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企業(yè)電算化會(huì )計檔案管理芻議
檔案是記錄和反映自身業(yè)務(wù)的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料，具有重要的經(jīng)濟意義和意義。企業(yè)實(shí)行會(huì )計電算化后，會(huì )計檔案的、載體、生成、傳輸、保管呈現出新的特點(diǎn)，這需要我們不斷深入與。一、電算化會(huì )計檔案的內容
１．機制會(huì )計檔案。包括從會(huì )計電算化系統打印輸出的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)會(huì )計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應當依法保存的會(huì )計檔案移交、保管、銷(xiāo)毀清冊等其他類(lèi)檔案。
２．機讀會(huì )計檔案。包括以機硬盤(pán)、軟盤(pán)等磁性介質(zhì)或光盤(pán)等其他介質(zhì)存儲的、只能以數據狀態(tài)保存的會(huì )計數據，包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表（包括報表格式與計算公式）等數據和會(huì )計數據庫。
３．計算機系統檔案。包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類(lèi)型及其增減變化；計算機操作系統及操作系統型號；會(huì )計電算化軟件系統名稱(chēng)、版本號，與之配套的安裝光盤(pán)、磁盤(pán)、用戶(hù)服務(wù)卡以及用戶(hù)手冊等全套文檔資料。
二、機制會(huì )計檔案生成的控制
１．機制會(huì )計憑證類(lèi)生成的控制。會(huì )計電算化操作員向會(huì )計電算化系統輸入記賬憑證前，首先應認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時(shí)做到科目使用正確，數字準確無(wú)誤。審核記賬員（由復核人員兼任）應在計算機屏幕上直接對系統內記賬憑證一張一張進(jìn)行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時(shí)，復核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統內審核后的記賬憑證方可用來(lái)登記賬簿，而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管（兼任會(huì )計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會(huì )計檔案保管。
機制記賬憑證的編號應由計算機自動(dòng)順序產(chǎn)生，必須連續。編號間斷時(shí)，應在斷號后第一張憑證上說(shuō)明斷號原因，并由有關(guān)人員簽章�，F金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。
２．機制會(huì )計賬簿類(lèi)生成的控制�，F金日記賬每天在計算機內登賬并打印輸出后，由出納人員核對現金庫存，核對無(wú)誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管在賬簿上簽章，按月連續編頁(yè)碼并裝訂成冊，以防賬頁(yè)的散失或被抽換。年終再將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調節表，由出納人員及會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。
總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據企業(yè)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年１月末應全部完成此項工作。當然，也要根據稅務(wù)、審計等管理部門(mén)要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿。
３．機制財務(wù)會(huì )計報告類(lèi)生成的控制。企業(yè)的會(huì )計報表和部分財務(wù)結果由會(huì )計電算化系統產(chǎn)生，但要求向有關(guān)各方提供的財務(wù)會(huì )計報告應符合《企業(yè)財務(wù)會(huì )計報告條例》的規定。企業(yè)在有必要向有關(guān)各方同時(shí)提供書(shū)面形式以及電子數據的財務(wù)會(huì )計報告時(shí)，兩者數據應當完全一致。此外，由會(huì )計電算化系統打印輸出的會(huì )計資料發(fā)生缺損時(shí)，應補充打印，并同樣要有關(guān)會(huì )計人員簽章。
三、機讀會(huì )計檔案生成的控制
機讀會(huì )計檔案只能以電子數據狀態(tài)保存，而通過(guò)會(huì )計數據備份的方式生成。根據有關(guān)規定，會(huì )計檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但方向是以方便、可靠而經(jīng)濟的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)�！稌�(huì )計電算化工作規范》已經(jīng)允許在征得同級財政部門(mén)同意后，企業(yè)采用磁性介質(zhì)等存儲會(huì )計數據，不再定期打印輸出會(huì )計賬簿（總賬、現金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會(huì )計檔案管理辦法》第１２條也規定，“具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統一規定，并報財政部、國家檔案局備案”。
