淺議運用計算機管理會(huì )計檔案

【摘要】隨著(zhù)計算機在會(huì )計領(lǐng)域的普及和應用，計算機成為會(huì )計工作發(fā)展的方向。為了適應會(huì )計工作規范化、現代化的客觀(guān)要求，運用計算機管理會(huì )計檔案管理成為會(huì )計工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。
【關(guān)鍵詞】計算機   會(huì )計檔案
        隨著(zhù)我國計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，如何做好運用計算機管理會(huì )計檔案工作，以使其發(fā)揮更好的作用。根據本單位工作的實(shí)踐，將如何做好會(huì )計檔案的管理工作，談?wù)剛�(gè)人的看法。
        一、運用計算機管理會(huì )計檔案的特點(diǎn)
        傳統的會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)用材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時(shí)序性和嚴肅性、不得隨意篡改。單位實(shí)行會(huì )計軟件以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數據與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì )計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會(huì )計檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。運用計算機管理會(huì )計檔案具有以下一些顯著(zhù)特點(diǎn)：
        1、運用計算機管理會(huì )計檔案不僅保留了傳統意義上的會(huì )計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤(pán)中的數據及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的數據。即會(huì )計檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴大了。
        2、傳統的會(huì )計檔案具有直觀(guān)可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會(huì )計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環(huán)境中才可以使用，才具有生命力。即會(huì )計檔案的調用需要一定的軟、硬件環(huán)境。 
        3、運用計算機管理會(huì )計檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。即會(huì )計檔案的保管不僅是作為會(huì )計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。 
        4、運用計算機管理會(huì )計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響，即對會(huì )計檔案的安全性、完整性要求更高。 
        5、實(shí)行運用計算機管理會(huì )計檔案的時(shí)間越長(cháng)，會(huì )計檔案與財務(wù)軟件的版本數越多，即會(huì )計檔案更需要科學(xué)地管理。
        二、如何做好運用計算機管理會(huì )計檔案工作
        為了更有效地做好運用計算機管理會(huì )計檔案工作，我們必須根據計算機管理會(huì )計檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì )計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

     1、計算機管理會(huì )計檔案的收集。所謂計算機管理會(huì )計檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(如一個(gè)會(huì )計年度)，把計算機系統中的所有會(huì )計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而形成脫離于原計算機系統的會(huì )計檔案。財務(wù)部門(mén)應把財務(wù)數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時(shí)間內，在最小的損失下恢復原有的會(huì )計電算化系統。 
        除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類(lèi)型等；計算機操作系統、網(wǎng)絡(luò )操作系統以及漢字操作系統；財務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數據庫系統類(lèi)型；財務(wù)軟件的系統名稱(chēng)、版本號；財務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)與聯(lián)系人以及與會(huì )計軟件系統相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊。 
        2、計算機管理會(huì )計檔案的保存。由于計算機管理會(huì )計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應準備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫(xiě)保護，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災等意外情況引起整個(gè)電算化會(huì )計系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時(shí)應遠離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì )計檔案丟失，造成無(wú)法挽救的損失。 
        此外，還應注意計算機管理會(huì )計檔案與對應的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會(huì )計檔案其會(huì )計數據的結構有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會(huì )計檔案不能被調閱或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議計算機管理會(huì )計檔案除保存各版本的備份財務(wù)數據外還應保存對應版本的會(huì )計軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。
        3、計算機管理會(huì )計檔案的利用。即會(huì )計檔案的調閱。在長(cháng)期開(kāi)展會(huì )計電算化的過(guò)程中，隨著(zhù)軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會(huì )計檔案會(huì )有下述兩種情況:(l)所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計軟件系統版本號一致，此時(shí)只需將您所需調閱的檔案通過(guò)計算機軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進(jìn)行調閱即可；(2)所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計軟件系統版本號不一致，此時(shí)您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的計算機系統，然后再進(jìn)行調閱。 
        三、運用計算機會(huì )計檔案的整理與再利用  
        運用計算機整理會(huì )計檔案有著(zhù)與傳統意義上的會(huì )計檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢。通過(guò)整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門(mén)進(jìn)行歷史會(huì )計數據的比較與分析，從而為單位決策者提供可靠的決策依據，另外還可以得出本單位、本部門(mén)的過(guò)去、現在與將來(lái)的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟規律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規范，改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟效益。我們還可以利用計算機會(huì )計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實(shí)現電算化會(huì )計檔案的再利用。
        實(shí)行計算機管理會(huì )計檔案之后，除了日常的事務(wù)外，我們還應對整個(gè)計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作，如計算機病毒的防范等問(wèn)題。做好了以上工作，我們有理由相信運用計算機管理會(huì )計檔案的工作一定會(huì )更好。

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