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文件標準化管理制度（精選12篇）
在日常生活和工作中，我們都跟制度有著(zhù)直接或間接的聯(lián)系，制度是指一定的規格或法令禮俗。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？下面是小編為大家整理的文件標準化管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
文件標準化管理制度 1
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開(kāi)發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。
2)開(kāi)發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。
3)產(chǎn)品調試階段:產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4)產(chǎn)品維護階段:設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須貼合國家相關(guān)標準和規定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設計人員必須按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的`完整性。
2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設計人員都必須按時(shí)提交設計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。
2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。
5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權從公司服務(wù)器上下載相應的文件進(jìn)行查閱。
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責追究
各部門(mén)應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
文件標準化管理制度 2
1、目的
為規范本公司文件分類(lèi)、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。
2、職責
2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門(mén)主管負責本部門(mén)文件的擬制與審核，及負責本部門(mén)對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類(lèi)
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會(huì )議紀要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統一使用以上文件類(lèi)別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標點(diǎn)符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀(guān)為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專(zhuān)行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的`位置；如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫(xiě)發(fā)文日期；
4.9.2制度或會(huì )議經(jīng)過(guò)的文件應寫(xiě)經(jīng)過(guò)的日期；
4.9.3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期；
5、文號
5.1根據文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進(jìn)行統一編號；具體文號編制規則見(jiàn)附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業(yè)部統一管理；
5.3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著(zhù)負責精神，仔細閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě)；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫(xiě)《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。
7.9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號編碼規則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內發(fā)文格式
8.11報告總結格式
8.12會(huì )議紀要格式
8.13會(huì )議記錄格式
9、修訂及實(shí)施
9.1本規定由全公司各部門(mén)實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零xx年五月一日實(shí)行。
文件標準化管理制度 3
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件由部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責
4.3.1各部門(mén)負責制定部門(mén)職責范圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門(mén)和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門(mén)，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類(lèi)
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長(cháng)期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營(yíng)管理規范等。
