在
即使那些最忙、備受時(shí)間壓力的人也會(huì )浪費許多時(shí)間。他們并非故意如此，多數情況下是完全沒(méi)有意識到這一問(wèn)題。多年來(lái)已經(jīng)養成的工作模式，其中有很多陋習，隨時(shí)在吞噬著(zhù)你的時(shí)間:你的辦公桌缺乏條理，要找一份文件就花費了數分鐘;你和一位同事不期而遇，扯了許多無(wú)聊的費話(huà);你把三分之一的時(shí)間用于各種會(huì )議，但有些會(huì )議卻沒(méi)有什么價(jià)值;你對一件難辦而又不得不辦的事情優(yōu)柔寡斷，磨磨蹭蹭，拖延了很久;你要約會(huì )一位重要人物，但對方不守時(shí)讓你白等了20分鐘;正專(zhuān)注于某項工作被突然來(lái)訪(fǎng)者打斷，再集中起精神返回原來(lái)的思路又用了十幾分鐘，或者，你花費很多時(shí)間去處理瑣事……
如果你正存在這類(lèi)問(wèn)題，而你又希望提高工作效率，那么，不要讓?xiě)杏诟淖儸F狀的惰性控制你，立即著(zhù)手改變你的工作習慣。一旦形成了良好的工作方法的模式，就可以在相當長(cháng)的時(shí)間里利用它，只要按具體日程做細微改變就可以了。這是一項十分有益的工作。
為了更客觀(guān)地了解現狀，首先要對你的工作方式、使用時(shí)間的模式做一個(gè)檢查。為此安排一周的時(shí)間就足夠了。從早晨起床到晚上休息，把所有的行動(dòng)都絲毫不漏地記錄下來(lái)。為了簡(jiǎn)化記錄，你也可以只調查上班的這一段時(shí)間。如果你能根據自己工作的特點(diǎn)準備一些表格，調查起來(lái)就十分簡(jiǎn)便了。不要把時(shí)間調查表放在最方便拿到的地方，隨時(shí)記錄，如果把一天積累的所有事項再回憶起來(lái)，就難免會(huì )有疏漏。不要遺漏發(fā)生的特殊事情，以便于尋找工作的規律性，為以后做工作計劃更為切實(shí)可行提供幫助。時(shí)間調查表的內容力求客觀(guān)準確，分析這些問(wèn)題才
更有價(jià)值。隨著(zhù)你對工作情況的了解，你自然會(huì )對時(shí)間利用的方法變得格外重視。把每一項工作所占用你的時(shí)間作一個(gè)統計，看你在處理問(wèn)題、進(jìn)行工作上面使用了百分之幾的時(shí)間;在不太重要的工作上花費了多少時(shí)間;用于會(huì )議的時(shí)間有多少，你又用了多少時(shí)間在會(huì )議的計劃和準備上了;每天處理信件花多少時(shí)間;而處理必不可少的必辦信件又花多少時(shí)間;在部下委托給你的工作上又花了多少時(shí)間……你是否一到單位就看報紙，而報紙內容又與工作無(wú)關(guān)?你是否過(guò)多地出席了對工作不起任何作用的會(huì )議?你是否喜歡跟別人聊天，說(shuō)些沒(méi)有必要的話(huà)而浪費了彼
此的工作時(shí)間?你是否把別人能干的工作都留在自己手中親自處理?如果是這樣，你就要好好研究以下的諸條建議，并把這些建議用到你的工作中去，改掉原來(lái)的壞習慣，培養良好的工作模式，并且從現在就開(kāi)始做起。
(三)養成良好的生活方式
