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構建地方文獻回溯書(shū)目數據庫初探
地方文獻是公共圖書(shū)館館藏最具有特色和個(gè)性的藏書(shū),隨著(zhù)社會(huì )信息化的發(fā)展,各館開(kāi)始重視構建各種類(lèi)型的地方文獻數據庫,然而最基礎的書(shū)目數據庫建設的進(jìn)展卻比較緩慢,即使是一些地方文獻工作開(kāi)展得比較好的省級圖書(shū)館,也沒(méi)有建立系統、規范的地方文獻書(shū)目數據庫,不能適應形勢的需求,因此,加快地方文獻書(shū)目數據庫的建設勢在必行。
1 構建系統的地方文獻書(shū)目數據庫的意義
建立系統的地方文獻書(shū)目數據庫,有著(zhù)十分重要的意義:(1)有利于地方文獻工作的自動(dòng)化管理,提高管理水平和質(zhì)量;(2)便于讀者快捷、準確地檢索地方文獻,使地方文獻得到更充分的研究和利用,促進(jìn)地區的現代化建設發(fā)展;(3)有利于圖書(shū)館比較全面、準確地掌握館藏地方文獻資源的收藏情況,有的放矢地完善地方文獻的藏書(shū)體系;(4)為建立地區性地方文獻聯(lián)合書(shū)目數據庫,實(shí)現地方文獻資源網(wǎng)絡(luò )建設和資源共享打下良好的基礎。因此,無(wú)論圖書(shū)館的地方文獻是集中入藏,還是分散入藏,都應把地方文獻書(shū)目數據庫建設放在首位,在制作新入藏地方文獻書(shū)目數據的同時(shí),也開(kāi)展對所藏地方文獻進(jìn)行回溯編目,建立系統、規范的地方文獻書(shū)目數據庫。
2 地方文獻書(shū)目數據庫的體系
完整系統的地方文獻書(shū)目數據庫,其內容涵蓋不同學(xué)科、不同載體的古今地方文獻,全面反映某一地區科學(xué)文化的歷史、現狀和發(fā)展概貌,它是一個(gè)總書(shū)目數據庫。在構建地方文獻書(shū)目數據庫時(shí),可根據文獻類(lèi)型、專(zhuān)題內容、讀者需要或時(shí)限等標準劃分成多個(gè)分支書(shū)目數據庫�？値炫c分支庫有機地結合起來(lái)形成一個(gè)完備的地方文獻書(shū)目數據庫體系。這樣,既可更充分地體現館藏的特色和優(yōu)勢,也可滿(mǎn)足從總庫或分支庫的角度對地方文獻的多方位檢索要求。例如:廣東省立中山圖書(shū)館正在利用丹誠軟件構建的地方文獻書(shū)目數據庫,是由按時(shí)限劃分的圖書(shū)書(shū)目數據庫、期刊書(shū)目數據庫、報紙書(shū)目數據庫、縮微書(shū)目數據庫、地圖書(shū)目數據庫、圖片數據庫等多個(gè)分支庫組成,并建立了孫中山文獻專(zhuān)藏書(shū)目數據庫、廣東作家簽名本書(shū)目數據庫、廣東家譜書(shū)目數據庫、廣東地方志書(shū)目數據庫等一批專(zhuān)題庫。
3 構建地方文獻回溯書(shū)目數據庫的特點(diǎn)
作為全館藏書(shū)體系中的特色專(zhuān)題書(shū)目數據庫,與其他文獻的回溯建庫相比,地方文獻回溯建庫要在更高起點(diǎn)、更高層次的基礎上構建,回溯編目的要求也就更高、難度更大。這是由地方文獻內容特點(diǎn)、文獻管理和利用的規律等決定的。
(1)地方文獻藏量豐富、內容繁雜、學(xué)科覆蓋面廣、載體形式多樣。
(2)地方文獻收藏和管理方式各異,有的圖書(shū)館是集中入藏,以獨立的目錄組織體系進(jìn)行管理,有的圖書(shū)館是分散入藏,比較普遍的是解放后出版的地方文獻入專(zhuān)藏,古舊地方文獻分藏各書(shū)庫,需通過(guò)回溯建庫將分散入藏的地方文獻集中揭示和反映。
(3)地方文獻回溯建庫是以原始編目為主,套錄編目為輔。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的形成,使普通中西文圖書(shū)的回溯建庫,可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )聯(lián)機、光盤(pán)等多種方式獲取標準、規范的機讀書(shū)目信息,其套錄編目的比例較大。而反觀(guān)內容具有地域性、文獻類(lèi)型多種多樣的地方文獻,其中的古舊文獻以及占據相當大比例的非正式出版物,多是各館特有的,因而在實(shí)際的回溯建庫過(guò)程中,能夠實(shí)現套錄編目的文獻數量非常有限,大量的地方文獻需要依據文獻源進(jìn)行原始編目。
