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傳真合同的法律風(fēng)險分析及防范措施
傳真是將文字、圖表、相片等記錄在紙面上的靜止圖像，通過(guò)掃描和光電變換，變成電信號，經(jīng)各類(lèi)信道傳送到目的地，在接收端通過(guò)一系列逆變換過(guò)程，獲得與發(fā)送原稿相似記錄副本的通信方式。傳真件的特點(diǎn)是每發(fā)一份傳真給對方，傳真機上的記錄是發(fā)過(guò)幾頁(yè)，并不會(huì )留下傳真的具體內容。對方收到的也是傳真紙，所有的記錄都是在傳真紙上的。傳真作為合同簽訂過(guò)程中的要約和承諾的方式，被大量地應用于商事活動(dòng)中，特別是路途相距遙遠的當事人之間使用的更多，那么傳真到底有無(wú)法律效力、傳真件屬于原件還是復印件、傳真件存在哪些法律風(fēng)險以及如何防范呢？本文將針對這些問(wèn)題做一些初步的探討，僅供參考。
一、傳真合同的法律效力
《中華人民共和國合同法》第10條和第11條規定：“當事人訂立合同，有書(shū)面形式、口頭形式和其他形式�！� “書(shū)面形式是指合同書(shū)、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式�！笨梢�(jiàn)，通過(guò)傳真方式訂立的合同受法律保護和認可，傳真合同具有法律效力。
二、傳真合同簽訂地的認定
《合同法》第34條規定“采用數據電文形式訂立合同的，收件人的主營(yíng)業(yè)地為合同成立的地點(diǎn)；沒(méi)有主營(yíng)業(yè)地的，其經(jīng)常居住地為合同成立的地點(diǎn)。當事人另有約定的，按照其約定�！薄逗贤ㄋ痉ń忉尪返�4條規定“采用書(shū)面形式訂立合同，合同約定的簽訂地與實(shí)際簽字或者蓋章地點(diǎn)不符的，人民法院應當認定約定的簽訂地為合同簽訂地”。以上兩個(gè)法條均強調約定優(yōu)先原則，故在訂立傳真合同時(shí)，如約定出現糾紛時(shí)在合同簽訂地法院管轄，則最好對合同的簽訂地點(diǎn)能做出明確約定。
三、傳真合同的證據種類(lèi)及效力
以傳真方式簽訂合同固然有高效、便捷、能及時(shí)抓住商業(yè)機會(huì )等優(yōu)點(diǎn)，但是如果一旦在履行過(guò)程中出現糾紛需要打官司，這時(shí)就需要向法院提供以傳真形式簽訂的合同。2005年4月1日施行的《中華人民共和國電子簽名法》第7條規定“數據電文不得僅因為其是以電子、光學(xué)、磁或者類(lèi)似手段生成、發(fā)送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據使用�！痹摲ù_定了包括傳真在內的數據電文的證據地位。目前在司法實(shí)踐中對傳真件作為證據時(shí)的證據種類(lèi)各地法院存在不同的認識，主要有書(shū)證說(shuō)和視聽(tīng)資料說(shuō)兩種說(shuō)法。視聽(tīng)資料說(shuō)認為傳真件雖屬于書(shū)面形式，但鑒定結論、勘驗筆錄等也為書(shū)面形式記載而不歸屬于書(shū)證，故傳真件也不歸于書(shū)證，應屬于視聽(tīng)資料。而《民事訴訟法》第69條規定“人民法院對視聽(tīng)資料，應當辨別真偽，并結合本案的其他證據，審查確定能否作為認定事實(shí)的根據�！惫蕸](méi)有其他證據時(shí)即使經(jīng)辨別后認為真實(shí)可靠也不能作為認定事實(shí)的根據。書(shū)證說(shuō)認為《合同法》規定書(shū)面形式包括傳真形式，傳真件的本質(zhì)是數據電文的客觀(guān)表現，其以所載明的內容證明案件事實(shí)，符合書(shū)證的特性，故傳真為書(shū)證。傳真件的生成、發(fā)送、接收和儲存均是以紙張為介質(zhì)的, 從證據能否證明案件事實(shí)的角度看，傳真件本身并不能直接證明案件事實(shí)，傳真件實(shí)際是原件通過(guò)數據電文的形式形成的復制件，屬于擬制原件，傳真接收人第一次持有的傳真件可視為擬制證據原件，其證據效力不能與原件同日而語(yǔ)�！蹲C據規定》第69條第4款規定“無(wú)法與原件、原物核對的復印件、復制品不能單獨作為認定案件事實(shí)的依據”。故傳真件作為證據使用時(shí)能起到初步證明案件事實(shí)的作用，但不能以其載明的內容直接作為認定案件事實(shí)的依據。
綜合視聽(tīng)資料說(shuō)和書(shū)證說(shuō)兩種觀(guān)點(diǎn)，傳真件作為孤證時(shí)一般不能作為認定案件事實(shí)的依據，需要通過(guò)其他補強證據予以佐證，其他補充證據即使也不屬于原件，但多個(gè)證據間能夠互相印證的話(huà)就可以形成證據鏈，也能取得認定某一事實(shí)的效果，因此在簽訂傳真合同時(shí)一定要注意保留其他相關(guān)資料。
四、傳真合同的潛在法律風(fēng)險
結合傳真合同的自身特點(diǎn)以及司法實(shí)踐中已經(jīng)出現的糾紛及處理方法，現對傳真合同存在的法律風(fēng)險做以下總結：
