談加快實(shí)現企業(yè)檔案管理信息化
論文關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;信息化建設;責任意識
論文摘要:企業(yè)檔案信息化是適應企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然要求，是一個(gè)綜合性很強的系統工程。不僅需要企業(yè)領(lǐng)導的高度重視，檔案管理者也要更新觀(guān)念，努力探索檔案收集整理利用的客觀(guān)規律。充分運用現代前沿信息技術(shù)，發(fā)揮人才優(yōu)勢，整合企業(yè)內部各方面的力量，把企業(yè)檔案信息化建設向深廣領(lǐng)域推進(jìn)。
1.企業(yè)要從戰略發(fā)展的高度考慮檔案信息化向題
從歷史經(jīng)驗來(lái)看，檔案絕不單單是企業(yè)運行情況相關(guān)資料的‘儲藏室”、“保管箱”，檔案替理也不應是流水帳式的簡(jiǎn)單管理，對于檔案的管理理應成為企業(yè)運行管理中很重要的一個(gè)環(huán)節。大多數企業(yè)領(lǐng)導已經(jīng)充分認識到，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源是進(jìn)行科學(xué)決策和管理的根本需要，但各企業(yè)實(shí)際情況不同，如何建設并利用好這樣一個(gè)管理咨詢(xún)信息系統，不同企業(yè)應靈活處理;全面提高檔案利用效率，最大限度地滿(mǎn)足企業(yè)各部門(mén)對檔案利用需求，不但需要企業(yè)高層領(lǐng)導的高度重視并積極協(xié)調，更需要企業(yè)領(lǐng)導具備戰略的眼光和務(wù)實(shí)的作風(fēng)，將檔案信息化建設納入企業(yè)信息化總體規劃之中，將檔案建設納人企業(yè)內部各部門(mén)的崗位職責范圍之內，有計劃、有組織、有安排，做到層層落實(shí)，項目清晰，并應當投人甲定資金予以支持。
2.企業(yè)檔案信息化管理的主要內容
企業(yè)檔案的信息化管理是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時(shí)期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導著(zhù)具體工作。其主要內容包括:
(1)檔案資源技術(shù)信息化。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項管理過(guò)程，通過(guò)信息系統加工和計算機網(wǎng)絡(luò )的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，實(shí)現檔案資源的合理配置與有序、進(jìn)行信息化有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現檔案資源的社會(huì )共享。其主要內容包括:一是檔案信息資源建設，即通過(guò)數字化、網(wǎng)絡(luò )化技術(shù)手段，建立起各類(lèi)規范化、標準化、可共享的目錄數據庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡(luò )建設和管理系統開(kāi)發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實(shí)現檔案信息傳輸的網(wǎng)絡(luò )化和檔案信息資源的共享化。
(2)檔案管理方法科學(xué)化。檔案借巡匡作方法科學(xué)化，就是根據信息社會(huì )的特點(diǎn)和檔案工作的客勸珠見(jiàn)律進(jìn)行合理的組織計劃和控制。白然科學(xué)和社會(huì )科學(xué)的最新研究成果運用到檔案管理中，如在系統論、控制論等的指導下作出正確的決策。此外，管理方法的科學(xué)化還包括正確恰當地運用經(jīng)濟手段和行政手段按照管理對象的實(shí)際和它自身固有的規律來(lái)決定采用叨隆手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來(lái)保證。管理方法的科學(xué)化是旁彬勢下管理現代化的核心。
(3)管理人員素質(zhì)酬弋化。信息時(shí)代檔案種類(lèi)和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)技術(shù)知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個(gè)結構合理的人才群體。檔案管理人員要有一個(gè)合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質(zhì)結構等。
(4)檔案月賂的社會(huì )化。隨著(zhù)社會(huì )檔案意識的增強及檔案效益的顯現，檔案利用從用戶(hù)對象上正在發(fā)生著(zhù)明顯的變化，非官方組織與社會(huì )公眾對檔案的利用不斷增長(cháng)，經(jīng)濟活動(dòng)利用明顯上升。隨著(zhù)檔案進(jìn)一步開(kāi)放、電子文檔的實(shí)行，檔案利用將出現跨地域、跨行業(yè)的局面，突破時(shí)空界限，真正實(shí)現資源共享。
3．抓住機遇，全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設
企業(yè)檔案信息化建設正面臨著(zhù)難得的發(fā)展機遇，而且現代信息化技術(shù)的發(fā)展也提供了十分優(yōu)越的客觀(guān)條件，因此，必須統籌謀劃，精心實(shí)施，在秉承傳統工作的基礎上，做好以下幾點(diǎn):
(1)建立健全制度，規范檔案管理。企業(yè)檔案部門(mén)要把握信息化帶來(lái)的企業(yè)管理的新思維、新模式，樹(shù)立創(chuàng )新意識，運用先進(jìn)的技術(shù)手段，實(shí)現企業(yè)檔案制度創(chuàng )新。建立健全適應企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理制度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下扎實(shí)有序發(fā)展，完善企業(yè)檔案的收集范圍，及時(shí)調整和擴展企業(yè)檔案信息的接收范圍，尤其提男腸些對企業(yè)可持續發(fā)展具有潛在價(jià)值的文字材料;建立電子文件的歸檔辦法，完善企業(yè)文件材料的歸檔制度;建立數字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數據儲存及利用的安全。
