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關(guān)于商務(wù)秘書(shū)的一些必考知識
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企業(yè)形態(tài)對商務(wù)秘書(shū)工作的影響
在我國具有一定規模的眾多企業(yè)中，絕大多數是按《公司法》注冊的有限責任公司和股份有限公司，其中也有一定比例的國有獨資公司，但這些國有獨資公司仍屬各級國有資產(chǎn)監督管理機構履行出資人職責的有限責任公司。因此，從資本構成形態(tài)看，大致可分為外商投資企業(yè)、國內民間資本投資企業(yè)、國有資本控股企業(yè)和國有獨資企業(yè)，也就是人們平常所說(shuō)的外資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)和國有企業(yè)。這些類(lèi)型的公司又可從主營(yíng)業(yè)務(wù)、管理模式、經(jīng)營(yíng)方式上劃分為各型各類(lèi)的企業(yè)。這些企業(yè)的管理模式和經(jīng)營(yíng)方式的特點(diǎn)又會(huì )對其商務(wù)秘書(shū)的工作產(chǎn)生不同的影響，如民營(yíng)企業(yè)中有代表性的家族式管理模式下，商務(wù)秘書(shū)工作內容和工作方式就會(huì )與國有企業(yè)管理模式下的秘書(shū)工作有許多不同之處。
再如大型國企的商務(wù)秘書(shū)部門(mén)，其人員配備齊全、分工細致而明確，而小型民營(yíng)企業(yè)商務(wù)秘書(shū)部門(mén)就歸并在綜合辦公室內，人員高度精簡(jiǎn)，往往集各類(lèi)事項于一身，一人兼任數職的情況相當普遍。顯然，在分工細致的條件下，商務(wù)秘書(shū)工作的各項業(yè)務(wù)可以做到程序清晰，精細完美;而在分工模糊的綜合辦公室，業(yè)務(wù)流程就不可能做到程序清晰。如文書(shū)工作中一般所說(shuō)的擬稿、核稿、繕印、校對、用印、封發(fā)的多項工作程序，在人員齊全、分工明確的秘書(shū)部門(mén)是由不同崗位的人員分別完成，這樣相互監督，責任清晰。而在中小企業(yè)的綜合辦公室內，這一系列工作往往只是由一人連續完成，在這種情況下，要確保文件制作的質(zhì)量，很大程度上只能依靠商務(wù)秘書(shū)人員個(gè)人的責任感和認真態(tài)度。在這種環(huán)境下，更多地要求商務(wù)秘書(shū)要有“多面手”的能力：提起筆能起草文件，放下筆又能辦事跑腿，對內要能料理雜務(wù)，對外又能接待賓客。
淺談商務(wù)秘書(shū)工作的社會(huì )大環(huán)境
商務(wù)秘書(shū)工作的社會(huì )大環(huán)境是指企業(yè)之外并對企業(yè)有著(zhù)重大影響的宏觀(guān)環(huán)境，包括政治環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、科技環(huán)境、文化環(huán)境等。這是商務(wù)秘書(shū)必須監測并主動(dòng)適應的不可控制的環(huán)境。
(1)政治環(huán)境與商務(wù)秘書(shū)工作。對企業(yè)而言，政治環(huán)境籠統地包括黨的政策、國家的法律、中央及地方政府的行政法規，也包括一般人們所說(shuō)的政治風(fēng)氣等等內容。
(2)經(jīng)濟環(huán)境與商務(wù)秘書(shū)工作。經(jīng)濟環(huán)境是與企業(yè)生存息息相關(guān)的最重要的因素，它包括宏觀(guān)經(jīng)濟運行的走向、金融貨幣政策的調整趨勢、行業(yè)發(fā)展動(dòng)向、市場(chǎng)供求走向等等內容。
(3)科技環(huán)境與商務(wù)秘書(shū)工作。在現代企業(yè)中，商務(wù)秘書(shū)工作幾乎須臾離不開(kāi)科技環(huán)境，從傳真機到視頻會(huì )議系統，從文字處理到電子表格，從電子郵件到電子簽章，無(wú)不與科技環(huán)境相關(guān)�？萍歼M(jìn)步提高了商務(wù)秘書(shū)工作的效率，給商務(wù)秘書(shū)的工作方式和工作方法帶來(lái)很大的變化。過(guò)去秘書(shū)分送會(huì )議通知需要跑遍一棟辦公樓，現在只需要輕點(diǎn)鼠標，這些會(huì )議通知就會(huì )立刻出現在所有應與會(huì )者的電腦屏幕上;過(guò)去秘書(shū)在統計數據時(shí)會(huì )為計算各種比例而頭疼，現在運用電子表格或數據庫的某幾項功能，就能完成各種復雜的數據統計�？萍嫉陌l(fā)展在給商務(wù)秘書(shū)帶來(lái)效率的同時(shí)，也要求商務(wù)秘書(shū)要跟上科技發(fā)展的步伐，要不斷更新自己的知識，掌握日新月異的科技手段，以更有效地完成商務(wù)秘書(shū)的各項工作任務(wù)。
(4)文化環(huán)境與商務(wù)秘書(shū)工作。不同的社會(huì )由于其歷史背景、民族性格、生活狀況等的不同，其文化環(huán)境有著(zhù)很大的差異。文化環(huán)境對社會(huì )成員的行為有很強的影響和支配力。文化環(huán)境影響也會(huì )滲透到企業(yè)中來(lái)，商務(wù)秘書(shū)在各型各類(lèi)企業(yè)中會(huì )感受到不同文化環(huán)境的影響，一個(gè)在國有企業(yè)工作過(guò)的商務(wù)秘書(shū)若到一家外資企業(yè)工作，會(huì )感到工作程序和領(lǐng)導風(fēng)格有很大的差異，甚至一個(gè)在歐美企業(yè)工作過(guò)的員工到日資企業(yè)工作也會(huì )感到文化環(huán)境帶來(lái)的差別。商務(wù)秘書(shū)面對這些文化環(huán)境的差異，要有足夠的心理準備，應抱著(zhù)“入鄉隨俗”的心態(tài)，適應這種文化環(huán)境的變化。
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