大數據背景下企業(yè)檔案信息安全管理之思考論文
IT新技術(shù)在社會(huì )生活中的廣泛運用，使得數據種類(lèi)日益增加，規模日益擴大，人類(lèi)進(jìn)入了大數據時(shí)代。大數據時(shí)代對于企業(yè)檔案工作而言是一把雙刃劍，既有利于檔案工作的科學(xué)化發(fā)展，也為其帶來(lái)了信息安全隱患。在大數據背景下，如何做好企業(yè)檔案管理工作，保障信息安全，是當前檔案工作者亟待解決的問(wèn)題。對此，本文進(jìn)行了相關(guān)探討。
1 大數據對企業(yè)檔案管理工作的意義
基于計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展而形成的大數據技術(shù)，能對大規模的檔案數據資源進(jìn)行分析與處理，挖掘海量數據中的有用信息，便于檔案信息的檢索和利用，對于企業(yè)檔案管理工作意義重大，主要表現為：
其一，使企業(yè)檔案管理更加智能化、人性化。大數據的技術(shù)分析能使檔案管理更具人性化和智能化，提高企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量。大數據分析技術(shù)能精準分析信息數據資源，搜索有用信息，并簡(jiǎn)單方便地獲取所需數據。同時(shí)，通過(guò)檔案數據信息的網(wǎng)絡(luò )共享和系統建設，能加強企業(yè)各部門(mén)的聯(lián)系，實(shí)現檔案信息的系統化和體系化，在檔案利用的時(shí)候能夠精確導出數據信息，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
其二，有利于檔案信息的管理與使用。企業(yè)檔案管理并非簡(jiǎn)單的分類(lèi)與存儲，還需要對檔案價(jià)值、利用率等進(jìn)行區分，以?xún)?yōu)化檔案信息調取，滿(mǎn)足用戶(hù)的搜索習慣，為用戶(hù)提供個(gè)性化服務(wù)。此外，大數據技術(shù)還能對檔案調取時(shí)間、地點(diǎn)、使用目的以及被利用情況進(jìn)行記錄，追蹤檔案信息來(lái)源及調用情況，有利于檔案信息的管理。
2 目前企業(yè)檔案信息管理存在的安全隱患分析
現代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，也給企業(yè)檔案信息管理帶來(lái)了安全隱患，主要表現在：
其一，網(wǎng)絡(luò )環(huán)境的不安全將威脅檔案信息安全管理。信息化管理在給企業(yè)檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)，也使其容易遭受來(lái)自網(wǎng)絡(luò )的威脅，比如木馬病毒入侵等安全事件隨時(shí)都有可能發(fā)生。木馬病毒一旦植入檔案信息系統，有可能破壞檔案數據庫，造成數據的丟失、損毀、篡改和泄漏，使檔案管理變得混亂，威脅檔案信息安全。此外，以硬盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)為載體的檔案信息存儲具有其難以克服的缺點(diǎn)，如數據易損壞、難固定保存等，加之計算機存儲設備升級更新迅速，若不對硬盤(pán)、光盤(pán)等存儲設備及時(shí)更新，極易造成信息數據讀取困難，不利于檔案的使用。
其二，管理制度不健全易帶來(lái)信息安全隱患。有的企業(yè)雖然檔案建設工作做得很好，但未建立健全的檔案管理制度，使得不法分子有機可乘，利用管理漏洞竊取檔案信息，給信息安全造成危害。例如，有的企業(yè)實(shí)現了各部門(mén)資源共享，由于存在管理漏洞和缺乏必要的技術(shù)保障措施，致使個(gè)人在進(jìn)入公司內部網(wǎng)絡(luò )系統后極容易查閱到員工的個(gè)人信息，包括個(gè)人收入情況等隱私信息，這就造成了檔案信息的泄漏。
其三，檔案管理人員素質(zhì)不高帶來(lái)的安全隱患。檔案信息化管理要求管理人員不僅具有專(zhuān)業(yè)知識，還需掌握一定的計算機操作方法。但是，目前一些企業(yè)檔案管理人員由于知識結構存在差異，知識更新不及時(shí)，對檔案管理軟件操作不熟練，極易造成檔案的意外損毀、刪除，給檔案管理帶來(lái)安全隱患。
3 大數據背景下優(yōu)化企業(yè)檔案信息安全管理的策略
(一)確保檔案信息管理軟件的安全可靠
