關(guān)于辦公自動(dòng)化介紹

　　辦公自動(dòng)化介紹

　　1、定義

　　在古代的辦公活動(dòng)中，人們習慣使用筆、墨、紙、硯。人工手抄筆錄，而辦公公文信函的傳遞，主要借助于馬作為交通工具。到了近代，雖有一些先進(jìn)的辦公設備如機械打字機、電話(huà)、電報等得到應用，但仍不能適應社會(huì )發(fā)展的需要。如今現代通信技術(shù)和手段的廣泛應用，使計算機、打印機、復印機、掃描儀、傳真機等先進(jìn)的設備成為日常辦公活動(dòng)的重要工具，加快了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。 早在20世紀40年代，美國的部分企業(yè)就開(kāi)始使用機器來(lái)處理辦公業(yè)務(wù)，當時(shí)將這種手段稱(chēng)為辦公室自動(dòng)化。隨著(zhù)經(jīng)濟和技術(shù)，特別是信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化早就超出了狹窄的辦公室范圍，迅速滲透到管理的范疇。人們將其統稱(chēng)為辦公自動(dòng)化(Office Automation,簡(jiǎn)稱(chēng)OA)。

　　辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化到人以外的各種現代的辦公設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務(wù)于某種目的的人機信息處理系統。

　　定義中強調三點(diǎn)：

　�、倮�用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和現代辦公設備;

　�、谵k公人員和辦公設備構成的人機信息處理系統;

　�、厶岣咝�率和改進(jìn)質(zhì)量是OA的目的。

　　辦公自動(dòng)化主要是面向辦公室人員的辦公效率和質(zhì)量的，它著(zhù)重解決人與辦公設備的人機接口問(wèn)題，它是以現代化的辦公設備為前提的，是一個(gè)由硬件和軟件組成的系統。一個(gè)較完整的辦公自動(dòng)化系統是人員、辦公設備和信息資源三者密切聯(lián)系的一個(gè)整體。

　　通俗地講，辦公自動(dòng)化就是利用現代化的設備和技術(shù)，全面或部分代替辦公人員的業(yè)務(wù)活動(dòng)，優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和辦公事務(wù)。目前，辦公自動(dòng)化已將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機結合在一起，應用于傳統的數據處理技術(shù)難于處理的數據量龐大的、包括非數值型信息且結構不明確的辦公事務(wù)上，有效地提高了辦公質(zhì)量和辦公效率。

　　1. 辦公室的工作性質(zhì)

　　辦公室的功能很多，歸根到底表現在兩個(gè)方面：一是處理辦公信息;二是產(chǎn)生辦公信息。常見(jiàn)的辦公信息主要包括文字、報表、語(yǔ)言、圖形圖像等。

　　2. 辦公自動(dòng)化的主要內容

　　辦公自動(dòng)化將現代技術(shù)裝備，科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機結合在一起，應用于辦公工作以提高辦公質(zhì)量和效率。早期的辦公自動(dòng)化主要是使用電腦、復印機等單機設備代替辦公人員大量重復勞動(dòng)，而現代辦公自動(dòng)化已構成一個(gè)人機系統，使一部分辦公活動(dòng)由人過(guò)渡到由設備完成。辦公自動(dòng)化的主要內容包括文字處理、報表處理、數值和非數值計算、圖形圖像處理、語(yǔ)言處理、通信、信息存儲與管理、日程管理和輔助決策等各方面。

　　2、特點(diǎn)

　　辦公自動(dòng)化是信息化社會(huì )最重要的標志之一，它具有以下特點(diǎn)：之一，它具有以下特點(diǎn)：

　　1.辦公自動(dòng)化是當前國際上飛速發(fā)展的一門(mén)綜合多種技術(shù)的新型學(xué)科

　　辦公自動(dòng)化的理論基礎是行為科學(xué)、管理科學(xué)、系統工程學(xué)、社會(huì )學(xué)、人機工程學(xué)等，它的技術(shù)基礎是計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)等，其中計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、系統科學(xué)、行為科學(xué)是辦公自動(dòng)化的四大支柱或稱(chēng)四大支撐技術(shù)。綜合起來(lái)看，辦公自動(dòng)化是以行為科學(xué)為主導，系統科學(xué)為理論基礎，綜合運用計算機技術(shù)和通信技術(shù)完成各項辦公業(yè)務(wù)。辦公自動(dòng)化不是簡(jiǎn)單的自動(dòng)化科學(xué)的一個(gè)分支，而是一個(gè)信息化社會(huì )的時(shí)代產(chǎn)物，是一門(mén)綜合的學(xué)科技術(shù)。