5.1.2二級文件：規范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規范等具體實(shí)施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類(lèi)文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。
6文件編號、標識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號+文件名稱(chēng)+文件順序號+時(shí)間
注：各部門(mén)代號
部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場(chǎng)所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件，不作標識;
長(cháng)期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過(guò)期版本。
7文件編制、審核、批準和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門(mén)依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門(mén)行政性文件：各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門(mén)負責編制。
(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內部業(yè)務(wù)便簽》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫(xiě)“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負責人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén);
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén);
(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數量，填寫(xiě)發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門(mén)應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén)，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。
c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應的文件接收部門(mén)。
(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續，各部門(mén)文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進(jìn)行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門(mén)調動(dòng)或離職，應辦理文件交接、歸還手續。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時(shí)，由文件歸口部門(mén)提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協(xié)調性，必要時(shí)相關(guān)的文件應進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門(mén)/人員按負責填寫(xiě)《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的'方式進(jìn)行更改;單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過(guò)10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類(lèi)推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時(shí)到達文件使用場(chǎng)所，對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現文件的問(wèn)題，提出文件更改意見(jiàn)。
7.4文件的作廢與銷(xiāo)毀
(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí)，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀，并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來(lái)文件管理
7.5.1外來(lái)文件接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規定等外來(lái)文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來(lái)文件清單》。
(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。
(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門(mén)傳閱執行，履行完畢后，由執行部門(mén)記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負責”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：
文件密級發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導、絕對信息形成部門(mén)的負責人及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象
機密公司部門(mén)負責人以上人員，機密信息形成部門(mén)的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導認為需要讓其知悉的對象
秘密公司部門(mén)主管級以上人員，秘密形成部門(mén)的相關(guān)人員及該部門(mén)認為需要讓其知悉的對象
文件標準化管理制度 4