企業(yè)檔案信息管理軟件應在技術(shù)測評與審查以后投入使用，以確保軟件的安全可靠。在應用過(guò)程中，還需應用各種網(wǎng)絡(luò )安全技術(shù)，如安全檢測技術(shù)、病毒防治技術(shù)等。一方面，可設置檔案系統訪(fǎng)問(wèn)權限，以識別訪(fǎng)問(wèn)者身份，可采用用戶(hù)名、密碼等方式檢驗，防控網(wǎng)絡(luò )非法操作;另一方面，利用病毒查殺軟件定期對檔案管理軟件進(jìn)行軟件升級和病毒查殺，以防止病毒入侵。此外，還可通過(guò)監視計算機網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器，對電子檔案信息實(shí)行安全監控及保護。
(二)確保檔案信息采集及存儲的安全可靠
企業(yè)應該建起檔案信息數據存儲中心，采用集中存儲和雙機備份等方式確保信息的采集及存儲安全。一方面，信息采集過(guò)程中應注意保護信息安全，避免信息外泄，另一方面，可通過(guò)在線(xiàn)備份管理對檔案信息進(jìn)行備份，確保數據安全。在實(shí)際操作中，可通過(guò)配置磁盤(pán)、硬盤(pán)陣列擴充計算機存儲容量，以保證容量充足。此外，還可采用加密技術(shù)，對存儲的檔案信息進(jìn)行加密管理，以防止信息被篡改和泄漏。
(三)確保網(wǎng)絡(luò )運行環(huán)境的安全可靠
電子檔案信息管理具有信息容量大、提取及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)，但在具體的網(wǎng)絡(luò )運行環(huán)境中也容易受到網(wǎng)絡(luò )安全的威脅，因此，企業(yè)檔案管理人員應優(yōu)化網(wǎng)絡(luò )運行環(huán)境，以確保信息管理安全。具體而言，可對本地系統和非常態(tài)數據之運行做好監控，構建檔案網(wǎng)絡(luò )系統的安全壁壘，采用身份認證、防火墻等技術(shù)，加強網(wǎng)絡(luò )安全防控，保障信息安全。在進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)操作時(shí)，應對計算機頁(yè)面做好實(shí)時(shí)監控，避免進(jìn)入存在安全隱患的網(wǎng)頁(yè);在運行軟件時(shí)，要進(jìn)行殺毒監控，監測防火墻運行狀態(tài)，保障檔案信息安全。
(四)制定行之有效的檔案信息管理制度
有關(guān)資料顯示，大部分檔案信息泄漏和網(wǎng)絡(luò )入侵事件都可通過(guò)加強安全管理來(lái)規避。為確保檔案信息安全管理，企業(yè)還應建立行之有效的檔案信息管理制度，以強化對企業(yè)內部的管理，明確各部門(mén)職責，落實(shí)責任到人，保證管理工作有序進(jìn)行。企業(yè)應根據《檔案法》來(lái)制定符合自身需求和管理實(shí)際的規章制度，包括檔案歸檔制度、檔案借閱制度、檔案存儲制度、檔案保密制度、檔案收集制度、檔案銷(xiāo)毀制度等，并明確保存期限、保密級別，以規范檔案管理，做好企業(yè)檔案信息安全管理的防控。
(五)提高檔案管理人員的安全防范意識
人是檔案信息管理的主體，企業(yè)檔案管理是否安全，關(guān)鍵在于管理人員是否具備專(zhuān)業(yè)化素養和較強的安全管理意識。因此，企業(yè)應強化對管理人員的培訓，提高其安全防范意識。首先，要使企業(yè)檔案管理人員提高對自身工作的認識，明確檔案管理的重要性，以提升其服務(wù)意識。其次，企業(yè)可與相關(guān)檔案工作人員簽訂檔案信息安全管理責任書(shū)，明確管理責任，提升管理人員的責任意識，加強對企業(yè)檔案信息的保密管理，防止人為因素造成的檔案信息泄漏。最后，為更好地加強人員管理，企業(yè)還應優(yōu)化對人才的選拔與聘用，建立一支專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員隊伍，加強業(yè)務(wù)培訓和安全防范意識培養，提升檔案管理部門(mén)人員的整體技能水平。
4 結語(yǔ)
檔案信息安全管理是保障企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)安全的重要基礎，貫穿于企業(yè)發(fā)展始終。企業(yè)檔案管理人員和經(jīng)營(yíng)決策者應提高認識，認清企業(yè)發(fā)展之特點(diǎn)，根據自身實(shí)際采用靈活有效的檔案信息安全管理措施，建立長(cháng)效發(fā)展機制，為企業(yè)的檔案信息安全管理工作打好思想基礎，筑牢安全防線(xiàn)，促進(jìn)企業(yè)健康、穩定地發(fā)展。
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