　　2.辦公自動(dòng)化是一個(gè)人機信息系統

　　在辦公自動(dòng)化系統中“人”是決定因素，是信息加工的設計者、指導者和成果享用者;而“機”是指辦公設備，它是辦公自動(dòng)化的必要條件，是信息加工的工具和手段。信息是辦公自動(dòng)化中被加工的對象，辦公自動(dòng)化綜合并充分體現了人、機器和信息三者的關(guān)系。一個(gè)典型的OA系統應包括信息采集、信息加工、信息傳遞、信息保存四個(gè)基本環(huán)節，核心任務(wù)是向各級

　　3.辦公自動(dòng)化將辦公信息實(shí)現了一體化處理

　　信息通常有如下形式：

　　•文字：指各種文件、信函、檔案、手稿等;

　　•語(yǔ)言：有電話(huà)、聲音郵遞、聲音文件等;

　　•數據：包括數據文件、報表、紀錄等;

　　•圖像：有電視會(huì )議、電視監督等動(dòng)態(tài)圖像;

　　•圖形：包括樣品照片、統計圖表、傳真圖像等靜態(tài)圖形。

　　辦公系統把基于不同的技術(shù)的辦公設備用聯(lián)網(wǎng)的方式聯(lián)成一體，以計算機為主體將各種形式的信息組合在一個(gè)系統中，使辦公室真正具有綜合處理這些信息的功能。

　　4.辦公自動(dòng)化的目標十分明確，是為了提高辦公效率和質(zhì)量

　　辦公自動(dòng)化是人們產(chǎn)生更高價(jià)值信息的一個(gè)輔助手段，使辦公室用具成為智能的綜合性工具。

　　辦公自動(dòng)化將許多獨立的辦公職能一體化，并提高自動(dòng)化程度，從而提高辦公效率、方便辦公工作，獲得更大效益，對信息社會(huì )產(chǎn)生積極影響。其主要特點(diǎn)有：

　　(1)辦公自動(dòng)化是涉及文秘、行政管理、電子、機械、物理等學(xué)科并利用計算機、通信、自動(dòng)化等技術(shù)的一門(mén)綜合性學(xué)科。

　　(2)辦公自動(dòng)化是融人、機器、信息資源三者為一體的人機系統。它包括了信息采集、加工、傳遞和保存四個(gè)基本環(huán)節。

　　(3)辦公自動(dòng)化包括文字、數據、語(yǔ)言、圖像等信息的一體處理功能。

　　(4)辦公自動(dòng)化能夠優(yōu)質(zhì)、高效地處理辦公信息和事務(wù)。

　　辦公自動(dòng)化系統從功能上可以化分為三個(gè)層次，或者三個(gè)子系統。他們是事務(wù)處理、信息管理和決策支持子系統。如上圖。

　　在上述三個(gè)層次中，事務(wù)處理是最基礎的層次，信息管理是第二層次，而決策支持則處于最高層次。它們之間相互依存和相互聯(lián)系。決策支持依賴(lài)于信息管理層提供的信息，信息管理層又依賴(lài)于事務(wù)處理層對信息的采集、處理和篩選。三個(gè)層次之間的聯(lián)系可以由計算機的數據和程序的調用來(lái)實(shí)現。目前，國內事務(wù)處理級的辦公自動(dòng)化系統最為普遍，并且仍處在逐步發(fā)展和完善的階段。

　　3、功能組成

　　1. 收發(fā)文管理

　　收發(fā)文管理主要負責公文的擬定、收發(fā)、審批、歸檔、查詢(xún)檢索和打印等工作流的全過(guò)程處理�，F有起草人起草公文，之后通過(guò)網(wǎng)絡(luò )發(fā)送給審批人，審批合格后簽發(fā)。當收到一份公文時(shí)，先進(jìn)行收文登記，然后發(fā)送給公文擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦人后，公文將自動(dòng)發(fā)送到批辦、承辦人處，最后由專(zhuān)人將公文歸檔。各類(lèi)公文擁有相應的安全機制，具備相應的保密級別，通過(guò)指定不同級別人員具有的不同權限，還可以實(shí)現網(wǎng)上公文查詢(xún)。發(fā)文管理用來(lái)實(shí)現內部文檔從擬稿、批閱、簽發(fā)、到最后的整理、歸檔的發(fā)文流程的計算機自動(dòng)化控制，達到文檔發(fā)文自動(dòng)化。