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關(guān)規定，結合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文、同級函、電、來(lái)文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書(shū)，切忌橫傳。
5、行政秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得秘書(shū)同意予以復印或摘抄，原件應及時(shí)周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第八條、各部門(mén)應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統一由行政秘書(shū)歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的.各類(lèi)計劃、統計、季度、年度報表等。
2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄。
3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷(xiāo)毀
第十一條、對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書(shū)應定期清理造冊并按行政有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執行。
文件標準化管理制度 5
為了搞好監理文件及資料的日常管理工作，使其納入標準化、規范化，系統化的.軌道，結合本工程項目實(shí)際情況，公司制定了施工階段資料管理制度期，要求監理部按本實(shí)施細則執行：
�。ㄒ唬┍O理文件及資料按照綜合文件類(lèi)、圖紙類(lèi)，質(zhì)檢資料類(lèi)，進(jìn)度控制文件類(lèi)，計量支付類(lèi)，施工原始記錄類(lèi)進(jìn)行分合同、分類(lèi)歸檔。
�。ǘ┚C合文件類(lèi)按照竣工驗收文件、月報及工程總結、監理及承包合同、變更設計文件、一般文件類(lèi)歸檔。
1、竣工驗收文件包括竣工驗收鑒定書(shū)、竣工驗收報告、交工驗收申請、批準文件。
2、月報及工程總結包括月形象進(jìn)度報表，監理月報，年中、終及最終工程總結報告。
3、監理及承包合同包括監理服務(wù)協(xié)議書(shū)、各合同段承包合同以及補充協(xié)議書(shū)。
4、變更設計文件類(lèi)包括變更會(huì )議紀要、工程變更設計申請表、變更令，應分合同按順序歸檔。
5、一般文件類(lèi)包括業(yè)主、承包人來(lái)文，監理辦下發(fā)通知、工作指令，監理會(huì )議紀要，監理規劃及實(shí)施細則以及其他文件類(lèi)。業(yè)主、承包人來(lái)文按收文時(shí)間分類(lèi)歸檔，監理部下發(fā)通知、上報文件按成文時(shí)間單獨歸檔；會(huì )議紀要及工作指令分合同按時(shí)間順序分別歸檔；監理規劃及實(shí)施細則單獨歸檔。
�。ㄈ﹫D紙類(lèi)包括設計及施工圖紙、變更設計圖紙。圖紙類(lèi)分合同按路線(xiàn)、路基、路面、橋涵、防護、斷面圖、變更設計圖順序分別歸檔，其中變更設計圖按下發(fā)的時(shí)間順序排列。
�。ㄋ模┵|(zhì)檢資料類(lèi)按試驗檢測報告、測量資料、現場(chǎng)質(zhì)檢資料、質(zhì)量文件類(lèi)歸檔：
1、試驗檢測報告包括各種原材料試驗報告、砼及砂漿配合比試驗報告、砼及砂漿強度試驗報告、擊實(shí)試驗報告、壓實(shí)度試驗報告、穩定土強度試驗報告、水泥劑量試驗報告、油石比試驗報告、篩分試驗報告、其他各種試驗報告、外購材料（產(chǎn)品）合格證書(shū)。試驗檢測報告應分類(lèi)、分合同按工程單位劃分分類(lèi)歸檔。
2、測量資料類(lèi)包括導線(xiàn)、水準復測成果表、施工測量放樣單、各項工程高程測量結果、線(xiàn)路測量結果、測量原始紀錄。導線(xiàn)、水準復測成果表單獨成冊，施工測量放樣單、高程、線(xiàn)位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類(lèi)歸檔。
3、現場(chǎng)質(zhì)檢資料包括分項開(kāi)工報告、檢驗申請單、質(zhì)檢表及檢測結果、質(zhì)量檢驗評定表、中間交工證書(shū)分合同按工程單位劃分依據分項開(kāi)工、檢驗申請、質(zhì)檢表、質(zhì)量檢驗評定表、中間交工證書(shū)順序分類(lèi)歸檔。
4、質(zhì)量文件類(lèi)包括質(zhì)量事故處理報告、停工、復工令分合同分類(lèi)歸檔。
5、試驗資料類(lèi)由試驗專(zhuān)業(yè)工程師統一收集整理歸檔，測量資料類(lèi)由測量專(zhuān)業(yè)工程師統一收集整理歸檔，質(zhì)檢資料由各合同組長(cháng)統一收集整理歸檔，質(zhì)量文件類(lèi)由綜合組統一收集整理歸檔。
�。ㄎ澹┻M(jìn)度控制文件類(lèi)包括總進(jìn)度圖（表）、計劃、批準文件，分期進(jìn)度圖（表）、（月、季、年）計劃、批準文件，開(kāi)工令，開(kāi)工報告，施工組織設計，有關(guān)進(jìn)度的往來(lái)文件。分合同依時(shí)間順序分類(lèi)歸檔。
�。┯嬃恐Ц额�(lèi)包括中期計量支付證書(shū)、計量支付報表、中間計量表、質(zhì)檢資料、開(kāi)工預付款支付證書(shū)、材料預付款支付證書(shū)、終期支付證書(shū)及附件資料，分合同依時(shí)間先后順序分類(lèi)歸檔。
�。ㄆ撸┦┕ぴ加涗涱�(lèi)包括監理日志、天氣、溫度及自然災害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄，分合同段分類(lèi)歸檔，其中監理日志由各監理工程師、現場(chǎng)監理員填寫(xiě)。
�。ò耍┧斜O理文件及資料除試驗、測量、質(zhì)檢類(lèi)外統一由綜合組收集整理歸檔。
�。ň牛┧型鶃�(lái)文件必須由綜合組做好收發(fā)文記錄。
�。ㄊ┧形募斜仨毥⑽募鍐文夸�，后附備考表。
�。ㄊ唬┧斜４嫖募仨毲逦�，原則上保存原件。
�。ㄊ┙⑽募嗈k制度及登記請單。
�。ㄊ┧形臋n由綜合組在微機上做好文件索引并保存。
�。ㄊ模┠杲K由綜合組對本年度所有文件進(jìn)行清查、登記、整理。
�。ㄊ澹┕こ探Y束按業(yè)主竣工文件編制辦法對監理文件進(jìn)行歸檔、上報。
文件標準化管理制度 6
第一章：總則
一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務(wù)管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實(shí)際情景，特制訂本制度。
