外貿跟單工作計劃

　　日子如同白駒過(guò)隙，不經(jīng)意間，我們的工作又將在忙碌中充實(shí)著(zhù)，在喜悅中收獲著(zhù)，為此需要好好地寫(xiě)一份計劃了。計劃怎么寫(xiě)才不會(huì )流于形式呢？以下是小編整理的外貿跟單工作計劃，歡迎閱讀與收藏。

　　一、外貿業(yè)務(wù)部的定性及定位

　　一個(gè)公司或工廠(chǎng)的外貿部門(mén)在工作性質(zhì)上有別于公司的其它部門(mén)。

　　首先，直接同客人的接觸使它一直處于工作的前沿，部門(mén)對于市場(chǎng)的變化及客戶(hù)的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細心。

　　其次，從形象上講，外貿部門(mén)在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風(fēng)，都在體現著(zhù)整個(gè)公司的文化。

　　再次，外銷(xiāo)部門(mén)是公司與客戶(hù)之間的一座橋梁，客戶(hù)通過(guò)同外貿部門(mén)的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產(chǎn)品及服務(wù)是通過(guò)外貿部門(mén)的工作推出去的，同時(shí)客戶(hù)的各種信息也是通過(guò)外貿部門(mén)的分析研究后轉達給公司內部其它部門(mén)的，故在這點(diǎn)上可以說(shuō)外銷(xiāo)部門(mén)是公司與客戶(hù)之間的紐帶�；�于這些特點(diǎn)，就要求公司的工作人員：在做事的時(shí)應有原則，但又能靈活處理事情，做事認真負責，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽(tīng)取客戶(hù)的不同意見(jiàn)（無(wú)論好的或壞的），對于突發(fā)事件的發(fā)生，要能鎮靜處理，有溝通能力，工作協(xié)調能力，工作組織能力及能承受工作壓力。

　　在本部門(mén)內各位員工之間要充分合作，互相協(xié)調，工作任務(wù)分配明確，工作要有序，堅持按照規范的業(yè)務(wù)流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問(wèn)題的發(fā)生，爭取創(chuàng )造一種活潑，輕松的工作環(huán)境氛圍，但在工作上又不失其嚴謹的一面。外貿部門(mén)有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生產(chǎn)部門(mén)及其它部門(mén)為基礎的。在工作中要能同本公司其它部門(mén)進(jìn)行積極有效的溝通。處理事情方面應就事論事，以第一時(shí)間處理事情為原則。

　　二、外貿業(yè)務(wù)部門(mén)的工作流程

　　1）外部

　　2）內部

　　3）所需資料表格

　　4）工作要求

　�。ㄒ唬�、外部的聯(lián)系主要包括，同客戶(hù)的有效溝通，這是部門(mén)工作的中心及重心，同報關(guān)公司的聯(lián)系，同運輸公司的聯(lián)系，同倉庫的聯(lián)系，同銀行的聯(lián)系，同船公司的聯(lián)系，同各級配件供應商的聯(lián)系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過(guò)一步一步的合理安排來(lái)完成的。各個(gè)環(huán)節之間要安排仔細。工作不能斷層

　�。ǘ�）、內部的交流主要是與其它部門(mén)的配合，包括，采購部，生產(chǎn)部，等其它部門(mén)，從主要工作的特點(diǎn)來(lái)講，工作主要是在通過(guò)溝通交流的方式來(lái)完成工作任務(wù)的轉達，協(xié)助生產(chǎn)部，采購部等其它部門(mén)完成訂單。細致表述客人的要求，來(lái)把文字或比較抽象的訂單轉化成實(shí)際的貨物。故外貿部門(mén)最主要的工作方式是：如何能進(jìn)行有效的溝通。協(xié)調各方面的聯(lián)系。及進(jìn)行有序，有效的工作安排。它以其它部門(mén)為基礎，又起到組織其它部門(mén)的作用

　�。ㄈ�）、外貿業(yè)務(wù)部門(mén)的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯(lián)系廣，要求用一定的資料表格來(lái)規范部門(mén)的工作。做到各種信息都有記錄。

　　1）樣辦單：（SAMPLE FORM）。樣辦在業(yè)務(wù)中有著(zhù)不可忽視的重要性，如果客戶(hù)要求打樣辦，要填樣辦單，樣辦單經(jīng)外貿主管或經(jīng)理確認后，送生產(chǎn)部一份，樣辦單業(yè)務(wù)部存一份，交會(huì )計一份，樣辦單填寫(xiě)一定要標明所有的客人要求細節。樣辦要比客人要求多做一個(gè)，留存業(yè)務(wù)部，以便客人確認后按照樣辦生產(chǎn)大貨。

