項目管理常見(jiàn)問(wèn)題
有工作就會(huì )有失誤，那么在項目管理中有哪些常見(jiàn)的問(wèn)題和失誤呢?我們一起來(lái)看看!
1.缺乏適當的人員與技能
影響：用人不當與資源分配失調是項目管理失誤中最常見(jiàn)的一種現象。一個(gè)項目能否圓滿(mǎn)完成，人員與技能的配備占了主導因素。用人不當的結果往往會(huì )導致項目無(wú)法繼續執行，這樣就算計劃再好，也是紙上談兵。
解決方案：IT與項目經(jīng)理應全面了解及掌控技能與資源情況，包括對項目顧問(wèn)、合約承包商和外包商的詳細評估。使用項目管理軟件可以幫助項目經(jīng)理充分掌握所有團隊成員的技能與工作量分配。在了解分工與職責后，IT與項目經(jīng)理就可以決定如何在日常工作和項目中合理分配資源。指派專(zhuān)門(mén)的資源經(jīng)理來(lái)負責解決人員與資源的分配問(wèn)題也是一個(gè)不錯的主意。
2.缺乏富有經(jīng)驗的項目經(jīng)理
影響：如果沒(méi)有一名經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理掌舵，項目很可能會(huì )隨著(zhù)發(fā)展而失去控制。
解決方案：聘用一名符合項目要求，并擁有出色人際關(guān)系處理技巧的項目經(jīng)理。他應當有號召力，能夠管理風(fēng)險，并在團隊成員和外部參與者之間起到協(xié)調作用。此外，一名優(yōu)秀的項目經(jīng)理也應該具備相關(guān)技術(shù)的知識與技能。
3.沒(méi)有遵循標準的項目管理流程
影響：這是項目管理中的第二大常見(jiàn)失誤。缺乏合理的流程會(huì )抬高項目風(fēng)險，加大項目失敗的可能性，最終導致無(wú)法在限定的時(shí)間與預算內完成項目。
解決方案：制定良好的項目管理流程能助你提高項目效率，并及時(shí)捕捉到項目執行過(guò)程中的各種問(wèn)題，控制風(fēng)險。
4.流程太多太雜
影響：過(guò)多的流程會(huì )讓項目失去靈活性，繼而影響參與者的積極性。
曾經(jīng)有一家軟件開(kāi)發(fā)商告訴客戶(hù)公司的項目經(jīng)理，他們能夠在不增加成本與工作量的基礎上添加額外的功能，但項目經(jīng)理卻回絕了這一建議，因為他覺(jué)得公司用戶(hù)并沒(méi)有要求這一功能。其實(shí)，只要不影響項目預算與計劃進(jìn)度，又征得用戶(hù)的同意，多添加一些功能是利大于弊的。
解決方案：提高靈活性，與項目支持者及參與者積極溝通。
5.對項目變更缺乏追蹤
影響：要么預算超支，要么進(jìn)度拖慢(或兩者兼有)。
解決方案：建立正式的變更申請流程，任何項目范圍內的變更(比如添加新功能)都應在變更文件上詳細注明，并由項目最高主管審核批準。此外，項目經(jīng)理也需判別出該申請對預算和時(shí)間進(jìn)度會(huì )產(chǎn)生什么影響。
6.對項目動(dòng)態(tài)缺乏了解
影響：管理學(xué)大師彼得德魯克曾說(shuō)過(guò)，無(wú)法管理就無(wú)法測量。反應到項目上，即無(wú)法及時(shí)協(xié)調資源，或對變更做出應變。
解決方案：使用軟件。借助有效的項目管理軟件可以在一個(gè)平臺上面觀(guān)看掌握整個(gè)項目全局的動(dòng)態(tài)，目前市面上較為盛行的有MS Project、SAP、P3項目管理軟件，以及新晉的8thmanage,根據筆者多年的經(jīng)驗來(lái)說(shuō)，用MS Project做計劃好做，但是如果要跟蹤資源和任務(wù)情況就比較不直觀(guān)，有資源超支、人員浪費的情況出現也需要管理者主動(dòng)發(fā)現，軟件不會(huì )告知你，而目前我們公司使用的是8thmanage的項目管理系統，整個(gè)系統很好地融合了項目管理九大領(lǐng)域與實(shí)際項目流程，在這個(gè)平臺上不僅能直觀(guān)看到項目的整個(gè)動(dòng)態(tài)，各項目的活動(dòng)負責人也能對自己所負責的項目活動(dòng)部分進(jìn)行很好的掌控，當有情況發(fā)生或項目需要變更時(shí)，系統有預警功能，能通知到相關(guān)的負責人。
