文書(shū)檔案治理的辦公自動(dòng)化應用

[摘要] 文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì )發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀(guān)地反映著(zhù)題目處理、領(lǐng)導決策、基本建設、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。本文探討了文書(shū)檔案治理辦公自動(dòng)化應用的優(yōu)點(diǎn)和存在的題目及應對方法。?
　　[關(guān)健詞]文書(shū)檔案 辦公自動(dòng)化應用 存在題目 應對方法
　　
　　文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì )發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀(guān)地反映著(zhù)題目處理、領(lǐng)導決策、基本建設、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。隨著(zhù)改革形勢的發(fā)展，如何進(jìn)步文書(shū)檔案治理水平，及時(shí)、正確、系統、完整地提供檔案信息，以滿(mǎn)足各方面的需求，適應日趨發(fā)展的新形勢，這是文書(shū)檔案工作的新課題，從而文書(shū)檔案治理的自動(dòng)化為檔案工作揭開(kāi)了新的篇章。下面就應用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案治理題目談一點(diǎn)粗淺的熟悉。
　　
　　一、應用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案治理的優(yōu)點(diǎn)
　　
　　1.辦公效率大幅進(jìn)步
　　計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案治理工作中，工作職員過(guò)多地依靠于手工操縱，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統汁正確無(wú)誤，結果又費時(shí)，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類(lèi)、統計和查閱等環(huán)節變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
　　2.文件和文字信息得到充分交流與共享
　　在原始的手工操縱治理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行治理后，檔案治理由案卷級深進(jìn)到文件級，由單途徑治理發(fā)展為體系治理，由對檔案外部特征(目錄)治理到內、外部特征(目錄和內容)合并治理。隨著(zhù)計算機及其網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實(shí)記錄，從而極大地進(jìn)步檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時(shí)響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò )服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，了解其他檔案工作部分概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案治理信息動(dòng)態(tài)。
　　3.電于文件保存的穩定性
　　與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(cháng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下輕易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過(guò)程中稍不留意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著(zhù)電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(cháng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
　　4.進(jìn)步了文件傳遞的速度和安全性
　　日常公文辦理過(guò)程中，辦理職員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時(shí)間受間隔是非的限制。同時(shí)，文件還可能由于其他原因造成丟失或延誤，給檔案職員回檔和其他職員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò )工其進(jìn)行傳遞，大大進(jìn)步了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
　　
　　二、應用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案治理存在的題目
　　
　　1.電子文件保密性受限制
　　電子文件的內容不僅易于變化，而且失往了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡，固然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親身簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判定一份電子文件是否為原件。以上的種種題目都對電子文件的保密性提出了嚴重的考驗，隨著(zhù)網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)進(jìn)網(wǎng)絡(luò )中的任何文件都再難以做到盡對保密。 　　2.對檔案綜合治理職員要求高
　　對電子文件、電子文件回檔及其回檔后形成電子檔案的治理，盡不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案治理理論、原則、方法和技術(shù)的治理職員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數據通訊技術(shù)的職員所能勝任的。這就對治理職員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現代化的人，治理職員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計算機操縱水平，從目前看，很多檔案部分缺乏現代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案職員現代技術(shù)水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進(jìn)了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
　　
　　三、幾點(diǎn)應對方法
　　
　　文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來(lái)說(shuō)，利是遠遠大于弊的。針對在實(shí)踐應用過(guò)程中碰到的一些題目，筆者提幾點(diǎn)方法。
　　1.辦公自動(dòng)化系統內、外網(wǎng)隔離
　　在內部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，以實(shí)現內外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)�？梢允紫绕帘嗡�有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò )的數據；治理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò )的訪(fǎng)問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內容和活動(dòng)；對網(wǎng)絡(luò )攻擊的檢測和告警。
　　2.進(jìn)步檔案職員的綜合素質(zhì)
　　一是從硬件建設和投進(jìn)上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，進(jìn)步檔案職員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證實(shí)只有在不斷增加現代化硬件設施投進(jìn)的基礎上，檔案職員才能通過(guò)對這些設備（施）的了解、學(xué)習直至熟練運用達到增加業(yè)務(wù)技能、進(jìn)步治理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案職員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷進(jìn)步。通過(guò)不斷學(xué)習獲取知識是進(jìn)步素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案職員建立學(xué)習激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習成績(jì)作為業(yè)績(jì)考核的一部分。三是加大檔案部分間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉化、知識創(chuàng )新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò )、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部分和檔案職員的信息源和創(chuàng )新思維。?
　　
　　參考文獻：?
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