合同臺賬管理制度(3篇)
在生活中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度具有合理性和合法性分配功能。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編幫大家整理的合同臺賬管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
合同臺賬管理制度1
第一章總則
第一條目的為加強和細化合同臺賬資料,規范企業(yè)各類(lèi)合同臺賬的管理,根據《宏信(鄭州)有限公司合同管理制度》和《宏信(鄭州)有限公司合同分類(lèi)編號規則》,特制定本辦法。
第二條原則凡以公司名義簽訂的合同,均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬,按照“一合同、兩表格、一編號”的原則進(jìn)行整理。
第三條適用范圍本規則除特別指明外,適用于:一、宏信(鄭州)置業(yè)有限公司合同管理制度和《宏信(鄭州)有限公司合同分類(lèi)編號規則》所涉管理業(yè)務(wù)范圍內的合同;二、公司或者公司指定主體作為一方當事人簽訂的所提交法務(wù)部審查的合同。
第四條定義各承辦部門(mén)所確定的`管理人員負責的合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。
第五條組織和職責一、各承辦部門(mén)是本制度的主導部門(mén),負責確定人員,負責合同文檔管理,負責文檔的形成、積累、整理、歸檔,確保文檔的完整性和有效利用性。
二、公司法務(wù)部門(mén)負責在該過(guò)程中,協(xié)助各承辦部門(mén)對合同登記臺賬的管理工作,進(jìn)行指導和檢查。
第二章具體實(shí)施
第六條登記模式合同臺賬采用總分帳的表格式管理,所有合同建立總賬、各承辦人建立分賬,每份合同都要填寫(xiě)建立檔案,填寫(xiě)表格。
第七條總分臺賬的具體登記主體一、合同總賬登記1、開(kāi)發(fā)公司由本公司綜合部負責管理登記; 2、新星建筑公司由本公司綜合部負責登記管理; 3、商都公司、滿(mǎn)園紅木、萬(wàn)興珠寶由本公司辦公室負責登記管理; 4、物業(yè)公司由總經(jīng)理助理負責登記管理; 5、財務(wù)中心由本中心工程服務(wù)部負責登記管理; 6、行政中心由本中心人力資源部負責登記管理。
二、部門(mén)、項目臺賬管理1、開(kāi)發(fā)公司分別由本公司各部門(mén)經(jīng)理、總工程師登記管理; 2、新星建筑公司分別由本公司各部門(mén)經(jīng)理或項目經(jīng)理登記管理; 3、商都公司、滿(mǎn)圓紅木、萬(wàn)興珠寶由各部門(mén)經(jīng)理登記管理; 4、物業(yè)公司由本公司總經(jīng)理助理或項目主任負責登記管理; 5、財務(wù)中心由中心各部門(mén)經(jīng)理負責登記管理; 6、行政中心由本中心各部門(mén)經(jīng)理負責登記管理。
第八條合同臺帳應包括以下內容:
(一)合同名稱(chēng);
(二)合同主體、簽約方名稱(chēng);
(三)合同實(shí)質(zhì)內容(含標的、數量、價(jià)款或者酬金、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須注明的事項);
(四)合同履行情況(有無(wú)違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時(shí)間);
(五)合同承辦部門(mén)、承辦人;
(六)合同簽訂時(shí)間;
(七)其他應當記載的重要內容。
第九條合同臺帳應附以下資料:
1、合同正本或副本;
2、對方《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照》和資質(zhì)等級證明等資料的復印件;
3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書(shū)及代理人身份證明;
4、合同相對方報價(jià)單、補充合同、會(huì )議紀要、往來(lái)函電;
5、驗收單、驗收報告、分批分期履行情況記錄、合同履行結算單等。
6、有關(guān)的重要資料。
第十條登記時(shí)間各部門(mén)的登記管理人員應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬,并對重大合同進(jìn)行備案審查。
合同臺賬管理制度2
企業(yè)的人事檔案主要要圍繞檔案的作用來(lái)建立。
企業(yè)人事檔案的作用大概有：
1、考證職工身份、資歷，
2、預防發(fā)生勞動(dòng)糾紛，
3、記載職工工作業(yè)績(jì)，
4、確定職工工資待遇等。
對考證職工身份、資歷需留存身份證、學(xué)歷證、職業(yè)資格證等復印件。注意法律規定不得扣留原件，企業(yè)不留存身份證復印件會(huì )受到勞動(dòng)保障監察的處罰。對預防發(fā)生勞動(dòng)糾紛需留存失業(yè)證復印件或個(gè)人未與其他單位建立勞動(dòng)關(guān)系的書(shū)面申明，簽訂的勞動(dòng)合同原件，續簽的勞動(dòng)合同原件，領(lǐng)取單位發(fā)放的服裝、證件、辦公用品、重要設備等的簽收單據，證明職工個(gè)人已經(jīng)知道單位內部規章制度（尤其是涉及扣款）的證據（如簽字的內部規章制度原件）等。對記載職工工作業(yè)績(jì)需留存單位的獎懲情況，年度的總結和各部門(mén)的鑒定，重大業(yè)績(jì)和過(guò)失的書(shū)面情況。對確定職工工資待遇需留存每次調整工資的記載等。勞動(dòng)關(guān)系臺賬是便于企業(yè)人事管理和便于勞動(dòng)保障行政機關(guān)監管的資料匯編，他是人事檔案的組成部分，又與人事檔案不同。
勞動(dòng)關(guān)系臺賬要在完善的人事檔案基礎上制作，并與人事檔案的.記載內容相符合。勞動(dòng)關(guān)系臺賬以能夠檢索的表格為主要形式，內容可以根據企業(yè)的具體情況擬定，主要有：
1、人員基本情況（姓名、性別、年齡、學(xué)歷、婚育情況、住址、聯(lián)系電話(huà)、擔保人或主要聯(lián)系人等）；
2、簽訂勞動(dòng)合同基本情況（簽訂時(shí)間、期限、終止時(shí)間、勞動(dòng)合同的特殊約定條款）；
3、職工參加社會(huì )保險的情況（參保種類(lèi)、開(kāi)始時(shí)間、繳費標準、個(gè)人帳戶(hù)號碼等）
�。�、工資待遇的基本情況（勞動(dòng)合同約定的工資標準、最近調資的時(shí)間、目前工資標準等）；
�。�、休息休假和加班情況（職工請假、加班天數）
�。�、領(lǐng)取企業(yè)公用物品的情況等。
合同臺賬管理制度3
臺賬管理
第一條 為保證合同臺賬資料完整、統一，規范企業(yè)各類(lèi)合同的管理，特制定本辦法。
第二條 凡以公司名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬，并向公關(guān)法務(wù)部備案。
