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對秘書(shū)工作的認識
隨著(zhù)我國全而的改革開(kāi)放，秘書(shū)工作也得到迅速的發(fā)展，秘書(shū)理論研究和職業(yè)化教育培訓逐步展開(kāi)。下面是YJBYS小編整理的對秘書(shū)工作的認識的相關(guān)內容，希望對你有幫助!
首先，秘書(shū)應該是上司的特殊助手，對上司的活動(dòng)和工作范圍有足夠的了解，能夠替上司分擔很多工作，她能撐握有關(guān)辦公室事務(wù)的處理技巧，能夠在上司沒(méi)有過(guò)問(wèn)的情況下表現出自己的責任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出自動(dòng)性和判斷能力，并且能在所給予的權力范圍內做出決定。
秘書(shū)，它是一個(gè)綜合性，服務(wù)性，機密性，中介性等的職務(wù)崗位，因此秘書(shū)工作的范圍十分廣泛，既是管理人員，也是業(yè)務(wù)人員，可以說(shuō)秘書(shū)的自身修養、言行舉止文化素質(zhì)及工作能力水平都直接影響到整個(gè)部門(mén)、機構或組織的形象及競爭力，，可見(jiàn)秘書(shū)的崗位十分重要。當然，秘書(shū)也是一個(gè)十分繁瑣且十分辛苦的工作崗位，之所以說(shuō)它繁瑣是因為秘書(shū)讓領(lǐng)導更省心的去辦理一些日常工作，就需要秘書(shū)對很多事情都及時(shí)處理，妥當;同時(shí)所要具備的知識也是十分廣泛，所以說(shuō)秘書(shū)既要上知天文地現，也要能夠做到下管雞毛蒜皮。
在日常生活中，要了解上司平時(shí)喜歡吃什么，身體適宜吃什么懷不宜吃什么，如果能夠細心做到這些，日常生活就會(huì )避免了許多麻煩與尷尬的事情;上班前要擠時(shí)間給上司整理文件或是辦公室衛生，只有上司辦公室整齊有序，干干凈凈，客戶(hù)看到了都會(huì )覺(jué)得該上司辦事效率高、值得合作。在工作方面，上司安排寫(xiě)的文件、處理事情要嚴謹認真，講究效率，不可拖泥帶水，資料要提前完成，開(kāi)會(huì )或是出差要準備好一切應該準備的資料;上司沒(méi)有安排的事情也要主動(dòng)去做，不可得過(guò)且過(guò)。有時(shí)上司工作太忙，作為秘書(shū)的也要適當地提醒上司親屬的生日，適當地建議應該要什么禮物。
秘書(shū)是上司的左右手，要做到：別人不會(huì )的，我懂，別人會(huì )的，我精通，要做到這樣才能做個(gè)好秘書(shū)，當然，除此之外，還有很多，之所以說(shuō)它是服務(wù)性的工作，秘書(shū)不光是為自己的上司服務(wù)，還要為自己的同事，下級服務(wù)，秘書(shū)對上司有求必應，不厭其煩，秘書(shū)尊重上司是天職。
無(wú)論秘書(shū)出現在何種場(chǎng)合的應酬、開(kāi)會(huì )或是出差，她的言行舉止形象素質(zhì)都不是代表她本人，而是代表她的組織或是單位，部門(mén)，所以她必須要有優(yōu)雅的言行舉止與豐富多彩的知識。不同的省份不同的國家有著(zhù)不相同的風(fēng)俗習慣、宗教信仰，民族禁忌，所以秘書(shū)要懂得不同省份不同國家的風(fēng)俗習慣、宗教信仰、民族禁忌的禮儀，還要懂得，異地的生產(chǎn)動(dòng)作過(guò)程。
當然秘書(shū)不光要做到以上的，辦公室日常工作都要妥善完成，接聽(tīng)電話(huà)，會(huì )議記錄，會(huì )議的現場(chǎng)布置等等都與秘書(shū)息息相關(guān)的。
總之，做好一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū);既要有統籌全局的清醒頭腦，又要有倚馬可待的出眾文筆;還要有舌燦蓮花的驚世口才。
有關(guān)秘書(shū)工作的認識
現代文秘人員是一個(gè)很大的群體，通俗地說(shuō)，他們是工薪族中的白領(lǐng)階層，可以勝任經(jīng)理助理、秘書(shū)、統計員、推銷(xiāo)員、文書(shū)、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質(zhì)的勞動(dòng)者經(jīng)過(guò)培訓、鍛煉還可以成為各行各業(yè)帶文職性質(zhì)的技術(shù)人才或基層領(lǐng)導人。那么，文秘人員應該具備哪些能力，才能適應新時(shí)期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?
