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辦公自動(dòng)化對高校文秘資料員工作的影響
辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA)是將現代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò )功能結合起來(lái)的一種新型的辦公方式。下面小編為大家搜索整理了關(guān)于辦公自動(dòng)化對高校文秘資料員工作的影響，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!
對高校文秘資料員的工作而言，辦公自動(dòng)化的內涵是文秘資料員利用先進(jìn)的計算機技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)技術(shù)，通過(guò)各種辦公設備和人機信息系統來(lái)完成領(lǐng)導交辦的任務(wù)，實(shí)現職能部門(mén)與教學(xué)部門(mén)之間的聯(lián)系工作。它的實(shí)現使高校文秘資料員的工作流程規范化、標準化，提高了工作效率，促進(jìn)管理工作的改革。OA的廣泛應用使高校文秘資料員的工作發(fā)生了前所未有的變化。
一、辦公自動(dòng)化對高校文秘資料員工作的積極作用
1.極大地提高工作效率。接收、傳遞、發(fā)送公文是高校文秘資料員的常規工作。在傳統的公文處理中，高校文秘資料員要將來(lái)自上級的文件進(jìn)行整理、分類(lèi)，然后傳遞給領(lǐng)導批閱，并按照領(lǐng)導指示對公文進(jìn)行處理。采取人工的方式完成這一過(guò)程，步驟繁多，在傳閱途中逗留較長(cháng)的時(shí)間，容易耽誤工作進(jìn)度，甚至有的文件在領(lǐng)導還未傳閱時(shí)就過(guò)了文件規定的辦理時(shí)限，直接造成嚴重影響。在傳統的公文處理中，部門(mén)發(fā)文領(lǐng)導必須在紙質(zhì)發(fā)文單上簽發(fā)，否則文件不能下發(fā)，如果遇到領(lǐng)導出差或不在辦公室，就會(huì )在發(fā)文時(shí)間上造成延誤。采用辦公自動(dòng)化，文秘資料員如果收到電子文件通過(guò)學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統發(fā)送給領(lǐng)導批閱。如果收到上級紙質(zhì)文件，可以第一時(shí)間將收到的文件掃描，也可以通過(guò)學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統發(fā)送給領(lǐng)導批閱。部門(mén)發(fā)文，即使領(lǐng)導出差在外，也可以利用網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行簽發(fā)，極大地提高了工作效率。
2.有利于提高文秘資料員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。辦公自動(dòng)化以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò )通信技術(shù)，廣泛迅速地收集整理、加工存儲和提取使用信息，使內部各單位方便快捷地共享信息。但人是辦公自動(dòng)化系統第一因素，辦公自動(dòng)化的實(shí)現從方方面面對高校文秘資料員工作提出了新的挑戰。如何正確運用好辦公自動(dòng)化提高工作效率，是擺在每一位高校文秘資料員面前的問(wèn)題。它時(shí)刻要求文秘資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識的學(xué)習，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握應用自動(dòng)化辦公設備和技術(shù)的能力。因此，文秘資料員必須經(jīng)常參加相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習和培訓，提高自身業(yè)務(wù)水平，這樣才能更好地適應現代辦公自動(dòng)化的需要。
3.文件歸檔、查閱更加方便快捷。在傳統的方法中，高校的文件等資料基本以紙質(zhì)檔案的形式存儲在學(xué)校檔案室，文件歸檔、查閱都需人工完成，每年要花費大量的人力、物力來(lái)做歸檔工作，加上文件資料年限長(cháng)、數量多，查閱很費勁，有時(shí)還查找不到所需的文件資料。應用辦公自動(dòng)化后，除了紙質(zhì)存檔之外，文秘資料員還可以直接在計算機上終端對文件進(jìn)行電子歸檔，方便領(lǐng)導以及本單位工作人員日后查閱。在查詢(xún)條件中支持標題、主題詞、文號、時(shí)間、內容等方式查詢(xún)，大大提高文秘資料員的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)也有效提高了文件的規范化管理，避免了由于文件過(guò)多而造成文件丟失或查找困難的現象發(fā)生。
4.有利于工作方法的改進(jìn)。實(shí)現辦公自動(dòng)化后，傳統的工作方式發(fā)生了重大變化，原先成堆的文件和紙張逐步被現代化的辦公設備和電子文件所取代，工作方法也隨之改變。學(xué)校工作涉及的環(huán)節比較多，往往需要多部門(mén)協(xié)作才能完成。如果采用傳統的模式，往往耽誤了時(shí)間。如果采用辦公自動(dòng)化后，可以直接在學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統上進(jìn)行信息的群發(fā)、文件共享等，很短的時(shí)間內就能傳遞到相關(guān)部門(mén)和人員。