二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。
三、切合公司實(shí)際，根據不一樣的制度資料編寫(xiě)相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開(kāi)展。
四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡(jiǎn)化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章：職責范圍
一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領(lǐng)導，在直屬主管的領(lǐng)導下主持開(kāi)展辦公室的各項工作。
二、負責辦公室相關(guān)規章制度的起草編寫(xiě)、一般性文書(shū)的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、負責公司文書(shū)管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理、會(huì )議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開(kāi)展。
四、協(xié)調各部門(mén)之間的行政關(guān)系，為各部門(mén)工作開(kāi)展供給相應的服務(wù)。
五、負責公司對內、對外公共關(guān)系的維護和改善，做好來(lái)客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、收集各部門(mén)反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時(shí)做出整理，當好領(lǐng)導參謀。
七、協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級交代的其他工作，如:名片印制、收發(fā)傳真等。
第三章：工作規范
一、辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀規范、言語(yǔ)規范、行為規范，相關(guān)規定按照員工守則細則執行。
二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開(kāi)展工作。
第四章：辦公室事務(wù)管理
一、文書(shū)管理制度
文件是文書(shū)的重要組成部分，文件是各部門(mén)根據自我的職責范圍所制發(fā)的具有執行效力的并設有特定版頭的文書(shū)。本制度中，文件特指公司內外部發(fā)文文件；而文書(shū)特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書(shū)基礎上構成的，檔案是文書(shū)的延續�，F把文件、文書(shū)、檔案統歸于文書(shū)管理，并對文書(shū)管理制度做以下規定。
(一)文件管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì)；正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、資料等信息；措辭規范，表達無(wú)歧義。
4、根據文件屬性、類(lèi)別，對所有文件進(jìn)行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條：制度規范
1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對內公開(kāi)文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門(mén)需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門(mén)負責起草，行政人事部負責審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對，校對無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門(mén)主管。
6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。
7、辦公室管理人員對文件借閱情景進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、按時(shí)間、資料、部門(mén)、名稱(chēng)等資料分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條：文件管理流程設計
1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
(二)文書(shū)管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書(shū)在各項工作中的指導作用。
2、文書(shū)管理范圍包括:一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì )議紀要、總結匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報)、宣傳資料、各類(lèi)應存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書(shū)資料。
3、除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本資料可根據文書(shū)具體資料進(jìn)行調整。
4、根據文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書(shū)進(jìn)行歸檔整理，堅持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。
第二條：制度規范
1、根據公司實(shí)際需要及上級安排，起草編寫(xiě)內部公開(kāi)文書(shū)，張貼公示學(xué)習。
2、按照文書(shū)管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》，所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。
3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習文書(shū)，需附上學(xué)習進(jìn)度表；閱讀者需認真學(xué)習并簽名備注。
