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企業(yè)檔案的質(zhì)量管理
質(zhì)量管理是一種以質(zhì)量為核心的經(jīng)營(yíng)管理，推行質(zhì)量管理是企業(yè)提高自身素質(zhì)、增強市場(chǎng)競爭力的有效途徑。檔案質(zhì)量是檔案的生命線(xiàn)，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其利用效果。檔案質(zhì)量管理的目的就是為了自覺(jué)而系統地應用質(zhì)量管理的思想和方法來(lái)豐富檔案的管理理論，加強檔案工作的自身建設。
一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)
檔案質(zhì)量管理，是全體檔案人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過(guò)程的質(zhì)量保障體系。其核心是提高檔案工作水平，以保證檔案的質(zhì)量。它具有以下特點(diǎn)：
1.全員參加
檔案全面質(zhì)量管理，要求與檔案形成過(guò)程有關(guān)的所有人員，樹(shù)立“檔案質(zhì)量、人人有責”的觀(guān)念，嚴格按照法律法規及有關(guān)標準和要求，共同完成文件材料的立卷歸檔和檔案管理工作。保證電子文檔的及時(shí)傳輸和及時(shí)歸檔。
2.全過(guò)程控制
從公文起草、項目的立項、審核、開(kāi)工、竣工到檔案的收集、整理、歸檔、編研到開(kāi)發(fā)利用的整個(gè)過(guò)程都實(shí)行質(zhì)量管理。
3.科學(xué)的手段
采用數理統計方法、現代科學(xué)技術(shù)和現代管理科學(xué)來(lái)解決檔案的質(zhì)量問(wèn)題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。
二、檔案質(zhì)量管理對人員的要求
1.牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識
檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著(zhù)密切關(guān)系。其中，最為關(guān)鍵的就是領(lǐng)導者的檔案質(zhì)量意識，領(lǐng)導者要認清檔案管理的重要性，重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò )信息化、數字化建設，本單位的檔案質(zhì)量管理才能順利開(kāi)展。因此，每個(gè)從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導必須牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量管理意識，用較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量的不斷提高。
2.不斷提高檔案人員的素質(zhì)
良好的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的服務(wù)意識和無(wú)私奉獻的精神。同時(shí)，檔案工作也是一項業(yè)務(wù)性較強的工作，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對檔案質(zhì)量起著(zhù)至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來(lái)加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習。此外，領(lǐng)導要給從事專(zhuān)、兼職檔案工作的人員制訂學(xué)習培訓的計劃，創(chuàng )造業(yè)務(wù)交流的機會(huì )，使他們的業(yè)務(wù)水平能更好地達到檔案質(zhì)量管理的要求。
三、加強檔案質(zhì)量管理的措施
1.建立健全各項檔案規章制度
建立健全檔案工作的各項規章制度，制定檔案管理工作的標準規范，使之規范化、流程化，并且以程序圖、系統圖、網(wǎng)絡(luò )圖等形式，把它們形象、直觀(guān)地呈現出來(lái)。從事檔案工作的人員必須嚴格遵守各項管理制度和崗位責任制。
2.加強檔案質(zhì)量的“過(guò)程控制”
檔案工作的形成、積累、收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等各個(gè)環(huán)節是一個(gè)有機的整體，是由多個(gè)部門(mén)、多個(gè)人員共同完成的。任何一個(gè)環(huán)節的工作質(zhì)量勢必影響下一個(gè)環(huán)節的質(zhì)量管理。檔案質(zhì)量管理就是把檔案管理的重點(diǎn)從“事后把關(guān)”轉移到“事前預防”上來(lái)，從管結果變成管過(guò)程，實(shí)行“預防為主、防患于未然”，只有這樣才能切實(shí)提高檔案質(zhì)量管理水平。
3.積極推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化
企業(yè)檔案管理信息化是指在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中，全面應用現代信息技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。信息化可以對信息資源進(jìn)行有效控制，使企業(yè)實(shí)現對檔案信息的高效管理，真正意義上實(shí)現檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)。
4.加強對信息的反饋控制
企業(yè)檔案信息化系統的信息反饋是指信息化系統輸出的檔案信息，經(jīng)過(guò)與外部環(huán)境作用后，其輸出效果返回信息化系統，并由此引起各項工作內容和規章制度的調整。反饋信息的獲取渠道如下：
�、俳⒕W(wǎng)上預約登記制度。通過(guò)技術(shù)手段及時(shí)記錄利用者對信息資源的訪(fǎng)問(wèn)情況，檔案系統部門(mén)可以系統全面地了解利用者對檔案材料的借閱情況。
�、谕ㄟ^(guò)直接走訪(fǎng)或者內部網(wǎng)絡(luò )向“用戶(hù)”發(fā)放檔案利用情況調查表，了解對各種提供利用方式的滿(mǎn)意度及對檔案部門(mén)各種規章制度的意見(jiàn)和建議。
做好檔案信息的反饋控制必然能夠使檔案管理更加完善、科學(xué)。
總之，必須樹(shù)立質(zhì)量第一的思想，把質(zhì)量意識嚴格貫穿于檔案工作的始終。建立一套科學(xué)、完善的管理思路和方法，并借助信息化的手段把質(zhì)量管理的思路應用到檔案管理中來(lái)，才能使檔案質(zhì)量管理水平邁上一個(gè)新的臺階，才能更好地助力于企業(yè)的發(fā)展。
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