從前，你會(huì )認為浪費你時(shí)間的敵人是來(lái)訪(fǎng)者的打擾，是突然響起的電話(huà)，是沒(méi)完沒(méi)了的會(huì )議�，F在，你也許覺(jué)得浪費你時(shí)間的原因在于自己，而不是外界的什么因素。管理時(shí)間，就要從這些“小事”做起:你一天的例行工作，很可能必須集中在辦公室的一張辦公桌，或者工作場(chǎng)所的某一個(gè)定點(diǎn)來(lái)完成，如果能把辦公環(huán)境布置得高度適合你的需要，就會(huì )為你的工作提高相當的效率。清理辦公桌。一張雜亂無(wú)章的辦公桌不僅有礙觀(guān)瞻，而且會(huì )降低工作效率。你很可能不斷地將重要文件、通信記錄、工作計劃放錯地方，浪費許多時(shí)間尋找。“優(yōu)先管理系統”的負責人斯坦波估計，上班族一個(gè)星期花36小時(shí)在辦公桌上，其中3個(gè)小時(shí)是在找東西。更為嚴重的是，由于桌面太亂，最重要的資料或工作就會(huì )被忽視、遺忘。你需要準備足夠的抽屜，以減少桌面的凌亂，把桌面有限的空間，留給馬上就處理的急需事務(wù)�！稌r(shí)間的力量》的作者查理·霍伯特建議以ABC方式整理文件。把辦公桌劃分成三個(gè)區域:A區是隨時(shí)伸手可及的，放置必須立刻加以處理的文件，B區專(zhuān)放不常用的東西或可以慢慢處理的文件，C區更次之。把文件分類(lèi)放置，永遠不要把最重要的東西放在最底下。以最果斷、迅速的方式處理到手的郵件、傳真及其他文件，充分利用廢紙簍，認為無(wú)用的東西立即丟掉。
辦公桌、椅的擺放。許多經(jīng)理喜歡把自己的辦公桌擺在面向外的地方，如此可以縱觀(guān)全場(chǎng)，居高臨下。但是，這樣就會(huì )被任何一位走過(guò)的工作同仁分散注意力。你不妨稍稍改變一下辦公桌的角度，以便工作時(shí)不分心。人們十分講究轎車(chē)里的坐椅。卻忽視了一天要坐上8個(gè)小時(shí)的辦公椅，如果條件許可，你不妨置一把可調節的椅子，讓自己以最舒適的姿態(tài)工作，以消除伏案工作的疲勞。如果你不喜歡和別人閑聊，就把辦公室里任何可能引起聊天話(huà)題的飾物拿走，但如果你想給別人留下親切、平和的印像，最好保留一幅油畫(huà)或盆栽，完全由你自己的喜好選擇。但不能過(guò)分地裝飾辦公室，畢竟，太過(guò)舒服的環(huán)境會(huì )令人渙散。
(四)放棄枝節，做真正重要的事這是時(shí)間管理的一條最重要的原則。
做任何一件事之前，都需先衡量一下價(jià)值，由此分配以相應的時(shí)間。意大利經(jīng)濟學(xué)家佩雷特發(fā)明了“20%-80%原理”，他認為，在任何一件東西中，最重要的部分約為20%。其余 80%盡管是多數，卻是次要的。
當你面對一大堆紛繁復雜的工作時(shí)，難免會(huì )泄氣，如果你運用20%-80%原理，從中找出兩三項最重要的，各分配時(shí)間集中精力完成。那么，就在你選擇的兩三項事情完成后，你將獲得成功�，F代生活方式給人太多選擇的機會(huì )，你去商店買(mǎi)一雙鞋，各種顏色、樣式、品牌的鞋子足讓你眼花繚亂、猶豫半天。如果你認為此事意義不大，就果斷地隨便拿一雙，在枝節上過(guò)多地選擇實(shí)在浪費時(shí)間。工作中更是如此。“忙”的真正原因是你做了太多不必做的事情。放棄枝節，能贏(yíng)回很多時(shí)間和精力，你不再疲于奔命，而是更游刃有余地去完成那些真正重要的事情。
(五)權力下放
一個(gè)經(jīng)理成功與否，應該以他可以讓部下做什么事情為衡量標準。“自己動(dòng)手才是完成工作的最佳手段”的確是需要改變的觀(guān)念，因為事實(shí)絕非總是如此。雖然自己動(dòng)手不必命令別人、監督別人工作，也不必驗收以保證該工作完成的質(zhì)量，但是事必躬親會(huì )讓你總在忙碌，沒(méi)有休止，你雖然自以為萬(wàn)能，但任何人的能力都有限，你可能因為缺乏完成一項工作所必需的時(shí)間、訓練和工具而被困在其中;凡事都要自己動(dòng)手也影響你的業(yè)績(jì)，什么都要插手，結果就會(huì )一事無(wú)成，還會(huì )引起下屬的抱怨。