excel使用技巧

　　Excel作為Office辦公軟件中的表格工具，收集整理數據異常方便，對信息呈現爆炸式增長(cháng)的今天，無(wú)論是對于任何一個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)數據的收集、整理、處理變得更為重要。有哪些使用技巧呢?下面是相關(guān)的知識，歡迎閱讀。

　　技巧1 全新限制先睹為快

　　為了使用戶(hù)能夠在工作表中瀏覽大量數據，Microsoft Office Excel 2007支持每個(gè)工作表中最多有1,000,000行和16,000列。也就是說(shuō)，Excel單張工作表的容量為1,048,576行乘以16,384列，與2003版的Excel相比，它提供的可用行增加了1,500%，可用列增加了6,300%，容量大幅提升。另外，Excel 2007還支持最多16,000,000種顏色。

　　而且現在，可以在同一個(gè)工作簿中使用無(wú)限多的格式類(lèi)型，而不再僅限于4,000種;每個(gè)單元格的單元格引用數量從8,000增長(cháng)到了任意數量，唯一的限制應該是對電腦內存的考驗了。為了改進(jìn)Excel的性能，微軟將內存管理從2003版的Excel中的1GB內存增加到2GB，整整翻一倍。由于Excel 2007支持雙處理器和多線(xiàn)程芯片集，用戶(hù)將同時(shí)在包含大量公式的大型工作表中體驗到更快的運算速度。

　　技巧2 靈活添加Excel文檔的頁(yè)眉和頁(yè)腳

　　經(jīng)常使用Excel的用戶(hù)可能都知道，以往要想為Excel文檔添加頁(yè)眉和頁(yè)腳絕非是一件輕松的事情，需要經(jīng)過(guò)層層對話(huà)框的設置才能完成添加任務(wù)。但是現在的Excel能夠在完全可預覽的“頁(yè)面布局”視圖中為Excel文檔添加頁(yè)眉和頁(yè)腳，操作過(guò)程簡(jiǎn)單且直觀(guān)。操作方法如下：

　　1.在Excel的“功能區”中，單擊“插入”選項卡。

　　2.在“文本”組中單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”按鈕。

　　3.在“功能區”中會(huì )出現“頁(yè)眉和頁(yè)腳工具”的上下文相關(guān)選項卡，在其中的“設計”選項卡中提供了我們需要的所有命令，由此可以非常直觀(guān)地對Excel文檔的頁(yè)眉和頁(yè)腳進(jìn)行編輯。

　　Excel表格美觀(guān)其實(shí)可以很簡(jiǎn)單

　　技巧3 以最快的速度來(lái)美化表格

　　在最新的Excel工作表中，用戶(hù)可以將注意力全部集中在重要數據的輸入上，而不必花費任何心思在表格的格式設定與外觀(guān)的操作上，從而減少勞動(dòng)量。讓Excel來(lái)幫助你以最快的速度完成表格的美化工作。操作步驟如下：

　　1.定位到包含數據的任意單元格中。

　　2.在“開(kāi)始”選項卡的“樣式”組中，選擇一款“套用表格格式”。

　　3.此時(shí)彈出“套用表格式”對話(huà)框，指定表數據的來(lái)源。

　　4.單擊確定按鈕，就會(huì )自動(dòng)為表格添加標題文字顏色、標題單元格填充色以及隔行填充色，并且還會(huì )把表格區域轉化為列表，得到列表的諸多功能，如自動(dòng)篩選等。

　　技巧4 自動(dòng)套用適當格式與自動(dòng)創(chuàng )建計算列

　　當你需要為已有的表格添加新列時(shí)，Excel能夠自動(dòng)套用已有格式，無(wú)需進(jìn)行重新設置。此外，在Office Excel表格中，可以快速創(chuàng )建一個(gè)計算列。計算列使用一個(gè)適用于每一行的公式，它可以實(shí)現自動(dòng)擴展以包括附加行，從而使公式也立即擴展到這些行中。只需將公式輸入一次，而無(wú)需使用“填充”或“復制”命令。具體操作步驟如下：

