企業(yè)檔案管理信息化建設研究
檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開(kāi)展都需要檔案人員來(lái)完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。
摘要：檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中對各項業(yè)務(wù)活動(dòng)的記載，其中涵蓋大量的珍貴資料，能夠清晰的反應出企業(yè)的發(fā)展過(guò)程。通過(guò)對檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，能夠對企業(yè)的發(fā)展狀態(tài)做出清晰的預測，從而為企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策提供有利的依據。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理應該及時(shí)創(chuàng )新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高檔案管理水平，進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩定發(fā)展創(chuàng )造有利的條件。
關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;建設途徑
在社會(huì )快速發(fā)展的形勢下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應用于各個(gè)領(lǐng)域中，為了適應時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理應該逐步實(shí)現信息化建設，以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設，是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現代信息技術(shù)，工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷，同時(shí)更有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。通過(guò)檔案管理信息化建設，能夠對企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各項業(yè)務(wù)進(jìn)行更加透徹的分析，并且對企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向做出科學(xué)的預測，對于企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策具有重要的意義。
1企業(yè)檔案管理信息化建設的現狀
檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng )新和變革，所以在前期開(kāi)展的過(guò)程中會(huì )面臨很多的困難，需要在實(shí)踐中不斷的改進(jìn)和完善。由于傳統的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實(shí)行信息化建設之后，所有的流程都需要通過(guò)計算機信息技術(shù)來(lái)實(shí)施，所以首先在工作習慣和思想觀(guān)念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的操作軟件不夠熟練，所以還需要一個(gè)適應的過(guò)程，在前期的進(jìn)展會(huì )比較緩慢。由于每個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)開(kāi)展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開(kāi)發(fā)的軟件系統比較單一，而企業(yè)又缺乏相應的人力和資金去自主開(kāi)發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件，所以在實(shí)際應用的過(guò)程中，無(wú)法根據企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒(méi)有在企業(yè)內部形成完成的網(wǎng)絡(luò )體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來(lái)了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進(jìn)程。這些問(wèn)題都是在檔案管理信息化建設的過(guò)程中可能會(huì )面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進(jìn)檔案管理信息化建設工作的高效開(kāi)展。
2企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑
2.1加強對檔案管理信息化建設的重視
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，在企業(yè)的發(fā)展建設中具有特殊的地位和作用，所以必須高度重視，加大投入，加快推進(jìn)檔案信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò )化的建設，進(jìn)一步提高檔案信息化水平，為企業(yè)現代化建設提供一流的檔案信息服務(wù)。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息，要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進(jìn)行的體力勞動(dòng)，解放生產(chǎn)力，提高工作效率，將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價(jià)值，實(shí)現檔案信息資源共享。
2.2做好企業(yè)檔案信息化建設的基礎性工作
加強基礎工作，做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動(dòng);注重檔案信息數據庫和網(wǎng)絡(luò )系統的開(kāi)發(fā)，建立功能強大的信息管理系統和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提。企業(yè)檔案部門(mén)可借鑒網(wǎng)絡(luò )建設已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)等系統相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統，構筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò )報送及應用平臺，推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作，要加快傳統載體檔案信息資源的數字化進(jìn)程，擴大數字檔案信息資源總量。
2.3加快檔案信息化標準規范的制定
標準規范是檔案信息化建設的基礎，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設的法律保障。目前，有些標準還不明確，有的還沒(méi)有標準，因此，檔案行政管理部門(mén)要加快檔案信息化標準規范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規范體系。信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數字檔案信息的傳輸、讀取依賴(lài)于計算機等設備，因而對數字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應該堅持規范性原則，制定相應標準、規范、法規，按照統一的規范標準，使電子文件的歸檔，傳統介質(zhì)檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。使企業(yè)檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進(jìn)行，以約束機制的建立促進(jìn)動(dòng)力機制的完善。
2.4加強信息化人才培養
檔案管理工作人員是推進(jìn)檔案管理信息化建設工作中的重要因素，一切工作的開(kāi)展都需要檔案人員來(lái)完成，所以為了促進(jìn)檔案管理信息化建設的順利開(kāi)展，應該加強對工作人員專(zhuān)業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識，而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開(kāi)展培訓，轉變其思想意識，認識到檔案信息化建設的重要性，從而積極的投入到專(zhuān)業(yè)知識和軟件操作的學(xué)習中來(lái)。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節，在完成檔案管理的基本工作后，能夠投入一定的時(shí)間進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，從而進(jìn)一步挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，為促進(jìn)企業(yè)的健康穩定發(fā)展創(chuàng )造有利的條件。
3結束語(yǔ)
企業(yè)檔案管理信息化建設是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設的過(guò)程中，還面臨諸多的困難，需要不斷的改進(jìn)和完善。為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開(kāi)展，需要得到企業(yè)管理層的高度重視，加強對檔案管理人員在專(zhuān)業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓，配置齊全的硬件設施，根據企業(yè)實(shí)際發(fā)展狀況，選擇適宜的操作軟件和應用系統，制定完善的規章管理制度，為檔案管理信息化建設工作的順利開(kāi)展奠定堅實(shí)的基礎。
參考文獻:
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