合同臺賬管理制度
在我們平凡的日常里，我們都跟制度有著(zhù)直接或間接的聯(lián)系，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編幫大家整理的合同臺賬管理制度，歡迎大家分享。
第一章總則
第一條目的為加強和細化合同臺賬資料,規范企業(yè)各類(lèi)合同臺賬的管理,根據《宏信(鄭州)有限公司合同管理制度》和《宏信(鄭州)有限公司合同分類(lèi)編號規則》,特制定本辦法。
第二條原則凡以公司名義簽訂的合同,均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬,按照“一合同、兩表格、一編號”的原則進(jìn)行整理。
第三條適用范圍本規則除特別指明外,適用于:一、宏信(鄭州)置業(yè)有限公司合同管理制度和《宏信(鄭州)有限公司合同分類(lèi)編號規則》所涉管理業(yè)務(wù)范圍內的合同;二、公司或者公司指定主體作為一方當事人簽訂的所提交法務(wù)部審查的合同。
第四條定義各承辦部門(mén)所確定的管理人員負責的合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。
第五條組織和職責一、各承辦部門(mén)是本制度的主導部門(mén),負責確定人員,負責合同文檔管理,負責文檔的形成、積累、整理、歸檔,確保文檔的完整性和有效利用性。
二、公司法務(wù)部門(mén)負責在該過(guò)程中,協(xié)助各承辦部門(mén)對合同登記臺賬的管理工作,進(jìn)行指導和檢查。
第二章具體實(shí)施
第六條登記模式合同臺賬采用總分帳的表格式管理,所有合同建立總賬、各承辦人建立分賬,每份合同都要填寫(xiě)建立檔案,填寫(xiě)表格。
第七條總分臺賬的具體登記主體一、合同總賬登記1、開(kāi)發(fā)公司由本公司綜合部負責管理登記; 2、新星建筑公司由本公司綜合部負責登記管理; 3、商都公司、滿(mǎn)園紅木、萬(wàn)興珠寶由本公司辦公室負責登記管理; 4、物業(yè)公司由總經(jīng)理助理負責登記管理; 5、財務(wù)中心由本中心工程服務(wù)部負責登記管理; 6、行政中心由本中心人力資源部負責登記管理。
二、部門(mén)、項目臺賬管理1、開(kāi)發(fā)公司分別由本公司各部門(mén)經(jīng)理、總工程師登記管理; 2、新星建筑公司分別由本公司各部門(mén)經(jīng)理或項目經(jīng)理登記管理; 3、商都公司、滿(mǎn)圓紅木、萬(wàn)興珠寶由各部門(mén)經(jīng)理登記管理; 4、物業(yè)公司由本公司總經(jīng)理助理或項目主任負責登記管理; 5、財務(wù)中心由中心各部門(mén)經(jīng)理負責登記管理; 6、行政中心由本中心各部門(mén)經(jīng)理負責登記管理。
第八條合同臺帳應包括以下內容:
(一)合同名稱(chēng);
(二)合同主體、簽約方名稱(chēng);
(三)合同實(shí)質(zhì)內容(含標的、數量、價(jià)款或者酬金、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須注明的事項);
(四)合同履行情況(有無(wú)違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時(shí)間);
(五)合同承辦部門(mén)、承辦人;
(六)合同簽訂時(shí)間;
(七)其他應當記載的重要內容。
第九條合同臺帳應附以下資料:
1、合同正本或副本;
2、對方《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照》和資質(zhì)等級證明等資料的復印件;
3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書(shū)及代理人身份證明;
4、合同相對方報價(jià)單、補充合同、會(huì )議紀要、往來(lái)函電;
5、驗收單、驗收報告、分批分期履行情況記錄、合同履行結算單等。
6、有關(guān)的重要資料。
第十條登記時(shí)間各部門(mén)的登記管理人員應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬,并對重大合同進(jìn)行備案審查。
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