分析中小企業(yè)OA系統方案選型六個(gè)誤區

　　近些年來(lái)，企業(yè)信息化建設迅速發(fā)展，OA軟件迅速普及，媒體和廠(chǎng)商都在大力宣傳，各種概念、觀(guān)點(diǎn)、產(chǎn)品紛至沓來(lái)。國內很多企業(yè)實(shí)施了OA項目，相關(guān)產(chǎn)品也應接不暇，但在選與被選之間總有諸多“不對稱(chēng)”，以致背道而馳，難于“雙贏(yíng)”。那么企業(yè)如何正確認識OA?在OA選型中存在哪些誤區?

　　誤區一、認為OA就是行政辦公，就是收發(fā)文。針對政府機關(guān)來(lái)說(shuō)，這有一定的價(jià)值，但是對企業(yè)來(lái)說(shuō)價(jià)值不是很大

　　在OA剛剛出現的時(shí)候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶(hù)，OA還沒(méi)有進(jìn)入企業(yè)。所以人們認為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運營(yíng)過(guò)程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程的作用，也沒(méi)有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著(zhù)OA 的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統的收發(fā)文系統或行政辦公系統，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。所以泛微認為OA作為辦公系統，它需要結合不同的部門(mén)和崗位、人員，成為他們的個(gè)性化的辦公系統才有生命力。對于管理層來(lái)說(shuō)，辦公審批(不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務(wù)流程的審批)以及員工輸入的數據匯總為不同權限的報表就是他們的辦公系統。對于其他部門(mén)來(lái)說(shuō)，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務(wù)流程的審批(如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批)，這些資源與信息的協(xié)同運作，才能構建適合現代企業(yè)運作和應用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。

　　誤區二：認為OA只是文件的審批和管理

　　目前市面上的很多的OA是采用非關(guān)系性型數據庫，主要是基于lotus平臺，該平臺是封閉式的平臺，是文檔型數據庫，在技術(shù)上存在很多先天性缺陷，一般應用于早期政府的收發(fā)文，目前政府信息化招投標也基本上是向j2ee平臺架構過(guò)渡。在國外lotus主要是應用于郵件服務(wù)器。泛微認為OA不僅僅是文件的審批和管理，關(guān)鍵是作為企業(yè)管理軟件進(jìn)行企業(yè)管理最終一定要跟財務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián)，才能最大化發(fā)生作用。比如：在OA的應用企業(yè)中，很少企業(yè)拋棄報銷(xiāo)，借款，付款等審批流程。因為報銷(xiāo)與手工實(shí)現的方式有根本性的變革。手工審批各審批環(huán)節都需要手工簽字才能逐步走到下一個(gè)環(huán)節。而電子化報銷(xiāo)流程的好處是把管理和財務(wù)的職能進(jìn)行了區分，作為審批層主要是關(guān)心該事務(wù)允不允許發(fā)生，允許發(fā)生多少。而財務(wù)的職能是判斷該事務(wù)發(fā)生的憑證(發(fā)票)是真的還是假的，是不是超過(guò)財務(wù)報銷(xiāo)的標準。所以電子化流程是電子單據和憑證分別走，憑證只需要財務(wù)審核就可以，管理層通過(guò)電子單據填入的數據作為審批依據進(jìn)行快速審批，不用在憑證上審批，這樣可以支持領(lǐng)導遠程報銷(xiāo)審批，當然電子化審批流程需要從技術(shù)上能提供方便的報銷(xiāo)依據供領(lǐng)導判斷和審批，這樣可以快速解決員工財務(wù)費用報銷(xiāo)流程處理復雜困難的問(wèn)題，很多企業(yè)是通過(guò)首先應用財務(wù)報銷(xiāo)流程推動(dòng)公司整個(gè)流程的應用。