　　1.當你想添加新列時(shí)，只需在Excel表格的右側輸入新字段名稱(chēng)，按【Enter】鍵后便會(huì )自動(dòng)增加一列并自動(dòng)套用適當格式。

　　2.定位到“E3”單元格輸入計算合計的公式，按【Enter】鍵后，會(huì )自動(dòng)將公式填充至列表末尾，計算出所有合計金額，自動(dòng)創(chuàng )建計算列。

　　如果表格很長(cháng)，你也不用像以前那樣向下拖拽總是找不到末尾，使用起來(lái)方便多了。

　　技巧5 快速刪除重復數據

　　即使有Excel幫忙處理大量數據時(shí)，難免遇見(jiàn)出錯，眼睛看花了經(jīng)常會(huì )遇到數據重復錄入的現象，盡管我們一遍遍地仔細核對，但出現這樣的失誤有時(shí)候還真的很難發(fā)現。此時(shí)就更要借助Excel了，這樣的問(wèn)題可以輕松得到解決。

　　1.選中需要檢查并刪除重復項的單元格區域，并單擊“功能區”中的“數據”選項卡。

　　2.在“數據工具”組中單擊“刪除重復項”按鈕。

　　3.此時(shí)打開(kāi)“刪除重復項”對話(huà)框，選擇需要對哪些列進(jìn)行重復值檢查。

　　4.設置完成后單擊“確定”按鈕，Excel將對選中的列進(jìn)行重復值檢查，并給出處理結果的提示信息。

　　技巧6 通過(guò)漸變顏色直觀(guān)地掌握數據的整體分布情況

　　在一個(gè)單元格區域中顯示雙色漸變或三色漸變，顏色的底紋表示單元格中的值，并且漸變顏色能夠智能地隨數據值的大小而改變，非常強悍吧。新版Excel帶來(lái)的全新的“色階”條件格式，讓閱讀者可以更直觀(guān)更舒服的查看。

　　1.選中需要分析的數據，如“A3:C8”單元格區域。

　　2.在Excel“功能區”的“開(kāi)始”選項卡中，單擊“樣式”組中的【條件格式】按鈕。

　　3.在“條件格式”下拉菜單中執行“色階”——>“綠-黃-紅色階”命令。

　　此時(shí)，表中的具體數據便按照數據的大小，以不同顏色展示出來(lái)，對于數據統計匯總非常實(shí)用，能夠讓人對整體變化情況一目了然。

　　充分利用色彩讓數據更具表現力

　　技巧7 用長(cháng)短不一的色條讓數據更具表現力

　　上面是對表格整體進(jìn)行對照查看，如果你只需要能夠一目了然地查看某一列數據的大小情況時(shí)，怎么辦呢?此時(shí)可以為數據應用“數據條”條件格式，數據條的長(cháng)度即表示單元格中數值的大小。通過(guò)觀(guān)察帶顏色的數據條，可以幫助您省去逐個(gè)對比數值的時(shí)間，從而輕松獲悉一列數據中的最大值或最小值。具體操作方法如下：

　　1.選中表格中的某一個(gè)單元格區域。

　　2.在Excel“功能區”的“開(kāi)始”選項卡中，單擊“樣式”組中的“條件格式”按鈕。

　　3.然后，在彈出的下拉菜單中執行“數據條”——>“藍色數據條”命令。

　　此時(shí)，應用“數據條”條件格式后，可以顯而易見(jiàn)的看到整列中的數據最大值和最小值，不必去逐個(gè)數據對比看到眼花繚亂。

　　技巧8 利用表格呈現數據的發(fā)展趨勢

　　通過(guò)利用Excel提供的色彩絢麗、形式多樣的圖標集，可以非�？焖俚匾詧D形化的方式顯示出數據的發(fā)展趨勢，對于掌握整體情況有較好的預見(jiàn)性。操作步驟：

　　1.選中表示趨勢的數據，在“開(kāi)始”選項卡中，單擊“樣式”組中的“條件格式”按鈕，在彈出的下拉菜單中執行“圖標集”——>“四向箭頭(彩色)”命令，即可為數據添加相應圖標。

