秘書(shū)工作機構的職能

　　秘書(shū)是一種職務(wù)名稱(chēng)，正在成為一種社會(huì )職業(yè)，指處于領(lǐng)導近身，直接為領(lǐng)導從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手。那么秘書(shū)工作機構的職能有哪些呢?

　　1、助手職能

　　這表現在幫助和代替領(lǐng)導部門(mén)處理日常文書(shū)、通訊、聯(lián)絡(luò )、接待等事務(wù)，節省領(lǐng)導的精力與時(shí)間;

　　幫助領(lǐng)導管理和維持下屬部門(mén)和人員各項日常工作的正常運轉;

　　承領(lǐng)導之命檢查和督促下屬部門(mén)和人員的工作情況;

　　經(jīng)領(lǐng)導授權調查和處理突發(fā)事件或完成特殊使命;

　　還表現在會(huì )議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導把關(guān)。

　　2、參謀職能

　　這表現在調查與提供領(lǐng)導決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導決策;

　　參與研究情況，提出分析或預測意見(jiàn);

　　應領(lǐng)導要求參與討論或制定工作計劃或實(shí)施方案;

　　對下屬組織和部門(mén)各種文件中的問(wèn)題或差錯提出解決建議或修改意見(jiàn);

　　對領(lǐng)導未能顧及的突發(fā)事件或工作缺陷提出應變計劃和彌補措施;

　　收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導再決策提供依據。

　　3、樞紐職能

　　秘書(shū)部門(mén)具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。這主要表現在：

　　向下級傳達領(lǐng)導部門(mén)各種書(shū)面指示、計劃、批示、通知以及口頭指令;

　　向下級轉發(fā)上級領(lǐng)導和政府機關(guān)及有關(guān)部門(mén)的政策、法規、指令性文件;

　　向下級轉發(fā)相關(guān)地區、單位、部門(mén)的有參考價(jià)值的文件;

　　向領(lǐng)導部門(mén)呈報下級的書(shū)面請示和報告;

　　向領(lǐng)導部門(mén)和上級機關(guān)匯報下級的情況、要求、建議或批評意見(jiàn);

　　負責與有關(guān)地區(包括國外)、單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文件、信函、電報、電傳、電話(huà)以及人員往來(lái);

　　負責與政府部門(mén)、新聞媒介單位、顧客與社區群眾的溝通聯(lián)絡(luò );

　　負責領(lǐng)導人與領(lǐng)導人之間、領(lǐng)導人與職能部門(mén)之間、領(lǐng)導人與員工之間的溝通聯(lián)絡(luò )。

　　4、協(xié)調職能

　　秘書(shū)部門(mén)還負有在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調整關(guān)系、調解矛盾，達到平衡、和諧、合作、統一的協(xié)調職能。這主要表現在：

　　協(xié)調中央與地方之間、地方與地方之間、部門(mén)與部門(mén)之間、或時(shí)間前后之間的政策矛盾;

　　協(xié)調地區與地區之間、單位與單位之間的利害沖突;

　　協(xié)調本單位與政府部門(mén)、新聞媒介、社區公眾之間的矛盾沖突;

　　協(xié)調領(lǐng)導人與領(lǐng)導人之間、領(lǐng)導人與員工之間、員工與員工之間的人際關(guān)系。

　　5、保密職能

　　秘書(shū)部門(mén)在機關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負責保管各種機密文件、資料，負責組織機密會(huì )議、安排重要會(huì )晤，又是各種信息的集散地，自然負有保密職能。主要有：

　　妥善保管各種機密文件、資料，不得丟失、殘缺、破損或被偷閱、翻拍、盜用;

　　保守會(huì )議精神、會(huì )晤的內容中所涉及的機密;

　　保守企業(yè)資金、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)工藝、帳目、配方、專(zhuān)利、知識產(chǎn)權、客戶(hù)渠道等商業(yè)機密;

　　保守領(lǐng)導人的住址、行蹤、活動(dòng)內容及個(gè)人隱私等秘密;

　　保守員工的檔案、升遷、調動(dòng)等的人事機密;

　　保守涉及組織利益的其他秘密;

　　監督機要部門(mén)、機要人員保守各種有形和無(wú)形的機密。

　　6、公關(guān)職能

　　在不設公關(guān)部門(mén)并無(wú)專(zhuān)職公關(guān)人員的組織中，秘書(shū)部門(mén)還承擔著(zhù)處理公共關(guān)系的職能。秘書(shū)部門(mén)應本著(zhù)的：“廣結良緣，內求團結，外求發(fā)展”的原則處理好各種公共關(guān)系。主要有：

　　負責政府機關(guān)內外工作聯(lián)系、友好訪(fǎng)問(wèn)的聯(lián)絡(luò )與接待事宜;

　　負責企業(yè)與政府部門(mén)之間的工作聯(lián)系和關(guān)系處理;

　　做好政府機關(guān)的人民群眾的來(lái)信來(lái)訪(fǎng)工作;

　　處理好組織與新聞媒介的關(guān)系;

　　處理好組織與社區公眾的關(guān)系;

　　溝通、聯(lián)絡(luò )、協(xié)調企業(yè)與股東之間的關(guān)系;

　　主動(dòng)收集、接受并處理內部員工對組織的反映、意見(jiàn)和建議等;

　　處理好顧客和客戶(hù)對企業(yè)的投訴、批評等;

　　根據組織規定或主管授意，做好對員工的祝賀、探訪(fǎng)、慰問(wèn)等工作。

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