職場(chǎng)法則：高效開(kāi)會(huì )議的六個(gè)步驟
任何人都無(wú)法在沒(méi)有任何準備的情況下，直接把自己投奔戰場(chǎng)。職場(chǎng)上的女勇士們，千萬(wàn)不要以為自己有多么英勇無(wú)比。拿開(kāi)會(huì )為例，如果不提前設想會(huì )議中突發(fā)的事件，或者忽視了開(kāi)會(huì )前預備的問(wèn)題，在正式的會(huì )議中，往往會(huì )讓你丑態(tài)百出，場(chǎng)面甚至一發(fā)不可收拾，讓你無(wú)法下臺。想避免這些問(wèn)題吧，那你得學(xué)習以下的方法了。
如果你能提前進(jìn)入會(huì )議狀態(tài)，那么就能夠避免上面說(shuō)的這些慘劇發(fā)生了。當然，這可不是讓你在別人還沒(méi)到場(chǎng)之前就坐在會(huì )議室里自言自語(yǔ)，而是要求你在會(huì )議開(kāi)始之前把自己的神經(jīng)頻率調動(dòng)起來(lái)，進(jìn)入活躍興奮狀態(tài)，同會(huì )議所需的緊張、快速波段保持一致，讓大腦有足夠時(shí)間調兵遣將，這個(gè)時(shí)間大約需要15分鐘。
會(huì )議高效第一階段、會(huì )議前15分鐘
這時(shí)候的你應該馬上中斷手頭的工作，讓大腦從繁雜的工作中解脫出來(lái)，同時(shí)也讓自己好好休息一下。
會(huì )議高效第二階段、會(huì )議前10分鐘
現在是需要思考的時(shí)候。你要參加的會(huì )議主題是什么?有哪些議程?你所扮演的角色是什么?有什么目的需要達成嗎?還有什么可以取得的附加值嗎?參加會(huì )議的都有哪些人員?老板對這次會(huì )議是否重視?程度如何?同事對會(huì )議的重視程度如何?會(huì )議的結果對你的工作有什么影響嗎?你可以把這些問(wèn)題在草紙上一一列出來(lái)，然后逐個(gè)作答，這樣可以幫助你整理散亂的思維。
高效會(huì )議第三階段：會(huì )議前8分鐘
現在你已經(jīng)做好了對這次會(huì )議的說(shuō)明和定位，也明確了自己應該做的事情，現在就應該根據這些事情來(lái)整理待會(huì )兒會(huì )議上需要用到的資料了：PPT、文檔文件、各類(lèi)數據、資料文件、樣品、移動(dòng)存儲設備、數據線(xiàn)、紙張、筆等等。然后將這些東西放在一起，用一個(gè)文件袋或者別的'方便攜帶的東西裝好。
高效會(huì )議第四階段：會(huì )前5分鐘
如果在一會(huì )兒的會(huì )議上你需要發(fā)言的話(huà)，那么在這個(gè)時(shí)候就可以默誦一下要說(shuō)的內容了。在白紙上列出一個(gè)發(fā)言的備忘錄是十分必要的。如果有在會(huì )上需要解決的問(wèn)題，那么趕緊把這個(gè)問(wèn)題和其衍生矛盾寫(xiě)出來(lái)做個(gè)備忘，以便在會(huì )議上提出求解。如果你需要得到更多的信息，那么請根據之前列出來(lái)的會(huì )議的主題和議程，仔細想一想自己還需要了解什么，同樣別忘了做好記錄。
會(huì )議高效第五階段、會(huì )前2分鐘
在大腦中飛速想象一下整個(gè)會(huì )議過(guò)程，最后整理一下資料，看看有沒(méi)有遺漏或者需要補充的地方。
高效會(huì )議第六階段：會(huì )前1分鐘
馬上會(huì )議就要開(kāi)始了，喝點(diǎn)水潤潤喉嚨吧，相信自己，你會(huì )擁有一次完美的會(huì )議效果。
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