基于網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下企業(yè)檔案編研的實(shí)施策略論文
隨著(zhù)信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的快速發(fā)展，給檔案編研工作帶來(lái)新的機遇和挑戰。企業(yè)檔案館引入現代信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)開(kāi)展檔案編研工作，以文本、聲像、圖片、視頻、網(wǎng)頁(yè)等多元化的檔案編研類(lèi)型為主體，以數字檔案館管理系統為依托，充分運用數據庫與數據挖掘技術(shù)，針對檔案用戶(hù)的利用需求提供多載體、全方位和深層次的知識服務(wù)。本文探討了網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下企業(yè)檔案編研的特點(diǎn)、發(fā)展現狀和存在問(wèn)題分析及實(shí)現網(wǎng)絡(luò )檔案編研的具體建議。
一、網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下企業(yè)檔案編研工作的特點(diǎn)和優(yōu)勢
網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的檔案編研是指通過(guò)網(wǎng)絡(luò )為主要媒介來(lái)實(shí)現檔案信息的選題、查找、加工、提供利用和反饋的檔案編研全過(guò)程。與傳統檔案編研工作相比較，網(wǎng)絡(luò )編研不斷呈現出新的特點(diǎn)和時(shí)代特色。
1.先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)最大程度地滿(mǎn)足了檔案用戶(hù)需求
從傳統的紙質(zhì)環(huán)境到網(wǎng)絡(luò )信息平臺，從紙質(zhì)資源的實(shí)體庫房到數字信息資源的數字檔案館，從進(jìn)館借閱到網(wǎng)絡(luò )實(shí)時(shí)傳輸，新技術(shù)給檔案用戶(hù)提供了極大的便利。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境改變了檔案用戶(hù)需求的實(shí)現預期：一方面利用需求在廣度上要求更高，信息技術(shù)的發(fā)展為滿(mǎn)足檔案用戶(hù)需求創(chuàng )造了更加便利的條件，豐富并更新了檔案編研手段，借助數字檔案館系統平臺進(jìn)行采集、存儲、檢索、傳輸及利用，方便用戶(hù)隨時(shí)瀏覽檔案網(wǎng)站、在線(xiàn)查閱下載、遠程咨詢(xún)服務(wù)等。另一方面，利用需求在深度上要求更高，信息技術(shù)的發(fā)展豐富了檔案信息資源開(kāi)發(fā)的內容和形式，運用數據庫和數據挖掘技術(shù)，減輕編研難度，提高了編研成果的質(zhì)量，激發(fā)檔案用戶(hù)的信息意識和潛在需求。
2.新技術(shù)環(huán)境對檔案編研質(zhì)量提出更高要求
網(wǎng)絡(luò )環(huán)境為檔案用戶(hù)提供極大便利和滿(mǎn)足需求的同時(shí)，檔案用戶(hù)需求也在不斷變化，他們對信息載體、信息內容的集成、服務(wù)形式和手段等提出更高要求。如由單一性向多樣化轉變，由查詢(xún)性向知識性轉變，由滯后性向及時(shí)性轉變等。新技術(shù)為檔案信息多元化的加工提供了可能性，可以縮短檔案編研成果的出版周期，降低成本，擴大傳播范圍。然而，如果檔案編研成果的信息不全、加工錯漏多、整理編排不當、傳遞不及時(shí)，會(huì )被列入劣質(zhì)信息的行列而被篩除。
二、當前企業(yè)檔案編研現狀和問(wèn)題分析
1.現狀分析
從當前網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的發(fā)展水平來(lái)看，檔案用戶(hù)需求并未得到很好的滿(mǎn)足，一是因為網(wǎng)絡(luò )檔案信息數量巨大、分散無(wú)序、動(dòng)態(tài)變化和分布不均衡，影響了檔案需求的有效實(shí)現；二是檔案用戶(hù)信息利用能力的不均衡性。目前，企業(yè)檔案網(wǎng)站建設取得了一些成績(jì)，通過(guò)設立專(zhuān)欄開(kāi)展網(wǎng)絡(luò )檔案編研工作，如建立網(wǎng)上榮譽(yù)資源庫、規章制度庫、培訓資源庫等。應用綜合管理信息平臺實(shí)現檔案信息的集成管理，通過(guò)一站式檢索、跨庫檢索等方式實(shí)現智能化應用。在檔案編研類(lèi)型上有所突破，呈現多元化趨勢，如將企業(yè)工程項目情況、先進(jìn)事跡、重大創(chuàng )新活動(dòng)等為素材的企業(yè)宣傳視頻檔案傳到網(wǎng)上，提高了信息傳播的生動(dòng)性和形象性，使編研成果更具有吸引力。
2.存在的問(wèn)題