　　訂單落實(shí)后，如有條件（公司主張），每張訂單都要打板確認。跟單員要讓供應商在生產(chǎn)大貨之前，根據訂單要求打樣確認，以確保各個(gè)配件的質(zhì)量和交貨期，確認樣辦無(wú)誤后再通知供應商生產(chǎn)。

　　2）、報價(jià)單：（QUOTATION FORM），同客人面談時(shí)，價(jià)格可以馬上確定，但在業(yè)務(wù)聯(lián)系中很多時(shí)候要用到報價(jià)單，報價(jià)單填寫(xiě)要標明產(chǎn)品所有細節，交貨條件，付款方式。交貨時(shí)間等。報價(jià)單由主管或業(yè)務(wù)員留存。

　　3）、形式發(fā)票：（ProformaInvoice or P/I），這是客人確認訂單后開(kāi)給客人的訂單書(shū)面確認形式。發(fā)票中要求標明所有合同要件，包括：價(jià)格，數量，訂單要求，單價(jià)，交貨條件，付款方式，交貨時(shí)間，客人嘜頭等。經(jīng)部門(mén)主管或經(jīng)理確認后要讓客人簽字確認回傳，業(yè)務(wù)部存一份，送會(huì )計一份，以便查賬。

　　4）、成本分析單，（COST ANALYSE FORM）。在報價(jià)階段，業(yè)務(wù)員要做好本詢(xún)價(jià)的成本分析（大概），在訂單確認后要重新進(jìn)行詳細的成本分析，如果利潤低于部門(mén)規訂的百分比后要請部門(mén)主管或經(jīng)理確認是否可以操作，如在規定的利潤范圍內，則業(yè)務(wù)員可馬上操作。這里要求公司部門(mén)要對利潤百分比做統一規定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門(mén)主管或經(jīng)理的同意。通常規定：部門(mén)操作時(shí)，利潤如低于5%，則需要征求總經(jīng)理的同意。因為客人要求不同，數量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同對低于常規利潤的訂單需要進(jìn)行評估。

　　5）、生產(chǎn)加工單：（ASSEMBLING FORM）。在訂單確認后，要根據同客戶(hù)所簽合同，把客人的要求轉成易于生產(chǎn)加工的形式。上面要列明客人對訂單的具體要求。每個(gè)細節都要有注明。特別是交貨期及對質(zhì)量的控制。生產(chǎn)加工單打印后要給主管或經(jīng)理確認。簽字后下發(fā)到生產(chǎn)部。如有可能。公司要求每次下發(fā)生產(chǎn)加工單時(shí)。要召集相關(guān)部門(mén)主管開(kāi)小會(huì )，由負責這些訂單的業(yè)務(wù)員再次向其它部門(mén)講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關(guān)的部門(mén)都能充分了解。這樣在以后的工作中如一個(gè)部門(mén)有所失誤，其它人也可給以指正。開(kāi)會(huì )時(shí)要求主管參加，做到再次對訂單的核對，如跟單（采購對訂單理解有所偏差時(shí)可及時(shí)指出）。

　　6）、采購單：（PURCHASE ORDER或P/O），這里主要指根據訂單要求采購一些所需配件。主要是發(fā)到配件供應商處。要求采購單簡(jiǎn)單明了，對配件要求要詳細講明。質(zhì)量要求及交貨期。特別注明質(zhì)量要求及交貨期。采購單要經(jīng)主管審核后再傳真給供應商。每次傳真的采購單要求供應商簽回作實(shí)。

　　7）、驗貨報表（INSPECTION FORM），公司要求每個(gè)跟單或主管要對每次訂單進(jìn)行抽檢，包括對配件的檢查，中期驗貨及最終驗貨。驗貨時(shí)要求照單驗貨，如有任何凝問(wèn)請及時(shí)通知主管或經(jīng)理，以便及時(shí)解決問(wèn)題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況，主管也有責任詢(xún)問(wèn)每張訂單的情況。

　　8）、財務(wù)跟蹤單：（ACCOUNT FOLLOW—UP FORM）。公司要求會(huì )計部門(mén)要有明確的訂單財務(wù)記錄。包括：1）訂單訂金/尾款詳細的記錄。2）各訂單配件的帳款項明細資料。

　　9）、裝箱單：（PACKING LIST）。每張訂單要根據客戶(hù)的包裝要求做一份包裝明細單。此單在貨做完驗貨無(wú)誤后要發(fā)給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。

　　10）、其它文件：外貿部可能要接解到的文件還有：信用證（Letter of Credit or L/C），提單，C/O產(chǎn)地證，報關(guān)單，訂艙單，商檢單，海關(guān)發(fā)票，許可證（配額）等。

　　11）、公司要求每張訂單的全部資料夾入一個(gè)資料FILE，包括此張訂單涉及到的所有資料，供應商情況和配件。

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