一.表達能力
文秘人員種.種職能的實(shí)現，都離不開(kāi)語(yǔ)言文字的表述，有人說(shuō)文秘人員的工作是“寫(xiě)出來(lái)，說(shuō)出來(lái)”的，這是有一定道理的。良好的表達能力是對文秘人員的特殊要求，而文字表達和口頭表達是表達能力的基本體現。文字表達能力被看作是文秘人員的“看家本領(lǐng)”和基本功。文秘寫(xiě)作的涉及面很廣，小到一個(gè)電話(huà)記錄、一個(gè)通知、一個(gè)情況匯報，大到年度工作總結、任期工作報告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語(yǔ)法、邏輯、修辭和一般的寫(xiě)作知識，而且還要掌握各種文體的寫(xiě)作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫(xiě)作的高手�？陬^表達能力是文秘人員的“口功”。文秘人員人員對上級匯報工作，請示問(wèn)題，提出建議;對下傳達指令，溝通情況，組織協(xié)調;對外開(kāi)展公關(guān)，公務(wù)交往，社會(huì )應酬。都對其口頭表達能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達要用精練的語(yǔ)言，表達出最必要的內容，做到“文約而意豐”、“言簡(jiǎn)而理周”。要了解交流對象的特征，準確把握對方的意圖和要求，充分認識語(yǔ)言表達的環(huán)境，研究表達的時(shí)機和方式。
二.辦事能力
文秘人員每天都要面對大量的事務(wù)性工作，如文書(shū)事務(wù)、接待事務(wù)、電話(huà)事務(wù)、會(huì )議事務(wù)、領(lǐng)導者交辦的事項等，辦事成了文秘人員的一項基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關(guān)部門(mén)的職權范圍，知曉辦理各項事務(wù)的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開(kāi)具，會(huì )議的組織，來(lái)賓的接待等事務(wù)的辦理，都具有程序化的特點(diǎn)。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應變。辦理事務(wù)的過(guò)程，其實(shí)就是人與人交往的過(guò)程，因此，要了解人事關(guān)系，長(cháng)于接人待物，善于交際藝術(shù)。同時(shí)，文秘人員要具備較強的應變能力，能根據事務(wù)的不同情形和特點(diǎn)及時(shí)準確地予以辦理，尤其是對于突發(fā)事件，更要機敏應對，能在堅持正確原則的前提下，審時(shí)度勢，靈活機動(dòng)的處理。
三.協(xié)調能力
在現代社會(huì )中，協(xié)調是一種廣泛性的社會(huì )活動(dòng)。協(xié)調能力已成為一種主要的公共關(guān)系能力，這種能力是現代人生活和生存之必需。對文秘工作而言尤其需要具備協(xié)調能力。具體表現在以下幾個(gè)方面：首先是與主管領(lǐng)導的協(xié)調。文秘人員要及時(shí)向領(lǐng)導報告工作，請求對某一問(wèn)題的指示，以便明確自己的工作目標和處理問(wèn)題時(shí)應把握的尺度。其次是與主管領(lǐng)導之外的其他領(lǐng)導之間的協(xié)調。有一些行政職能交叉的工作，由多個(gè)領(lǐng)導分管，需要多個(gè)領(lǐng)導協(xié)商解決，而領(lǐng)導之間的碰面需要一定的程序，有時(shí)要靠文秘人員做好先期的溝通和協(xié)調。再次是同事之間的協(xié)調。文秘人員的很多工作要依靠其他部門(mén)工作人員的配合才能完成，這是內部職能分工的要求。第四是與服務(wù)對象的協(xié)調。文秘人員應認真對待每一位服務(wù)對象，對他們的不滿(mǎn)要做好說(shuō)服解釋工作，爭取他們的理解和支持，對他們不合理的要求和不正確的意見(jiàn)要進(jìn)行合理疏導，使他們放棄自己的想法，力求給每個(gè)服務(wù)對象一個(gè)滿(mǎn)意。
四.合作能力
信息時(shí)代的社會(huì )分工越來(lái)越細，某項工作或者某件事務(wù)通常需要若干人通力協(xié)作才能完成，因此在這個(gè)團結協(xié)作的過(guò)程中，需要發(fā)揮團隊精神。同樣，文秘部門(mén)的許多工作也要靠集體協(xié)作才能完成，如遇到重要任務(wù)、緊急情況、重大活動(dòng)、大型會(huì )議，只有集中人員，團結協(xié)作打殲滅戰，才能保證按時(shí)完成任務(wù)。因此，文秘人員要樹(shù)立整體觀(guān)念、團結觀(guān)念、互助觀(guān)念。經(jīng)常通氣，加強聯(lián)系，主動(dòng)交流信息，面對面商量解決問(wèn)題;遇到難題，要主動(dòng)請教別人，主動(dòng)幫助別人，主動(dòng)想辦法解決;遇到共同辦理的事項，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭挑重擔，在工作中大力發(fā)揚團結互助的合作精神。
五.操作能力
隨著(zhù)新技術(shù)革命對社會(huì )各領(lǐng)域的沖擊，文秘人員僅靠?jì)芍皇�、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應時(shí)代的需求。目前，文秘人員實(shí)行辦公手段現代化的條件已經(jīng)具備，辦公自動(dòng)化浪潮對我國的文秘工作產(chǎn)生了深刻的影響。因此，對現代辦公設備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中(英)文打字機、電話(huà)機、電傳機、復印機、錄音錄像機、照相機、文字處理機和電子計算機等設備的使用、保養和初步維修的本領(lǐng)，對于書(shū)法、速記、編輯、校對、檔案管理、信息處理等技術(shù)的掌握和運用的本領(lǐng)，對網(wǎng)絡(luò )資源的搜集利用和上傳下載本領(lǐng)以及轎車(chē)、摩托車(chē)等交通工具駕駛的本領(lǐng)等。
新時(shí)期對文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強的綜合素質(zhì)，才能適應社會(huì )的發(fā)展和時(shí)代的脈搏，才能成為日益競爭的文秘行業(yè)的佼佼者，才能在職場(chǎng)的大海中盡情暢游。
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