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辦公室行政管理精細化思路探討論文
摘要：企業(yè)的辦公室行政管理工作中，大多都會(huì )存在一些問(wèn)題以及漏洞，導致行政管理工作效率不高。要想改善管理工作，加強管理工作的精細化，是一個(gè)實(shí)現途徑，也是需要我們在工作中的一種常態(tài)思維。因此本文將分析辦公室行政管理工作中存在的問(wèn)題，并提出精細化思路，希望能夠為以后的管理工作提供參考。
關(guān)鍵詞：行政管理；科學(xué)；工作；精細化
在企業(yè)管理人員所有需要考慮的問(wèn)題中，如何提高辦公室行政管理工作精細化是一項重要內容，為所有企業(yè)管理人員所重視。而且這代表了企業(yè)行政管理的一個(gè)新方向和新趨勢。如果能夠實(shí)現管理工作的精細化，不僅利于提高辦公室行政管理工作的效率，還有利于節約企業(yè)的管理成本。因為辦公室管理工作的精細化是一種科學(xué)合理的管理方法，能夠利用最低成本，實(shí)現最高的工作效率，以及獲得最大的利益。但是辦公室行政管理工作仍然存在很多問(wèn)題，是企業(yè)目前沒(méi)有意識到或意識到而并未解決的。
一、企業(yè)行政管理存在的問(wèn)題
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通常管理者的管理意識強弱決定了一項管理工作是否科學(xué)合理和效率的高低，管理者具有良好的管理意識是一項良好素質(zhì)。當管理者的管理意識足夠精細，管理工作才能夠深入貫徹的執行，能夠充分考慮到各方面的因素以及需要，并及時(shí)提出解決方法，提高管理工作的效率。因此管理者的管理思想是管理工作精細化的客觀(guān)條件。
然而通過(guò)實(shí)際工作中調查發(fā)現，大多企業(yè)中的管理層人員通常缺乏精細化的管理意識，對一些可以高效率完成的管理工作，由于缺乏管理意識操作，導致管理工作進(jìn)行的緩慢拖沓，甚至無(wú)法進(jìn)行。
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通過(guò)分析大多的企業(yè)的組織結構圖，會(huì )發(fā)現了解到很多組織結構都偏粗劣，很多部門(mén)的管理工作有特別大的相似性，而且管理工作的敘述概念較籠統，一般都沒(méi)有針對不同的辦公室制定不同的管理辦法。因此導致管理人員的工作同樣概念模糊籠統，在一些方面無(wú)法做到面面俱到，工作更無(wú)及談精細、創(chuàng )新。
同樣的在某一部門(mén)中，管理人員對于低層管理人員分工不夠明確，責任落實(shí)不具體，因此對于激發(fā)工作人員的積極性也不利，對于管理工作的開(kāi)展也帶來(lái)了一定程度的消極性。
管理工作一部分內容是對工作人員的獎懲，存在的問(wèn)題便是績(jì)效考核制度明確卻缺乏考核執行，盡管制定了績(jì)效考核制度，然而在具體的實(shí)踐工作中卻無(wú)序混亂，落實(shí)不到具體。
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在人的需求層次理論中，刺激引發(fā)需求，需求決定動(dòng)機，而動(dòng)機則決定了一個(gè)人的行動(dòng)。動(dòng)機即目的、目標，如果沒(méi)有明確的目標，則無(wú)法實(shí)施有效的行動(dòng)，因此有一個(gè)明確的目標，對于企業(yè)的辦公室行政管理工作來(lái)說(shuō)也是非常重要的。然而普遍存在的問(wèn)題就是辦公室行政管理工作中，管理工作沒(méi)有明確的目標，僅憑經(jīng)驗來(lái)進(jìn)行管理工作，脫離實(shí)際，既而也增加了管理工作的負擔，又無(wú)法有效的完成管理工作。
�。ㄋ模┤狈茖W(xué)量化的管理方式
由于管理工作的進(jìn)行需要考慮到各個(gè)方面，因此需要建立一個(gè)科學(xué)量化的管理體系，通過(guò)科學(xué)量化某些方面的指標，如員工的品德、能力、以及工作績(jì)效，可以實(shí)現局部的管理工作精細化。但大多數企業(yè)存在看重員工的績(jì)效，而忽略員工的品德的現象，管理人員對工作人員的評價(jià)過(guò)于片面，難以調動(dòng)員工的積極性，反而增加了管理工作的壓力。
同時(shí)企業(yè)對于不同崗位，大多也沒(méi)有做到具體情況具體分析。而不同的崗位就有不同的內容、性質(zhì)，如果對所有的崗位實(shí)行統一的量化方式，沒(méi)有針對性，也不利于管理工作的精細化。
�。ㄎ澹┕芾砣藛T或員工職業(yè)素質(zhì)不夠高標準