權力下放，一方面節省時(shí)間，可以集中精力做更重要、更符合自己職權、更能發(fā)揮自己優(yōu)勢的事情。另一方面，也訓練了你的部下，提高了他們的工作效率。有一部分工作是必須由你自己來(lái)做的，但是更多的事情可以交給秘書(shū)、助理及屬下去完成。比如:在自己決定目標、方針、計劃等事項之前的準備工作;日常業(yè)務(wù)，或瑣碎的工作、輔助性的工作;別人來(lái)干可以干得更快更好的工作;自己不出席，別人出席也完全可以代理的會(huì )議;為了自己能再承擔另一部分工作、自己原來(lái)的一部分工作……你可以依據較為一般的標準，即:這件工作是關(guān)系到方針大計，還是屬于經(jīng)常性的日常業(yè)務(wù)?部下有與此相應的能力來(lái)承擔、完成這項工作嗎?從其重要性來(lái)講，是否從這件事上勻出時(shí)間去做另一件事更有收益?經(jīng)常向自己提問(wèn)。授權時(shí)一定要向對方講清楚他所承擔責任的程序和授權的范圍，以避免他們不但沒(méi)有多干，反而以此為借口減少其他工作，事實(shí)上干得太少了。
除了權力下放，還要切記，不要隨便接受別人推給你的工作，不要越職。如果你接受所有找上門(mén)來(lái)的問(wèn)題，你的生活就會(huì )陷入混亂，你要花很多精力和時(shí)間處理這些問(wèn)題。對此，時(shí)間管理專(zhuān)家多有建議:“不要當好支使的男人”，“別接燙手的山芋”，避免接手他人應盡職責的事情，學(xué)會(huì )說(shuō)“不”。
(六)避免拖泥帶水
任何工作都不可避免要和人打交道，作為經(jīng)理，更是需要處理來(lái)上上下下、方方面面的各種人際關(guān)系。依照傳統的習慣，一見(jiàn)面少不了要寒暄、客套，在談及正事之前要來(lái)個(gè)“引子”拋磚引玉，分手之時(shí)要送一送，否則便顯得沒(méi)有禮貌，待人冷淡，不好相處。但是這種做法吞噬了大量的時(shí)間，令人痛心。其實(shí)這種表示友好的做法大可以簡(jiǎn)化，甚至完全省略，而又不失禮節。你可以微笑著(zhù)，直接切人正題，既顧及了“面子”，又給人留下友好、干練、不拖泥帶水的印象，在以后的交往中對方也會(huì )以同樣干脆的態(tài)度回報你�？s短訪(fǎng)客逗留的時(shí)間有這樣一些技
巧:保持公事公辦的態(tài)度;以“我能為你做些什么?”這樣的問(wèn)題引出客人來(lái)訪(fǎng)的目的;不要以茶點(diǎn)或咖啡款待不期而至的訪(fǎng)客;如果你覺(jué)得問(wèn)題已經(jīng)談清楚，對方再留下來(lái)純屬浪費時(shí)間，你可以及時(shí)站起來(lái)，或者說(shuō)“謝謝你來(lái)看我”這類(lèi)有暗示意味的話(huà)。如果你要找別人談?wù)摴ぷ�，最好到對方的辦公室去，而不是讓他來(lái)見(jiàn)你，因為在對方辦公室，你可以隨時(shí)撤離，保持主動(dòng)性。
電話(huà)是幫助我們節約時(shí)間、提高效率的有力幫手。但是如果使用不當，也會(huì )成為偷你時(shí)間的竊賊。不是必需的電話(huà)一定免打。如果要打，開(kāi)場(chǎng)白要簡(jiǎn)短，比如:“我給你打電話(huà)是因為……”接到別人打給你的電話(huà)，可以說(shuō):“很高興接到你的電話(huà)，有什么事情要幫忙嗎?”要結束電話(huà)，你可以說(shuō):“我馬上要開(kāi)一個(gè)會(huì )，下次什么時(shí)間再聯(lián)系?”等等。為了不遺漏電話(huà)中重要的信息，你可以邊打電話(huà)，邊在紙上做下簡(jiǎn)短記錄。你實(shí)在討厭在電話(huà)里聊天的話(huà)，具有留言功能的電話(huà)加上一部傳真機就可以解決問(wèn)題。
