淺談如何提高機關(guān)公文處理水平
公文處理工作是機關(guān)實(shí)現職能、處理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面廣、頭緒多，稍有不慎就會(huì )出現紕漏。如何提高機關(guān)的公文處理水平，筆者認為應從以下五個(gè)方面做好工作。
一、夯實(shí)基礎，嚴謹規范地做好文件的登記工作
文書(shū)處理要堅持集中統一管理的原則，這就要求文書(shū)人員一定要嚴把收文關(guān)口，認真做好文件的簽收登記工作。無(wú)論是下發(fā)的文件、通知，平級單位發(fā)來(lái)的函件，還是下級報送的請示、報告，都應做到專(zhuān)人來(lái)統收、統辦、統管，以便于規范管理、查閱利用。有的單位或部門(mén)，文件簽收不定人，對于每天來(lái)自各方面的文件，辦公室的幾名工作人員，每人都能拆閱文件，這樣會(huì )導致文件遺失或接收不及時(shí)，因此，正確的做法一是指定專(zhuān)人，二是及時(shí)登記。文書(shū)人員對來(lái)文核對無(wú)誤后，要快速簽收，然后詳細登記。目前，大都采用電子表格登記(即excel 表格)，蓋簽收章、編流水號并準確填寫(xiě)公文處理單，送部門(mén)負責人簽批。
二、把握領(lǐng)導批示，科學(xué)有效地做好文件的傳閱工作
為便于領(lǐng)導更好地批示，文書(shū)人員要根據實(shí)際情況需要做好文件的分類(lèi)疊放工作。就是要把來(lái)文按一定的類(lèi)別、一定的內容擺放在一起呈領(lǐng)導閱批。一般將最重要的文件放在上面，依次類(lèi)推。那么哪些文件是最重要的呢? 標準是什么?
這就需要文書(shū)人員必須先閱讀一下文件的內容，將那些與本單位有直接關(guān)系的文件放在最上面，而那些關(guān)系不大的文件放在最后。在處理過(guò)程中，要準確理解領(lǐng)導批示意見(jiàn)，凡是批示意見(jiàn)中涉及到的領(lǐng)導和部門(mén)要一一傳閱到位，不能隨意簡(jiǎn)化傳閱程序或擴大傳閱范圍。對于呈批件，嚴格按程序辦理，對于請示件要按領(lǐng)導職務(wù)由低到高的順序呈批，確保級別較高的領(lǐng)導對其他相關(guān)領(lǐng)導同志的意見(jiàn)、態(tài)度有一個(gè)全面把握，便于拍板決策;對于報告件則要按領(lǐng)導職務(wù)由高到低的順序呈批，確保級別較高的領(lǐng)導第一時(shí)間了解情況。無(wú)特殊原因，不越位傳閱，更不能隨意顛倒文件流向。在傳閱文件的過(guò)程中，要隨時(shí)做好文件流轉的登記工作，理清領(lǐng)導批示內容、辦理程度等情況，做到每一份文件的處理過(guò)程都有一條清晰的運轉軌跡，便于領(lǐng)導在文件運轉期間隨時(shí)調閱。
三、講究時(shí)效，靈活多樣地做好文件的催辦工作
公文在傳遞、辦理過(guò)程中， 都有明確嚴格的時(shí)效要求。“及時(shí)” 是確保公文處理工作時(shí)效性的基本前提。文件傳閱時(shí)，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時(shí)效性的最基本要求。機關(guān)工作處于組織和領(lǐng)導地位，從某種意義上講，時(shí)效性的強弱，直接影響和決定著(zhù)整個(gè)單位的工作效率。文書(shū)人員必須具有較強的時(shí)間觀(guān)念，在各個(gè)環(huán)節上盡可能化繁為簡(jiǎn)，使文件流程簡(jiǎn)捷，管理科學(xué)，操作手續簡(jiǎn)便，最大限度地提高文件管理效率。送閱文件時(shí)，如果領(lǐng)導外出不在辦公室時(shí)， 文書(shū)人員要根據文件承辦輕重緩急情況，一方面將文件精神電話(huà)告知分管領(lǐng)導，一方面將文件超前性地復印給承辦部門(mén)，提前承辦，以不耽誤工作;如果領(lǐng)導忙于其他事項忘記批閱文件時(shí)， 文書(shū)人員要適時(shí)委婉地予以提醒。
對需要催辦事項的文件，文書(shū)人員轉辦后，要跟蹤文件的落實(shí)情況，可采用靈活多樣的形式，主動(dòng)聯(lián)系對方，不能將領(lǐng)導批示的文件送達具體承辦部門(mén)就萬(wàn)事大吉、不管不問(wèn)了，而要定期對所辦的文件進(jìn)行核查，跟蹤督查落實(shí)情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門(mén)在要求時(shí)限內落實(shí)承辦事項。催辦可采取發(fā)催辦單或打電話(huà)詢(xún)問(wèn)等形式進(jìn)行，對緊急重要文件，可專(zhuān)人專(zhuān)件跟蹤催辦，切實(shí)做到事事有結果、件件有回音。文件辦理完結，應及時(shí)注明落實(shí)單位、落實(shí)時(shí)間和落實(shí)結果，并將辦理情況進(jìn)行整理后，反饋批示領(lǐng)導和分管領(lǐng)導閱知。重要文件，視具體情況，應隨時(shí)反饋。因此文書(shū)人員一定要增強時(shí)間觀(guān)念、效率觀(guān)念和程序觀(guān)念，一旦超過(guò)時(shí)限就可能錯過(guò)時(shí)機，貽誤工作，造成損失。
四、嚴細認真，善始善終地做好文件存放和歸檔工作
公文辦完后，文書(shū)人員要把這些文件有序地存放，也可把一些重要的文件歸類(lèi)存放，比如涉及本單位改制的、單位名稱(chēng)更換的以及領(lǐng)導職務(wù)任免的可以單獨存放，這樣查找起來(lái)方便;還有一些將來(lái)要歸檔而且利用率較高的文件，也可復印多份或掃描成電子版存放于電腦里，以備查取。年終根據文書(shū)立卷、歸檔的有關(guān)規定，及時(shí)分類(lèi)整理，定期向檔案部門(mén)移交。歸檔工作是文書(shū)處理的最后環(huán)節。文書(shū)人員要站在對歷史負責的高度，認真做好每份文件的歸檔工作。
五、嚴守保密制度，認真做好文件的安全保密工作
在機關(guān)公文運行中， 經(jīng)常涉及到一些秘密事項的內容，文書(shū)人員要嚴格按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個(gè)環(huán)節工作。嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦事，在運行和處理中妥善保管。文書(shū)人員是涉密文件的直接接觸者，必須牢固樹(shù)立保密觀(guān)念，時(shí)刻注意并經(jīng)常檢查自身的言行，辦理好、保護好自己每一份涉密文件，確保安全保密。
總之，提高公文處理水平，需要在實(shí)踐中不斷地摸索，要多總結、多鍛煉，做到腿勤、手勤、腦勤，要有強烈的責任感和事業(yè)心，任何一點(diǎn)隨意性，任何一點(diǎn)主觀(guān)臆斷，任何一點(diǎn)粗心大意，都可能會(huì )造成失誤，甚至會(huì )給企業(yè)造成重大損失。公文處理水平的高低既是對文書(shū)人員素質(zhì)和能力的一種考驗，又是對公文處理精益求精的具體體現，只有公文處理水平提高了，才能真正達到“以文輔政”的作用。
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