提升國產(chǎn)ＥＲＰ軟件的系統競爭力芻探

資源計劃（ＥＲＰ）系統是一個(gè)根據訂單對企業(yè)范圍內的資源進(jìn)行規劃和財務(wù)核算的信息系統，包含了豐富的組織管理設置及其動(dòng)態(tài)運作模式。本文主要ＥＲＰ系統中的組織模式設置及其動(dòng)態(tài)運行，以便國產(chǎn)ＥＲＰ軟件公司借鑒國外ＥＲＰ軟件系統中的組織管理和管理功能，開(kāi)發(fā)出功能全面、價(jià)廉物美的ＥＲＰ名牌產(chǎn)品。


（一）


ＥＲＰ系統除了計劃管理的動(dòng)態(tài)統一性和模擬預見(jiàn)性之外，在企業(yè)的組織管理模式上同樣具有組織結構的靈活性和權責的透明性等特點(diǎn)。這主要由于在ＥＲＰ軟件系統設計時(shí)吸納了豐富的企業(yè)組織結構模式，通過(guò)系統配置可以對不同行業(yè)和不同規模的企業(yè)組織結構進(jìn)行設置，然后結合財務(wù)系統、物料系統、生產(chǎn)計劃系統、銷(xiāo)售系統和管理會(huì )計對不同組織層次上的資源進(jìn)行計劃和核算，使得以銷(xiāo)售訂單貫穿起來(lái)的企業(yè)流程掛上不同的成本中心和活動(dòng)成本，形成扁平化的網(wǎng)狀型動(dòng)態(tài)組織運作模式。


例如，國際著(zhù)名的ＥＲＰ軟件公司ＳＡＰ的Ｒ／３系統在企業(yè)的組織結構設置上不受企業(yè)規模的限制，小到一個(gè)銷(xiāo)售代理辦事處，大到一個(gè)跨國集團均可使用同一套財務(wù)軟件模塊和管理會(huì )計模塊，這主要是因為Ｒ／３系統內部可以根據不同國家和地區的公司進(jìn)行會(huì )計科目設置，依據要求進(jìn)行法定會(huì )計合并。此外，Ｒ／３系統中財務(wù)會(huì )計的組織結構和管理會(huì )計中的組織結構是密切相關(guān)的，主要體現在會(huì )計科目表中的費用、收入和成本要素同時(shí)也是管理會(huì )計中的費用、收入要素，只不過(guò)管理會(huì )計中的科目設置對象比財務(wù)會(huì )計中的科目設置對象要靈活得多，如成本中心、面向成本規劃和分配的訂單、工程項目、采購訂單、工作分解結構要素、物料、經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域等都可以設置為管理會(huì )計的科目。因此，當原始憑證中的會(huì )計要素輸入到財務(wù)會(huì )計中時(shí)，由于ＥＲＰ管理會(huì )計同時(shí)設置了內部會(huì )計構，這些原始憑證中的數據也同時(shí)被收集到管理會(huì )計的相應科目中。這樣一次性輸入的會(huì )計要素即多次被財務(wù)會(huì )計、利潤中心會(huì )計、成本要素會(huì )計等多次使用，既節約了人工，也保證了數據的一致性，為多維報表分析提供了數據來(lái)源。


在管理會(huì )計的組織設置上，中外ＥＲＰ軟件系統差別很大，可以說(shuō)國產(chǎn)ＥＲＰ軟件還沒(méi)有組織設計這個(gè)環(huán)節。仍然以Ｒ／３為例，在管理會(huì )計中主要有三個(gè)組織層次：①成本控制范圍，是管理會(huì )計的最高組織單位，但是成本控制范圍位于總公司之下而高于分公司，一個(gè)成本控制范圍可以包含一個(gè)或者多個(gè)公司的成本控制，可以包含多個(gè)公司代碼，也支持多種貨幣，但是與此相關(guān)的公司代碼必須使用同一個(gè)會(huì )計科目表，也就是說(shuō)一個(gè)總公司對外有統一的會(huì )計總報表，方便投資人了解企業(yè)的資產(chǎn)負債和損益情況。②投資中心、利潤中心、成本中心，為成本范圍管理下的企業(yè)部門(mén)。③作業(yè)類(lèi)型，是管理會(huì )計中最基層的組織單元，是位于成本中心的基本核算要素。這是因為通過(guò)利用作業(yè)類(lèi)型把成本中心中的作業(yè)價(jià)值核算進(jìn)行了基本分類(lèi)，是以市場(chǎng)的觀(guān)點(diǎn)來(lái)成本中心的作業(yè)價(jià)格，調整作業(yè)類(lèi)型以反映出成本的變動(dòng)，因此可以在作業(yè)類(lèi)型上來(lái)進(jìn)行成本規劃、成本控制、成本核算。