(七)做時(shí)間的主人
管理時(shí)間的困難之處在于，你的時(shí)間并非完全屬于自己支配，別人浪費你的時(shí)間幾乎成了不可遺免的事情。你本來(lái)和對方約好只談半個(gè)小時(shí)，結果他卻羅唆起來(lái)沒(méi)完，怎么辦?告訴他:“我們說(shuō)好只談半個(gè)小時(shí)，我只按半個(gè)小時(shí)來(lái)安排的，對不起，下面還有一個(gè)人等著(zhù)要見(jiàn)我。”如果你準備用半個(gè)小時(shí)完成的一次會(huì )談。只用了15分鐘就完成了，你也千萬(wàn)不要用無(wú)謂的廢話(huà)來(lái)浪費掉這15分鐘，派點(diǎn)別的用場(chǎng)。最令人煩惱的是，約好7點(diǎn)見(jiàn)面，對方卻到7點(diǎn)20才露面。人們都希望盡可能在有限的時(shí)間里做更多的事，能力不夠的時(shí)候就造成拖延。如果對方是個(gè)忙人，約會(huì )時(shí)一定給他留下余地，假如對方建議7點(diǎn)見(jiàn)面，你可以告訴他:“你先忙完你的事情，再說(shuō)，路上可能堵車(chē)，咱們7點(diǎn)30見(jiàn)吧?”這種情況下，對方一般不好意思再遲到。節約約會(huì )時(shí)間的一個(gè)訣竅就是讓對方明白你很忙。美國法學(xué)家麥考梅克的做法也許會(huì )給你一點(diǎn)啟示:他跟人約時(shí)間不以整點(diǎn)，而總是奇怪的9點(diǎn)25分或者差10分10點(diǎn)。這種怪異的時(shí)間會(huì )給人留下印象，并提醒你，他太忙，忙到不能以半點(diǎn)為單位使用時(shí)間。一個(gè)分秒必爭的人，別人怎么好浪費他的時(shí)間呢?
(八)時(shí)間管理中的謬誤
管理學(xué)家通過(guò)時(shí)各種不同的時(shí)間概念及其對管理影響的研究，收集到許多與時(shí)間和管理效能有關(guān)的無(wú)稽之談，現介紹如下:
1.關(guān)于缺乏時(shí)間的謬誤
沒(méi)人有足夠的時(shí)間，然而每個(gè)人都擁有自己的全部時(shí)間。這句看來(lái)自相矛盾的話(huà)使管理人員不得不承認自己擁有所有的時(shí)間——不會(huì )再多
了。所以說(shuō)，問(wèn)題不在于時(shí)間本身，而在于我們如何利用自己所擁有的有限資源。缺乏時(shí)間這個(gè)錯誤的概念通常是由一些錯誤的管理方法造成的。比如總想設法用過(guò)少的時(shí)間做過(guò)多的事情，不善處理那些分散精力的事情，確定或接受不切實(shí)際的時(shí)間預算，不按輕重緩急的順序處理工作事項等。
2.關(guān)于時(shí)間與我們作對的謬誤
總是不能按時(shí)完成工作的職業(yè)管理者為缺乏時(shí)間而感到苦惱，他們處處忙于救急，然而次次錯過(guò)最后時(shí)限，因此總是把時(shí)間看成是自己的敵人。然而在很多方面，最壞的敵人恰恰是我們自己。當我們學(xué)會(huì )合理分配時(shí)間的時(shí)候，時(shí)間才會(huì )站在我們這一邊。
3.關(guān)于效率的謬誤
效率往往被誤作效能。然而我們知道，高效率地執行錯誤的任務(wù)，或者把正確的任務(wù)放在錯誤的時(shí)間執行，都可能會(huì )使工作高度無(wú)效。效能，可以被概述為正確地做正確的事;就是使效果盡可能完善，即花費最少的資源，包括時(shí)間，取得最佳的效果。
