淺議醫院人事檔案的電子信息化管理

        隨著(zhù)信息技術(shù)的高速和國際互聯(lián)的建立，我們邁進(jìn)了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò )時(shí)代。為充分利用現代信息技術(shù)的成果，使檔案工作從傳統工作模式向化模式發(fā)展，強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節的手段和效率，跟上社會(huì )信息電子化發(fā)展的步伐，為社會(huì )各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。
        1  目前醫院人事檔案管理現狀及存在的問(wèn)題
        1.1人事檔案管理現狀及存在的問(wèn)題
        目前醫院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重性和過(guò)去時(shí)的記錄、不具公共性和共享性、不能動(dòng)態(tài)反映個(gè)人信用狀況等缺陷。傳統檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達的今天，變的難以適應現代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢(xún)效率低，當前的人事檔案中有相當材料如各級表彰、外出進(jìn)修等檔案多保管在各職能部門(mén)，遇到歸檔或查詢(xún)問(wèn)題時(shí)，工作量大，勞動(dòng)強度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門(mén)和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁(yè)，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁(yè)碼、內容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢(xún)人員對原件的毀壞、涂改，要派專(zhuān)人負責陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒(méi)有備份也無(wú)從查對，將承擔不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動(dòng)（增加或更新），如年度考核、醫德醫風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時(shí)查詢(xún)的情況時(shí)有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。一旦出現此類(lèi)問(wèn)題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時(shí)只能查部分內容，但難免將一些不應查閱的內容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，無(wú)法體現出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動(dòng)的管理系統。
        1.2檔案信息電子化管理存在的問(wèn)題
        檔案信息電子化雖然能使檔案部門(mén)能夠更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認識檔案信息電子化好處的同時(shí)，我們也應清醒地認識到，檔案部門(mén)面臨著(zhù)嚴峻的挑戰：
        1.2.1原始性及真實(shí)性的問(wèn)題。
        電子文件的原始性及真實(shí)性的問(wèn)題集中在以下幾方面：(1)電子文件可以被原樣復制，也可以被改動(dòng)后而不留痕跡。(2)電子文件的真實(shí)性保證是伴隨其生命始終的不間斷過(guò)程。(3)電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內容的真實(shí)性的衡量標準帶有相對性。隨著(zhù)側重點(diǎn)不同、技術(shù)基礎不同，使不同部門(mén)對電子文件的真實(shí)性認定標準出現了不同的定位情況，從而使對真實(shí)性的確認帶有相對性。
        1.2.2通用性問(wèn)題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來(lái)源和主要記錄方式，人事信息的主要內容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨著(zhù)人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復的。在現代人事管理模式中，無(wú)論是各級組織部門(mén)還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門(mén)開(kāi)發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類(lèi)軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側重點(diǎn)各不相同，信息轉換或共享又有困難。 會(huì )造成人事信息失實(shí)，影響人事工作的正常開(kāi)展。另一方面，檔案管理系統中的主要數據來(lái)源于人事檔案，而且一般采用隨時(shí)維護的形式，在材料歸檔的同時(shí)就要更新信息，具有真實(shí)性、權威性。但由于多數單位已有了人事信息系統，檔案管理系統中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務(wù)平臺建設需有一個(gè)統一的標準，如果各個(gè)檔案部門(mén)各自為政依照自己的標準建設平臺，如財務(wù)部門(mén)工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費大量的資金重復建設不兼容的平臺，也為醫院將來(lái)整合各科室檔案信息資源帶來(lái)的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個(gè)統一的平臺標準顯得至關(guān)重要。從長(cháng)遠角度看，如果標準不統一，以后各部門(mén)之間進(jìn)行信息共享或聯(lián)合開(kāi)發(fā)，就很可能由于數據庫結構的差異帶來(lái)不兼容的問(wèn)題。
        1.2.3憑證價(jià)值問(wèn)題。電子文件是機文字處理系統中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據。
        2  開(kāi)展人事檔案的電子化管理工作的必要性 
        2.1新時(shí)期人事工作的迫切需要
        進(jìn)入新世紀以來(lái)，運用現代化、化的手段做好新時(shí)期人事工作，更好地為現代化建設服務(wù)，這是新時(shí)期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢和必然要求。只有進(jìn)一步加強計算機應用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。