　　2. 外出人員管理

　　外出人員管理主要是通過(guò)電子公告板方式實(shí)現對外出人員進(jìn)行登記管理。外出人員利用此公告板方式公告自己的外出事由、外出時(shí)聯(lián)系方法、外出時(shí)間以及外出期間指定的工作代辦人和代辦事項，還可以將自己外出的消息通知有關(guān)人員。外出歸來(lái)后再通過(guò)網(wǎng)絡(luò )撤銷(xiāo)外出通告。

　　3. 會(huì )議管理

　　在傳統方式下，召開(kāi)會(huì )議時(shí)需要的大量文件讓人頭痛不已，而在OA方式下則要輕松得多，可實(shí)現網(wǎng)絡(luò )遠程實(shí)時(shí)會(huì )議控制，圖文、影音在線(xiàn)傳輸。并可通過(guò)瀏覽器安排、管理會(huì )議。

　　4. 領(lǐng)導活動(dòng)安排

　　主要負責辦公室對領(lǐng)導的工作和活動(dòng)進(jìn)行統一的協(xié)調和安排，包括一周活動(dòng)安排和每日活動(dòng)安排。相關(guān)人員可據此安排日程，以便安排相應工作，不至于發(fā)生沖突。

　　5. 論壇管理

　　所謂論壇類(lèi)似現實(shí)生活中的公告牌，用于系統內部人員在上面發(fā)布相關(guān)公開(kāi)信息。論壇管理主要負責對這些信息的管理，比如信息分類(lèi)、更新等等。公告牌可以用來(lái)發(fā)布各種通知或其他公用信息�？稍趦炔块_(kāi)通電子郵件，并具備和系統外部乃至國際互聯(lián)網(wǎng)的信息交流能力。各級領(lǐng)導和業(yè)務(wù)人員可以在統一的圖形化環(huán)境里，方便地得到幾乎所有與其工作相關(guān)的資料、信息和其他數據，即使是在家中或出差也可不間斷工作。

　　6. 個(gè)人用戶(hù)管理

　　個(gè)人用戶(hù)工作臺用于對本人各項工作進(jìn)行統一管理，例如安排日程、活動(dòng)，查看處理當日工作，存放個(gè)人的各項資料、紀錄等。此外個(gè)人用戶(hù)還可以通過(guò)電子郵件與其他單位或個(gè)人交流意見(jiàn)、討論問(wèn)題及傳送材料。7. 電子郵件 電子郵件系統可完成信息共享、工作批閱流程、文檔傳遞等功能。8. 遠程辦公

　　每一個(gè)工作人員都不能保證一直在辦公室中工作。當遠離辦公室或出差，而又非常需要了解單位的某些數據信息時(shí);當想在離本單位較遠的地方設立幾個(gè)辦公點(diǎn)時(shí)，可通過(guò)電話(huà)網(wǎng)、DDN專(zhuān)線(xiàn)等連接的遠程計算機，完成所有的有關(guān)辦公的功能。

　　9. 檔案管理

　　辦公自動(dòng)化系統可實(shí)現交互式的勞資人事管理。把員工資料與考勤制度、工資管理、人事管理相結合，有效提高工作效率，降低管理費用，實(shí)現高速、實(shí)時(shí)的查詢(xún)管理。

　　10. 綜合信息

　　提供單位職工的電話(huà)號碼查詢(xún)，增進(jìn)職工與單位和外界的溝通;提供國內外相關(guān)法律、法規查詢(xún)，并提供相關(guān)咨詢(xún)服務(wù)。公共信息服務(wù)不僅能使本單位內部共享其他信息資源的信息，也使社會(huì )各界能共享政府、企事業(yè)單位可公開(kāi)的信息，如企業(yè)形象宣傳等。

　　11. 簡(jiǎn)報期刊

　　提供國內外主要報刊雜志的查詢(xún)和特定信息檢索。徹底改變傳統以手工為主的工作方式。整理、提煉、保存政府、企業(yè)的各類(lèi)有用信息，為用戶(hù)提供共享信息的環(huán)境。提供信息查詢(xún)、統計、分析功能，協(xié)助領(lǐng)導決策管

　　4、國內外發(fā)展情況

　　辦公自動(dòng)化在美國及日本等發(fā)達國家已經(jīng)得到了迅速的發(fā)展。此表為美國的發(fā)展情形，日本則相對滯后。

　　世界OA系統的發(fā)展非常迅猛，世界各國政府極為重視本國的OA系統的發(fā)展，不惜花費巨資。美國的辦公自動(dòng)化在公司和企業(yè)中發(fā)展得比政府部門(mén)要早，并且水平也較高。各公司、企業(yè)不僅把OA視為提高效率、節約成本的手段，更是利用它來(lái)加強經(jīng)營(yíng)管理，作為提高企業(yè)素質(zhì)和企業(yè)競爭能力的重要條件。