4.關(guān)于活動(dòng)的謬誤
管理人員在評價(jià)下級的工作時(shí)，極易把活動(dòng)與效果混淆起來(lái)。不可靠的工作人員其工作精力與他對工作方向的認識和對工作效果的把握往往成反比。在巴黎的一次討論會(huì )上，一位法國管理人員使大家想起了法蘭西騎兵的一句格言:“不要遲疑，只管向前沖。”但有時(shí)候，即使既定目標是清楚的，管理人員也會(huì )時(shí)常醉心于那些成功的活動(dòng)而忘記了他們的工作目標。最初的活動(dòng)是要達到預定的目標，最后的活動(dòng)卻把活動(dòng)本身變成了目標。在這種情況下，當這類(lèi)職業(yè)管理者決定委派另一項重要任務(wù)時(shí)，最終的嘲弄就會(huì )出現。他沒(méi)有再給疲憊不堪的下屬分派任務(wù)，而把任務(wù)又加給了他的最善于利用時(shí)間的助手，因為這位助手已圓滿(mǎn)完成了頭一項任務(wù)。結果，他獎賞了最無(wú)能的下屬，而處罰了他的組織中最有成效的成員。
5.關(guān)于授權的謬誤
有效的授權最終節省時(shí)間，但是在授權的最初階段要花費時(shí)間，以制訂授權計劃，選擇和培訓能夠勝任此項工作的人員，提出要求和希望，指導和商討如何改進(jìn)工作，讓他們參與管理集團中對其工作有影響的決策，衡量和獎罰完成的結果。所以，授權首先需要時(shí)間，只有在有效地完成授權之后才能最終節省時(shí)間。躲避煩惱與責任決不是一個(gè)節省時(shí)間的辦法。這無(wú)異于“棄權”。不管誰(shuí)來(lái)做這些工作，最終的責任永遠地和不可避免地要落在最高職業(yè)管理者的頭上。
6.關(guān)于決策層次的謬誤
有一種看法，認為得到較多報酬的人必然做出較恰當的決策。因此，高層管理人員做出的決策越多，整個(gè)組織的景況就越好。然而，決策層次管理原則認為，應當在能夠做出準確判斷和便于獲取有關(guān)事實(shí)的盡可能低的管理層次做出決策。一個(gè)明顯的事實(shí)可以證明這條原則，即層次越高，做出決策所付出的代價(jià)越大;層次越低，做出的決策越接近所涉及的環(huán)境。管理人員最常犯的一個(gè)毛病是喜歡繼續做提升前職位上做過(guò)的同類(lèi)決策。
7.關(guān)于推遲決策的謬誤
在需要決策的時(shí)候，很多管理人員本能地推遲或拖延做出最后的決策，以避免承擔隨之而來(lái)的義務(wù)。這種綜合病癥被經(jīng)驗豐富的觀(guān)察家稱(chēng)為“分析麻痹癥”。通常，一個(gè)困難的決策被推遲的時(shí)間愈長(cháng)，做出決策就變得愈加困難。而且，每次推遲決策還減少了對可能出現的偏差采取糾正措施的時(shí)間。“需要更多的事實(shí)”常常管理人員推遲決策的借口。然而，如果我們知道注80%的決策結果中，起決定作用的事實(shí)往往只占全部事實(shí)的20%，我們就會(huì )明顯地看出“等待全部事實(shí)完備”這一借口的荒謬性。
8.關(guān)于高級管理人員工作負擔過(guò)重的謬誤
很多高級管理人員不僅存在著(zhù)錯誤的全能概念，還存在著(zhù)錯誤的缺我不可概念。他們斷定，單位一旦失去他們的關(guān)心，就無(wú)法存在下去。于是他們放棄休假，終日忙碌以至周末都不休息�？墒撬麄儏s感到奇怪，為什么自己得不到更多的感激。他們不讓別人做出決策，結果使自己的辦公桌堆滿(mǎn)了文件;他們全神貫注于工作的枝節問(wèn)題，結果使辦公桌上更加亂七八糟;他們奉行至善主義，結果使很多不現實(shí)的要求擺在自己和工作人員面前;他們未能有效地授權，結果迫使每個(gè)人前來(lái)找他們解決各種最細小的問(wèn)題。
