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行政管理信息化發(fā)展模式探討論文
企業(yè)行政管理是企業(yè)運行的核心，是企業(yè)決策管理的中樞神經(jīng)，企業(yè)建立合理有效的行政管理信息系統對企業(yè)的業(yè)務(wù)管理財務(wù)管理人員管理等高效運轉起著(zhù)重要的協(xié)調作用然而，隨著(zhù)企業(yè)規模的逐步增大，行政管理的內容逐步增多，行政管理部門(mén)就面臨人手嚴重不足的情形，如果簡(jiǎn)單通過(guò)增加行政部門(mén)人員編制的方式來(lái)解決，那將會(huì )導致行政部門(mén)規模過(guò)度膨脹，不利于企業(yè)結構的合理升級，而解決行政管理工作增長(cháng)的最佳途徑便是信息化下面我們就從幾個(gè)方面來(lái)逐步分析一下企業(yè)行政管理信息化建設的開(kāi)展的過(guò)程。
第一步，對已有行政管理工作進(jìn)行梳理企業(yè)行政管理主要包括日常行政事務(wù)管理辦公事務(wù)管理人力資源管理和財務(wù)會(huì )計管理等四個(gè)主要方面，即人、財、物、事。
人力資源管理，是在經(jīng)濟學(xué)與管理學(xué)等相關(guān)知識體系的指導下，通過(guò)招聘培訓薪酬等管理形式對相關(guān)人力資源進(jìn)行有效調配，滿(mǎn)足企業(yè)眼前及未來(lái)發(fā)展的需要，保證企業(yè)目標實(shí)現與成員發(fā)展的最大化，即預測企業(yè)人力資源需求并作出人力需求計劃招聘選擇人員績(jì)效考核報酬支付等結合組織與個(gè)人需要進(jìn)行最優(yōu)組織績(jì)效的過(guò)程學(xué)術(shù)界一般把人力資源管理分八大模塊或者六大模塊：人力資源規劃招聘與配置培訓與開(kāi)發(fā)績(jì)效管理薪酬福利管理勞動(dòng)關(guān)系管理財務(wù)管理是在一定的整體目標下，關(guān)于資產(chǎn)的購置（投資），資本的融通（籌資）和經(jīng)營(yíng)中現金流量（營(yíng)運資金），以及利潤分配的管理財務(wù)管理是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分，它是根據財經(jīng)法規制度，按照財務(wù)管理的原則，組織企業(yè)財務(wù)活動(dòng)，處理財務(wù)關(guān)系的一項經(jīng)濟管理工作簡(jiǎn)單的說(shuō)，財務(wù)管理是組織企業(yè)財務(wù)活動(dòng)，處理財務(wù)關(guān)系的一項經(jīng)濟管理工作物品管理，主要指相關(guān)辦公物品的計劃采購分發(fā)和保管及銷(xiāo)毀的相關(guān)管理，目的在于規范辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費，節約成本，提高辦公效率制度的實(shí)施主體一般是企業(yè)的行政部或者是辦公室辦公事務(wù)管理，主要包括文件管理（行文管理往來(lái)信函管理文件督辦管理客戶(hù)投訴報表發(fā)送管理和表格請印管理）車(chē)輛管理（車(chē)輛費用支出管理車(chē)輛使用紀錄車(chē)輛登記交通事故管理等）財產(chǎn)管理（財產(chǎn)登記財產(chǎn)維修財產(chǎn)增減紀錄和財產(chǎn)投保情況等）會(huì )議管理值班管理事故管理提案管理等
以上便構成了行政管理工作的主要內容我們可以清楚看到行政管理工作的面廣與繁雜如果單純某一項具體工作，可能工作量并不太繁重，但如果每項工作均由專(zhuān)人負責，將會(huì )造成人員的巨大浪費，這也凸顯出信息化工作的重要性
二、第二步，根據工作內容及特點(diǎn)篩選具有曰常性和重復性的工作
