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電子檔案自動(dòng)分類(lèi)鑒定與應用論文
【摘要】我國檔案文獻資料儲存資源豐富，價(jià)值頗高，但是隨著(zhù)各類(lèi)檔案文獻資料的增加和需要備份數額的擴大，檔案管理工作人員在具體的檔案分類(lèi)鑒定過(guò)程中有著(zhù)極大的工作負擔。繁瑣復雜的管理工作通常會(huì )導致檔案分類(lèi)鑒定出現一系列問(wèn)題，依靠傳統的檔案鑒定和編輯整理方式，會(huì )占用較多的人力物力管理檔案資源，而現代化的檔案資源自動(dòng)收集鑒定及整理編輯方法，則可以在很大程度上縮減管理檔案資源的時(shí)間。本文具體立足采集電子檔案信息資源后的分類(lèi)和管理，提出科學(xué)的鑒定整理編輯檔案資源方法措施。
【關(guān)鍵詞】電子檔案；自動(dòng)分類(lèi)；研究運用
引言
在以往的電子檔案管理操作過(guò)程中，往往通過(guò)多位管理人員人工手動(dòng)操作對檔案文獻資料資源進(jìn)行具體的分類(lèi)與整理，此種傳統的手工整理方法不僅速度效率極慢，并且會(huì )有一定的出錯率，嚴重制約著(zhù)我國檔案文獻信息的鑒定和整理利用效率。隨著(zhù)高科技信息技術(shù)在社會(huì )各個(gè)層次領(lǐng)域的大規模應用，電子文件已經(jīng)取代了傳統的媒體傳播方式，成為了信息傳播的最主要媒介，在一定程度上摒棄了傳統的鑒定枕邊方法導致的弊端，從整體層面設置完整高效的檔案分析歸類(lèi)以及整理編輯體系。以原本的人工整理編輯電子檔案為輔助手段，大幅度提高了電子檔案的具體分類(lèi)鑒定與整理編輯效率。
1電子檔案自動(dòng)分類(lèi)的具體內涵
檔案文件記載了人類(lèi)社會(huì )歷史進(jìn)程中真實(shí)存在過(guò)的各項活動(dòng)，是過(guò)去歷史時(shí)間活動(dòng)的真實(shí)寫(xiě)照，對于當下社會(huì )研究過(guò)往人事民情以及歷史案件提供了相應的參照。電子檔案資源則是在以往檔案信息資源整理的基礎上，按照一定的規范和步驟全面借助高科技信息技術(shù)全面編輯檔案文獻資料。將具體通過(guò)國家單位以及各個(gè)組織，反復核查具有真實(shí)性的檔案文件資料通過(guò)電子方式保存起來(lái)，這類(lèi)電子檔案資源不僅包括不同歷史時(shí)期的文字資料，并且包括通過(guò)各種方式記錄下來(lái)的珍貴歷史圖像影片以及聲音視頻。檔案文獻記錄與管理與人類(lèi)歷史進(jìn)程的逐步發(fā)展密切結合在一起，通過(guò)真實(shí)性的檔案記錄和管理，可以高效積累過(guò)往的歷史經(jīng)驗和知識體系。例如中國的檔案文獻資料記載便經(jīng)歷了原始社會(huì )的甲骨文，時(shí)刻時(shí)器、竹筒、紙張，這些記載的方式也能夠在一定程度上展現中華文明5000年的發(fā)展進(jìn)步，同時(shí)通過(guò)檔案文獻資料的保存，使得社會(huì )的發(fā)展站在前人的基礎上更加邁向前進(jìn)。
2電子檔案自動(dòng)分類(lèi)鑒定中存在的問(wèn)題
隨著(zhù)高科技技術(shù)的快速發(fā)展以及在社會(huì )各個(gè)層次領(lǐng)域的廣泛應用，電子檔案的自動(dòng)分類(lèi)技術(shù)和系統也被社會(huì )多方主體廣泛關(guān)注，研究成果十分明顯，多種具備實(shí)用型功能的系統被多處電子檔案管理系統采納應用，但在其實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中仍存在一定的不足之處，產(chǎn)生了難以保證電子檔案資源實(shí)現實(shí)時(shí)有效的信息共享等問(wèn)題。
2.1硬件設備存在的問(wèn)題
根據對大規模的檔案信息資源進(jìn)行抽樣檢索得到的信息反饋，在各大綜合性應用電子檔案的場(chǎng)所，其組織體系以及人力資源管理等后勤保障設備沒(méi)有與電子檔案自動(dòng)分類(lèi)管理體系達到高度一致，甚至某些檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節仍處于較為落后的狀態(tài)，仍采用人工管理與電子檔案自動(dòng)分類(lèi)管理組合進(jìn)行的模式，如此不配套的管理方式嚴重拖延了電子檔案自動(dòng)分類(lèi)管理研究的進(jìn)程。
2.2未能及時(shí)手機與轉化紙質(zhì)檔案資源