　　20世紀90年代以后，國外的辦公自動(dòng)化得發(fā)展趨勢為如下四個(gè)方向： 1)OA設備向著(zhù)高性能、多功能、復合化和系統化發(fā)展;

　　2)OA系統向著(zhù)數字化、智能化、無(wú)紙化和綜合化發(fā)展;

　　3)以計算機為核心的辦公工作站將向處理文字、數據、聲音、圖形的多媒體方向發(fā)展;

　　4)通信在OA系統中的地位將進(jìn)一步增強，可以充分利用現代化通信技術(shù)，建立全球的網(wǎng)絡(luò )體系。

　　我國的辦公自動(dòng)化技術(shù)起步較晚，20世紀70年代該項技術(shù)傳入我國，80年代才真正地得到重視和發(fā)展。此表為我國的發(fā)展情況。

　　我國的辦公自動(dòng)化發(fā)展的特點(diǎn)是起步晚、發(fā)展迅猛，首先是為政治、經(jīng)濟、國防服務(wù)。國家投資建設的有經(jīng)濟、科技、銀行、鐵路、郵電、交通、電子、能源、氣象、軍事、公安和國家高層領(lǐng)導機關(guān)12個(gè)大信息管理系統，具有規模大、體系完整、高技術(shù)和現代化的管理效能，是代表我國一級水平的OA系統。目前，我國的辦公自動(dòng)化系統正朝著(zhù)集成化、網(wǎng)絡(luò )化、多媒體和智能化的國際水平發(fā)展。

　　辦公自動(dòng)化的實(shí)現，不僅僅是取代秘書(shū)的部分工作，它更是將引起辦公制度、工作方式、辦公流程、傳統習慣、工作環(huán)境和決策進(jìn)程等方面的深刻變革，使辦公行為科學(xué)化、規范化和標準化。各國的經(jīng)驗表明：國家經(jīng)濟現代化必須依賴(lài)各級管理水平的提高和辦公自動(dòng)化。因此，辦公自動(dòng)化必將對我國整個(gè)社會(huì )生活的各個(gè)方面產(chǎn)生深刻的影響。

　　5、辦公自動(dòng)化設備

　　為了具備和完善辦公自動(dòng)化系統的功能，除了進(jìn)行辦公人員的相應知識培訓外，必須配備相應的辦公硬件設備和軟件資源。在現代辦公管理中的主要業(yè)務(wù)中，如文字編輯、信息處理、信息傳輸、信息檢索等都離不開(kāi)計算機，它是辦公自動(dòng)化的一名主角。所以，在辦公自動(dòng)化系統中，計算機使必不可少的核心設備。辦公自動(dòng)化系統的硬件和軟件組成如圖所示。

　　辦公自動(dòng)化系統的硬件是指辦公自動(dòng)化系統中實(shí)際裝置和設備，而軟件是指用于運行、管理、維護和應用開(kāi)發(fā)計算機所編制的計算機程序。

　　•通信設備：如：局域網(wǎng)，電話(huà)，電傳等。

　　•輸出設備：如：圖像掃描儀，復印機，傳真機等

　　•系統軟件：如：操作系統，語(yǔ)言翻譯程序等

　　•支持軟件：如：數據庫管理系統

　　•通用軟件：如文字處理系統，圖形處理系統等

　　•專(zhuān)用軟件：工資管理系統，圖書(shū)管理系統等

　　電子計算機一般俗稱(chēng)為電腦.計算機的種類(lèi)很多，根據它的規模大小可以分為巨型機、大型機、中小型機、微型機和便攜機等。根據其用途又可分為專(zhuān)用計算機和通用計算機。目前，辦公室最常用的是多媒體通用微型計算機。

　　一套計算機系統必須由硬件和軟件兩大部分共同組成，兩者有機結合、相得益彰，才能是系統發(fā)揮功效。實(shí)際上，在計算機技術(shù)的發(fā)展進(jìn)程中，計算機軟件隨硬件技術(shù)的迅速發(fā)展而發(fā)展，反過(guò)來(lái)，軟件的不斷發(fā)展與完善，又促進(jìn)了硬件的新發(fā)展。

　　打印機是辦公自動(dòng)化系統的主要輸出設備之一。打印機分為擊打式和非擊打式兩大系列產(chǎn)品。擊打式以針式點(diǎn)陣打印機為主，非擊打式則包括激光、噴墨及熱升華打印機等。