7.對小問(wèn)題掉以輕心
影響：?jiǎn)?wèn)題不會(huì )自己解決。如果對小問(wèn)題掉以輕心，那么它們就會(huì )演化成大問(wèn)題，最終成倍增加項目成本。
解決方案：加強項目團隊成員的態(tài)度與意識，及早糾錯。等到亡羊補牢，為時(shí)已晚。
8.沒(méi)有定義項目范圍
影響：如果商業(yè)與IT部門(mén)沒(méi)有事先定義項目范圍，那項目終將無(wú)法滿(mǎn)足預期的成效，IT也會(huì )缺乏方向來(lái)如期完成項目。
解決方案：通過(guò)商業(yè)用例和范圍劃定來(lái)糾正錯誤定義的項目，項目范圍可謂一個(gè)項目最初的SLA(服務(wù)水平協(xié)議)，有了這份協(xié)議，項目活動(dòng)才有據可尋。
9.忽略項目之間的關(guān)聯(lián)
影響：忽略項目之間的關(guān)聯(lián)會(huì )造成資源分配失調(比如配給某項目的人員也是另一項目所需要的)，從而影響項目進(jìn)度，作為連鎖反應，其它項目也會(huì )受到拖累。
解決方案：在制定項目計劃時(shí)將關(guān)聯(lián)因素考慮在內。與項目參與者多交流，并繪制項目關(guān)聯(lián)表，可協(xié)助你明確了解各項目之間的關(guān)系。
10.風(fēng)險評估過(guò)于隨意
影響：項目脫離原有軌道，IT需清理預料外的麻煩。
解決方案：風(fēng)險評估應是項目計劃的一部分�？梢栽趫F隊中進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，收集可能的風(fēng)險因素，然后設法規避這些風(fēng)險。這一活動(dòng)不會(huì )花費太久的時(shí)間，而且他也能幫助你在正式開(kāi)始前充分了解項目的軟肋所在。
11.對用戶(hù)抵觸心理認識不足
影響：用戶(hù)對新技術(shù)的抵觸會(huì )讓項目所投入的資金與精力白費。
解決方案：在項目計劃階段先考慮到推行過(guò)程中的阻礙，并設法化解這些阻力。與那些工作將受新項目影響的用戶(hù)交流溝通，向他們闡述項目會(huì )給他們的工作流程帶來(lái)的有利變化與價(jià)值。
12.時(shí)間進(jìn)度表欠完善
影響：團隊成員對何時(shí)完成何種任務(wù)沒(méi)有概念，對整體項目的按時(shí)達成形成阻滯。
解決方案：最簡(jiǎn)單的方法是判別出項目中所有的活動(dòng)，并在這些活動(dòng)后面標注預計完成日期。使用項目管理軟件亦可創(chuàng )建進(jìn)度計劃表。
13.對不合理的項目期限不作反駁
影響：使自己陷入無(wú)法如期完成項目的窘境，并有損IT部門(mén)的信譽(yù)。
或許公司所設定的項目期限過(guò)于苛刻，而IT部門(mén)強行完成只會(huì )起到反作用。
解決方案：IT經(jīng)理應向公司管理層解釋無(wú)法預期完成的實(shí)際困難，以及強行完成所需付出的代價(jià)(比如成本大幅上升，資源預算超支等)，讓管理人員在成本和速度之間做出選擇。
14.與項目支持者、參與者缺少溝通
影響：IT無(wú)法達成預期的要求。
解決方案：在傳遞關(guān)鍵書(shū)面文件與表格的同時(shí)加以當面說(shuō)明，并用對方能夠理解的方式簡(jiǎn)明地闡述要點(diǎn)(有些商業(yè)人員不會(huì )理解長(cháng)篇大論的技術(shù)術(shù)語(yǔ))。
在這種溝通互動(dòng)中，其實(shí)公司的商業(yè)分析師在用戶(hù)與IT之間扮演了一個(gè)非常重要的協(xié)調角色。
建議對參與項目，或受項目影響的所有商業(yè)成員提供一份項目綜述(從計劃到部署)，并標示出那些活動(dòng)要求商業(yè)人員參加互動(dòng)，以及互動(dòng)的目的�？傊�，IT應多花一些時(shí)間來(lái)指導商業(yè)部門(mén)了解項目執行的步驟。
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