（二）


筆者根據近年來(lái)的調查發(fā)現，一方面，我國企業(yè)對管理會(huì )計的需求已經(jīng)成熟，但卻沒(méi)有合適的國產(chǎn)管理會(huì )計軟件可以購買(mǎi)；另一方面，由于我國會(huì )計人員和軟件系統的設計人員對組織管理和管理會(huì )計的認識不足，忽視了管理會(huì )計的實(shí)務(wù)研究，從而阻礙了我國ＥＲＰ軟件系統的升級。因此，筆者認為，應以企業(yè)組織設計和管理會(huì )計為突破口，提升國產(chǎn)ＥＲＰ軟件的競爭力。


１．加強組織變革，實(shí)施管理會(huì )計，提高企業(yè)效益。我國絕大多數企業(yè)沒(méi)有實(shí)施以管理會(huì )計為核心的責任會(huì )計，尤其是企業(yè)規模大、跨地域經(jīng)營(yíng)的集團公司很難做到管理會(huì )計信息的及時(shí)處理，難以動(dòng)態(tài)計量企業(yè)的量本利情況。因此，可借鑒國外ＥＲＰ系統中同時(shí)支持財務(wù)管理和管理會(huì )計功能的做法，實(shí)施ＥＲＰ系統中的管理會(huì )計功能時(shí)全面利用管理會(huì )計的責任中心會(huì )計、利潤中心會(huì )計、獲利分析，而且只需要一次性輸入原始數據就可以進(jìn)行多重賬務(wù)處理，通過(guò)框定成本預算來(lái)降低企業(yè)成本。


２．引入業(yè)務(wù)規則，實(shí)現管理會(huì )計的權責匹配。業(yè)務(wù)規則，是一項業(yè)務(wù)活動(dòng)必須遵守的原則或規則，是業(yè)務(wù)人員處理一項業(yè)務(wù)的依據。業(yè)務(wù)規則依賴(lài)于業(yè)務(wù)發(fā)生的邊界條件和限制范圍，這些邊界條件和限制范圍可以歸納為描述規則的“條件”。條件是指處理業(yè)務(wù)時(shí)出現的各種情況，如倉庫的發(fā)料業(yè)務(wù)中，“當領(lǐng)料單上所要的材料沒(méi)有庫存時(shí)”即是一種條件，而“行動(dòng)”則是指在對應的條件下，業(yè)務(wù)人員所應采取的措施。因此，對于業(yè)務(wù)發(fā)生的限制范圍需要詳細地通過(guò)組織單元來(lái)規定。


以ＥＲＰ系統中的計價(jià)條件為例，可以看出管理會(huì )計的滲透到了系統的各項業(yè)務(wù)規則和條件中，系統中的物料管理和銷(xiāo)售管理都有定價(jià)條件，由于銷(xiāo)售和采購是兩個(gè)本質(zhì)上一樣的流程，可以稱(chēng)為互反的流程，銷(xiāo)售定價(jià)和采購定價(jià)的處理邏輯是一樣的。因此，僅以采購定價(jià)條件來(lái)分析組織管理、權限控制、產(chǎn)品組合等綜合會(huì )計要素在ＥＲＰ中的互動(dòng)關(guān)系。由于企業(yè)是多分銷(xiāo)地點(diǎn)、多工廠(chǎng)、多品牌、小批量、快節拍的制造或者服務(wù)企業(yè)，因此，多數集團公司下屬的子公司、同一個(gè)公司的不同采購部門(mén)、不同的供應商有不同的定價(jià)過(guò)程和不同的采購價(jià)格，而且采購價(jià)格的有效期不同，因此，必須首先在不同的組織單元層次定義“定價(jià)條件”，依據不同的計價(jià)條件來(lái)自動(dòng)計算物料的采購價(jià)格、發(fā)貨費用、現金折扣、依據百分比或者絕對值計算的附加費，把這些條件和采購的物料或者服務(wù)項目一起附加到采購合同中，這樣可以實(shí)現集中控制與分散經(jīng)營(yíng)的聯(lián)合。因此，要求國產(chǎn)ＥＲＰ軟件系統在定義組織分工的基礎上分類(lèi)定義采購條件，并且針對每個(gè)定價(jià)條件規定是否可以做手工藝修改和修改的百分比或者絕對值的限度，這樣可以方便采購權限的控制，也可以增加采購價(jià)格變動(dòng)的靈活性。


