淺談商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作
在國際貿易中，信息的交流是必需的，而信件是信息交流通常采納的一種形式。即使在人們成功地使用電報、電傳之后，信件仍用于確認是否收到了電報、電傳�，F在，傳真、E—mail比信件、電報、電傳受到更多人的歡迎，而傳真、E—mail通常采納信件的形式，因此，傳真、E-mail也可看成是商業(yè)信件的一種變體。從這一意義上來(lái)說(shuō)，信件仍然是現代交際的主要方式。英語(yǔ)，作為一種全世界通用的工作語(yǔ)言，自然也就成為商業(yè)信件的主要語(yǔ)言。所以，本文討論的將是英語(yǔ)商業(yè)信件。
著(zhù)手進(jìn)行英語(yǔ)信函寫(xiě)作之前的準備工作
1.基本理論
了結相關(guān)外貿知識，不但要熟知產(chǎn)品知識以便回答客戶(hù)詢(xún)問(wèn)，增加客戶(hù)對你的信心，因為雙方互不見(jiàn)面相隔千里，所以專(zhuān)有術(shù)語(yǔ)的明白理解便起到至關(guān)重要的作用。外貿學(xué)習的好方法是以單證為中心和關(guān)鍵點(diǎn)，用單證把外貿流程各個(gè)步驟“串” 起來(lái)。外貿常見(jiàn)名詞如發(fā)票、裝箱單、商檢、提單、產(chǎn)地證、匯票、受益人聲明、信用證等收集范本，存底備查等等，這樣的專(zhuān)有名詞不能熟悉了結，就很難在信函中完整無(wú)誤地表達自己公司的意思。
2.認知語(yǔ)境
從認知語(yǔ)言學(xué)角度，語(yǔ)境應該是具有認知性的，因為語(yǔ)言的產(chǎn)生和理解要求人與外界的`互動(dòng)，即認知體驗。僅僅依靠傳統的語(yǔ)境觀(guān)點(diǎn)，(即本文語(yǔ)境，上下文，或者說(shuō)話(huà)人與聽(tīng)話(huà)人之間的互動(dòng))是不足夠完全傳遞信息的。所以要加上人與自身以及人與外界的互動(dòng)體驗。如果交際雙方由于熟悉程度和認知水平懸殊而造成互明語(yǔ)境較少，那么，成功的交際要求言語(yǔ)表得出的信息量就會(huì )增大。語(yǔ)境控制對會(huì )話(huà)言語(yǔ)信息的制約模式形同市場(chǎng)經(jīng)濟中的價(jià)值規律曲線(xiàn)。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作自80年代初的確立至今經(jīng)歷了一個(gè)由單純的商務(wù)英語(yǔ)實(shí)務(wù)的教學(xué)內容而逐步拓寬到更為廣闊的經(jīng)濟貿易領(lǐng)域的發(fā)展過(guò)程，其教學(xué)內容和教學(xué)方法日臻完善，業(yè)已形成一整套較為科學(xué)和完整的教學(xué)體系。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作是以經(jīng)濟生活為反映對象，以語(yǔ)言文字為表達手段，以文章為信息傳播的載體，以推動(dòng)經(jīng)濟發(fā)展為其應有目標的社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)。它是經(jīng)濟活動(dòng)和經(jīng)濟工作的得力助手，是經(jīng)濟工作者及其他有關(guān)人員必須掌握的工具和武器。商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作包括詢(xún)盤(pán)與請求、回復函、投訴與索賠、理賠與拒絕函、銷(xiāo)售函、邀請函與感謝信、道歉信與祝賀信、通知與通告、備忘錄與會(huì )議記錄、簡(jiǎn)歷、申請函、推薦信、意向書(shū)、報告調查問(wèn)卷和商務(wù)文件。商業(yè)英語(yǔ)寫(xiě)作的特點(diǎn)，強調簡(jiǎn)明完整、清楚正確的寫(xiě)作風(fēng)格和原則。
3.禮貌原則
