商務(wù)公文寫(xiě)作技巧

　　文書(shū)禮儀涉及各行各業(yè)的禮儀規范，是職業(yè)交往中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節。在特定的時(shí)間內，及時(shí)準確的禮貌文書(shū)，可以表現個(gè)人及企業(yè)的良好風(fēng)范。文書(shū)禮儀還包括一般的書(shū)信禮儀，對個(gè)人而言，這體現了其基本的文化素質(zhì)。因此，無(wú)論從事什么職業(yè)，都應該了解文書(shū)禮儀，在紙面上做到禮貌周到、有禮有節。

　　一、公文的含義

　　公文，即公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，屬于應用文。

　　它是一級機關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規定格式制作的書(shū)面材料。

　　公文是黨組織、國家機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團體、學(xué)校等在黨務(wù)活動(dòng)、政務(wù)活動(dòng)、技術(shù)活動(dòng)和經(jīng)濟活動(dòng)等公務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物;公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務(wù)的一種工具。

　　公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用，等等。

　　公文的處理程序一般包括：①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤審核、簽發(fā);⑥編號、印發(fā);⑦立卷(歸檔);⑧銷(xiāo)毀。

　　二、公文的分類(lèi)

　　公文按性質(zhì)可分為通用公文和專(zhuān)用公文兩大類(lèi)。

　　通用公文按行文方向分為上行文、平行文和下行文;按流通來(lái)源分為收進(jìn)公文、外發(fā)公文和內部公文;按作者性質(zhì)分為黨內公文、行政公文和社會(huì )團體公文;按發(fā)文性質(zhì)分為問(wèn)文和復文;按內容處理要求分為參閱性公文和承辦性公文;按辦理時(shí)間要求分為特急公文、緊急公文和常規公文;按機密程度分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文;按特點(diǎn)和作用分為規范性公文、指揮性公文、報請性公文、知照性公文和記錄性公文。

　　通用公文從文種上劃分，可分為行政公文和事務(wù)公文。根據2000年8月24日頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規定，行政公文種類(lèi)包括以下13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見(jiàn)、函、會(huì )議紀要。事務(wù)公文包括：計劃、總結、調查報告、領(lǐng)導講話(huà)稿、典型材料等。

　　專(zhuān)用公文指具有專(zhuān)門(mén)職能的機關(guān)在專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)域中形成、使用的書(shū)面材料，具有專(zhuān)指內容、特定格式。主要包括：財經(jīng)文書(shū)(市場(chǎng)調查報告、經(jīng)濟合同)、司法文書(shū)(起訴書(shū)、判決書(shū)、筆錄)、外交文書(shū)(國書(shū)、照會(huì )、護照、條約)及軍用文書(shū)等。

　　三、公文的格式要素

　　公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫(xiě)作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。

　　公文的格式要素一般包括：

　　1、發(fā)文機關(guān)(版頭)

　　發(fā)文機關(guān)即公文的作者，發(fā)文機關(guān)應寫(xiě)機關(guān)全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。同級政府、政府各部門(mén)、上級政府部門(mén)與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門(mén)與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合行文，應將主辦機關(guān)排列在前。

　　版頭是發(fā)文機關(guān)的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

　　(1)由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁(yè)上端，俗稱(chēng)“大版頭”。例如，“北京市人民政府文件”。

　　(2)由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)加圓括號標注文種名稱(chēng)，俗稱(chēng)“小版頭”。例如，“××市教育委員會(huì )(函)”。

　　(3)印有發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)的公函紙，作為版頭。

　　幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機關(guān)的版頭。

　　2、公文份號

　　公文份號是同一公文印制若干份時(shí)每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明分號。

　　3、秘密等級

　　公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關(guān)依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實(shí)施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，后標保密期限。沒(méi)有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、10年認定。

　　4、緊急程度

　　緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。

　　5、發(fā)文字號

　　發(fā)文字號是指發(fā)文機關(guān)編制的公文代號，簡(jiǎn)稱(chēng)文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務(wù)院1998年制發(fā)的第12號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕12號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線(xiàn)之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標題右上側。幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

　　6、簽發(fā)人

　　簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關(guān)行政首長(cháng)名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關(guān)負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報送上級機關(guān)的請示、報告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線(xiàn)之上發(fā)文字號的右側：“簽發(fā)人：×××”。為使公文顯得對稱(chēng)，發(fā)文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導人簽發(fā)。

　　7、標題

　　公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線(xiàn)作區別標志。如一份公文沒(méi)有版頭，標題置于公函紙首端機關(guān)名稱(chēng)下的紅線(xiàn)稍下居中位置。

　　公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務(wù)院關(guān)于加強血吸蟲(chóng)病防治工作的決定》，這里“國務(wù)院”是發(fā)文機關(guān);“關(guān)于加強血吸蟲(chóng)病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達主要內容的詞組組成介詞結構。

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