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構建地方文獻數據庫的思考
[摘要] 說(shuō)明建庫的意義，從數據源、用戶(hù)需求、人財物等方面分析建庫的條件，從功能、規模、質(zhì)量上提出建庫的要求，重點(diǎn)探討建庫的方式、類(lèi)型和步驟。
隨著(zhù)信息社會(huì )化發(fā)展，地方文獻數據庫需求迅速增長(cháng)，圖書(shū)館應構建數據庫，使地方文獻資源得到充分開(kāi)發(fā)利用。地方文獻數據庫是通過(guò)計算機實(shí)現對地方文獻信息資源的收集整理、標引著(zhù)錄、檢索輸出的自動(dòng)化檢索系統。目前，大規模、標準化、開(kāi)放型的地方文獻數據庫較少，滯后于其他文獻數據庫的建設，應引起圖書(shū)情報界的重視和思考。
1 構建地方文獻數據庫的意義
建立地方文獻數據庫，開(kāi)發(fā)地方文獻資源有著(zhù)十分重要的意義。①更為便捷、快速、準確地為教學(xué)科研提供文獻及線(xiàn)索，促進(jìn)科教事業(yè)的發(fā)展；②為地方領(lǐng)導決策和規劃提供信息咨詢(xún)，為地區建設提供信息資源，促進(jìn)地區現代化發(fā)展；③為構建地方文獻信息中心，實(shí)現資源共享打下良好基礎：④體現圖書(shū)館的特色和發(fā)展優(yōu)勢，創(chuàng )造良好的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益，促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展；⑤數據庫產(chǎn)品走向市場(chǎng)，推動(dòng)數據庫產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程。
2 構建地方文獻數據庫的條件
2．1 數據源分析
①地方文獻數量豐富。在地區發(fā)展的歷史長(cháng)河中，留下了豐富的地方文獻資源。隨著(zhù)地區現代化建設的不斷深入，地方文獻信息量迅速增長(cháng)，豐富的源源不斷的文獻信息給建庫提供了必備條件。再則，圖書(shū)館難以做到無(wú)遺漏地采集收藏全部地方文獻，建庫恰好可以彌補缺藏并提供收集線(xiàn)索。②地方文獻類(lèi)型多樣。按不同標準可將地方文獻劃分為不同類(lèi)型，諸如：印刷型，視聽(tīng)型和網(wǎng)絡(luò )型：圖書(shū)、報刊和論文資料；公開(kāi)出版物，內部交流資料和密級文獻等等。地方文獻多種類(lèi)型并存，豐富了數據內容，尤其是重要的灰色文獻。給地方文獻數據庫增添了特色。③地方文獻分布廣泛。分散于各學(xué)科文獻中，分布于各種載體上，包含于其他文獻內，分藏于眾多單位里，出現于網(wǎng)上文獻信息資源系統中。這種分散性，不便于地方文獻的采集收藏和開(kāi)發(fā)利用，將分散的地方文獻通過(guò)建庫得以集中，既彌補了館藏不足，又方便了讀者檢索。
2．2用戶(hù)分析
隨著(zhù)地方現代化建設步伐的加快，地方文獻信息用戶(hù)與需求量呈不斷增長(cháng)的態(tài)勢。①用戶(hù)迅速增加，從成人到孩子、教師到學(xué)生，領(lǐng)導到群眾、學(xué)者到建設者，無(wú)不需要地方文獻信息，他們或接受愛(ài)國家，愛(ài)家鄉的傳統教育，或為教學(xué)科研服務(wù)，或決策規劃咨詢(xún)信息，或指導實(shí)際工作，我館地方文獻室，接待本校師生，本地學(xué)者、領(lǐng)導、工人、農民等多層次讀者， 1999年下半年六個(gè)月接待讀者130余人次，2000年3、4、5月三個(gè)月就接待讀者約120人次�？梢�(jiàn)。地方文獻數據庫用戶(hù)遍及各行各業(yè)、各個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，并且呈迅速增長(cháng)的好勢頭。隨著(zhù)地方文獻數據庫網(wǎng)絡(luò )化進(jìn)程，館外網(wǎng)上讀者等潛在用戶(hù)將不斷增加。②需求快速增長(cháng)，信息社會(huì )化時(shí)代，信息更新速度加快，信息需求量迅速增長(cháng)，地方文獻信息的需求也不例外。我館地方文獻室，讀者在1999年下半年六個(gè)月查閱地方文獻580余冊（篇），在2000年3、4、5月三個(gè)月就查閱約600冊（篇）�？梢�(jiàn)，隨著(zhù)兩個(gè)文明建設的不斷深入，地方文獻信息的需求量呈快速增長(cháng)趨勢。
2．3人財物分析