根據內容的不同，商務(wù)信函可以分為咨詢(xún)、報價(jià)、交涉、訂購、付敖、索賠等多種類(lèi)型。無(wú)論何種類(lèi)型，信函在語(yǔ)氣上應做到：友善、禮貌、誠懇、委婉、體諒。雙方即使出現了分歧，也應擺事實(shí)，講道理，切忌不禮貌的言辭。當然.也不可過(guò)分禮貌、客套，給人以矯情、做作之感。除用于正式交易的外貿英語(yǔ)信函外，為達成貿易雙方的友誼，商家會(huì )特別注意禮貌，因此會(huì )大量寫(xiě)作交流情感類(lèi)信函。對這一類(lèi)信函，譯者翻譯的時(shí)候，應注意選取適合的詞，使用翻譯具有‘信、雅、達” 的美感。并且提醒注意的一點(diǎn)是，商人畢竟是商人，他首先考慮的是商品、質(zhì)量及相關(guān)問(wèn)題與條件，而非客套與人稱(chēng)，漢譯時(shí)，應突出重點(diǎn)信息，精簡(jiǎn)繁枝冗葉，以達到強化重點(diǎn)的目的。
針對外貿英語(yǔ)信函所帶有的書(shū)面語(yǔ)體的語(yǔ)言結構特點(diǎn)，寫(xiě)作時(shí)，應該選擇相應的書(shū)面語(yǔ)。在中文外貿信函中，使用的是介于嫦文與口語(yǔ)之間的半文言文體與之相對應。如‘ 堇上” 用Sincerely yours即可。而針對港臺地區保留大量古語(yǔ)的特點(diǎn)，寫(xiě)作時(shí)，還應該把開(kāi)頭的‘微啟者” 之類(lèi)詞用Dear Sir表達。在傳統英語(yǔ)貿易辭令中，大量套語(yǔ)，更應該恰當增減。如：We are pleased to;We have pleasure in?;We acknowledge with thanks?這些套語(yǔ)，產(chǎn)生了諸如We are looking forward with interest to your reply等句式，這里若理解為“我們帶著(zhù)極大的興趣盼望您的答復。”顯然，這種理解拖沓而且生硬，只要稍微套用一下格式，采取婉譯方式，譯為“盼復”，則簡(jiǎn)潔明了。類(lèi)似的情況還有“即復為謝’：Your prompt reply would be greatly appreciated。
商務(wù)信函的寫(xiě)作要求
1.準確
就是清楚明白地陳述內容，商務(wù)不能產(chǎn)生歧義，不能引起誤會(huì )。信函涉及到雙方的責、權、利等利益關(guān)系.而且具有“準公文和類(lèi)合同”的憑證作用與約束作用，所以必須準確無(wú)誤，包括內容、格式、語(yǔ)體、語(yǔ)法、措詞、標點(diǎn)符號等在內。
2.簡(jiǎn)潔
就是要簡(jiǎn)明有力的行文。商務(wù)英語(yǔ)信函的目的就是要快速準確地傳遞商務(wù)信息，它本身的時(shí)效性決定了它必須簡(jiǎn)潔明了。如我們想知道你們是否同意我們延期20天交貨，如果不同意的話(huà)，請電復我們不延期的時(shí)間。”不如寫(xiě)成“如同意延期到x月X Et交貨，請電復。”
3.典雅
就是要求文詞含蓄優(yōu)美。商務(wù)英語(yǔ)信函代表了企業(yè)的形象，大方、文雅的形象本身就具有說(shuō)服力。如‘你們寫(xiě)的信收到了就不如說(shuō)“惠函收悉，這類(lèi)的詞語(yǔ)還有‘馓希諒察”、“遲復為 ’等，都顯示了大方文雅的形象。
結語(yǔ)
商務(wù)英語(yǔ)信函是國際商務(wù)交際的主要方式，是國際商務(wù)交際的生命線(xiàn)。一封措辭得體的商務(wù)英語(yǔ)信函可以幫助一個(gè)公司建構良好的商業(yè)形象，進(jìn)而促成貿易合作;反之，則會(huì )給公司帶來(lái)消極負面的影響，使商務(wù)活動(dòng)失敗。希望這種分析能為正在從事或準備從事國際貿易有關(guān)活動(dòng)的人士提供一些語(yǔ)用指導，使他們能在商貿活動(dòng)中更好的駕馭自己的語(yǔ)言，較好地進(jìn)行信息交流，從而成功地完成商業(yè)活動(dòng)。
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