4、按時(shí)間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀；須上級審批同意，方可銷(xiāo)毀。
6、辦公室負責人為第一職責人，若發(fā)現文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門(mén)報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關(guān)規定予以懲處。
第三條：流程設計
起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀
(三)檔案管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為了維護檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi)、整理、修改、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。
2、檔案管理范圍:公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據文書(shū)整理和文件整理編號，對對應資料進(jìn)行相應的歸檔、整理、備注，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。
第二條：制度規范
1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。
2、所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理，根據時(shí)間先后順序再按同一項目文書(shū)材料集中整理，并貼上標簽。
3、堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核經(jīng)過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，異常是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條：流程設計
根據文件、文書(shū)目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、辦公用品管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節儉辦公經(jīng)費，提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無(wú)私自挪用現象。
3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。
4、辦公用品的采購，應進(jìn)行多方比較，保證性?xún)r(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開(kāi)支。
第二條：制度規范
1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門(mén)將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門(mén)的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門(mén)主管批準，財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門(mén)主管批準。
3、根據物品所屬類(lèi)別，對辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記，注明名稱(chēng)、數量、規格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等，做到賬物相符。
4、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情景急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補填。
5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。
8、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤(pán)查，核實(shí)庫存，保證出入庫等量。
第三條管理流程設計
編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)放
編制需求計劃統計申購情景月末清算匯總出庫登記
三、圖書(shū)管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續，規范圖書(shū)管理工作。
2、圖書(shū)管理人員嚴格按照制度中規定準時(shí)到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進(jìn)行。
3、根據圖書(shū)類(lèi)別，對圖書(shū)進(jìn)行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。
第二條：制度規范
1、各部門(mén)可根據實(shí)際工作需要，申請申購圖書(shū)。
2、按照各部門(mén)的實(shí)際需求申購圖書(shū)，辦公室每季度負責采購圖書(shū)1-2次。
3、對所有圖書(shū)進(jìn)行分類(lèi)整理，貼上類(lèi)別標簽并編號登記，注明購進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項目。
4、按照規定時(shí)間借閱圖書(shū)、歸還圖書(shū)；借閱期滿(mǎn)，未按時(shí)辦理續借手續經(jīng)通知仍未還書(shū)者，按照規定進(jìn)行懲處。
5、借書(shū)人員妥善保管好圖書(shū)，不得在書(shū)中圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂寫(xiě)，如嚴重損害或丟失圖書(shū)，需做出相應的賠償，丟失圖書(shū)者全額賠償。
6、圖書(shū)管理員定期對圖書(shū)進(jìn)行清點(diǎn)，如遇圖書(shū)丟失，查明原因，報部門(mén)主管，按指示行事。
第三條：管理流程設計
1、申購流程:填寫(xiě)申購單→審批→采購→圖書(shū)入庫登記
2、借還流程:查閱圖書(shū)目錄卡→填寫(xiě)借閱單→圖書(shū)卡簽字→圖書(shū)借閱→續借圖書(shū)，再次填寫(xiě)圖書(shū)借閱單