9.關(guān)于辛苦工作的謬誤
獲得的最后結果與付出的成桶汗水往往不成比例，管理人員極易把流汗與成就混淆起來(lái)。時(shí)間管理的計劃原則指出，在制定有效的計劃時(shí)花費1小時(shí)，在執行時(shí)就會(huì )節省3到4小時(shí)，而且確保取得更好的效果�；顒�(dòng)型管理人員喜歡行動(dòng)而不愿意思考，總是不顧一切地避免制定計劃。如果他們在未著(zhù)手之前把工作通盤(pán)考慮一下，他們將會(huì )干得更好些。雖然最初制定計劃時(shí)花費了時(shí)間，然而正是依靠投入的那些時(shí)間才可以節省更多的時(shí)間，并收到更好的效果。由于把汗水混同于效果，”辛苦的工作者”最終還是用最辛苦而又最無(wú)效的方式去完成他的工作。治療辛苦工作綜合癥的藥方是:工作中多點(diǎn)精明，少點(diǎn)辛苦
10.關(guān)于全能的謬誤
很多管理人員深信，自己親自動(dòng)手會(huì )把事情做得更快更好。他們以為，這樣做不僅節省了告訴別人工作要求的時(shí)間以及最后檢查工作以便發(fā)現偏差的時(shí)間，而且可以完全按照自己預想的方式第一遍就正確地做好工作。這個(gè)推理的謬誤在于，由于拒絕將工作授權于別人，而花費時(shí)間去經(jīng)歷自己本來(lái)知道怎樣才能做好的事，所以再次遇到這些工作時(shí)，準保這位職業(yè)管理者沒(méi)有任何選擇，只能再次親自動(dòng)手。例如，多數企業(yè)家往往沾沾自喜于他們在最初階段獲得的成功，從而對自己產(chǎn)生了全能的錯覺(jué)。他們似乎非常愿意斷定，他們的成功是由于自己的行動(dòng)，盡管并非如此。由于他們斷定別人不能像自己那樣把事情做好，便堅持做很多本應授權別人去做的事，以致他們沒(méi)有時(shí)間去進(jìn)行管理。
11.關(guān)于“開(kāi)門(mén)辦公”的謬誤
最初鼓勵“參與管理”的時(shí)候，它的支持者當然會(huì )提出，下屬在需要的時(shí)候能見(jiàn)到上司是一個(gè)重要的因素。為了保證這一點(diǎn)，他們建議，職業(yè)管理者辦公室的門(mén)應被所有需要得到幫助的下屬認為是“開(kāi)放的”。他們不是指任何時(shí)候都敞開(kāi)大門(mén)，而是指在需要的時(shí)候讓需要得到幫助的下屬能夠進(jìn)來(lái)。令人遺憾的是，“開(kāi)門(mén)辦公”已經(jīng)被理解為始終敞開(kāi)大門(mén)。然而作為一個(gè)職業(yè)管理者，一直處于別人可以隨時(shí)見(jiàn)面的狀態(tài)將會(huì )使成功失去保障。恰恰相反，隨時(shí)可以見(jiàn)面的職業(yè)管理者發(fā)現，這樣做使自己無(wú)法完成工作，也無(wú)法考慮自己的目標和優(yōu)先次序，更無(wú)法集中精力去處理辦公桌上堆放的文件。他成為走廊漫游者捕捉的對象。這些人打斷了他的工作，也不知道要在他的辦公室里呆多長(cháng)時(shí)間。除了大公司的高級管理人員，敞開(kāi)大門(mén)就意味著(zhù)對路過(guò)而前來(lái)問(wèn)候或因其他緣故順便來(lái)訪(fǎng)的每一個(gè)人發(fā)出邀請。各種實(shí)驗已經(jīng)表明，一個(gè)人很難做到在朋友或同事所敞開(kāi)的大門(mén)前經(jīng)過(guò)而不進(jìn)去打個(gè)招呼。既然管理人員普遍有社會(huì )交往的本能和尋求新聞的好奇心，有掌握情報的渴望和唯恐冒犯的擔心，那么“開(kāi)門(mén)辦公”只能被視為對有效管理的不易察覺(jué)的威脅。有效的管理人員幾乎齊聲譴責“開(kāi)門(mén)辦公”。他們一致認為必須有計劃