當然部分工作人員的職業(yè)素養非常高，工作積極，具有團體協(xié)作意識，能夠高效完成自身的工作，也能夠幫助完成其他人的工作。然而，也少部分存在工作人員或者行政管理人員的職業(yè)素養不夠高，不僅沒(méi)有主動(dòng)的更新自身的職業(yè)知識，甚至以自我為中心，為了一己私利而不顧集體的利益，缺乏精細工作的意識，工作敷衍塞責的想法。即使管理人員再如何精細，管理制度再如何科學(xué)合理，沒(méi)有工作人員的配合，管理工作的精細化也無(wú)法進(jìn)行，這也是管理工作精細化的直接阻力。
二、辦公室行政管理工作精細化思路
如果行政管理人員和員工都能夠意識到以上的問(wèn)題，并能夠積極提出針對性解決措施，則辦公室行政工作的精細化將指日可待。
�。ㄒ唬┬姓芾砣藛T管理意識的提高及實(shí)際應用
管理人員在實(shí)際管理過(guò)程中，應當始終秉持以企業(yè)核心價(jià)值觀(guān)“精品、人品”同在精神，并以“精華、細化”的態(tài)度原則，加強對基層工作辦公室調研力度，有針對性的對各個(gè)不同的崗位制定出不同的管理方式，精分細化管理工作，規定工作的流程以及不同工作人員的責任。
行政管理人員不能缺乏耐心和細心，需要一步一步地將工作規范化、精細化，同時(shí)行政管理人員也應當加強自身的學(xué)習，與時(shí)俱進(jìn)，更新自己的管理思想。制度是硬的，人是活的，以靈活的管理思想執行精細化，帶動(dòng)整個(gè)工作的精細化思路靈活善用。
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如企業(yè)組織存在結構粗劣的話(huà)，就可以在一定程度上細分組織結構，并依此細分部門(mén)的工作范圍，進(jìn)一步可以細分工作人員的職能范圍。由整體入手，一個(gè)階段一個(gè)階段地細分，實(shí)現管理制度的規范化以及精細化。
而且為了管理工作的精細化，需要將管理精細化的理念，深深植入工作人員的思想中，通過(guò)理念的改變可以使工作人員在具體的工作中調整自己的行動(dòng)，協(xié)助完成工作的精細化。而如何完成這項目標，就需要通過(guò)管理制度的規范化以及精細化。這也進(jìn)一步說(shuō)明了管理制度規范化的重要性。
�。ㄈ┟鞔_管理目標，實(shí)現管理工作的流程化
有一個(gè)明確的目標，對于實(shí)踐行為具有重要的指導意義。有一個(gè)明確的管理目標，可以規范管理人員的管理行為。在實(shí)現目標的道路上，能夠隨時(shí)引導行政管理人員的錯誤行為回到正軌，有利于實(shí)現管理工作的精細化。
以八年的辦公室行政工作經(jīng)驗發(fā)現，工作的流程化可以大大提高工作的效率。如中鐵貴州工程有限公司，雖然是2015年成立的新公司，公司的新生代力量較多地為公司注入更多的新元素工作理念，年輕的團隊卻實(shí)力不輕，勇于創(chuàng )新、敢于發(fā)現，工作愿意改老路線(xiàn)，走提高工作效率的細致化、創(chuàng )新化的思維管理觀(guān)念，對于管理工作亦如此。行政管理人員規定每個(gè)工作崗位的權力與責任，細分一整項工作，每位或每幾位工作人員負責一項內容，最后將所有內容進(jìn)行整合，完成這項工作。簡(jiǎn)單的工作流程可以積極促進(jìn)管理工作的精細化和規范化，同時(shí)還能降低工作人員的負擔和管理工作的壓力。新公司也罷，人才年輕經(jīng)驗少也好，主要在于工作思路要新與細，后浪必然會(huì )推前浪。
�。ㄋ模┝炕�、細化管理項目
要想提高行政管理工作的效率，應當擺脫傳統的模糊管理，即沒(méi)有科學(xué)量化管理方式，缺少科學(xué)量化的管理方式，即缺少了一個(gè)有效調動(dòng)員工積極性的工具。因為不同的崗位，具有不同的性質(zhì)和內容，因此需要實(shí)行不同的量化考核方式。而且需要對員工的品德、能力及績(jì)效進(jìn)行相同的考核，這樣才能做到充分公平，調動(dòng)員工的積極性。員工的工作積極性提高了就會(huì )實(shí)現對行政管理工作的配合，繁重的行政管理工作也會(huì )因此變得輕松簡(jiǎn)單。
�。ㄎ澹┤嫣岣邌T工職業(yè)素養
辦公室行政管理工作的精細化同樣依賴(lài)于對員工職業(yè)素養的培養。辦公室行政管理工作過(guò)于零碎、繁重，如果員工不能夠積極配合辦公室的行政管理工作，管理工作的工作量就會(huì )因此而加大，也自然影響了辦公室管理工作的精細化。
企業(yè)應當加強對工作人員工作思想的培養，讓員工對企業(yè)和工作具有認同感，能夠積極主動(dòng)的參與管理工作。為行政管理工作的精細化奠定基礎。
三、總結
辦公室的工作任務(wù)繁重，細節頗多，工作任務(wù)的實(shí)施好壞是關(guān)系企業(yè)整體發(fā)展的重要環(huán)節。如果能夠實(shí)現行政管理工作的精細化，建立一個(gè)科學(xué)的企業(yè)管理方式，可以提高整體工作效率，降低企業(yè)的發(fā)展成本，對于企業(yè)的發(fā)展具有良性的促進(jìn)作用。
參考文獻：
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