四、會(huì )議管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為了提高會(huì )議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)本事，進(jìn)而規范會(huì )議管理。
2、根據公司實(shí)際及具體的情景，確定會(huì )議召開(kāi)的必要性。
3、清楚會(huì )議召開(kāi)目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效原則。
4、會(huì )議負責人有效的控制會(huì )議，明確會(huì )議召開(kāi)與否的界限；提高會(huì )議主持人控制會(huì )議進(jìn)程的本事與水平，保證會(huì )議實(shí)效。
5、按照制度規定，嚴格會(huì )議管理，參會(huì )人員準時(shí)參加會(huì )議，并遵守會(huì )議紀律。
6、會(huì )議組織者審時(shí)度勢，明確會(huì )議要點(diǎn)，做好一切準備工作。
第二條：制度規范
1、收集會(huì )議議題，根據選定的議題收集會(huì )上所需資料，擬定會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì )議通知工作。
2、會(huì )議主持人負責會(huì )議的召開(kāi)并負責現場(chǎng)秩序的維護，行政專(zhuān)員負責做好相應的會(huì )議記錄。
3、行政專(zhuān)員根據參會(huì )人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時(shí)整理好會(huì )議記要或者會(huì )議決議，打印并張貼。
4、按照時(shí)間排列，將所有會(huì )議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。
5、會(huì )議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書(shū)管理制度規定執行。
第三條：管理流程設計
會(huì )前:確定議題、會(huì )上所需資料準備、通知→會(huì )中:積極參與，做好會(huì )議記錄→會(huì )后:整理會(huì )議記錄→張貼→歸檔整理
五、清潔衛生管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹(shù)立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進(jìn)行。
2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并到達相應潔凈標準。
3、辦公室管理人員為第一職責人，管理所有清潔項目并不定時(shí)對衛生進(jìn)行堅持與維護。
第二條：制度規范
1、清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會(huì )議室、地板及其他納入在內的區域。
2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。
3、清潔衛生實(shí)行衛生職責制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時(shí)做好所有的'清潔，監督者及時(shí)做好相應的督察。
4、由辦公室管理員不定時(shí)對清潔衛生進(jìn)行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。
5、值日生在規定時(shí)間內做好所有清潔項目，填寫(xiě)《清潔衛生值日表》，監督員認真核實(shí)，并填寫(xiě)《清潔衛生監督表》。
6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。
第三條：流程設計
安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫(xiě)監督表→辦公室人員執行維護→發(fā)現問(wèn)題→執行處理
六、日常事務(wù)管理
(一)接待管理
第一條來(lái)客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。
第二條以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、禮儀規范。
第三條接待人員問(wèn)清來(lái)者意圖，引領(lǐng)其見(jiàn)所需見(jiàn)的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。
第四條流程設計:接待來(lái)訪(fǎng)人員→詢(xún)問(wèn)來(lái)意，需要找的人→通知被訪(fǎng)者→引領(lǐng)會(huì )見(jiàn)→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔
(二)報刊收發(fā)整理
第一條辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關(guān)手續。
第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。
第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
第四條：報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。
第五條：流程設計:收發(fā)報刊→整理→放置資料架→定期清理
(三)后勤管理
第一條：為了認真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，根據實(shí)際嚴格制度。
第二條：后勤管理分為日常清潔衛生管理和考勤登記匯總管理工作。
第三條：辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時(shí)提醒值日生和監督者做好相應工作。
第四條：根據外出工作人員情景，及時(shí)督促其按時(shí)填寫(xiě)外出工作時(shí)間登記，如實(shí)填寫(xiě)時(shí)間及外出事由。
第五條：辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時(shí)間統計，每?jì)芍苓M(jìn)行一次考勤匯總統計，月末根據外出工作時(shí)間登記進(jìn)行總的考勤匯總。
第六條：流程設計:監督→如實(shí)審核→匯總登記→報表
(四)文化宣傳管理
第一條：負責公司內部文化活動(dòng)的宣傳和落實(shí)工作，同時(shí)負責公司外部的宣傳維護工作。
第二條：根據需要，及時(shí)收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。
