辦公文秘守則

　　秘書(shū)是辦公室的重要組成人員,辦公室工作的好壞,秘書(shū)人員起著(zhù)關(guān)鍵的作用。下面是小編為大家整理的辦公文秘守則，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

　　辦公文秘守則

　　1、有些事要想到領(lǐng)導前邊

　　雖然你要聽(tīng)領(lǐng)導布置工作，但有些事情，秘書(shū)要想在領(lǐng)導前邊，當好領(lǐng)導參謀。這樣做，領(lǐng)導才會(huì )感到你是一個(gè)好秘書(shū)。

　　2、領(lǐng)導布置的工作要提前交卷

　　如寫(xiě)材料、搞調查等，一定爭取按領(lǐng)導要求提前一點(diǎn)完成，對于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導打招呼，使領(lǐng)導早有安排，免得被動(dòng)。

　　3、多到群眾中去

　　聽(tīng)聽(tīng)群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導。秘書(shū)做到及時(shí)反映群眾要求，可以使領(lǐng)導辦事不脫離群眾，群眾也會(huì )對秘書(shū)反映群眾情緒的作法極為滿(mǎn)意。

　　4、要關(guān)心領(lǐng)導的生活

　　經(jīng)常在領(lǐng)導身旁工作，對領(lǐng)導的飲食、作息時(shí)間、身體健康多進(jìn)行關(guān)懷照顧，既體現了關(guān)心領(lǐng)導，又反映了同事之情。

　　5、平時(shí)多給領(lǐng)導提供資料

　　領(lǐng)導比較忙，有一些材料顧不上看，秘書(shū)就要將有關(guān)資料及時(shí)提供給領(lǐng)導，這會(huì )對他的決策有參考價(jià)值。

　　6、善于聽(tīng)取領(lǐng)導意見(jiàn)

　　對領(lǐng)導的批評或要求，要認真聽(tīng)取，不要因小事而同領(lǐng)導翻臉。有不同意見(jiàn)，可慢慢與領(lǐng)導溝通。

　　7、不要輕易在領(lǐng)導面前告別人的狀

　　輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導對他人的看法，如果看錯了人，領(lǐng)導會(huì )從內心埋怨秘書(shū)。最好，只同領(lǐng)導談某些工作，不做那種議論是非的事。這會(huì )讓領(lǐng)導覺(jué)得是人品問(wèn)題。

　　8、不向領(lǐng)導提過(guò)高的有利于自己的要求

　　比如機關(guān)要分房子，秘書(shū)已經(jīng)有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會(huì )使領(lǐng)導為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導會(huì )過(guò)敏地認為你不滿(mǎn)意了，即便辦成，影響也不好。

　　9、注意保密工作

　　秘書(shū)和在領(lǐng)導身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時(shí)候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說(shuō)。泄密的秘書(shū)是不稱(chēng)職的，而且會(huì )給領(lǐng)導添麻煩的。

　　10、負責做領(lǐng)導與他人的溝通工作

　　當領(lǐng)導與另外領(lǐng)導或其他人發(fā)生矛盾時(shí)，做秘書(shū)工作的不能在領(lǐng)導面前火上加油，而要做領(lǐng)導的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會(huì )以為秘書(shū)的行動(dòng)是受他的領(lǐng)導指使的。

　　辦公室文秘的禮儀

　　1.電話(huà)禮儀在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，你所代表的是單位而不是個(gè)人，所以不僅要言語(yǔ)文明、音調適中，還要讓對方能感受到你的微笑。同時(shí)，更不要忘記每一個(gè)重要的電話(huà)都要做詳細的電話(huà)記錄，包括來(lái)電的時(shí)間、來(lái)電的單位及聯(lián)系人、通話(huà)內容等。

　　2.迎送禮儀當客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)，應該主動(dòng)從座位上站起來(lái)，引領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì )客廳或接待區，并為其送上飲品，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過(guò)大，以免影響周?chē)�同事。另外，接待客人要切記面帶微笑�?/p>

　　3.握手禮儀愉快的握手是堅定有力的，這能體現你的信心和熱情，但不能太用力且時(shí)間過(guò)長(cháng)。如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和別人握手了，但要主動(dòng)向對方說(shuō)明不握手的原因。

　　4.名片禮儀遞送名片時(shí)，應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時(shí)要用雙手，并認真看一遍上面的內容，使對方感覺(jué)你很重視他。參加會(huì )議時(shí)，應該在會(huì )前或會(huì )后交換名片，不要在會(huì )中擅自與別人交換名片。

　　5.在辦公室工作，服飾要與之協(xié)調，以體現權威、聲望和精明強干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領(lǐng)帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長(cháng)裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫;女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，否則使內衣若隱若現很不雅觀(guān)。