        2.2已具備了物質(zhì)條件設施
        現在各大醫院的網(wǎng)絡(luò )已基本上實(shí)現了寬帶化，絕大部分都實(shí)現了電腦化辦公。這為實(shí)現人事檔案信息電子化管理提供了物質(zhì)基礎。而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術(shù)上的保障。在現有的設備基礎上增設相應的檔案存儲、管理軟件、數據庫軟件及相應的設備，即可實(shí)現電子化檔案管理。         2.3人事信息規范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費時(shí)間長(cháng)，重復勞動(dòng)多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門(mén)之間的信息閉塞，使信息內容不規范，信息系統流程不。要改變這種狀況，就需要用化工具管理干部信息，不斷提高信息的規范程度與利用率。 
        2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著(zhù)體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應不斷提高科學(xué)管理水平。這就要求我們去積極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟體制和人事制度改革相適應的人事檔案管理模式，采用現代化管理手段與方式來(lái)管理人事檔案，更好地發(fā)揮機在檔案管理方面的作用，實(shí)現規范化、化的管理方式。 
        3  進(jìn)一步規范人事檔案的化管理
        3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化
        是實(shí)現人事檔案計算機管理的合理模式，要推動(dòng)人事檔案的計算機管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結合的基礎上，可將檔案管理與人信息這兩類(lèi)系統合二為一，開(kāi)發(fā)推廣全國統一或較大領(lǐng)域統一的人事信息管理系統，實(shí)現人事檔案基礎管理工作一信息開(kāi)發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節和重復勞動(dòng)，提高工作效率，又可保證信息的準確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。 
        3.2強化制度化建設規范人事信息管理
        因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失、損壞的現象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限，如不及時(shí)進(jìn)行數據備份，一旦發(fā)生問(wèn)題數據難以恢復，損失很大。同時(shí)，計算機管理帶來(lái)了信息維護、磁盤(pán)等載體的保管保密等一系列的新的問(wèn)題。如通過(guò)網(wǎng)絡(luò )實(shí)現遠程查檔，更要面臨系統安全的巨大挑戰。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應用計算機技術(shù)，建立全面、規范的管理制度是不容忽視的問(wèn)題。規范操作程序，對保密等相關(guān)問(wèn)題提出明確的要求。制訂更為全面規范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據可依，最大限度地減少管理上的漏洞。 
        3.3提高檔案管理人員技術(shù)水平 
        由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實(shí)行計算機管理要求在較短時(shí)間內建立數據庫，并在日常工作中及時(shí)信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，計算機管理帶來(lái)的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統使人員配備不足的矛盾更為突出。多數單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統。要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高管理人員的計算機應用水平。 
        3.4加強電子文件歸檔管理。單位檔案部門(mén)要根據檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著(zhù)錄、歸檔等工作的監督、指導，確保電子文件真實(shí)、完整、有效，上級主管單位進(jìn)行電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作，及時(shí)、推廣經(jīng)驗，引導、規范機關(guān)電子文件的歸檔工作。同時(shí)加強電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法及網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下電子檔案接收的研究，并根據工作實(shí)踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運行環(huán)境要求高，要進(jìn)行適當的投入。同時(shí)，檔案工作的高度保密性要求配備專(zhuān)用的電子設備，并由專(zhuān)人管理。各單位可根據自己的實(shí)際視情而選用合適的信息化管理模式。 
        4  小結
        隨著(zhù)現代信息技術(shù)的高速和國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )的建立，我們邁進(jìn)了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò )時(shí)代，大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源己經(jīng)非�，F實(shí)的提上了各級檔案部門(mén)的議事日程。加強檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用迫在眉睫。努力創(chuàng )造條件讓現有的工作人員在實(shí)踐中學(xué)習，通過(guò)在職培訓的辦法，使在職人員補上欠缺的現代科學(xué)知識和管理科學(xué)知識。要加強健全與完善人事檔案信息管理系統，全面推進(jìn)檔案現代化，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統。強化領(lǐng)導的現代化意識，加大對檔案管理工作的投入實(shí)現人事檔案信息化管理，加強學(xué)習，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊伍。

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