第三條：關(guān)注國家政策法規，及時(shí)記錄政策動(dòng)向，制作簡(jiǎn)報以供學(xué)習。
第四條：收集與工作有關(guān)的學(xué)習資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。
第五條：流程設計:獲取信息來(lái)源→修改整理→張貼→學(xué)習→存檔
(五)其他事務(wù)
第一條：名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。
第二條：負責公司文書(shū)的打印復印工作。
第三條：負責樹(shù)木花卉的養護工作。
第四條：協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級交代的其他任務(wù)。
附則
第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。
第二條：本辦法由總經(jīng)理核準后實(shí)施，修改時(shí)亦同。
文件標準化管理制度 7
第一條：為提高我局規范性文件的質(zhì)量，確保規范性文件的合法性，保護行政管理相對人的合法權益，根據《行政許可法》的規定，結合本局實(shí)際，制定本辦法。
第二條：本局依法制定，涉及管理相對人權利、義務(wù)，具有普遍約束力并可反復適用的規定、辦法、細則、決定、通告等文件的起草、審查、備案、登記、公布，適用本辦法。
下列文件不適用本辦法：
�。ㄒ唬┎渴鸸ぷ�，規范本機關(guān)、本系統內部工作的文件；
�。ǘ⿻�(huì )議紀要。
第三條：規范性文件資料應貼合下列規定：
�。ㄒ唬┵N合法律、法規、規章的規定；
�。ǘ┵N合職權法定原則；
�。ㄈ┡cWTO原則或其他規范性文件相協(xié)調，無(wú)地方保護和行業(yè)保護的規定。
第四條：規范性文件不得創(chuàng )設下列事項：
�。ㄒ唬┬姓S可；
�。ǘ┬姓聵I(yè)性收費；
�。ㄈ┬姓幜P；
�。ㄋ模┬姓䦶娭拼胧�；
�。ㄎ澹┫拗苹蛘咛幏止�、法人或者其他組織的法定權益；
�。┓�、法規、規章規定之外的義務(wù)。
第五條：法制辦負責對規范性文件進(jìn)行監督和管理（包括規范性文件的制定、審查、廢止、備案、清理、匯編等）。
第六條：規范性文件原則上由業(yè)務(wù)工作機構指定專(zhuān)人負責起草。需報市政府或市人大批準的規范性文件，應由業(yè)務(wù)工作機構組織起草小組進(jìn)行起草。起草小組能夠吸納有關(guān)部門(mén)的人員、有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員或社會(huì )團體的代表參加。
第七條：規范性文件初稿構成后，應由負責起草的業(yè)務(wù)工作機構將以下材料提交法制辦審查：
�。ㄒ唬┮幏缎晕募谋�；
�。ǘ┲贫ㄒ幏缎晕募恼f(shuō)明，包括必要性、可行性和主要解決的問(wèn)題；
�。ㄈ┲贫ㄒ幏缎晕募囊罁谋�。
規范性文件資料與其他行政機關(guān)職責相關(guān)聯(lián)的，還應供給與其他行政機關(guān)協(xié)商情景的.說(shuō)明。
第八條：法制辦應當在收到送審材料之日起7個(gè)工作日內提出審查意見(jiàn)。遇特殊情景，可再延長(cháng)7個(gè)工作日。
第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規定，對規范性文件進(jìn)行審查并按下列規定處理：
�。ㄒ唬┵N合本辦法第三條、第四條規定的，簽署同意意見(jiàn)后轉局辦公室進(jìn)行文字把關(guān)；
�。ǘ┧蛯彶牧喜毁N合本辦法第三條、第四條規定的，將送審材料退回負責起草的業(yè)務(wù)工作機構，并書(shū)面說(shuō)明理由；
�。ㄈ┧蛯彶牧现淮嬖诹⒎夹g(shù)問(wèn)題的，予以修改并簽署同意意見(jiàn)后轉局辦公室進(jìn)行文字把關(guān)。
第十條：凡資料涉及本辦法第四條規定事項之一的規范性文件，經(jīng)局辦公會(huì )議討論決定或局長(cháng)批準后，由法制辦負責提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室按照有關(guān)規定進(jìn)行登記審查：
�。ㄒ唬┮幏缎晕募谋竞吞嵴垖彶榈墓ㄒ皇絻煞荩�；
�。ǘ┲贫ㄒ幏缎晕募恼f(shuō)明，包括必要性、可行性和主要解決的問(wèn)題；
�。ㄈ┲贫ㄒ幏缎晕募囊罁谋�；
�。ㄋ模┍静块T(mén)法制工作機構的書(shū)面意見(jiàn)。
規范性文件資料與其他行政機關(guān)職責相關(guān)聯(lián)的，還應供給與其他行政機關(guān)協(xié)商情景的說(shuō)明。
第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規定事項之一的規范性文件，由主管局領(lǐng)導審核經(jīng)局長(cháng)批準后簽發(fā)，并應自發(fā)布之日起7個(gè)工作日內由法制辦將下列材料送市政府法制辦公室進(jìn)行備案審查：
�。ㄒ唬┮幏缎晕募谋竞吞嵴垖彶榈墓ㄒ皇絻煞荩�；
�。ǘ┲贫ㄒ幏缎晕募恼f(shuō)明，包括必要性、可行性和主要解決的問(wèn)題；
�。ㄈ┲贫ㄒ幏缎晕募囊罁谋�；
�。ㄋ模┍静块T(mén)法制工作機構的書(shū)面意見(jiàn)。
負責起草規范性文件的業(yè)務(wù)工作機構應當在規范性文件發(fā)布后3日內將第一款第（一）、（二）、（三）項材料交法制辦。
第十二條：規范性文件除按本辦法第九條、第十條規定交市政府法制辦進(jìn)行登記審查和備案審查以外，還應在發(fā)布之日起3日內由負責起草的業(yè)務(wù)工作機構將規范性文件文本一式五份交法制辦，由法制辦統一送市政府法制辦、市人大、上級質(zhì)監局等部門(mén)備案。
第十三條：規范性文件應當自發(fā)布之日起30日內在本局網(wǎng)站上公開(kāi)，亦可同時(shí)采取其他方式公開(kāi)。規范性文件在本局網(wǎng)站的公開(kāi)程序按照本局政務(wù)公開(kāi)的有關(guān)規定執行。
第十四條：規范性文件應自發(fā)布之日起30日后施行。確因特殊情景，不立即施行將有礙于規范性文件正確施行的，可自發(fā)布之日起施行。
第十五條：規范性文件目錄由法制辦按年編印發(fā)布，規范性文件按政府每屆任期匯編一本。
第十六條：對違反本辦法的職責追究，按照《儀征市規范性文件制定與備案審查辦法》規定處理。
第十七條：本辦法由揚州市儀征質(zhì)量技術(shù)監督局法制機構負責解釋。
第十八條：本辦法自發(fā)布之日起施行。
文件標準化管理制度 8