二、辦公自動(dòng)化對文秘資料員工作的消極影響
1.工作的保密性難度加大。辦公自動(dòng)化系統的特點(diǎn)就是數據共享，數據共享程度越高，保密工作的隱患就越大。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)飛速發(fā)展，激光技術(shù)、人造衛星、紅外遙感等技術(shù)加入到現代竊密活動(dòng)中，如果辦公自動(dòng)化系統保密技術(shù)防范工作不到位，防范不嚴密，就可能造成辦公自動(dòng)化系統被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。此外，文秘資料員工作上的疏忽也可能造成泄密，如用過(guò)的磁盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等存儲介質(zhì)，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計算機報修、報廢時(shí)硬盤(pán)中含有涉密數據和信息，這些如沒(méi)有妥善處理，就會(huì )造成泄密。
2.過(guò)分依賴(lài)辦公自動(dòng)化容易使工作無(wú)所適從。過(guò)分依賴(lài)辦公自動(dòng)化系統不僅容易使文秘資料員工作陷入被動(dòng)，而且容易使文秘資料員的工作無(wú)所適從。辦公自動(dòng)化的應用使文秘資料員工作越來(lái)越離不開(kāi)計算機和網(wǎng)絡(luò )平臺，如果平時(shí)沒(méi)有養成備份文件資料的良好習慣，計算機一旦發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，信息資料無(wú)法恢復，將嚴重影響正常工作的開(kāi)展。另外，許多資料可以從網(wǎng)絡(luò )輕松下載、拷貝，也會(huì )養成不踏實(shí)的工作作風(fēng)。因此，過(guò)分依賴(lài)辦公自動(dòng)化系統，如遇到停電、計算機或網(wǎng)絡(luò )發(fā)生故障，工作將無(wú)所適從。
3.在辦公自動(dòng)化系統中使用公章存在較大安全隱患。在傳統的方法中，文件、各類(lèi)證明以及各種業(yè)務(wù)往來(lái)等紙質(zhì)資料都需要加蓋單位公章，文秘資料員可以嚴格按照學(xué)校有關(guān)規定使用公章，可控性強。采用辦公自動(dòng)化后，許多電子文檔雖然可以通過(guò)掃描等技術(shù)手段使用電子印章，但這種電子印章很容易被盜用，是極不安全的，一般不使用。
三、揚長(cháng)避短，發(fā)揮好辦公自動(dòng)化的積極作用
1.加強業(yè)務(wù)學(xué)習，提高文秘資料員的業(yè)務(wù)技能。高校辦公自動(dòng)化系統是否能發(fā)揮應用的功能，關(guān)鍵因素是人。辦公自動(dòng)化是一個(gè)人機交互系統，其功能的發(fā)揮必須在人的干預和控制下才能實(shí)現。如發(fā)文流程中，文秘資料員不僅要熟練掌握公文格式，還要掌握計算機信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，熟練使用辦公自動(dòng)化軟件。因此，文秘資料員必須具備辦公自動(dòng)化所要求的素質(zhì)與技能。文秘資料員必須認真學(xué)習辦公自動(dòng)化軟件技術(shù)、計算機信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和公文處理等相關(guān)知識，并在實(shí)踐中不斷摸索，全面提高業(yè)務(wù)技能。
2.做好保密工作，維護辦公自動(dòng)化系統的安全。維護辦公自動(dòng)化系統安全是文秘資料員的責任，面對網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的飛速發(fā)展、泄密渠道日益增多、竊密手段不斷現代化的新特點(diǎn)，辦公自動(dòng)化保密難度也隨之加大。文秘資料員要加強辦公自動(dòng)化系統安全技術(shù)方面的工作，在計算機上安裝殺毒軟件并及時(shí)更新病毒庫，建立安全預警機制，減少網(wǎng)絡(luò )入侵的威脅;在數據庫、物理設備、服務(wù)器的數據上采取必要的保護措施。此外，文秘資料員要及時(shí)了解辦公自動(dòng)化設備方面竊密與反竊密的情況，增強保密意識，積極參加有關(guān)保密技能的教育培訓活動(dòng)，熟練掌握、運用各種辦公自動(dòng)化設備，提高做好辦公自動(dòng)化中保密工作的自覺(jué)性和技術(shù)水平，防止泄密事件的發(fā)生。
3.合理應用，避免過(guò)分依賴(lài)辦公自動(dòng)化系統。過(guò)分依賴(lài)辦公自動(dòng)化系統會(huì )使文秘資料員的工作陷入被動(dòng)。文秘資料員要轉變觀(guān)念，積極學(xué)習先進(jìn)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，不斷提高辦公自動(dòng)化操作水平，以適應新時(shí)期辦公自動(dòng)化的要求。同時(shí)，文秘資料員要合理應用，避免過(guò)分依賴(lài)辦公自動(dòng)化系統，及時(shí)備份相關(guān)信息資料。文秘資料員要養成務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，掌握第一手材料，把辦公自動(dòng)化與傳統文秘資料工作有效結合，在工作中爭取主動(dòng)。