　　2.如果此時(shí)添加的圖標不能滿(mǎn)足需要，還可以單擊“樣式”組中的“條件格式”，在彈出的下拉菜單中執行“管理規則”命令，打開(kāi)“條件格式規則管理器”對話(huà)框。

　　3.在該對話(huà)框中，選中“圖標集”規則，并單擊“編輯規則”。在隨即打開(kāi)的“編輯格式規則”對話(huà)框中，設置具體的規則(如值的類(lèi)型和大小)，以顯示不同的圖標。

　　技巧9 迅速制作專(zhuān)業(yè)圖表

　　Excel為用戶(hù)提供了十分靈巧的圖表設計工具，能夠讓您快速完成專(zhuān)業(yè)的數據統計與分析，輕松制作出專(zhuān)業(yè)的精美圖表。操作方法：

　　1.選中某一個(gè)單元格區域，單擊“插入”選項卡，在“圖表”組中選擇“餅圖”。

　　2.隨即出現“圖表工具”，在“設計”選項卡中的“圖表樣式”組中可以看到很多專(zhuān)業(yè)的配色方案，任意選擇一款樣式。再從“圖表布局”組中選擇第1種布局，即可自動(dòng)添加百分比標注。

　　3.若要設置餅圖上的標注文字，可以右鍵單擊任意一項標注文字，此時(shí)便會(huì )彈出浮動(dòng)菜單(在Word和PowerPoint中也有)，它包含了最常用的一些命令，可以在此設置字體顏色和字號等。

　　以往要做出這種專(zhuān)業(yè)的精美圖表要花很多時(shí)間進(jìn)行設置，而現在用不了1分鐘就能做出來(lái)。

　　技巧10 隨意編寫(xiě)公式

　　Office全新的、面向工作成果的用戶(hù)界面設計將最常用的命令放置在“功能區”中，用戶(hù)可以在“公式”選項卡的“函數庫”組中快速發(fā)現并使用所需的函數，從而提高編寫(xiě)公式的效率。但是某些長(cháng)公式在表格中查看起來(lái)并不方便，為了使查看和編輯單元格中的長(cháng)公式變得容易，可以通過(guò)以下3種方法來(lái)調整編輯欄中公式框的大小。具體操作：

　　1.要在將公式框展開(kāi)成三行或更多行，或者將公式框折疊成一行間切換，可單擊編輯欄末端的展開(kāi)按鈕，也可以按【Ctrl】+【Shift】+【U】組合鍵。

　　2.要精確調整公式框的高度，可將鼠標指針懸停在公式框底部直到指針變?yōu)榇怪彪p箭頭，按住鼠標左鍵上下拖動(dòng)垂直雙箭頭到您所需的位置，然后松開(kāi)鼠標。

　　3.要自動(dòng)調整公式框的大小以適應活動(dòng)單元格中的文本行數直到最大高度，可將鼠標指針懸停在公式框上直到指針變?yōu)榇怪彪p箭頭，然后雙擊鼠標左鍵。

　　Excel制作美觀(guān)高效的工作表格

　　技巧11 按顏色對數據進(jìn)行排序

　　幾乎人人都喜歡五彩繽紛的顏色，在文檔中合理、有效地使用顏色可以顯著(zhù)提高文檔的吸引力和可讀性。如果能夠按顏色對數據進(jìn)行排序和篩選的話(huà)，則是在快速組織和找到所需數據的基礎上錦上添花。使用Excel 2007，無(wú)論是手動(dòng)還是按條件設置的單元格格式，都可以按格式(包括單元格顏色和字體顏色)對數據進(jìn)行排序和篩選。下面就先來(lái)看看如何按顏色對數據進(jìn)行自定義排序。

　　1.在“開(kāi)始”選項卡的“樣式”組中，利用“條件格式”中的“突出顯示單元格規則”功能為任一單元格區域應用不同的單元格顏色和字體顏色。

　　2.單擊數據區域中一個(gè)單元格，在“編輯”組中單擊“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中執行“自定義排序”命令。

　　3.在打開(kāi)的“排序”對話(huà)框中，指定主/次要關(guān)鍵字、排序依據和次序等，添加4個(gè)排序條件。單擊確定后，數據便按指定的顏色次序進(jìn)行排序了。