信息化的目的就是將繁雜無(wú)序的重復性勞動(dòng)條理化，因此，在完成了行政管理工作的歸納整理后，就需要將日常性和重復性的工作篩選出來(lái)由于企業(yè)結構和管理模式的不同，行政管理的內容也稍有不同，篩選過(guò)程沒(méi)有固定的參考模式，需在工作的過(guò)程中不斷累積整理，整理出日常性的重復性勞動(dòng)如人員考勤績(jì)效管理財務(wù)報銷(xiāo)設備管理等梳理的過(guò)程可以參照工作中付出的實(shí)際時(shí)間和精度要求，對于需要耗費大量工作時(shí)間或對信息的精確度要求較高的工作，應首要考慮在甄選過(guò)程中需要著(zhù)重考慮以下幾點(diǎn)：一是此項行政工作涉及的相關(guān)方的計算機操作水平以及使用環(huán)境，如不具備計算機使用的硬件或網(wǎng)絡(luò )條件，或操作者年齡太大不熟悉電腦操作等二是信息化所付出的支出收益比，如信息化的投入要大于人員投入，則應慎重考慮三是業(yè)務(wù)工作的其他特殊要求，如保密性要求制度性要求存儲性要求等，如部分內容根據規定必須有紙質(zhì)性的親筆簽字蓋章等，這部分內容就不適于進(jìn)行信息化
三、第三步，對篩選后的工作內容建立標準的管理流程
眾所周知，信息系統最擅長(cháng)的是將重復勞動(dòng)變得簡(jiǎn)單化，但信息系統也不是萬(wàn)能的，它是在人為設計的功能邏輯中完成指定的指令和操作,這種功能邏輯將包含行政管理工作的各個(gè)環(huán)節和先后流程,功能邏輯的設計是信息化系統建設成功與否的重要環(huán)節，它需要業(yè)務(wù)管理部門(mén)根據多年工作積累的經(jīng)驗，對整個(gè)業(yè)務(wù)管理的流程進(jìn)行規范和設定。
為保證信息化工作的順利進(jìn)行,業(yè)務(wù)流程的整理和規范往往需要高層管理人員的充分介入，對需要或正在進(jìn)行質(zhì)量管理體系認定的單位，可以以此為契機，將業(yè)務(wù)梳理與流程規范結合起來(lái),也將會(huì )達到相輔相成、省時(shí)省力的效果。
四、第四步，尋找信息化建設的著(zhù)手點(diǎn)
在做好所有上述工作后，就進(jìn)入了信息系統的實(shí)施階段目前的實(shí)施方式主要有三種：一是尋找免費的信息化系統，信息化建設進(jìn)入中國也已經(jīng)歷了十幾年的歷程，在這過(guò)程中，也產(chǎn)生了許多開(kāi)放性的系統供免費使用，但這些系統往往具有一些局限性，如功能不全，流程設置簡(jiǎn)單，且往往為單機版系統，很難進(jìn)行數據分發(fā)匯總等，此方式較難實(shí)現二是購買(mǎi)成熟的商業(yè)化軟件，如財務(wù)軟件0A軟件等，這些軟件一般在流程設計上充分考慮了此類(lèi)工作的共性和特性，僅需完成一些設置即可投入使用，缺點(diǎn)是管理流程相對死板,無(wú)法對一些特殊要求進(jìn)行訂制，如需對部分內容進(jìn)行調整，成本很高三是尋找專(zhuān)業(yè)軟件公司進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)訂制近十幾年來(lái)，各類(lèi)的軟件公司雨后春筍般的出現，足可看出軟件市場(chǎng)的繁榮景象同時(shí)，隨著(zhù)專(zhuān)業(yè)化的不斷細化深入，不同軟件公司所側重的業(yè)務(wù)也區分較大，有的專(zhuān)注于財務(wù)軟件，有的專(zhuān)注于數據收集處理軟件開(kāi)發(fā)訂制是滿(mǎn)足企業(yè)軟件需求最好的方式，企業(yè)可以完全按照自己的需求提出軟件的設計參考意見(jiàn)專(zhuān)業(yè)化訂制的缺點(diǎn)是，部分單位可能根據相關(guān)政策管理的規定，對軟件系統的開(kāi)發(fā)需要采用招投標等方式進(jìn)行，委托模式相對復雜，同時(shí)也需要較多的資金支持。
綜上可見(jiàn)，信息化建設工作是一個(gè)復雜的工程體系，涉及企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流程，除了具體的系統軟硬件的開(kāi)發(fā)配置外，還包含整個(gè)業(yè)務(wù)流程的規范和整合，企業(yè)可根據自身的資金情況工作流程復雜程度已有信息化情況等選擇適合自己的實(shí)現方式。
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