以往的會(huì )計電算化軟件是難以實(shí)現條件處理的，主要是對已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)憑證的錄入，是從原始憑證、記賬憑證向總賬的數據匯總，中間難以對不同數量、不同組織權限下的數據進(jìn)行二次處理，這樣難以做到數據的細化和分類(lèi)匯總。因此，引入業(yè)務(wù)規則的概念和體系是下一步我國ＥＲＰ軟件中管理會(huì )計系統部分的主要。在此基礎上，可以對預算、成本引入模擬功能。例如，在發(fā)出采購訂單前，采購人員可以對任何數量的訂單的價(jià)格、折扣、交貨費用進(jìn)行仿真，以此對比分析不同采購商對某個(gè)物料或者某個(gè)物料的價(jià)格和條件進(jìn)行假定價(jià)格分析。

３．引入預算管理，基于預算來(lái)控制資金運動(dòng)。預算和物料需求計劃一樣是管理的核心，體現了計劃是管理的首要職能。而制定計劃必須使得的資金的動(dòng)態(tài)消耗有準確的記錄和核算，而且必須和每個(gè)預算期間的物料庫存和采購計劃、生產(chǎn)計劃中物料預計接受量相一致，如果企業(yè)沒(méi)有對物料計劃的動(dòng)態(tài)監控機制，那么就做不到對依附于物料之上的資金計劃的動(dòng)態(tài)監測，也就做不出合理的預算。企業(yè)所做出的預算不能滿(mǎn)足資金的預測性需求，那么將難以對不足預算進(jìn)行報警，對于超過(guò)預算的生產(chǎn)部分不能自動(dòng)產(chǎn)生新的預算申請。


預算計劃有預算的期間，企業(yè)可以按照年、季、月、周、日來(lái)安排不同部門(mén)的預算，為了保證預算的準確性，可以依據預算需求和消耗大小確立預算的期間。因此，預算的凈值是預算的核心，準確地計算預算的凈值是保證預算計劃的前提，企業(yè)每一筆業(yè)務(wù)的資金發(fā)生需要自動(dòng)扣減預算，所剩的預算供下一部分的生產(chǎn)銷(xiāo)售來(lái)消耗。如果對于某些業(yè)務(wù)活動(dòng)將占用預算的額度進(jìn)行預先分配，那么就會(huì )發(fā)生看似有預算實(shí)際已被占用的沖突，因此，預算和庫存一樣要有狀態(tài)監控，需要對預算的占用、取消、審核和釋放等過(guò)程和狀態(tài)進(jìn)行控制，這樣就能夠保證預算的準確性。


此外，在ＥＲＰ軟件中要如同考慮主生產(chǎn)計劃員一樣設立主預算員，在組織的分工和角色扮演上要做相應的設置。這樣可以保障預算員在企業(yè)的地位，通過(guò)預算功能在管理會(huì )計中的完善來(lái)保障預算獨立于財務(wù)核算系統之外。此外，預算人員周期性地跟蹤預算和預算的執行可以對業(yè)務(wù)量成批更新，保證企業(yè)的各個(gè)部門(mén)的預算需求，符合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運作計劃，從而不斷地滿(mǎn)足當前資金的消耗情況，實(shí)現物流與資金流、信息流的同步。

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