添加聲音批注讓文檔批注有聲有色

　　辦公室有位老丁文采不錯，經(jīng)常有同事向他請教，請他幫助改改論文，老丁每次都是有求必應�？伤�偏偏打字慢，每每看到我的雙手在鍵盤(pán)上輕盈地飛舞，總令他羨慕不已。經(jīng)過(guò)我的一番指導，他終于學(xué)會(huì )了在文檔中使用聲音批注修訂文稿，這樣，同事交給的稿件很快就能交差了�！　�

　　本文以Word XP為例，其他版本的Word在操作時(shí)稍有差異，請大家仿照�！　�

　　選中文檔中需要插入批注的文本，單擊“插入”菜單中的“批注”命令，此時(shí)彈出“審閱”工具欄，同時(shí)在文檔的右側(默認位置)會(huì )出現批注框，輸入相應的批注文字就可以了。對于突出部分的文字內容，輸入時(shí)可修改它們的顏色，使其與其他批注文字不同，以示區分。 

圖一

　　但對于修改工作量較大的地方，老丁總是提出修改的建議，此時(shí)可使用聲音批注，方法是將插入點(diǎn)移到文檔中需要插入批注的位置，單擊“審閱”工具欄中的“插入新批注”右側的下拉列表，選擇“聲音批注”(如圖1所示)，此時(shí)在文檔中出現一個(gè)小喇叭，同時(shí)彈出錄音機程序窗口(如圖2所示)，單擊“錄音”按鈕就可以錄入語(yǔ)音了。錄制完成后，單擊“停止”按鈕，并關(guān)閉錄音窗口。需要播放該錄音時(shí)，只需雙擊小喇叭或右擊小喇叭，選擇“聲音對象”中的“播放”命令。
　　小提示：錄音時(shí)間達到60秒后再次單擊錄音按鈕可繼續錄音，但聲音過(guò)長(cháng)會(huì )導致文檔體積的增大，不便于數據的傳輸。

圖二

　　為了更好地使用批注功能，我還順便告訴了老丁一些小技巧：依次單擊“審閱”工具欄中的“顯示”按鈕，選擇其中的“選項”命令，可設置是否顯示批注框以及批注框與文本之間的連接線(xiàn)。單擊“審閱”工具欄中的“審閱窗格”按鈕，此時(shí)在文檔下方出現了一個(gè)審閱窗格，在這兒可以查看文檔的所有批注。如果要刪除文檔中的所有批注，只需單擊“拒絕所選修訂”中的“刪除文檔中的所有批注”就可以了。

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