，大多數會(huì )計電算化軟件主要支持計算機硬盤(pán)及軟盤(pán)備份。備份次數應視企業(yè)會(huì )計業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應少于兩次。每次除在本機硬盤(pán)備份外，同時(shí)還應制作兩份軟盤(pán)，并使用兩套軟盤(pán)循環(huán)。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結賬前做第二次備份時(shí)要啟用一套空白軟盤(pán)以防備份失敗。
系統管理員以及會(huì )計電算化操作員應及時(shí)制作數據備份。各種備份軟盤(pán)均要標明類(lèi)型、備份期間、備份時(shí)間和備份人員等有關(guān)標識，以便查找。備份軟盤(pán)必須寫(xiě)保護、裝入盤(pán)套、放進(jìn)硬盒，存放在安全、防磁、防火、防潮、防高低溫的場(chǎng)所，且至少存放在兩處不同的建筑物內。當需要對備份磁盤(pán)進(jìn)行操作而又可能危及該磁盤(pán)的完整性時(shí)，應制作復制件，使用復制件進(jìn)行操作。
對使用中的會(huì )計電算化軟件進(jìn)行修改、版本升級或計算機硬件設備更換時(shí)，為保證會(huì )計數據的連續和安全，也應事前制作軟盤(pán)備份，因為會(huì )計電算化系統不僅存有當期的會(huì )計數據，而且存有以前年度的會(huì )計數據，硬盤(pán)數據備份也保存在計算機內。系統管理員應在現場(chǎng)全程監督，事后還應核查確認會(huì )計數據的連續和完整。升級前的舊版本會(huì )計電算化軟件系統不應刪除，而應存儲在計算機內。
盡管軟盤(pán)在會(huì )計數據備份中廣為使用，但是并非最佳選擇�！稌�(huì )計電算化工作規范》中建議，“大中型企業(yè)應采用磁帶、光盤(pán)、微縮膠片等介質(zhì)存儲會(huì )計數據，盡量少采用軟盤(pán)存儲會(huì )計檔案”�，F在很多企業(yè)使用存儲量大、價(jià)格逐步下調的光盤(pán)備份會(huì )計數據，而龐大的、關(guān)鍵性的企業(yè)則有必要利用信息技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡(luò )的數據備份與傳輸系統，實(shí)現異地實(shí)時(shí)備份，以確保會(huì )計數據不會(huì )丟失。會(huì )計數據備份有一個(gè)致命的缺陷：按規定，會(huì )計資料經(jīng)有關(guān)人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤(pán)或光盤(pán)標簽上手工簽章根本不能保證會(huì )計電子數據不被人為刪改，也就不能保證會(huì )計檔案的真實(shí)、完善以及使用該備份進(jìn)行數據恢復后會(huì )計信息的正確性。因此，采取加密碼的“數字簽名”才是有效的解決。
四、電算化檔案的保管
負責人對本企業(yè)電算化會(huì )計檔案的真實(shí)性、完整性負最終責任。會(huì )計機構負責人或會(huì )計主管對未移交本企業(yè)檔案管理機構的電算化會(huì )計檔案的真實(shí)性、完整性負直接責任。電算化會(huì )計檔案管理作為企業(yè)一項基礎工作，應由電算化會(huì )計檔案管理員專(zhuān)人具體負責，且不能由出納人員兼管。其崗位職責有：①按規定期限，向會(huì )計電算化系統各類(lèi)有關(guān)人員催收會(huì )計數據備份及存檔資料，并填寫(xiě)存檔清單；②負責保管存檔的機制會(huì )計檔案、機讀會(huì )計檔案和機系統檔案；③負責會(huì )計檔案的安全保密，不能擅自借出。經(jīng)會(huì )計電算化主管和企業(yè)負責人批準允許借閱、復制的會(huì )計檔案應辦理登記手續，并注意避免調用者越權使用或改動(dòng)數據；存儲于磁介質(zhì)的會(huì )計檔案調用后歸還時(shí)，應進(jìn)行檢查、殺毒工作。
《會(huì )計檔案管理辦法》要求“我國境內所有單位的會(huì )計檔案不得攜帶出境”，但企業(yè)外部人員尤其是企業(yè)競爭對手可以通過(guò)企業(yè)外聯(lián)網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)竊密，給企業(yè)造成難以估量的損失。為了對付此類(lèi)威脅，可采取的措施包括：在企業(yè)內部設置防火墻；安裝信息網(wǎng)關(guān)和安全路由器；設計授權和身份認證系統；進(jìn)行信息加密；加強安全監測預警系統的實(shí)時(shí)監控等。
至于電算化會(huì )計檔案的保管期限，機讀會(huì )計檔案應當與《會(huì )計檔案管理辦法》所規定的相應的機制會(huì )計檔案保管期限一致。值得注意的是，根據規定，機制會(huì )計憑證類(lèi)和會(huì )計賬簿類(lèi)檔案應當保管１５年，但相應的機讀會(huì )計檔案即會(huì )計數據備份（尤其是軟盤(pán)備份）的磁介質(zhì)壽命有限，因此需要定期轉儲數據，以防磁介質(zhì)損壞而丟失會(huì )計檔案，一般可每年轉儲一次。此外，計算機系統檔案的保管期限是截至計算機軟件或者硬件停止使用或者有重大更改之后的５年。
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