在人才方面，大中型圖書(shū)館都擁有一批高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)人才，具有信息服務(wù)的豐富經(jīng)驗，具有對信息的收集整理、分析加工的能力。在設備方面，計算機、多媒體、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)已在大中型圖書(shū)館普遍應用，計算機局域網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)（CERNET）， INTERNET網(wǎng)已相繼開(kāi)通。在經(jīng)費方面，經(jīng)費雖然緊張，但可以多渠道多途徑想辦法解決，隨著(zhù)圖書(shū)資料保障系統的逐步實(shí)施，爭取得到資助；隨著(zhù)各級領(lǐng)導的重視，爭取撥到專(zhuān)款；通過(guò)縱橫聯(lián)合，爭取融合資金；通過(guò)數據庫產(chǎn)品投放市場(chǎng)，爭取回收資金。
綜上所述，用戶(hù)需求旺盛，建立地方文獻數據庫是十分必要的；數據源充足、有建庫專(zhuān)業(yè)人員、擁有先進(jìn)設備、多渠道籌集資金，建立地方文獻數據庫也是十分可行的。但是，數據庫建設是一項投入大、技術(shù)強、周期長(cháng)、見(jiàn)效慢的工作，建庫會(huì )遇到各種各樣的困難，需要通過(guò)多方面努力，解決困難和問(wèn)題，創(chuàng )造良好的條件，使建庫工作順利開(kāi)展。
3 構建地方文獻數據庫的要求
3．1功能要求
數據庫建設的主要目的在于提供豐富的信息資源，實(shí)現資源共享，尤其是在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，必須要求擁有完善的，結構合理的檢索功能體系。數據庫系統軟件的開(kāi)發(fā)要注重實(shí)用性和通用性，要求用戶(hù)界面友好，操作簡(jiǎn)便快捷、易維護、易推廣普及。檢索功能體系應具備查詢(xún)檢索，修改刪除，新增補充三大功能，在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，考慮增設信息檢索服務(wù)的輔助功能，如：網(wǎng)站到訪(fǎng)功能、文獻檢索命中率統計功能、關(guān)鍵詞或主題詞檢索頻率統計功能等。查詢(xún)檢索功能要做到能對用戶(hù)導引檢索，提供多種不同的檢索途徑和檢索點(diǎn)，不僅包括題名（書(shū)名），責任者，分類(lèi)號，主題詞、關(guān)鍵詞等常規檢索項，而且還要有年份，地名等檢索點(diǎn)；既要實(shí)現各項相互間的“與”、“或”、“非”的邏輯組配檢索，又要實(shí)現在一次檢索結果的基礎上實(shí)現多次循環(huán)檢索，提高檢索命中率。
3．2規模要求
從國內文獻檢索數據庫的現狀來(lái)看，我國數據庫建設和發(fā)展趨勢是大規模，全文型和網(wǎng)絡(luò )化，表明對數據庫規模要求越來(lái)越多。國內市場(chǎng)對文獻檢索數據庫中信息記錄的最低要求是5萬(wàn)條以上。因此，地方文獻數據庫建設也要適應時(shí)代的發(fā)展，要有一定的規模，數據資料不完備的小規模地方文獻數據庫，市場(chǎng)需求小，很難打開(kāi)局面，容易變成死庫。為此，應構建中等規模乃至大型的的地方文獻數據庫，能產(chǎn)生很好的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。
3．3質(zhì)量要求
①數據源要準確可靠，數據源是數據庫中每條數據的來(lái)源，也是數據質(zhì)量的依據所在。因此，地方文獻數據庫的數據源不僅要有保障，而且要準確可靠。②標引著(zhù)錄要規范標準。地方文獻數據庫的信息檢索的實(shí)現以其對地方文獻信息的標引為基礎，因此，對地方文獻信息的標引必須統一標準和規范化，統一標準也是聯(lián)網(wǎng)協(xié)作的前提，實(shí)現地方文獻數據庫與各種網(wǎng)上信息資源檢索的接軌。③軟件系統要通用實(shí)用。軟件系統對數據的存取、修改、檢索、聯(lián)網(wǎng)等起著(zhù)決定性的作用，要求地方文獻數據庫管理系統具有通用性和實(shí)用性，便于推廣普及，利于多種地方文獻數據庫的數據交換。④檢索系統要能網(wǎng)絡(luò )化，地方文獻數據庫檢索系統不僅能以光盤(pán)和軟盤(pán)形式在單機上運行，而且要具備網(wǎng)絡(luò )功能，通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )能在網(wǎng)上傳輸。
4 構建地方文獻數據庫的方法
4．1構建地方文獻數據庫的方式
根據不同的目的和任務(wù)，可采用不同的建庫方式。①回溯過(guò)去的文獻信息而建立地方文獻數據庫。目前已建成的地方文獻數據庫較少，而地方文獻信息資源很豐富，為了充分發(fā)揮作用，回溯建立全面系統的地方文獻數據庫十分
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