總之，文秘資料員在辦公自動(dòng)化實(shí)施過(guò)程中，要揚長(cháng)避短，既要充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的積極作用，又要克服辦公自動(dòng)化帶來(lái)的消極影響，積極發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，這樣就能切實(shí)有效地應用好高校辦公自動(dòng)化體系。
拓展：辦公自動(dòng)化五大特性
易用性
沒(méi)有全面的應用做基礎，一切都是空談。
管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛(ài)。如果易用性不強，這個(gè)前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過(guò)上網(wǎng)卻幾乎人人都會(huì )。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網(wǎng)頁(yè)風(fēng)格可能是個(gè)最佳選擇。
健壯性
必須具備超大用戶(hù)、高并發(fā)應用的穩定性。
管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業(yè)，軟件必須具備超大用戶(hù)、高并發(fā)應用的穩定性，否則，一旦出問(wèn)題，哪怕是小問(wèn)題，都可能影響到現實(shí)的集團業(yè)務(wù)，從而造成不可估量的損失 。
堅持網(wǎng)絡(luò )風(fēng)格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因為這樣一來(lái)，決定應用并發(fā)數的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網(wǎng)絡(luò )速度;也就是說(shuō)，從理論上講，類(lèi)似的軟件平臺沒(méi)有嚴格的并發(fā)數限制。
開(kāi)放性
能夠與其它軟件系統完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應用。
管理“落地”在現實(shí)管理中滲透到管理的各個(gè)方面，而沒(méi)有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統中自動(dòng)獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應用。 從技術(shù)上看，采用整合性強的技術(shù)架構(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會(huì )有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術(shù)保障。同時(shí)，現實(shí)的整合經(jīng)驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術(shù)層面，還包括對管理現實(shí)業(yè)務(wù)的理解、整合實(shí)務(wù)技巧、整合項目把控等等實(shí)際操作技能要求。
嚴密性
必須同時(shí)實(shí)現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。
企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現實(shí)需求來(lái)看，一方面必須有統一的信息平臺，另一方面，又必須給各個(gè)子公司部門(mén)相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實(shí)現“用戶(hù)、角色和權限”上的三維管控，還必須同時(shí)實(shí)現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實(shí)現“用戶(hù)、角色、權限+數據”的四維管控，具備全面的門(mén)戶(hù)功能。
實(shí)用性：80%標準化+20%個(gè)性化的絕配。
實(shí)用性
軟件功能必須與管理實(shí)務(wù)緊密結合，否則藥不對癥，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業(yè)管理發(fā)展的要求。
現實(shí)中，企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿(mǎn)足現有需求，另一方面，管理本身也是個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，所以，企業(yè)又需要軟件能夠滿(mǎn)足發(fā)展的需求。面對這個(gè)現實(shí)與發(fā)展間的矛盾，業(yè)界常見(jiàn)的有三種解決模式，項目化、產(chǎn)品化和平臺化。
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