1、保留時(shí)間短。實(shí)踐中收發(fā)傳真的紙張一般有三種：熱敏紙、噴墨打印紙和激光打印紙，其中熱敏紙的保存時(shí)間最短，一般3個(gè)月到1年，而且怕高溫；噴墨機打印的紙張保存實(shí)踐一般為2-3年，但怕濕度高；激光打印紙保存時(shí)間更長(cháng)一些長(cháng)�？梢�(jiàn)傳真件隨著(zhù)時(shí)間的推移或周?chē)h(huán)境的變化存在字跡模糊不清、無(wú)法辨認的風(fēng)險，從而影響其作為證據使用時(shí)的證明力。
2、對原件的認定不統一
實(shí)踐中大多數人認為傳真件為擬制原件，不屬于真正意思上的原件，故不能單獨作為認定案件事實(shí)的證據。也有少部分人認為原件為最后蓋章方手持蓋紅章的文本，即使持這種觀(guān)點(diǎn)，當最后接收傳真方持接收到的傳真合同到法院主張合同權利時(shí)，如果發(fā)送方否認發(fā)過(guò)傳真或否認傳真件內容的，接收方僅有傳真合同的情況下其主張也很難得到法院支持。
3、查詢(xún)電信記錄難度較大。
雖然到電信企業(yè)查詢(xún)傳真記錄可以核實(shí)傳真的收發(fā)情況，但目前卻受以下因素的制約：（1）通常電信企業(yè)不接受當事人的查詢(xún)，即使有律師出面也不例外，這樣需要法院去查詢(xún)，而有的法官認為這不屬于法院依職權取證的范圍，不愿意去查詢(xún)；（2）即使法院去查詢(xún)，電信企業(yè)通常也以 “內部規定”為由只提供最近1年的傳真記錄，并且要求出示有詳細的收發(fā)時(shí)間及收發(fā)號碼的傳真件（實(shí)際上發(fā)出方的傳真機可設定隱藏號碼使傳真件不顯示傳真發(fā)出號碼）；（3）無(wú)法區分查詢(xún)到的是傳真記錄還是使用傳真機電話(huà)的通話(huà)記錄；（4）所能查詢(xún)到的也只是傳真記錄，并不反映傳真內容。
4、傳真件和復印件區分較困難，容易造假
傳真機的基本工作原理就是通過(guò)掃描裝置讀取原稿上的影像點(diǎn)并轉換為數字形式，再壓縮調制為聲頻類(lèi)比信號由電信交換網(wǎng)傳到接收端，然后解調解碼擴展后顯像。嚴格地說(shuō)，收到的傳真件只是原稿的復印件。因此使用傳真機自帶的復印功能，通過(guò)設定傳真號碼及時(shí)間可以任意制作傳真件。曾有當事人當庭演示偽造傳真件的操作過(guò)程，籍此否認自己向對方發(fā)過(guò)有關(guān)傳真，如果是將收到的傳真件經(jīng)復印篡改后形成復印件，其內容更是與原稿大相徑庭。而在時(shí)間相距不多的情況下，現有的文檢技術(shù)又無(wú)法鑒定出傳真件本身的真偽�？梢�(jiàn)，傳真件很容易被偽造而且偽造后很難鑒定。
5、多次回傳時(shí)風(fēng)險加劇
我公司與客戶(hù)之間大部分合同及往來(lái)函件是雙方直接以傳真形式傳遞的，還有一部分是通過(guò)由代理商轉傳真的，這種交易習慣不但容易導致多次回傳后字跡變模糊，而且傳真機發(fā)出或接收傳真的時(shí)間也容易出錯、同時(shí)也增加了因代理方故意/過(guò)失促成合同或延誤簽訂合同的可能性、同時(shí)及時(shí)確認合同生效時(shí)間的難度也相應增加。
五、對傳真件的風(fēng)險防范措施
1、盡量不用、慎用傳真方式簽訂合同，涉及公司重大事項的重大經(jīng)營(yíng)合同必須使用書(shū)面合同書(shū)的方式簽訂。
2、要求對方及時(shí)補寄書(shū)面合同原件，這一點(diǎn)可事先向對方聲明，一般在雙方合作關(guān)系確立之初要求對方補寄原件對方都是可以接受的，這種要求本身也是合理的。
3、確保雙方傳真機時(shí)間、日期顯示準確，避免收發(fā)時(shí)間顯示錯誤使傳真件內容與待證明的事實(shí)相沖突。
4、蓋章同時(shí)最好有法定代表人或授權代表簽字，這樣出現糾紛時(shí)有可能多一條救濟途徑，隨著(zhù)科技的發(fā)展在不遠的將來(lái)對復印件的簽名字跡進(jìn)行鑒定會(huì )成為可能。
5、以傳真方式簽約應在合同中明確約定，這樣如果將來(lái)出現糾紛可排除要求原告必須提供雙方均蓋紅章的合同原件的義務(wù)。
6、完整保留與合同有關(guān)的其他全部資料，出現糾紛時(shí)將其它證據作為傳真件的補強證據提供給法院，當各個(gè)證據之間能夠相互印證并形成證據鏈時(shí)，當事人要證明的事實(shí)也就可以驗證了。
7、應妥善保留蓋紅章的文本，前面已經(jīng)提到，雖然大部分法院認為傳真件不屬于原件，但也有少部分法院認為傳真件原稿即是原件，保留蓋紅章文本也存在被法院認定為原件的可能性。
8、應建立傳真收發(fā)登記制度，以增強以傳真方式簽訂合同或發(fā)送函件的客觀(guān)可信性，這樣在有其他證據佐證的情況下更能說(shuō)明傳真的真實(shí)性。論文出處(作者):曹岳峰律師
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