(2)更新觀(guān)念，多渠道開(kāi)辟檔案信息資源。對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的檔案信息要格外予以重視，適當勿二大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關(guān)系密切的各種資料，對枚關(guān)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策的信息資料也要注意收集。同時(shí)，企業(yè)檔案的收集要充分利用現代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個(gè)方面加以拓展，檔案保管重點(diǎn)要轉向企業(yè)自身形成的材料和與企業(yè)經(jīng)營(yíng)有直接關(guān)系的文件。
要以市場(chǎng)為導向，挖掘各種適銷(xiāo)對路的檔案信息。如：企業(yè)為了定價(jià)，就必須知道市場(chǎng)狀況;為了制定促銷(xiāo)策略，就必須了解產(chǎn)品銷(xiāo)售周期性及市場(chǎng)競爭狀況;為了發(fā)掘新產(chǎn)品，就必須全面了解生產(chǎn)廠(chǎng)家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業(yè)及時(shí)提供真實(shí)、詳細的檔案資料(數據、文字、圖表等)，就會(huì )為企業(yè)的正確決策提供有力的支持，其為企業(yè)提供的服務(wù)就是高級的信息服務(wù)。
(3)加強檔案人才隊伍建設，建設好檔案管理工作軟環(huán)境。社會(huì )的發(fā)展、科技的進(jìn)步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領(lǐng)域和工作手段與工作方法帶來(lái)強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質(zhì)提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)，是加速檔案工作利技進(jìn)步、推動(dòng)檔案事業(yè)利學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵。為適應檔案管理信息化建設的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開(kāi)展多渠道、多形式的崗位培訓，讓管理檔案的專(zhuān)業(yè)人員歷經(jīng)時(shí)間積累和沉淀的能力，就會(huì )讓檔案為社會(huì )各界有效利用，并適應檔案信息化建設的要求。
要確立檔案信息化建設所需人才隊伍建設的標準，明確培養目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養的制度與機制，加快檔案復合型人才培養，對不合理的崗位設置應及時(shí)予以調整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵;要挑選一批思想政治覺(jué)悟高，業(yè)務(wù)能力強，熱愛(ài)檔案事業(yè)，具有一定企業(yè)管理業(yè)務(wù)水平的人員充實(shí)到檔案隊伍中來(lái)。
(4)加強理論知識學(xué)習，增強責任感和使命感。檔案工作者自身要不斷提升專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，開(kāi)拓思路，勇于進(jìn)取，超前介人企業(yè)管理流程，全方位參與企業(yè)信息化建設，將自身有機融人到信息系統中，使檔案工作與五處業(yè)設計、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業(yè)各種類(lèi)型文件材料運行的監控。檔案工作者還要積極參與國際質(zhì)量認證體系的貫標活動(dòng)，實(shí)現文件、檔案的制度化、規范化管理，主動(dòng)配合企業(yè)計算機人員，建立和完善企業(yè)檔案自動(dòng)化系統。同時(shí)還必須積極主動(dòng)地從各個(gè)渠道獲取及綜合處理各類(lèi)信息，并編制出有一定水平的綜合性、專(zhuān)題性的報告，供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。
(5)積極推進(jìn)，盡快實(shí)現檔案管理數字化。檔案管理數字化是一項艱巨而又緊迫的任務(wù)。檔案工作者不能觀(guān)望等待，要主動(dòng)出擊。首先，在行文不規范的企業(yè)中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備;其次，根據企業(yè)館藏特點(diǎn)，結合行業(yè)通用標準，及時(shí)編制出索引工具，以實(shí)現檔案的自動(dòng)化檢索功能。
檔案是歷史的原始記錄，是人類(lèi)社會(huì )的真實(shí)記憶。歷史的延續和社會(huì )的發(fā)展都在檔案中留下最可靠的印記和鄉彭變。時(shí)間越久遠，檔案的歷史價(jià)值就越發(fā)突出，檔案也越顯珍貴。對于酬統檔案數字化過(guò)程的加速，也是劉這些傳統的有效保留和傳承。
(6)加強橫向聯(lián)合，為檔案信息共享做好鋪墊。鼓勵在最大范圍內統一檔案的管理方式，統一編號分類(lèi)原則、統一主題詞表、盡可能統甲軟件功能設置。對于已經(jīng)歸檔的同一類(lèi)型不同版本的檔案數據要做好升級轉換工作。要收集和保管好相關(guān)的應用程序和歷史數據，以便將來(lái)能為企業(yè)各有關(guān)部門(mén)查閱和利用，檔案部門(mén)要與企業(yè)的業(yè)務(wù)、技術(shù)部門(mén)搞好協(xié)調，避免企業(yè)的檔案信息化建設在低水平上重復。
綜BFI述，企業(yè)檔案信息化工作既是州項艱巨繁細的系統工程，需要各個(gè)部門(mén)協(xié)凋推進(jìn)，又是一項頗具前瞻性、戰略性的艱巨任務(wù)，需要檔案管理工作者順應時(shí)代，轉變觀(guān)念，積極應對，充分發(fā)揮聰明才智，不斷克服各種困難，為進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設進(jìn)程，發(fā)揮信息化牽動(dòng)作用，使檔案工作在企業(yè)經(jīng)濟建設和社會(huì )發(fā)展中發(fā)揮積極的作用。
論文相關(guān)查閱：畢業(yè)論文范文、計算機畢業(yè)論文、畢業(yè)論文格式、行政管理論文、畢業(yè)論文
【談加快實(shí)現企業(yè)檔案管理信息化】相關(guān)文章：
試談電子信息化管理模式在檔案管理中的意義11-22
加快高職院校檔案信息化建設的設想11-18
談跨企業(yè)協(xié)同信息管理競爭力物流實(shí)現模式11-17
談跨企業(yè)協(xié)同信息管理競爭力物流實(shí)現模式02-28
主動(dòng)調整二元結構加快實(shí)現城鄉對接論文04-02
談信息化時(shí)代教育創(chuàng )新的設想02-27
- 相關(guān)推薦