機要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時(shí)、準確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報主要領(lǐng)導或主持工作的領(lǐng)導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導簽批的`范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的，按局領(lǐng)導指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門(mén)。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領(lǐng)導閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說(shuō)的不說(shuō)。
(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
(四)各級領(lǐng)導要嚴格執行領(lǐng)導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時(shí)清理收回，分類(lèi)整理，堅持整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì )議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時(shí)送交機要室登記歸檔。
(三)干部出差、調動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時(shí)將機要文件收回。
文件標準化管理制度 9
行政文件管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，旨在規范文件的生成、審批、存儲和銷(xiāo)毀流程，確保信息的安全性和有效性。它涵蓋了文件的分類(lèi)、編碼、版本控制、權限分配、歸檔和檢索等多個(gè)環(huán)節。
內容概述：
1、文件分類(lèi)與編碼：明確各類(lèi)行政文件的分類(lèi)標準，如政策法規、工作計劃、會(huì )議紀要等，并設定統一的.編碼體系，便于管理和查找。
2、文件審批流程：規定文件的起草、審核、批準和發(fā)布流程，明確各級人員的職責和權限。
3、版本控制：建立文件版本更新的規則，確保每個(gè)版本的可追溯性和準確性。
4、權限管理：設定文件的訪(fǎng)問(wèn)權限，防止未經(jīng)授權的查看、修改或刪除。
5、存儲與備份：規定文件的存儲介質(zhì)、期限和備份策略，保證文件的完整性和安全性。
6、文件檢索：設計高效的檢索系統，方便員工快速找到所需文件。
7、文件歸檔與銷(xiāo)毀：制定文件的歸檔標準和銷(xiāo)毀程序，確保合規性。
文件標準化管理制度 10
1. 制定詳細的操作指南：提供清晰、易懂的文件管理流程圖和操作手冊，確保員工能正確執行。
2. 培訓與教育：定期進(jìn)行信息安全培訓，提升員工的保密意識和技能。
3. 技術(shù)支持：引入先進(jìn)的`文件管理系統，自動(dòng)化處理文件的分類(lèi)、存儲、訪(fǎng)問(wèn)等任務(wù)，減少人為錯誤。
4. 監督與審計：設置專(zhuān)職的文件管理員，定期進(jìn)行文件管理審計，確保制度的執行。
5. 持續改進(jìn)：根據業(yè)務(wù)變化和技術(shù)發(fā)展，定期評估并更新文件管理制度，保持其適應性和有效性。
在實(shí)施過(guò)程中，必須強調制度的嚴肅性和必要性，讓每位員工明白，機要文件的妥善管理不僅是他們的職責，更是保障公司生存和發(fā)展的基石。通過(guò)全員參與和持續努力，我們有信心構建一個(gè)高效、安全的機要文件管理體系。
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機要文件管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在確保企業(yè)敏感信息的安全與有效利用。它涵蓋了文件的分類(lèi)、存儲、訪(fǎng)問(wèn)、傳輸、銷(xiāo)毀等多個(gè)環(huán)節，旨在規范員工的'行為，防止信息泄露，同時(shí)提高信息處理的效率。
內容概述：
1. 文件分類(lèi)與標識：明確各類(lèi)文件的重要性，如機密、秘密、內部使用等，并設立相應的標識系統。
2. 存儲管理：規定物理存儲和電子存儲的場(chǎng)所，設定訪(fǎng)問(wèn)權限，確保安全。
3. 訪(fǎng)問(wèn)控制：確定誰(shuí)可以查看、復制、修改或刪除文件，以及訪(fǎng)問(wèn)的審批流程。
4. 文件傳輸：規定安全的傳輸方式，如加密郵件、專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò )等，防止信息在傳遞過(guò)程中被截取。
5. 使用記錄：建立詳細的文件使用日志，以便追蹤和審計。
6. 文件更新與版本控制：規定文件修訂、更新的流程，保證信息的準確性和時(shí)效性。
7. 銷(xiāo)毀程序：制定文件的廢棄和銷(xiāo)毀標準，防止過(guò)期或不再需要的文件被不當利用。
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文件資料管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，旨在規范文件的創(chuàng )建、存儲、使用、更新和銷(xiāo)毀等流程，確保信息的安全、準確和高效流通。這一制度涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵方面：
1. 文件分類(lèi)與編碼
2. 文件的創(chuàng )建與審批
3. 文件的存儲與保管
4. 文件的使用與檢索
5. 文件的`更新與修訂
6. 文件的廢棄與銷(xiāo)毀
7. 文件安全與保密
8. 文件管理的監督與審計
內容概述：
1. 文件分類(lèi)與編碼：制定統一的文件分類(lèi)標準，為每個(gè)文件分配唯一的編碼，便于查找和管理。
2. 文件的創(chuàng )建與審批：明確文件起草、審核、批準的責任人，規定文件格式和內容要求。
3. 文件的存儲與保管：規定文件的物理存放位置和電子存儲方式，確保文件的安全。
4. 文件的使用與檢索：建立有效的檢索系統，方便員工快速獲取所需文件。
5. 文件的更新與修訂：設定文件修訂流程，確保信息的時(shí)效性和準確性。
6. 文件的廢棄與銷(xiāo)毀：明確文件廢棄的標準，執行安全的銷(xiāo)毀程序，防止信息泄露。
7. 文件安全與保密：設立權限管理，限制敏感文件的訪(fǎng)問(wèn)，保護企業(yè)機密。
8. 文件管理的監督與審計：定期進(jìn)行文件管理檢查，評估制度執行情況，確保其有效運行。