　　6.在辦公室里工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過(guò)多，走起路來(lái)?yè)u來(lái)?yè)u去的耳環(huán)會(huì )分散他人注意力，叮當作響的手鐲也不宜戴。

　　7.在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌，不能由于大家天天見(jiàn)面就將問(wèn)候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會(huì )"之類(lèi)的問(wèn)候語(yǔ)要經(jīng)常使用，不厭其煩。同事之間不能稱(chēng)兄弟道弟或亂叫外號，而應以姓名相稱(chēng)。對上司和前輩則可以用"先生"或其職務(wù)來(lái)稱(chēng)呼，最好不同他們在大庭廣眾之前開(kāi)玩笑。 8.對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中的女士?jì)?yōu)先原則去作未必會(huì )讓女同事高興。

　　9.行為要多加檢點(diǎn)。盡量不要在辦公室里吸煙，更不要當眾表演自己擅長(cháng)的化妝術(shù)。如很想吸煙或需要化妝，則應去專(zhuān)用的吸煙室或化妝間。若附近沒(méi)有這類(lèi)場(chǎng)所，則只好借助于洗手間。

　　10.辦公時(shí)間不要離開(kāi)辦公桌，看書(shū)報、吃零食、打瞌睡一定會(huì )引起上司的不滿(mǎn)。私人電話(huà)接起來(lái)沒(méi)完沒(méi)了會(huì )招致同事們的白眼，而坐在辦公桌上辦公或將腿整個(gè)翹上去的樣子都是很難看的。

　　11.要避免口銜香煙四處游蕩，不要與同事談?wù)撔剿�、升降或他人隱私。遇到麻煩事，要首先報告給頂頭上司，切莫委過(guò)或越級上告。在外國老板面前打同事們的小報告，常會(huì )被當作不務(wù)正業(yè)，弄不好會(huì )搞掉自己的飯碗。

　　12.接待來(lái)訪(fǎng)者要平等待人，而不論其是否有求于自己�；卮饋�(lái)訪(fǎng)者提出的問(wèn)題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來(lái)加重語(yǔ)氣。

　　13.去別的辦公室拜訪(fǎng)同樣要注意禮貌。一般需要事先聯(lián)系，準時(shí)赴約，經(jīng)過(guò)許可，方可入內。在別的辦公室里，沒(méi)有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經(jīng)同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話(huà)，則放到腿上或身邊的地上。不要亂動(dòng)別人的東西。在別的辦公室停留的時(shí)間不宜太久，初次造訪(fǎng)以20分鐘左右為準。

　　文秘應該具備哪些知識素養

　　一、專(zhuān)業(yè)知識

　　是秘書(shū)工作者知識結構的核心或者是主體，也是區別于其他領(lǐng)域的知識結構的方面。

　　1、理論知識，是秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)工作總體的理論知識，是秘書(shū)工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論， 也是秘書(shū)工作的基本理論知識，秘書(shū)指導思想。 分門(mén)別類(lèi)的理論，包括文書(shū)處理，信息處理，信息調研和秘書(shū)實(shí)務(wù)的理論。

　　2 、業(yè)務(wù)知識，秘書(shū)工作中各個(gè)環(huán)節的操作常識，基本技能，操作規范，公文的起草等。

　　3 、行業(yè)知識，秘書(shū)工作者所在機關(guān)的行業(yè)的基本知識。

　　二、基礎知識

　　1. 科學(xué)文化知識：基礎知識的基礎，包括語(yǔ)文、數學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。特別要注意語(yǔ)言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習，可以讓自己通過(guò)歷史的現象抓住內在的規律和本質(zhì)的東西。

　　2. 馬列主義理論知識：哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)、黨的建設、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習，才能提高理論修養。

　　3. 政策法規知識：這是作為秘書(shū)工作者必備的知識，包括黨的路線(xiàn)、方針、政策和國家的憲法、法律法規、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習。因為它在平時(shí)的工作中接觸最多的知識。

　　三、 相關(guān)知識

　　秘書(shū)工作者的輔助知識，它包括以下幾個(gè)方面的知識。

　　1、 新的學(xué)科知識，社會(huì )科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識中的一個(gè)重要內容，包括行為科學(xué)、系統論、控制論、信息論。

　　2 、管理學(xué)知識，行政管理，領(lǐng)導科學(xué)，決策等方面的知識。

　　3 、社會(huì )交往知識，社會(huì )關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書(shū)工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。

　　4 、心理學(xué)知識。

　　四、 社會(huì )知識

　　國際知識，當前國際的基本問(wèn)題，世界格局，政治，經(jīng)濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。

　　國內知識，國情，民情，民俗，民風(fēng)等。

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