第三條 合同管理人員為簽訂合同的聯(lián)系人和法務(wù)聯(lián)絡(luò )員，負責合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。
第四條 合同管理人員應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬，并對重大合同進(jìn)行備案審查，協(xié)助法務(wù)部對合同管理的工作進(jìn)行指導和檢查。
第五條 合同臺賬采用表格式，一份合同填寫(xiě)一張表格，建立一份檔案。
第六條 合同臺帳應包括以下內容：
�。ㄒ唬┖贤Q(chēng)；
�。ǘ┖贤黧w；
�。ㄈ┖贤瑑热荩ê瑯说�、數量、價(jià)款或者酬金、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須注明的事項）；
�。ㄋ模┖贤男星闆r（有無(wú)違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時(shí)間）；
�。ㄎ澹┖贤劫Y料；
�。┢渌麘斢涊d的重要內容。
第七條 合同臺帳應附以下資料：
1、合同正本或副本；
2、對方《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照》和資質(zhì)等級證明等資料的復印件；
3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書(shū)及代理人身份證明；
4、補充合同、會(huì )議紀要、往來(lái)函電；
5、有關(guān)的重要資料。
第八條 合同臺帳管理人員，有權對合同及所附資料進(jìn)行審查，發(fā)現程序不符、內容有誤或資料不全等問(wèn)題時(shí)，應及時(shí)要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。
第九條 使用或借用合同臺帳資料，應當辦理使用或借用手續，使用人或借用人應妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不得擅自涂改或更換；辦理結束后，應及時(shí)將使用或借用的合同資料歸還合同臺帳管理人員。若違反前款規定給企業(yè)造成不良后果，將追究相關(guān)責任人責任。
第十條 本辦法由法務(wù)部制定并解釋?zhuān)灶C布之日起執行。
檔案管理為進(jìn)一步規范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現公司合同管理工作的.規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
一、 本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本（不包含勞動(dòng)合同）。
二、 合同檔案管理原則
1、 合同檔案實(shí)行公司財務(wù)部集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、 財務(wù)部應指定專(zhuān)人負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門(mén)的合同管理工作。
3、 需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門(mén)，為合同承辦部門(mén)，承辦部門(mén)應根據合同項目需要指定承辦人，試用期內員工非經(jīng)總經(jīng)辦允許不得作承辦人。
三、 合同文檔的管理辦法
1、 合同文檔以部門(mén)名稱(chēng)結合簽署日期年月份進(jìn)行分類(lèi)編號。
2、 合同編號規則：承辦部門(mén)名稱(chēng)首字母－合同簽署年、月份（六位）－順序號（三位）。示例：TGB－201102－001（推廣部20xx年2月份第1號合同）
3、 合同管理實(shí)行承辦部門(mén)與相關(guān)部門(mén)審查會(huì )簽相結合的制度，承辦部門(mén)對合同訂立、履行全過(guò)程負全部責任。承辦部門(mén)主管為第一責任人，承辦人為直接責任人�？偨�(jīng)辦和審查會(huì )簽部門(mén)對應當提出相關(guān)意見(jiàn)而未提出的，應當承擔相應的責任。
4、 各相關(guān)部門(mén)和總經(jīng)辦依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過(guò)程進(jìn)行監察、審計。
5、 公司內各職能部門(mén)一律不得以個(gè)人名義對外發(fā)出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書(shū)面文件。
6、 合同承辦部門(mén)和財務(wù)部應分別建立合同臺賬，實(shí)行履行跟蹤報告責任制，合同履行及原始資料必須由財務(wù)部保管，承辦部門(mén)只留存影印件。
7、 保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任；對超過(guò)兩年以上（包含本數）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財務(wù)部甄別并予以歸案。
8、 財務(wù)部要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單，以有效開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
9、 各部門(mén)員工可在財務(wù)部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進(jìn)行登記，方可在財務(wù)部辦理相關(guān)借閱手續，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
10、 合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
11、 借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
12、 合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開(kāi)，違者視情節予以處罰。
13、 已簽署的合同應明確支付方式及付款時(shí)間，并交予財務(wù)部及時(shí)催款。
四、 合同文檔的移交
1、 各部門(mén)在正式簽署合同后，須在一周內將合同正本原件移交財務(wù)部存檔。
2、 移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號不予改變。
3、 合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清單并當面清點(diǎn)。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。
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