例如某些檔案信息資源只有文獻資料的存在方式，并沒(méi)有依靠先進(jìn)的掃描技術(shù)將文獻資料資源轉化為電子信息資源，不健全的機器設備嚴重阻礙了檔案資源的信息化。并且某些事業(yè)單位并不重視檔案資源管理，沒(méi)有配置體系良好的電子檔案管理設備，而只是通過(guò)日常的填寫(xiě)電子表格對員工進(jìn)行電子文件備份，其中較為傳統的方式需要一定數量的工作人員進(jìn)行長(cháng)期的高負荷工作，并且難以保證文獻資料轉化為電子信息資源的準確性。此外，由于相關(guān)的電子檔案管理并沒(méi)有與其內部的關(guān)鍵部門(mén)管理系統相結合，存在著(zhù)大量的文獻資料資源，只能依靠現實(shí)中工作量極大的信息采集方式進(jìn)行數據補充，紙質(zhì)資源以及圖像視頻資源沒(méi)有有效轉化為電子檔案資源，其采集管理和儲存方式客觀(guān)上阻礙了電子檔案自動(dòng)分類(lèi)鑒定的進(jìn)程。
2.3檔案文獻資料管理人員素質(zhì)低下
檔案文獻資料的自動(dòng)分類(lèi)鑒定需要相關(guān)管理人員進(jìn)行精細化的管理工作，而由于某些單位并不重視檔案文獻資料的管理與利用，往往都是低薪聘請一些年齡較長(cháng)的員工進(jìn)行檔案資料文件管理工作，此類(lèi)管理人員并不具備高效管理檔案文獻資源的專(zhuān)業(yè)知識，缺乏相應的檔案文獻資料管理基礎技能，具備著(zhù)較低的實(shí)踐操作能力。因此，需要妥善加強，這一部分檔案文獻管理人員的基礎素質(zhì)能力，開(kāi)展長(cháng)期定型的培訓用于引導此類(lèi)檔案文獻管理工作人員，為推動(dòng)電子檔案自動(dòng)分類(lèi)管理鑒定建設有益的人才儲備。
2.4網(wǎng)絡(luò )信息安全保護力度低弱
紙質(zhì)文獻資料檔案轉化成電子檔案后必須得到高效的保護，某些單位強調紙質(zhì)檔案的其中一個(gè)重要原因，便是出于加強自身檔案文獻資料機密性的考慮。保障電子檔案信息資源的安全是電子檔案分類(lèi)管理建設工作中的關(guān)鍵環(huán)節，保護電子檔案信息系統不僅需要著(zhù)重把控重要機密性文件資源，并且還需要對相應單位的人力資源電子檔案進(jìn)行全方位的保密。而這一部分電子檔案管理尚沒(méi)有明確的法律條文對此進(jìn)行規定性保護，如若電子檔案信息資源在傳輸過(guò)程中沒(méi)有經(jīng)過(guò)加密算法，傳播介質(zhì)沒(méi)有一定的限制，便可能會(huì )導致電子檔案信息資源被泄露出去，此種情況不僅極大地干擾了電子檔案自動(dòng)分類(lèi)鑒定管理的進(jìn)程，并且可能存在極其嚴重的泄密事故發(fā)。
3電子檔案自動(dòng)鑒定整理編輯的具體措施
電子檔案若能實(shí)現自動(dòng)分類(lèi)鑒定研究，則可以帶動(dòng)建設完成全方位的檔案建定和管理體系，按照原本人工操作的電子檔案整理編輯系統規則，運用高科技技術(shù)手段進(jìn)行輔助，大幅度提高了電子檔案鑒定與整理編輯的準確率與效率。
3.1全面協(xié)調電子檔案的分類(lèi)管理
檔案分類(lèi)管理是整體電子檔案管理工作的重要關(guān)鍵環(huán)節，應當遵循保持原本電子檔案不被改動(dòng)的原則，尊重電子檔案原本的發(fā)展情況。電子檔案的分類(lèi)管理需要協(xié)同電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節共同進(jìn)行，某一門(mén)類(lèi)電子檔案的分類(lèi)以及編輯往往都會(huì )牽連其他門(mén)類(lèi)電子檔案的管理，在此情況下，必須要統一制定合理的分類(lèi)方式使得電子檔案的分類(lèi)妥善有序進(jìn)行電子檔案的分類(lèi)應當統籌考慮全局，兼顧各個(gè)門(mén)類(lèi)的重要作用，采取系統化的管理分利模式，嚴謹科學(xué)推進(jìn)高校的檔案分類(lèi)工作。
3.2結合具體實(shí)踐與電子檔案分類(lèi)理論
電子檔案的分類(lèi)需要經(jīng)過(guò)統一的規劃和謀篇布局，在此理論的基礎上，還需要與實(shí)際情況妥善結合，整體推進(jìn)電子檔案的自動(dòng)分類(lèi)。電子檔案的分類(lèi)管理與實(shí)踐應當是基于一定準則進(jìn)行的，應當接受全局的協(xié)調，不能盲目行動(dòng)對電子檔案進(jìn)行不正確的分類(lèi)，按照統一的全局部署相互協(xié)調各個(gè)門(mén)類(lèi)之間的重要關(guān)系，逐步建立起體系完整系統嚴謹的電子檔案自動(dòng)分類(lèi)鑒定模式。
4結語(yǔ)
本文系統呈現了電子檔案自動(dòng)分類(lèi)的具體內涵，并且針對實(shí)際情況提出了電子檔案自動(dòng)分類(lèi)和鑒定中存在的問(wèn)題，最終綜合闡述了電子檔案自動(dòng)鑒定整理編輯的具體措施。在具體的檔案管理工作當中，不同的企業(yè)事業(yè)單位以及不同的部門(mén)之間，具體檔案信息資源不盡相同，在電子信息高速發(fā)展的當下，利用高科技計算機算法可以提高檢索電子檔案的速率，加快推廣和實(shí)施電子檔案自動(dòng)分類(lèi)與鑒定。
參考文獻
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