　　技巧12 按顏色對數據進(jìn)行篩選

　　在上一個(gè)技巧中，我們已經(jīng)學(xué)會(huì )了如何按顏色來(lái)對數據進(jìn)行排序，那么如何按顏色來(lái)對數據進(jìn)行篩選呢?別著(zhù)急，答案馬上揭曉。操作如下：

　　1.利用“開(kāi)始”選項卡的“樣式”組中的“條件格式”中的“突出顯示單元格規則”功能為任一單元格區域應用不同的單元格顏色和字體顏色。

　　2.單擊數據區域中一個(gè)單元格，在“編輯”組中單擊“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中執行篩選命令，Excel便會(huì )自動(dòng)為列標題添加自動(dòng)篩選的下三角按鈕。

　　3.單擊“到期日期”列標題右側的下三角按鈕，在其下拉菜單中執行“按顏色篩選”命令，然后從右側的“按單元格顏色篩選”或“按字體顏色篩選”列表中選擇一種顏色，即可完成篩選工作。

　　技巧13 單元格樣式輕松設置

　　如果您想在一個(gè)輸入步驟中應用幾種格式，并確保各個(gè)單元格格式一致，可以使用單元格樣式。單元格樣式是一組已定義的格式特征，如字體和字號、數字格式、單元格邊框和單元格底紋。通過(guò)Excel提供的內置單元格樣式，任何一個(gè)用戶(hù)都可以非常便捷地完成格式設置工作。簡(jiǎn)單操作如下：

　　1.選擇要設置格式的單元格。

　　2.在“開(kāi)始”選項卡的“樣式”組中，單擊“單元格樣式”按鈕。

　　3.單擊要應用的單元格樣式。

　　此外，需要說(shuō)明一點(diǎn)常識，單元格樣式基于應用于整個(gè)工作簿的文檔主題。當切換到另一文檔主題時(shí)，單元格樣式會(huì )自動(dòng)更新以便與新文檔主題相匹配。

　　技巧14 確保始終能看到每一個(gè)表格標題

　　為了在閱讀長(cháng)篇幅數據表格時(shí)更加方便，Excel中提供了一項非常實(shí)用的功能，只要將數據區域轉換為表格，在瀏覽表格數據時(shí)就可以始終清楚地看到每一個(gè)標題。

　　1.選擇要轉換為表格的數據區域，單擊“插入”選項卡。

　　2.在“表”組中，單擊“表”按鈕，打開(kāi)“創(chuàng )建表”對話(huà)框，選中“表包含標題”復選框，點(diǎn)擊確定。

　　3.創(chuàng )建表格后，上下滾動(dòng)該表格就可以始終看見(jiàn)表格標題，即原標題行出現在列標的位置上(當然光標要位于該表格中，拖動(dòng)滾動(dòng)條時(shí)才可看見(jiàn)列標題)。

　　分享一個(gè)小技巧，直接給普通的數據區域“套用表格格式”也可以把數據區域轉換為Excel表格。

　　技巧15 表格中數據匯總

　　在Excel中創(chuàng )建表格后，就可以獨立于該表格外部的數據對該表格中的數據進(jìn)行管理和分析。通過(guò)在表格的結尾處顯示一個(gè)匯總行，然后使用每個(gè)匯總行單元格的下拉列表中提供的函數，可以快速匯總Excel表格中的數據。操作步驟如下：

　　1.單擊Excel表格中的任意位置，“表工具”變?yōu)榭捎�，并�?huì )顯示“設計”選項卡。

　　2.在“設計”選項卡上的“表樣式選項”組中，選中“匯總行”復選框。

　　3.此時(shí)，在表格的下方顯示出匯總行，并在最左側的單元格中顯示“匯總”二字。

　　4.在匯總行中，單擊要為其添加匯總計算的單元格，然后在下拉列表中選擇所需函數，如求和、平均值等。

　　學(xué)會(huì )以上介紹的15招，相信你使用Excel的技能將迅速提升，處理各種表格更加游刃有余，在最省力的情況下，確保數據的準確性和美觀(guān)性。

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