首先，網(wǎng)絡(luò )檔案編研的數量和質(zhì)量還不能完全滿(mǎn)足利用者多層次和多角度的利用需求。其次，編研水平和網(wǎng)絡(luò )編輯技術(shù)有待進(jìn)一步提高，編研形式較單一，不能最大地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )提供的便利。最后，檔案編研不能充分利用網(wǎng)絡(luò )的互動(dòng)性，檔案用戶(hù)的需求未能得到充分實(shí)現。因此，是否滿(mǎn)足利用者的需求是檔案編研工作績(jì)效評定的重要標準。
三、開(kāi)展網(wǎng)絡(luò )企業(yè)檔案編研的建議
1.高效的開(kāi)放式檔案編研
�。�1）館際聯(lián)合。檔案編研工作應當最大程度地滿(mǎn)足檔案用戶(hù)的利用需求，提高檔案信息的利用價(jià)值，因此要注重編研信息的廣泛性和層次性。檔案編研人員必須轉變觀(guān)念，通過(guò)館際之間的分工和協(xié)作，搭建全方位的檔案信息傳播利用平臺，建立起互通互補的新型合作關(guān)系，以發(fā)揮經(jīng)濟效益的最大化。
�。�2）突破部門(mén)間界限，形成以編研部門(mén)為主導，組織和協(xié)調各部門(mén)參與的合作機制，實(shí)現檔案信息資源的合理化組合，增強檔案編研工作的時(shí)效性、動(dòng)態(tài)性和靈活性，以獲得最大的編研效益。
2.采取編研人員與檔案用戶(hù)的互動(dòng)模式
�。�1）推動(dòng)知識交流共享。充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)用戶(hù)的作用，加強企業(yè)員工之間的合作，促進(jìn)企業(yè)內部隱性知識顯性化。通過(guò)對檔案信息資源的收集、分析和挖掘，幫助用戶(hù)獲取檔案的知識價(jià)值，從而減少不必要的重復勞動(dòng)和資源浪費，有效提高企業(yè)運營(yíng)效率。
�。�2）網(wǎng)絡(luò )媒介為檔案編研工作提供了全新的互動(dòng)模式。檔案編研人員根據用戶(hù)需求，將編研工作計劃與編研成果發(fā)布到網(wǎng)上，利用者閱覽了檔案編研成果后，通過(guò)網(wǎng)上論壇、電子郵件、留言表單、在線(xiàn)實(shí)時(shí)交流等方式提出意見(jiàn)和要求，據此決定下一步編研工作的安排，并對編研成果傳播后的效果進(jìn)行調研和評估，跟蹤掌握檔案用戶(hù)的反饋意見(jiàn)和新的信息需求，進(jìn)一步改進(jìn)檔案編研工作，從而提升企業(yè)檔案編研成果的傳播效果。
�。�3）個(gè)性化服務(wù)。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，用戶(hù)的信息需求呈多元化個(gè)性特征，表現出對信息的及時(shí)性和新穎性的關(guān)注。我們針對用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)和檢索的歷史數據分析，最大限度地挖掘并滿(mǎn)足用戶(hù)需求。運用網(wǎng)絡(luò )編輯技術(shù)將編研成果圖文并茂的展現在利用者的面前。用戶(hù)既可以利用檔案原件，又可以借助編研成果開(kāi)展利用和研究，保證了利用檔案的可據性、可視性和可讀性。通過(guò)用戶(hù)反饋服務(wù)，可以將利用過(guò)程中遇到的問(wèn)題提供給檔案館員，以便結合用戶(hù)需求，提供更具針對性的編研成果。
3.檔案編研服務(wù)項目
�。�1）加強數字化檔案資源建設，在數字化之前對檔案的利用價(jià)值的鑒定是至關(guān)重要的。通過(guò)鑒定挖掘篩選出館藏檔案中具有廣泛利用價(jià)值的檔案，進(jìn)行優(yōu)先數字化，并構建數據庫來(lái)統一管理館藏數字化檔案，保證數據的全面性和準確性。并建立完善的檔案目錄和索引數據庫、全文數據庫和專(zhuān)題數據庫，主動(dòng)為利用者服務(wù)。
�。�2）信息導航服務(wù)，是將具有主題關(guān)聯(lián)、專(zhuān)業(yè)關(guān)聯(lián)及其它相關(guān)關(guān)聯(lián)的檔案信息進(jìn)行整合和分類(lèi)，建立檔案資源指引庫，便于檔案信息的檢索與獲取。
�。�3）信息推送服務(wù)，是根據用戶(hù)需求調查、用戶(hù)操作日志等各種需求信息，通過(guò)知識元之間的語(yǔ)義關(guān)聯(lián)自動(dòng)發(fā)現可能需要的知識資源，定向搜集和組織用戶(hù)感興趣的檔案信息，及時(shí)用電子郵件等方式提供給檔案用戶(hù)。同時(shí)通過(guò)用戶(hù)信息需求偏好模型的優(yōu)化和持續改進(jìn)，更多地向用戶(hù)提供增值服務(wù)。
4.保障信息安全。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，檔案信息會(huì )受到安全威脅，應建立有效的管理制度和安全技術(shù)保障體系，包括安全管理策略、訪(fǎng)問(wèn)控制策略、信息加密策略及數據備份策略等，從而有效保障網(wǎng)絡(luò )安全、系統安全和信息安全。
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