　　誤區三：認為OA是ERP的一部分，認為OA很簡(jiǎn)單，是從屬于其他系統

　　OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結果為導向。OA與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過(guò)程的管理，通過(guò)管人來(lái)管理具體的事務(wù)，這些事務(wù)每天都可能在變化，所以OA強調靈活性和協(xié)同性。因為企業(yè)人與人之間的協(xié)同是需要流程來(lái)規范。所以OA的核心是以人力資源為核心(人力資源主要是進(jìn)行權限和安全體系的控制)，以工作流為血脈的核心平臺，在該平臺上再搭建其他的應用功能模塊，同時(shí)OA的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個(gè)部門(mén)的應用，所以OA需要門(mén)戶(hù)，不同用戶(hù)，不同權限的人進(jìn)入系統看到的都是與他們工作相關(guān)的信息，沒(méi)有權限的信息都看不到。作為管理層門(mén)戶(hù)是匯總員工平時(shí)工作信息生成統計報表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門(mén)戶(hù)。同時(shí)管理層也可以通過(guò)宏觀(guān)數據監控和查詢(xún)到微觀(guān)數據。所以OA現在的發(fā)展趨勢是成為協(xié)同管理平臺，作為管控內部資源和外部信息交流的平臺與ERP構成了企業(yè)信息化的基石。

　　誤區四、認為OA的終極目標就是手工轉為電子化

　　泛微認為協(xié)同OA作為一個(gè)管理軟件，一定要把一些先進(jìn)的管理和設計理念通過(guò)軟件進(jìn)行固化來(lái)為企業(yè)管理提升價(jià)值，否則為了電子化而電子化對企業(yè)沒(méi)有太大的管理價(jià)值。手工轉為電子化只是OA的第一步，對管理層來(lái)說(shuō)，企業(yè)實(shí)施OA是需要花費很大的人力，物力，財力去實(shí)現，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來(lái)對管理進(jìn)行變革以適應外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。所以OA對企業(yè)管理核心有幾方面：

　　第一：提升企業(yè)辦公效率同時(shí)，重在執行力的提升

　　手工的審批在速度和效率上跟不上時(shí)代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導者無(wú)法有效監控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在那個(gè)環(huán)節、那個(gè)部門(mén)、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心，執行沒(méi)有，執行花費多長(cháng)時(shí)間并沒(méi)有得到有效反饋，也就沒(méi)有辦法改進(jìn)和提升，所以造成管理層的政令很難有效執行。

　　第二：OA的終極目的最終是為企業(yè)戰略發(fā)展和管理服務(wù)

　　OA的整個(gè)管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運營(yíng)過(guò)程為目的，通過(guò)管人來(lái)實(shí)現整個(gè)企業(yè)規范運營(yíng)。所以它區別于以物料為核心的ERP，以資金為核心的財務(wù)，以物流為核心的進(jìn)銷(xiāo)存。這些業(yè)務(wù)軟件的核心特點(diǎn)都是以結果為導向，精細化管理為主，對過(guò)程的管控比較缺乏。而OA，更進(jìn)一步說(shuō)協(xié)同OA，面對的是組織行為，強調的是企業(yè)資源的整體運作。所以OA與這些業(yè)務(wù)軟件是相得益彰的。那么OA的終極目標是什么呢?最終把OA作為一個(gè)不同部門(mén)，不同崗位員工日常業(yè)務(wù)辦公的平臺，員工每天辦公的數據按照權限自動(dòng)匯總給相關(guān)權限的管理層生成統計報表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數據不能沉淀為管理層需要的報表，我們認為OA以人為核心的軟件是無(wú)法做到進(jìn)行有效對管理過(guò)程進(jìn)行控制的。

　　第三：規范公司的管理，避免人為的因素

　　手工審批受人為因素影響較大，所以企業(yè)很多的管理制度和法規不能有效執行，中國很多企業(yè)初具規模就提出法制。所以軟件是法制最好的執行手段。對于剛剛進(jìn)行信息化的企業(yè)，前期需要一個(gè)過(guò)渡期進(jìn)行緩沖，但是最終公司的管理是需要規范的，當然規范需要允許進(jìn)行適當的調整。所以企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會(huì )被固化下來(lái)。所以企業(yè)的流程關(guān)鍵是經(jīng)過(guò)梳理、沉淀進(jìn)行優(yōu)化最終找到管理的規律。當然對于不斷規范的企業(yè)前期OA系統是需要支持一些人為因素，經(jīng)過(guò)不斷規范，最終找到適合企業(yè)的管理規律。所以強調OA流程既需要很強的自主判斷能力，又要非常靈活以適應企業(yè)業(yè)務(wù)流程和組織架構的變更。因為企業(yè)員工每天的工作都很忙，不能指望通過(guò)員工記住很多的管理制度來(lái)進(jìn)行人為判斷，比較現實(shí)的是員工提交流程，系統自動(dòng)根據員工填入的內容進(jìn)行自動(dòng)判斷進(jìn)行相關(guān)領(lǐng)導審批，以此來(lái)規范整體的管理過(guò)程。