　　20世紀50年代美國施樂(lè )公司推出第一臺商用復印機。

　　按照復印機顯影方式可分：?jiǎn)谓M份和雙組份。

　　按照復印的顏色可分：?jiǎn)紊�和彩色�?/p>

　　按復印機尺寸分：普及型(A3)，手提式，大工程圖紙(A2以上)。 按使用紙型來(lái)分：特殊紙，普通復印紙。

　　按成像處理方式分：數字式，模擬式。

　　傳真機是一種傳送靜止圖像的通信手段。它可以通過(guò)通信線(xiàn)路，把文件、圖表、手跡、照片等紙頁(yè)式靜止圖像信號從一端傳到另一端，并印在紙上得到與發(fā)送文件完全相同的硬拷貝。因此，也有人把它稱(chēng)為遠距離的復印。

　　英文為facsimile.國際上常用FAX表示。

　　掃描儀是一種光機電一體化的高科技產(chǎn)品，是除鍵盤(pán)和鼠標外電腦使用最廣泛的輸入設備。掃描儀由多種用途，比如可以利用它輸入照片建立字節的電子影集;輸入各種圖片建立自己的網(wǎng)站;掃描手寫(xiě)信函再用E-mail發(fā)送出去以代替傳真機;還可以利用掃描儀配合OCR軟件輸入報紙或書(shū)籍的內容，免除鍵盤(pán)錄入漢字的辛苦等等。這些掃描儀的不凡功能，使我們在辦公、學(xué)習、和娛樂(lè )等各個(gè)方面提高效率并增加了樂(lè )趣。

　　數碼相機是一種能夠進(jìn)行拍攝，并通過(guò)內部處理把拍攝到的光學(xué)圖像轉換成以數字格式存放的電子圖像的特殊照相機。

　　6、辦公軟件介紹

　　Microsoft Office是微軟公司開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件，Office XP是最新的版本(第四代)。

　　Word主要用來(lái)進(jìn)行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作，可進(jìn)行書(shū)信、公文、報告、論文、商業(yè)合同、寫(xiě)作排版等一些文字集中的工作;

　　Excel 主要用來(lái)進(jìn)行又繁重任務(wù)的預算、財務(wù)、數據匯總等工作; PowerPoint 主要用來(lái)制作演示文稿和幻燈及投影片等，甚至可以制作賀卡、流程圖、組織結構圖等;

　　Access 是一個(gè)桌面數據庫系統及數據庫應用程序;

　　Outlook 是一個(gè)桌面信息管理的應用程序，可以用于聯(lián)系人列表、日程安排等;

　　FrontPage 主要用來(lái)制作和發(fā)布Internet的Web頁(yè)面。

　　這幾個(gè)軟件之間的內容可以互相調用，互相連接，或利用復制粘貼功能共享數據資源。

　　Lotus公司的Smartsuite是另一個(gè)流行的辦公套件，商業(yè)辦公領(lǐng)域應用廣泛。

　　WPS 我國珠海金山軟件股份有限公司推出。

　　OpenOffice 5年前一家名為Star的德國公司開(kāi)始致力于開(kāi)發(fā)一個(gè)跨平臺的辦公軟件StarOffice并提供免費下載。它是世界上唯一一個(gè)非常接近Microsoft Office而又可以跨平臺的產(chǎn)品。2年前Sun公司收購了Star軟件公司，并繼續開(kāi)發(fā)，直至2000年10月13日傳出驚人消息：Sun開(kāi)放了StarOffice的絕大部分源代碼，并且成立了OepnOffice.org組織專(zhuān)門(mén)從事開(kāi)放源代碼辦公軟件的開(kāi)發(fā)工作。

　　現在基于OpenOffice開(kāi)發(fā)的軟件遵循兩種協(xié)議：要開(kāi)放源代碼的GPL協(xié)議或不開(kāi)放源代碼的SISSL商業(yè)版權協(xié)議，RedOffice就是遵循后者的。

　　以上介紹了辦公自動(dòng)化的基本概念、辦公自動(dòng)化系統的主要功能，介紹了微型計算機、打印機、復印機、傳真機和其他常用現代辦公設備的基本常識，還簡(jiǎn)要介紹了常用辦公軟件的應用場(chǎng)合。這里著(zhù)重進(jìn)行辦公自動(dòng)化的知識性介紹，使大家了解辦公自動(dòng)化的相關(guān)概念和基礎知識，為后面的操作應用打下基礎。

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