地會(huì )客，以便不被干擾而能夠集中精力工作。當然，這可以通過(guò)“閉門(mén)謝客”、秘書(shū)的回絕、隱蔽的辦公地點(diǎn)或者干脆在家里呆幾個(gè)小時(shí)等方法來(lái)實(shí)現。
12.關(guān)于節省時(shí)間的謬誤
倘若我們沒(méi)有任何選擇，只能以預走速率花費時(shí)間，時(shí)間如何節省呢?嚴格地說(shuō)這是做不到的。沒(méi)有人能夠使自己不花費時(shí)間，也沒(méi)有人能夠使自己以不同的速率花費時(shí)間。雖然如此，還是有許多管理人員經(jīng)常談?wù)摴澥r(shí)間的問(wèn)題——往往是造成最終花費更多時(shí)間的一些不明智的管理辦法。為了滿(mǎn)足另一個(gè)最后時(shí)限而縮短一次重要的會(huì )談，可能會(huì )留下一個(gè)懸而未決的問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題會(huì )逐漸惡化以致在后來(lái)的危機中爆發(fā) 。沒(méi)有關(guān)鍵事實(shí)而加速決策，往往使問(wèn)題返回來(lái)折磨草率的決策者。沒(méi)有透徹分析可供選擇的方案就倉促發(fā)起行動(dòng)，最后就會(huì )發(fā)現這樣做使自己走上了一條最不稱(chēng)心的道路——浪費了大量的時(shí)間、精力和資金。一位哲人問(wèn)道：“如果你沒(méi)有時(shí)間正確地做事，那么你會(huì )有時(shí)間把事情做完嗎?”
13.關(guān)于光陰似箭的謬誤
我們說(shuō)過(guò)時(shí)間永不回頭，也聽(tīng)說(shuō)過(guò)在特殊時(shí)刻時(shí)間停頓了。不管怎么說(shuō)，多數人認為光陰似箭。時(shí)間是最易消失的資源，它瞬息即逝，卻無(wú)人知曉它的去向及消失的原因。它如同我們的幻想那樣短暫……那樣虛無(wú)縹緲、無(wú)蹤無(wú)影……那樣毫不通融、冷酷無(wú)情;我們談?wù)撟疃嗟念}目除了天氣就是時(shí)間，然而我們卻很少能理解它;我們指責它吝嗇、短暫、抱有敵意，使我們每次看表都面對最后時(shí)限�？墒�，善于組織的人們卻把它視為朋友。我們未曾有過(guò)足夠的時(shí)間，別人的時(shí)間卻總是充裕的。我們說(shuō)時(shí)間結束了，可是它卻沒(méi)有離開(kāi)任何地方。即使我們不存在了，時(shí)間也依然存在。它永恒地、無(wú)始無(wú)終地存在著(zhù)。時(shí)間以固定的速率運動(dòng)，是宇宙中的幾個(gè)永恒現象之一。我們每個(gè)人的時(shí)間也以同樣的速度流逝。所謂光陰似箭是指我們正在似乎飛馳著(zhù)的時(shí)間里管理著(zhù)事物。由于不適當的計劃或在管理方面其他類(lèi)似的錯誤，使我們自己不得不在過(guò)少的時(shí)間里做過(guò)多的事情。
14.關(guān)于問(wèn)題鑒別的謬誤
很多精力和時(shí)間浪費在解決沒(méi)有認準的問(wèn)題上面。所以俗話(huà)說(shuō):準確地指出問(wèn)題(這就是鑒別)就等于解決了一半問(wèn)題。丈夫走進(jìn)地下室，發(fā)現地面上有六英寸深的水，便喊他的妻子拿拖把來(lái)。妻子回答說(shuō)，應該先去關(guān)掉水龍頭。這就是錯誤地鑒別問(wèn)題的一個(gè)簡(jiǎn)單例子——水是問(wèn)題的現象，而不是原因。
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