　　第四：部門(mén)與部門(mén)，員工與員工之間信息的溝通和共享

　　在手工時(shí)代，部門(mén)與部門(mén)之間無(wú)法進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，所以導致很多重復性的工作。同時(shí)企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門(mén)運作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個(gè)平臺來(lái)支撐。而OA是很高的工具，借助這一平臺，將跨地區、組織、部門(mén)的員工緊密地聯(lián)系在一起。

　　第五：知識的沉淀和痕跡的保留

　　對任何企業(yè)來(lái)說(shuō)，都會(huì )有員工流失，都會(huì )有新的員工進(jìn)來(lái)。流失的員工對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，等同于資源的流失，特別是對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位的員工。企業(yè)需要有一個(gè)平臺來(lái)記錄員工日常的核心工作和他掌握的公司的核心資源，以方便后續員工快速交接和跟進(jìn)，避免企業(yè)造成損失。同時(shí)對于新員工培養成一個(gè)適崗的員工，企業(yè)需要花費很大的代價(jià)，如果通過(guò)OA系統把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗共享給新員工，這會(huì )大大縮短新員工的培訓時(shí)間，并節省公司的培訓費用。

　　第六：加強對員工日常行為的考核

　　很多企業(yè)對員工的考核都停留在印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過(guò)OA系統，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績(jì)作為考核的部分依據來(lái)對員工進(jìn)行動(dòng)態(tài)的績(jì)效考核。來(lái)充分調動(dòng)員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。

　　所以OA不是一個(gè)無(wú)紙化的軟件，而是一個(gè)管理工具，通過(guò)它來(lái)貫徹企業(yè)管理制度的執行，傳播企業(yè)文化，通過(guò)流程的規范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來(lái)促進(jìn)企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。

　　誤區五：認為OA實(shí)施很簡(jiǎn)單，是信息部門(mén)的事情

　　OA作為管理軟件，最終應用到企業(yè)，軟件只是一個(gè)工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應用深度與否取決于企業(yè)領(lǐng)導層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應商的服務(wù)能力，兩者缺一不可。僅僅通過(guò)信息部門(mén)或者某一個(gè)部門(mén)去推動(dòng)，最終只會(huì )導致在整個(gè)公司應用的失敗。同時(shí)供應商一定需要有豐富的實(shí)施應用經(jīng)驗來(lái)幫助企業(yè)推進(jìn)項目實(shí)施進(jìn)度和規避實(shí)施風(fēng)險。所以對于供應商的選擇不僅僅是產(chǎn)品。當然光有快速反應能力沒(méi)有解決問(wèn)題的能力也是不可以的。所以在選擇供應商時(shí)，建議選擇專(zhuān)業(yè)定位于OA的有過(guò)眾多成功案例的知名廠(chǎng)商。

　　誤區六：認為OA馬上就可以見(jiàn)到效果，認為OA可以一蹴而就

　　OA是一個(gè)系統工程，需要整體規劃，分步來(lái)實(shí)施，關(guān)鍵是企業(yè)需要把目前最迫切，最關(guān)鍵，見(jiàn)效最快的需求先提煉出來(lái)，在此基礎上逐漸加深應用，然后在擴展新的需求。目前很多企業(yè)對OA的選型有很大的局限在于認為滿(mǎn)足現在的需求就可以，其實(shí)OA的深度和廣度可以很深很廣，很多企業(yè)因為對OA的規劃不了解，所以導致 OA在應用過(guò)一段時(shí)間以后遇到瓶頸。建議企業(yè)前期需要規劃好，然后按照企業(yè)實(shí)際需要在今后幾年在加深應用深度的基礎上，分步實(shí)施需要的功能。

　　企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實(shí)施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統，更重要的是透過(guò)先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現管理的提升、業(yè)務(wù)的改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA或OA的選型過(guò)程中必須立足企業(yè)的實(shí)際需求，轉變以往的思維方式和觀(guān)點(diǎn)，從OA真正在企業(yè)信息化過(guò)程中發(fā)揮的重要作用出發(fā)，從企業(yè)戰略出發(fā)，選擇企業(yè)所需要的OA系統。

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