(4)地方文獻的讀者是以研究型、高層次的讀者群為主體,他們對文獻的需求有一定的專(zhuān)深度和廣度,因此,回溯編目必須根據地方文獻的內容特點(diǎn),通過(guò)增加文獻著(zhù)錄信息、加大文獻標引的深度,全面、深入地揭示地方文獻所具有的特征和文獻價(jià)值,以滿(mǎn)足地方文獻特殊用戶(hù)的檢索需求。
4 地方文獻回溯建庫的模式
由于各館情況不同,不可能有一個(gè)完全統一的建庫模式. 鑒于地方文獻回溯編目的要求高,最為理想的模式是以文獻源本身為依據回溯建庫,一次性全面進(jìn)行。但工作量大,速度慢,在目前回溯建庫條件有限,特別是大多數圖書(shū)館的地方文獻編目人員只能應付新入藏地方文獻編目的情況下,如果拘泥于此,書(shū)目數據庫的建成勢必曠日持久。我們認為,回溯建庫可以分階段、分層次進(jìn)行,達到高質(zhì)高效的建庫目的。
4.1 地方文獻回溯建庫第一階段:建立初級書(shū)目數據庫
初級書(shū)目數據庫是以清點(diǎn)后的卡片目錄或本館原有的書(shū)目數據為基礎,建立基本體現館藏的書(shū)目數據庫。
4.1.1 建庫步驟
回溯建庫以獨立的藏書(shū)體系的卡片目錄為依據。它要完成以下三部分內容:(1)對藏書(shū)的清點(diǎn)與整理。選擇著(zhù)錄項目最為完整、典藏記錄最為可靠的公務(wù)分類(lèi)卡片目錄,以卡對書(shū),清點(diǎn)的內容只是從索書(shū)號角度核查一遍,做到書(shū)卡相符(包括復本數),有效地避免回溯書(shū)目數據與館藏不符的情況發(fā)生。對著(zhù)錄項目、著(zhù)錄格式、分類(lèi)、主題等方面存在的非標準、規范的問(wèn)題暫時(shí)不進(jìn)行審校、補充。(2)輸入數據。以卡片目錄為數據源進(jìn)行數據錄入,利用外來(lái)書(shū)目數據或本館原有書(shū)目數據進(jìn)行查重,有記錄的進(jìn)行套錄、修改,無(wú)記錄的則將卡片目錄轉換成機讀數據。(3)數據質(zhì)量把關(guān)。最大限度地減少由于錄入人員對著(zhù)錄規則和機讀格式理解不同造成的格式錯誤和其他文字和標識符的疏誤。
4.1.2 建庫成效
它作為一種過(guò)渡性的書(shū)目數據庫,回溯建庫更為簡(jiǎn)便快速,建庫成效也可以較快反映出來(lái):(1)完成地方文獻書(shū)目數據的采集,建成獨立的地方文獻書(shū)目數據庫;(2)簡(jiǎn)化讀者查閱地方文獻的方法,增加文獻檢索途徑,提高檢索效率;(3)地方文獻集中入藏的圖書(shū)館,新入藏的地方文獻可直接利用計算機編目,保證文獻標引的一致性、系統性,避免手工查重的繁雜程序。
4.2 回溯建庫的第二階段:高級書(shū)目數據庫
高級書(shū)目數據庫是在初級書(shū)目數據庫的基礎上,以文獻本身為數據源,進(jìn)一步提高書(shū)目數據的質(zhì)量,建立起完整的、標準的、體現地方特色的地方文獻書(shū)目數據庫。
數據質(zhì)量的優(yōu)劣,直接制約著(zhù)數據庫功能的發(fā)揮。由于初級書(shū)目數據庫主要依據卡片目錄或本館原有的書(shū)目數據進(jìn)行回溯建庫,書(shū)目數據不可避免地存在一些質(zhì)量和內容揭示方面的問(wèn)題。一方面,形成于不同時(shí)期、按照不同的著(zhù)錄規則著(zhù)錄的卡片目錄,其著(zhù)錄內容、標引規范、詳簡(jiǎn)級次等方面存在差異,也難免有這樣那樣的錯誤,如:著(zhù)錄項目不全;多卷書(shū)、叢書(shū)集中與分散的處理不一致;書(shū)刊、報刊界限不明所致的誤分、重分、出版沿革不清等。另一方面,這些數據沒(méi)有根據地方文獻的特點(diǎn),深層次地揭示文獻的地方特性。因而需要在條件成熟時(shí),根據文獻利用情況或以時(shí)限和文獻類(lèi)型等確定建庫的先后順序,按現行國家標準進(jìn)行審校、補充,并
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